Общие алгоритмы создания настоящих команд
Выдающиеся команды появляются не вследствие прихода новых людей. Они — результат выработки определенного поведения.
Руководители знают, что именно оптимизация командной работы (и соответствующее поведение) является критически важным фактором вовлечения, удержания, приобщения и делегирования полномочий. Им известны результаты проекта Aristotle компании Google, который предусматривает моделирование поведения команд в рабочей обстановке с целью повышения психологического комфорта, надежности, взаимопонимания и улучшения внутренней организации. Институт Smarter Workforce Institute компании IBM формулирует это иначе: руководители должны предоставлять сотрудникам возможность участвовать в принятии решений и самостоятельно искать оптимальные пути достижения успеха.
Но когда мы общаемся с руководителями и их командами напрямую, об этом никто не спрашивает. Все и без того понимают, какие преимущества дают взаимопонимание, надежность, командная работа и сотрудничество. Неясно только, как именно добиться всего этого. Вот что интересует команды.
Наш ответ всегда одинаков: сформируйте культуру, в которой коллеги будут вести себя так, как нужно для командной работы. Создайте общие алгоритмы.
Почему алгоритмы? Алгоритмы позволяют культивировать поведение, помогающее руководителям и членам команд добиваться успеха и накапливать положительный опыт использования своих талантов. По мере изменения и развития команд меняются и алгоритмы, обеспечивающие единство. Использование правильных алгоритмов может помочь проблемной команде перестроить работу. Команды регулярно оценивают, способствует ли тот или иной алгоритм достижению общих целей, и если нет, то адаптируют его соответствующим образом. Со временем модели поведения, вырабатываемые с помощью алгоритмов, становятся частью привычных процедур.
Алгоритмы и процедуры — неотъемлемые элементы работы высокорезультативных команд. Речь идет не о показных командных мероприятиях. Мы говорим об алгоритмах, которые требуют участия каждого члена команды и позволяют сформировать общую точку зрения. Мы говорим о процедурах, которые обеспечивают взаимопонимание, повышают надежность и ответственность, и о том, что каждая команда может изменить атмосферу своей повседневной коллективной работы.
Какие алгоритмы эффективны для ваших команд?
Составьте список алгоритмов, которые использовались вашими предыдущими командами, и ответьте на следующие вопросы:
Попросите товарища по команде ответить на эти же вопросы и сравните его ответы со своими. Какие алгоритмы работают хорошо и способствуют достижению целей команды? Какие алгоритмы желательно изменить?
Что представляют собой рабочие алгоритмы
В данном случае под алгоритмами понимается коллективная деятельность, в процессе которой люди формируют ряд моделей поведения в определенной последовательности. Какие-то модели поведения могут быть привычными, а какие-то новыми. Команды разрабатывают и используют алгоритмы по двум причинам: чтобы подкреплять желательные модели поведения и чтобы правильно реагировать на потребности своей организации.
Алгоритмы могут отражать ценности, присущие культуре организации. Некоторые из них просты и конкретны, например ежемесячные «обеденные семинары» или сигналы гонга перед началом совещаний. Другие алгоритмы являются частью более сложных систем от недельной адаптации новых членов команды до личных встреч для подготовки сотрудников к ежегодным аттестациям.
Каждый алгоритм подкрепляет модели поведения, формирующие рабочую обстановку, независимо от того, понимают это члены команды или нет. Некоторые алгоритмы могут создаваться или внедряться другими командами. Они могут быть составной частью рабочих процессов, которые считаются обязательными или бесспорными. Причины их необходимости не всегда понятны не только новым членам команды, но иногда даже и тем, кто входит в нее уже много лет. Некоторые алгоритмы типа «это мы делаем именно так» выигрышны лишь для определенных функций или даже для некоторых членов команды. Если на ваш взгляд это так, попробуйте выполнить рекомендации, приведенные на врезке.
Что такое процедуры?
В нашем случае процедура — это последовательное повторение алгоритмов. Процедуры регулируют поток совместной работы в команде, а также процесс реагирования на уникальные или сложные ситуации. В книге после описания каждого алгоритма перечисляются другие ситуации, в которых можно использовать этот алгоритм, чтобы сделать его процедурой команды.
Однако превращать алгоритм в процедуру нельзя, пока команда не опробует его. Посмотрите, как команда реагирует на использование данного алгоритма, и убедитесь, что он полезен на данном этапе проекта. Затем подумайте, стоит ли повторять его.
Вы поймете, что алгоритм стал процедурой, когда формируемая им модель поведения станет частью других рабочих взаимодействий. Например, как-то мы работали с компанией, которая никому не позволяла делать предложения по изменению продуктов, если они не могли ответить на вопрос «Какую проблему мы пытаемся решить?». Этот вопрос выводил на алгоритм (похожий на тот, который подробно описан далее), предполагавший обсуждение существа проблемы и определение подхода к ее решению. По словам руководителей, этот алгоритм стал у них процедурой, определяющей функционирование всей организации. Члены команды обязательно отвечали на этот вопрос, когда представляли идеи, а новых сотрудников с первого дня просили наблюдать и по возможности участвовать в реализации этого алгоритма.
Вместе с тем не стоить ожидать, что каждый алгоритм будет радикально менять культуру поведения на рабочих местах. Главное, алгоритмы помогают команде решать повседневные проблемы. Серьезные изменения реализуются через ежедневные улучшения.
Как использовать алгоритмы, описанные в книге (или создавать собственные)
Описанные ниже алгоритмы помогут вашей команде формировать общую точку зрения и совместно принимать решения в серьезных ситуациях. Освоение представленных здесь алгоритмов может занимать около часа, так что сориентируйте коллег в отношении времени. Чем больше команда будет практиковаться, тем меньше времени займут сами действия. Каждый алгоритм мы рекомендуем прорабатывать на доске с использованием маркеров и стикеров. Лучшие результаты мы наблюдали у команд, которые не прибегали к особым технологическим ухищрениям.
По мере приобретения опыта реализации алгоритмов можно адаптировать некоторые моменты к конкретным потребностям своей команды. Мы всячески это рекомендуем! Придумывайте для алгоритмов названия. Обозначайте их подходящим образом. На схемах, сопровождающих большинство алгоритмов, используйте лексику, более всего подходящую вашей организации. Однако, если вы адаптируете алгоритм или создаете свой собственный, мы настоятельно рекомендуем включать в него указанные ниже элементы.
Начинайте каждый алгоритм с вопроса
Каждый алгоритм начинается с вопроса. Мы не раз наблюдали, как команды бились над такими вопросами в ключевых точках на протяжении всего проекта, и, если они оставались без ответа, это приводило к несогласованной работе. Команде, которая хочет уяснить цель проекта, следует поставить вопрос: «Какую проблему мы пытаемся решить?» Он должен побудить команду использовать соответствующий алгоритм.
Визуализируйте результат выполнения алгоритма
При выполнении алгоритма вклад каждого члена команды отображается для всеобщего обозрения на схеме, показывающей движение от индивидуальных точек зрения к коллективному решению. Результаты выполнения алгоритмов проще всего представить на доске или большом листе бумаги. Держите под рукой запас бумаги и стикеров, чтобы во время выполнения алгоритмов члены команды могли легко обозначать свои идеи, группировать их и выстраивать связи.
Примечание: при работе в виртуальной команде выполнение всех этих операций требует особой дисциплины. Когда все находятся в разных местах, выполнять алгоритмы труднее, но мы видели, что и виртуальные команды успешно справляются с алгоритмами, описанными в этой книге. Вам потребуется надежный инструмент для совместной работы над документом, а также способ записи и распространения результатов. Многие команды сохраняют в общем доступе единый документ с результатами выполнения алгоритмов в рамках проекта, так что любой член команды может просматривать его в любое время.
В этой книге мы представляем результаты алгоритмов в визуальной форме, чтобы их легче было изучать и использовать.
Дайте каждому члену команды шанс «порулить»
Чтобы уложиться в отведенное время и сконцентрировать внимание членов команды на соответствующем задании, вам понадобится помощник, координирующий выполнение алгоритма. Обычно команды достигают максимального успеха, если их члены руководят выполнением алгоритмов по очереди. Если такой координатор должен уделить особое внимание какому-либо пункту, это необходимо отметить в инструкциях. Мы показываем здесь, как обеспечить работникам всех уровней возможность внести свой вклад в общее дело. Мы подробно, ничего не умалчивая, объясняем, как и почему эти алгоритмы работают. Когда команда освоится с применением и адаптацией алгоритмов, мы рекомендуем поддерживать такую же прозрачность, чтобы поощрять активность всех членов команды.
Давайте всем одинаковое время (хотя это трудно)
Попросите членов команды воздерживаться от комментариев или обсуждений, пока все они не поделятся своими соображениями. Это позволяет каждому почувствовать, что его мнение услышано и принято к сведению независимо от стажа работы в команде и умения изъясняться. Обратите внимание: это одно из самых сложных заданий, которые мы попросим выполнить.
Равенство времени означает, что все могут говорить одинаково долго. Добиться этого не всегда легко. Попробуйте использовать таймер. Сначала это будет выглядеть неестественно, но другого способа справедливо распределить время между коллегами не существует. Чтобы задать ориентир, скажите членам команды, например, так: «Давайте я выберу того, кто начнет, а потом каждый представит команде свои соображения. На это отводится четыре минуты, причем очень важно, чтобы говорящего не прерывали. Когда человек выскажется, можно будет задать ему вопросы. Потом наступит очередь следующего члена команды и т.д., пока не пройдем по кругу».
Всегда находятся желающие использовать свое время, чтобы прокомментировать высказывания других. В этом случае скажите: «Мы ценим ваше мнение. Но давайте вернемся к этому после того, как все получат возможность высказаться».
Мы полностью поддерживаем практику предоставления равного времени, особенно с учетом нашего опыта работы с международными командами, где не всегда удается полностью приспособиться к индивидуальным стилям речи и манерам высказываться. Принцип равного времени заставляет всех идти на компромисс, что делает обсуждение более продуктивным.
Проделайте самостоятельную работу до обсуждения
Каждый алгоритм требует от членов команды самостоятельно и молча обдумать идею, прежде чем поделиться ею со всей группой. Это позволяет избежать многих типичных ошибок в принятии решений, например якорения, когда точка зрения во многом определяется первой порцией полученной информации. Самостоятельное обдумывание является ключевым моментом, неотъемлемой частью любого командного взаимодействия.
Проделав самостоятельную работу, каждый член команды делится своими соображениями и размещает их на схеме, т.е. на большом листе бумаги, на доске или в совместно используемом документе.
Обсудите и оцените соображения каждого члена команды, а потом примите решение
После того как все поделятся соображениями, начинается коллективное обсуждение и принятие решений. Координатор определяет, по каким пунктам есть консенсус, а какие вопросы требуют обсуждения. Это позволяет всем увидеть компромиссы, прежде чем будет принято решение. Если вы хотите избежать чьего-либо доминирования на этом этапе, то попросите членов команды до начала коллективного обсуждения молча пометить звездочкой на доске или в совместно используемом документе свои первоначальные предпочтительные варианты.
После обсуждения вернитесь к результатам молчаливого голосования. Это поможет членам команды понять, какие факторы повлияли на их мнение в процессе принятия решений. Позаботьтесь о документировании обсуждения, чтобы все могли видеть результаты общих размышлений и реагировать на них. Если алгоритм того требует, мы показываем образец визуализированного результата, который вы должны получить.
Распланируйте действия
К моменту завершения алгоритма команда должна достичь согласия в отношении необходимых действий, ответственных за них и сроков их исполнения. Имейте в виду, что не все члены команды получают то, чего им хотелось, после каждого алгоритма (а как известно, многие подсознательно ставят знак равенства между «быть услышанным» и «получить то, чего добиваешься»). Главное, чтобы каждый член команды смог поделиться своим видением проблемы и вместе с тем понять, почему одни решения были приняты, а другие отвергнуты. В противном случае впоследствии будет трудно требовать от людей поддержки команды.
Итак, вы готовы?
В этой книге мы представляем ДНК алгоритмов, и вы можете без особого труда исследовать, корректировать и адаптировать их. Каждый элемент — от визуализации результатов до предоставления одинакового времени — по-своему важен для алгоритма, который способствует налаживанию сотрудничества и взаимодействия. Чтобы вы не упустили чего-нибудь из виду, мы разместили по всей книге напоминания. Эти элементы напоминают членам команды об ответственности друг перед другом за свое поведение. Изменения происходят не сразу, и члены команды должны поддерживать друг друга на каждом этапе совместной работы.
Помните, мы просили вас внимательно прочитать введение до конца? Ну вот, вы сделали это! Теперь можно переходить к той части книги, которая нужна вашей команде больше всего. И мы готовы помогать вам.
