Для проведения общего собрания прежде всего необходимо составить реестр собственников, имеющих право участвовать в голосовании. Есть два способа его получения: платный и бесплатный.

1. Получить необходимые сведения можно с сайта ФГИС ЕГРН (rosreestr.ru/wps/portal/p/cc_present/ir_egrn) путем заказа нужно количества выписок. Имея доступ на сайт «Госуслуги» и на сайт Росреестра, можно купить пакет таких выписок (в ценах 2019 года 100 выписок стоят 400 руб., т. е. стоимость одной выписки на одно помещение составит 4 руб.). Эти сведения будут актуальными на момент проведения собрания.

2. С 01.01.2018 года управляющая домом организация обязана вести реестр собственников помещений в многоквартирном доме, который содержит сведения, позволяющие их идентифицировать. При поступлении обращения о предоставлении такого реестра от собственника в письменной форме (в том числе обращения с использованием ГИС ЖКХ) необходимо в течение 5 дней с момента получения такого обращения предоставить этот реестр. Согласия собственников помещений в многоквартирном доме на передачу персональных данных, содержащихся в реестре, не требуется (п. 3.1 ст. 45 ЖК РФ).

Однако использовать этот бесплатный способ стоит с опаской: управляющая домом организация может нарочно передать неверный реестр собственников. А это не позволит уведомить их о проведении собрания. Нарушение порядка уведомления будет возложено на инициаторов общего собрания и повлечет возможность оспорить результаты и протокол. Поэтому реестр собственников лучше формировать самостоятельно, без помощи и обращения в прежнюю управляющую организацию.

Инициатор (инициаторы) общего собрания обязаны сообщить собственникам помещений в доме о проведении такого собрания не позднее чем за десять 10 до даты его проведения. Обратите внимание, что формулировка «сообщить не позднее чем за 10 дней до даты его проведения» означает, что сообщение должно быть не отправлено, а получено собственником в указанный срок.

Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю. Сообщение о проведении общего собрания считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Это следует из п. 1 ст. 165.1 ГК РФ.

Уведомлять необходимо каждого собственника. Если в многоквартирном доме имеется жилое помещение площадью 40 м², которое оформлено в собственность на 5 человек, уведомление о проведении общего собрания нужно направлять всем пятерым собственникам. Это следует из п. 4 ст. 45 ЖК РФ.

Сообщение о проведении собрания может быть доведено до собственников следующими способами:

— заказным письмом (самый правильный, но неудобный и затратный способ);

— вручено под подпись (способ бюджетный, но имеет риск быть оспоренным, т. к. может быть уведомлен не собственник, а третье лицо);

— размещением в помещении многоквартирного дома, которое доступно для всех собственников (при условии что ранее общее собрание утвердило такой способ уведомления);

— иным способом, который ранее определило общее собрание (например, через имейл или СМС-рассылку).

Эти способы определены в п. 4 ст. 45 ЖК РФ.

Существенное нарушение порядка созыва, подготовки и проведения собрания, влияющее на волеизъявление участников собрания, может быть основанием для признания судом недействительным решения собрания. Это определено в пп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ.

В сообщении о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме должны быть указаны:

1. Сведения о лице, по инициативе которого созывается данное собрание.

2. Форма проведения данного собрания (очное, заочное или очно-заочное голосование).

3. Дата, место, время проведения данного собрания или в случае проведения данного собрания в форме заочного голосования дата окончания приема решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, и место или адрес, куда должны передаваться такие решения.

4. Повестка дня собрания.

5. Порядок ознакомления с информацией и (или) материалами, которые будут представлены на данном собрании, место или адрес, где с ними можно ознакомиться (п. 5 ст. 44 ЖК РФ).

Инициатор проведения общего собрания имеет право дополнительно уведомить иных лиц о проведении общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме. Такие действия не противоречат действующему законодательству. Сообщение о проведении общего собрания собственников помещений законодательством РФ не отнесено ни к государственной, ни к служебной, ни к иным видам тайн, его распространение среди неопределенного круга лиц, независимо от наличия в их собственности помещений в конкретном многоквартирном доме, действующим законодательством не запрещено. Это приведено в письме Минстроя России от 05.10.2017 № 35851-ЕС/04.