Книга: Время. Большая книга тайм-менеджмента
Назад: Часть II Принятие решений: система персонального стратегического планирования
Дальше: Стратегическое самоопределение; кто держит контрольный пакет корпорации «Вы»?
Управление временем: инструменты достижения конкурентного преимущества
Почему люди не успевают и что с этим делать?
Что нужно, чтобы достигнуть успеха? Само слово «успех» показывает – для этого нужно успевать. А делать это в XXI веке становится труднее и труднее.
Жизнь движется все быстрее, потоки информации растут лавинообразно, знания устаревают еще до того, как вы успели их усвоить. Жизненные циклы товаров измеряются месяцами, а то и неделями. Как говорила Королева в Зазеркалье, «нужно очень быстро бежать только для того, чтобы оставаться на месте».
Самое страшное, что при этом нам становится некогда. Некогда радоваться жизни. Некогда общаться с семьей и друзьями. Некогда думать. Некогда жить.
Дела и проблемы мелькают в глазах, толпятся вокруг, как попрошайки на рынке, требуют свой кусочек времени и внимания. При этом высокоприоритетные, стратегически важные задачи скромны и стеснительны. Они не распихивают других локтями, они могут подождать, они вздыхают, но позволяют себя откладывать на потом.
В результате, пока вы тратили время на разгребание текучки и решение проблем, ваш конкурент вывел на рынок принципиально новый товар, который сделал ненужными все ваши усилия. Он успел, потому что имел время на то, чтобы думать, чтобы творить, чтобы искать красивые решения. Он сумел проявить безжалостность хирурга к заедающей текучке, сумел отсечь лишнее и заняться главным. Он осознал свою стратегию, расставил приоритеты, сконцентрировал свою волю – и сумел навязать ее обстоятельствам.
Вы скажете, что таких людей немного. Большинство барахтаются в потоке дел и проблем, не умея взять его под полноценный контроль. Действительно, людей, умеющих тратить свое время на главное, – меньшинство. Но именно эти люди побеждают.
Стратегия, расстановка приоритетов и принятие решений не терпят слабонервных. Они требуют смелости и безжалостности, в первую очередь к себе. Но это окупается.
Когда планирование снижает эффективность?
За что в первую очередь хватается человек, желающий наконец-то навести порядок в делах и взять их под контроль? Правильно, за ежедневник, органайзер, Outlook, MS Project и прочие вариации на ту же тему. Иначе говоря, он пытается наладить планирование. К сожалению, очень часто это не срабатывает.
Во-первых, планирование в общепринятом смысле слова далеко не всегда оказывается адекватным хаотично меняющейся и непредсказуемой обстановке. Жизнь ломает планы с изуверским наслаждением, и это факт, с которым приходится считаться.
Во-вторых, многим людям слишком детальное планирование противопоказано по чисто психологическим соображениям: их психотип таков, что для эффективности им нужны хаос и спонтанность.
И наконец, системы личного планирования нередко оказываются настолько сложными в поддержании, что затраты времени на них просто не окупаются. Знакомясь с ними, восхищаешься мощи создавшего их административного гения – настолько они всеобъемлющи, детальны, многоуровневы. Величием своим они подобны египетским пирамидам – и столь же мало приспособлены для жизни.
Не намного лучше обстоит дело с расстановкой приоритетов и принятием решений. В книгах по тайм-менеджменту можно встретить достаточно много рекомендаций на эту тему, но мало технологий, позволяющих определять приоритеты и отсеивать лишнее не интуитивно, а системно.
Альтернатива планированию, которую мы предлагаем, – методы обзора и структурирования внимания, сконцентрированные на процессе принятия решений. Планирование при этом является не самоцелью, но лишь одним из служебных инструментов.
В частности, для управления большим количеством задач, не привязанных к жесткому времени исполнения (а именно такова бывает ситуация при динамично меняющейся обстановке), будет описан метод структурирования внимания. Главная его функция – создавать простой и компактный обзор дел, позволяющий вспоминать о нужных делах в нужное время.
Возможно, вы не придерживаетесь никакой системы при принятии решений. Это означает, что какой-то системы вы все равно придерживаетесь, просто не осознаете этого. И еще: скорее всего, эта система давно устарела.
Картина мира; инструменты формализации
Опишем несколько понятий и инструментов, необходимых нам для рассмотрения главной темы этой части книги. Ключевое понятие как для темы личного стратегического планирования, так и для темы личной эффективности вообще – «рефлексия». В буквальном переводе это означает «отражение». Для нас важно понимание рефлексии как отражение человеком самого себя и своих действий в своей картине мира, на «экране сознания» (см. левую часть рисунка).
В правой части рисунка дана более подробная схема рефлексии, взятая из учебного пособия «Основы методологии» О.С. Анисимова. Из этой схемы хорошо видна роль рефлексии в повышении эффективности. Столкнувшись с препятствием в деятельности (таковым, в частности, может быть ее недостаточная эффективность), человек «выходит в рефлексию», как бы смотрит на себя со стороны; моделирует свою деятельность; проектирует варианты преодоления затруднения; принимает решения; возвращается в деятельность и осуществляет спроектированные действия.
Читатель, несомненно, увидел аналогию с уже упоминавшимся «рефлексивным контуром», описывающим любые процессы управления. Момент принятия решения в них является центральным; к этому моменту сходятся все технологии анализа деятельности, вся поступающая информация, а также все планы и предположения о будущих действиях. Для этих будущих действий именно момент принятия решения задает основные направления и формы.
Как мы говорили выше, под стратегическим планированием мы понимаем моделирование окружающего мира вообще, себя в нем, своих целей и задач, их привязки к времени. Таким образом, вторая часть книги посвящена в основном второй части контура – моделированию и принятию решений.
Следующее важное понятие – картина мира. Так мы будем называть всю совокупность моделей, которыми оперирует человек при принятии решений. Одним из главных результатов работы с предлагаемой технологией персонального стратегического планирования могут стать простые схемы, позволяющие читателю оформить важные для принятия решений элементы картины мира – ценности, цели, направления стратегического развития, приоритеты. Существенное свойство картины мира – адекватность, соответствие реальности. Об этом мы будем говорить при рассмотрении темы приоритетов.
Наконец, отметим роль схем в повышении личной эффективности и персональном стратегическом планировании. Схемы наподобие тех, что мы применяем для иллюстрации наших тезисов, являются достаточно мощным инструментом рефлексии, позволяющим «запаковать» в небольшой объем знаков большое количество информации о проблеме.
Важный аспект работы со схемами состоит в том, что они гораздо удобнее, чем набор слов, могут быть предметом коллективного творчества, отображающим в себе мысли нескольких участников обсуждения.
Чтобы успешно управлять своей деятельностью и своим временем, нужно хорошо представлять себе то, чем управляешь. Рефлексия и схемы позволяют менеджеру легко структурировать свою картину мира и поддерживать ее адекватность.
ТМ-КНИГАЕжедневник; метод Глеба АрхангельскогоЕжедневник – практический инструмент, воплощающий нашу методологию планирования. Его страницы разграфлены в соответствии с жестко-гибким алгоритмом планирования; предусмотрены отдельные разделы для самомотивации, постановки целей, контекстного планирования и т. д. Существует в двух версиях: 1) классическая – на 365 дней и 2) executive version – на 100 дней, с более обширным пространством для рабочих записей.Никита Неверов, руководитель ТМ-клуба в Ярославском государственном университете, региональный директор по взаимодействию с органами власти Ярославского отделения ПАО «Сбербанк».В 2017 году мне в руки попал прекрасный инструмент качественного планирования – ежедневник по методике Г.А. Архангельского. Два года я тестировал разные версии, в этом году сделал окончательный выбор – executive edition. Методика Глеба Алексеевича качественно ложится на страницах ежедневника, план дня составлен по всем правилам и лучшим практикам сообщества Лига «Время», «слоны» и «лягушки» на своих местах. Отдельный раздел под контекстное планирование. Закладка – стратегическая картонка с приоритетами и целями текущего года – каждое утро перед глазами. Мой внутренний перфекционист доволен, а значит, все что качественно спланировано, будет достигнуто и доведено до конца.Из личного опыта использования ежедневника: в начале года, получив новый ежедневник из магазина, первым делом сажусь за заполнение стратегической картонки. Сами цели, ценности и мысли, которые привели меня к формулированию именно этих целей, я храню в отдельном блокноте. Стретегическая картонка – место для тезисов и кратких емких формулировок целей в терминах результата.Второй этап – разделяю область контекстного планирования на разделы. Заполняю «слонов». У меня в жизни есть несколько крупных проектов, все они красуются за соответствующим стикером. По некоторым указываю этапность или ключевые вехи, которые необходимо помнить в рамках проекта. Отдельный раздел выделен для людей. Такие кайросы, как идеи подарков, темы встреч, совместные проекты, полезные связи и тематические события, связанные с конкретными персоналиями, попадают в этот раздел.Отдельно оставляю несколько страничек для заметок. Есть такие ни к чему не привязанные, но полезные заметки, которые нужно иметь под рукой довольно часто, но занимать под них свою память сложно или нецелесообразно.Теперь о пустографке планирования дня. Тут все как по нотам. В начале недели – задачи на неделю на выделенном для этого листе. Это приоритеты недели. Далее с вечера составляю план дня, заполняю пустографку. Главное дело дня (событие дня, сделка дня); важные события по времени, в основном встречи; одна-две «лягушки». Далее контекстные события строго в порядке приоритетов. На свободной странице в executive version снизу отчеркиваю треть, туда пишу личные дела и задачи, в том числе из перечня личных «слонов» (подача документов в «Мои документы», подписание договора по клинингу дома, звонок мастеру по отоплению и др.). Верхние две трети – рабочая область для заметок в течение дня.Пустографка готова, теперь можно с ней «переспать», утром освежить и приступить к эффективному поглощению запланированного.В конце дня красной ручкой отмечаю завершенные задачи, совершенные встречи и помечаю переносы. Иногда в свободной области красной же ручкой записываю мысли или тезисы по итогам дня. Далее ежедневный ритуал планирования повторяется.
Назад: Часть II Принятие решений: система персонального стратегического планирования
Дальше: Стратегическое самоопределение; кто держит контрольный пакет корпорации «Вы»?
