К доске!
В центре метода – интересный инструмент: канбан-доска. Называть такие доски «визуализированным списком дел» – слишком большое упрощение, но они могут стать хорошей отправной точкой. Доска – это графическое представление работы от статуса «делать» к статусу «сделано». Простейший вариант канбан-доски состоит из трех колонок: «Сделать», «В процессе» и «Сделанное». Такой простой формат универсален и подойдет любому проекту.
Со временем вы станете быстрее определять, как распределить задачи по статусам работы. Популярным является вариант, когда еще не принятые в работу идеи выделяются в отдельный столбец. Имеет смысл отделять задачи со статусом «в процессе работы», если над ними работает не один человек. Также изменение статуса каждой задачи в процессе работы должно быть понятным и заметным. Начните с четырех колонок: «Идеи», «Сделать», «В процессе» и «Сделанное». Границы между этими колонками обозначают условие для перемещения задачи в следующую зону.
1. «Идеи» – сюда помещаются задачи, которые могут пойти в дальнейшую разработку, а могут и нет.
2. «Сделать» или «в процессе» – уже принятые идеи, насчет которых нужно определить, кто именно будет над ними работать.
3. «В процессе» – как только исполнитель (или группа) для задачи определены, задача отправляется в эту колонку, чтобы обозначить, что работа над ней идет.
4. «Сделанное» – полностью завершенная задача.
Рис. 4.1. Канбан-доска
Блистательный пример
Каждый год The Sunday Times публикует в декабре список под названием Fast Track 100. Этот список включает в себя наиболее быстро развивающиеся частные компании Великобритании за последние три года. Критерием оценки является рост продаж.
Однажды одна из этих компаний была выставлена на продажу, что вызвало незаурядный интерес в бизнес-кругах. Интерес был настолько значителен, что повлек за собой ожесточенное противостояние инвесторов.
Следуя стандартной процедуре, каждый из инвесторов должен был оценить офисы и производственные мощности в ходе экскурсии, которую проводил менеджерский состав. Маршрут экскурсии не был прописан заранее, но каждый из главных менеджеров использовал канбан-доску для представления стратегических внутренних проектов.
Это еще одно свидетельство того, что несколько колонок могут представить потенциал компании.
Определение «сделанного»
В управлении проектами одна из самых больших проблем – присвоение задаче статуса завершенной. Крайне важно определить критерии того, когда задача выполнена, для каждой задачи. И всегда уточняйте способы доставки продукта и способы оплаты. На этом этапе зачастую возникает непонимание – Agile заостряет на этом внимание отдельно.
Единственный способ сделать все верно – советоваться с заказчиком или бизнес-представителем; это еще одна крайне здравая идея, лежащая в основе Agile. Простой пример можно привести из области розничных продаж. Когда вы заказываете новую посудомоечную машину в магазине, включает ли это доставку и установку? Предполагается ли самовывоз, или, наоборот, сделка включает в себя все, даже быструю демонстрацию основных функций? Когда местный водопроводчик приходит к вам с предложением сделать ванную вашей мечты, входит ли в это определение облицовка стен плиткой?
Определение четких критериев «сделанного» — совместный процесс и зачастую достигается путем проб и ошибок. Не пренебрегайте возможностью выделить время для определения этих критериев, но и не слишком углубляйтесь в эту проблему – в процессе работы все шероховатости будут устранены.
Блистательная мысль
Никогда не перемещайте задачу в колонку «Сделано» преждевременно. Почти сделано, на 99 % сделано – это еще не завершено. Не спешите, даже если продемонстрировать прогресс кажется необходимым.
Больше чем просто доска
Когда начальный формат канбан-доски определен, первый и, практически, важнейший аспект, который должен быть определен, – будет ли это физическая доска или цифровой вариант. И то и другое имеет свои плюсы и минусы. Доступ к виртуальной доске может быть осуществлен отовсюду – не нужно ничего, кроме смартфона или планшета. Но, по нашему мнению, главная характеристика доски – это то, что она в центре внимания, в этом плане физическую доску ничто не заменит.
Качественная и заметная доска притягивает взгляд, как камин в гостиной. Спустя некоторое время она станет центром действий команды. Задачи планируются, перемещаются и определяются на доске. Кроме того, физической доской заинтересуются и другие – руководству очень понравится наглядность доски и возможность отслеживать ход работ напрямую, не через среднее руководящее звено и не по еженедельным отчетам, так что ожидайте визита директора в течение недели.
Для начала достаточно будет старой доброй пробковой доски, ручек, бумаги для заметок и кнопок; или белой доски и стикеров. Можно даже попробовать найти лучшее применение вон той доске объявлений, на которой полтора года висит всеми забытый и совершенно неразборчивый график. Трех или четырех колонок будет достаточно, но помните, что вам может понадобиться еще пространство.
Блистательный пример
Как сделать идеальную канбан-доску:
• Приобретите два рулона разноцветных обоев 3 × 1 метр, набор из 50 разноцветных карточек 12 × 8 сантиметров и 6 маркеров.
• Выберите центральную стену, которая хорошо видна всем сотрудникам из любой части офиса. Важно, чтобы на стене было два-три метра свободного пространства и перед ней было достаточно места, чтобы там могло стоять несколько человек.
• Приклейте две полосы обоев параллельно полу одну над другой.
• Разбейте получившееся пространство 6 × 2 на четыре колонки, используя хорошо заметные цветные полосы.
• Прикрепите карточку над каждой колонкой: «Идеи», «Сделать», «В процессе» и «Сделанное».
• Оставьте достаточно места для расширения доски; вам может понадобиться изменить количество колонок, чтобы отобразить этапы рабочего процесса.
• Запишите задачи на карточки и прикрепите их на колонки «Идеи» или «Сделать».
• Переместите карточки в колонке «Сделать», пока они не окажутся в нужной последовательности.
• Готово!
Поместите вашу доску в приметное место, а не туда, где коллеги бывают редко. Доска скоро станет центром для действий команды, поэтому убедитесь, что около нее осталось достаточно места для тех, кто будет к ней подходить. Вне всяких сомнений, реальная доска понравится всем.
Будьте решительны: мы во всеуслышание заявляем, что переходим на Agile.
