В числе документов можно выделить обязательные, предусмотренные требованиями, а также факультативные, которые собирают для удобства процедуры проведения общего собрания.

Основным документом, который зафиксирует решения общего собрания, будет протокол. Его можно подготовить после проведения общего собрания и подсчета голосов.

Законом установлены обязательные приложения к протоколу. В их числе:

1. Реестр собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий сведения обо всех собственниках помещений в многоквартирном доме с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии) собственников — физических лиц; полного наименования и ОГРН юридических лиц; номеров принадлежащих им помещений и реквизитов документов, подтверждающих права собственности на помещения; количества голосов, которым владеет каждый собственник помещения в многоквартирном доме.

Обратите внимание, что при оформлении протокола общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме в качестве сведений о реквизитах документа, подтверждающего право собственности физического лица на помещение в таком доме, необходимо использовать данные, содержащиеся в выписке из ЕГРП (ЕГРН). Такая позиция изложена в письме Минстроя России от 07.10.2016 № 33077-АТ/04.

Часто возникает вопрос о том, нужно ли заказывать выписку из ЕГРН, если есть свидетельство о государственной регистрации права. Важно то, что информация о собственнике должна быть актуальной на дату проведения общего собрания. С 15.07.2016 свидетельство о государственной регистрации права не выдается. Таким образом, собственник мог измениться, а инициаторы проведения общего собрания, руководствуясь старыми данными, могут уведомить прежнего собственника, но не уведомить нового. Эта ситуация будет основанием для отмены принятых общим собранием решений, что следует из п. 1 ст. 184.1 ГК РФ.

При этом срок действия выписки из ЕГРН законодательством не установлен. Однако информация в этих документах должна быть актуальной, поэтому выписки должны быть представлены в разумный срок с даты их получения. Эта позиция изложена в письме Минэкономразвития России от 02.06.2008 № Д08-1593.

2. Копия текста сообщения о проведении общего собрания.

3. Реестр вручения собственникам помещений в многоквартирном доме сообщений о проведении общего собрания (либо почтовые уведомления о вручении сообщений).

4. Списки присутствующих и приглашенных лиц.

5. Документы (их копии), удостоверяющие полномочия представителей присутствующих и приглашенных лиц.

6. Документы, рассмотренные общим собранием в соответствии с повесткой дня общего собрания.

7. Письменные решения (бюллетени) собственников помещений и их представителей, принявших участие в проведенном общем собрании, которые должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать лиц, заполнивших их (в случае проведения общего собрания в форме очно-заочного или заочного голосования).

8. Иные документы в случае их упоминания в содержательной части протокола общего собрания.

Это определено в п. 20 Требований к оформлению протоколов общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах от 28.01.2019 № 44 / пр.

В реестр собственников помещений в многоквартирном доме, содержащий сведения обо всех собственниках помещений, рекомендуется включать сведения о распределении долей.

Такой реестр может одновременно являться листом регистрации собственников, пришедших на общее собрание.

До момента проведения общего собрания у его инициаторов должны быть:

— реестр собственников помещений в многоквартирном доме (в котором собственники будут голосовать и расписываться);

— сообщение о проведении общего собрания, где будет обозначена повестка, по которой ведутся обсуждения и голосование;

— документы, по которым принимаются решения

— бюллетени для их раздачи собственникам, если собрание носит очно-заочный характер.

В реестре собственников оптимально предусмотреть следующую информацию:

— местоположение многоквартирного дома (почтовый адрес);

— данные по площади жилых помещений многоквартирного дома, которые берутся за 100 % числа голосов;

— номер жилого помещения собственника;

— режим права собственности на данное помещение (индивидуальная, общая совместная или общая долевая);

— фамилию, имя, отчество (наименование) собственника, а также сведения о документе, подтверждающем право собственности на такое помещение (с 15.07.2016 года вместо номера и даты выдачи свидетельства о государственной регистрации права собственности или выписки из ЕГРП (ЕГРН) целесообразно указывать номер и дату государственной регистрации права или правоустанавливающего документа);

— фамилию, имя, отчество (наименование) представителя собственника (если собственник на постоянной основе определил своего представителя либо имеет своего законного представителя);

— количество голосов, принадлежащих собственнику помещения;

— информацию по количеству вопросов повестки голосования с возможностью проголосовать «за», «против», «воздержался»;

— место для подписи, подтверждающей факт голосования собственником.