Спустя несколько лет после внедрения Profit First для себя я понял, что могу по-настоящему вывести управление денежными средствами на следующий уровень, если еще раз настрою свою систему. Все, чему я научил вас в начале этой книги, хорошо работает, но порой мне приходилось делать дополнительные расчеты, чтобы понять финансовое состояние моего бизнеса. Иногда мои депозиты появлялись не в результате продаж, а просто возмещали расходы. В другое время клиент заплатил кучу денег вперед за работу, которую намеревался выполнить между делом в течение следующего года. Иногда мне приходилось делать большие покупки, и я хотел накопить средства на них. Мой бизнес не был единственным, нуждавшимся в регулировании; все, с кем я консультировался, тоже нуждались в нем. Так и вы. И процесс прост. Вам нужно еще несколько счетов.

Хотя может показаться, что открытие дополнительных счетов ничего не упрощает, это абсолютно не так. Всякий раз, когда вы можете получить четкую, точную картину того, сколько вы должны потратить на определенный аспект вашего бизнеса, вы будете принимать более эффективные решения и с меньшей вероятностью возьмете на себя обязательства по проектам, поставщикам и расходам, которые не соответствуют балансу этих показателей. Точно так же, если вы точно знаете, сколько наличных денег поступает в ваш бизнес в любой момент времени, вы можете принять правильные решения о том, на чем вам нужно сосредоточить свои усилия.

У вас уже есть пять открытых основных счетов для Profit First: ДОХОДЫ, ПРИБЫЛЬ, НАЛОГ, КОМПЕНСАЦИИ ВЛАДЕЛЬЦУ и ОПЕР – плюс ваши два счета «Без искушений», которые неприкосновенны, счета СОХРАНЕННАЯ ПРИБЫЛЬ и УДЕРЖАННЫЙ НАЛОГ в отдельном банке. Вот дополнительные счета, зависящие от потребностей вашего бизнеса, которые я рекомендую вам рассмотреть:

Начнем с накопления наличных денег, потому что это мое счастливое место (спасибо, Сьюз Орман). Хранилище – это счет со сверхнизким уровнем риска, который может использоваться для краткосрочных чрезвычайных ситуаций. В определенный момент удержание 50 % на вашем счете ПРИБЫЛЬ для работы в качестве фонда «на черный день» не является разумным, потому что денежный поток немного непредсказуем. Плохой квартал не внесет большого вклада в счет ПРИБЫЛЬ. Затем вы получаете 50 % за долю прибыли, и теперь резерв счета ПРИБЫЛЬ может быть слишком мал для поддержания крупного бизнеса. Каждый бизнес должен иметь трехмесячный резерв, а это означает, что, если бы ни одна продажа не прошла, все расходы по-прежнему можно покрывать в течение трех месяцев (квартал). Вопрос не в том, будет ли у вас черный день (ваш поставщик уйдет из бизнеса, ваш самый крупный клиент обанкротится, ваши лучшие сотрудники уволятся, чтобы стать вашими прямыми конкурентами, и ваши клиенты решат пойти за ними и т. д.). Вопрос в том, когда? Для этого есть Хранилище.

Когда вы открываете счет «Хранилище», вы также должны установить определенные правила для его использования. Я имею в виду, что, когда у вас такая тяжелая ситуация, что вам нужно получить доступ к этим деньгам, у вас также есть инструкции, написанные заранее о том, как действовать. Например, если деньги нужны из-за падения продаж, вы предварительно планируете, что, помимо того, что просто попытаетесь получить больше продаж, вы также сократите все связанные с этим расходы в своем бизнесе в течение двух месяцев, если ситуация не улучшится. Немногим хватает дисциплины, чтобы мыслить ясно или действовать надлежащим образом в периоды паники, и поэтому мы заранее документируем простой набор инструкций для себя.

Идея, лежащая в основе Хранилища и всей системы Profit First, заключается в том, что она делает ваши решения оптимальными перед лицом любого денежного кризиса. Фактически ваша динамика бизнеса может не улучшиться; но ваше принятие решений будет намного опережать фактическое финансовое воздействие. Таким образом, цель Хранилища – не покупать время; этот счет может дать вам некоторое время для принятия неожиданных вызовов, но на самом деле при принятии важных решений на раннем этапе очень важно, чтобы ваш бизнес не вступил в кризис наличности (вы знаете, обратно в ловушку выживания).

Это счет для крупных покупок и для финансирования запасов вашего инвентаря. Например, компания по покраске крыш моего друга, JB RoofDeck Solution, Ltd., продает материалы подрядчикам, которые должны выполнить свои проекты. JB включает некоторые основные гайки и болты, требующиеся для выполнения каждого заказа, обычно пятьдесят или сто каждого вида; но его поставщик требует минимального заказа порядка десяти тысяч одновременно, что сто́ит JB примерно 5 тысяч долларов. Каждого такого заказа хватит на десять или более месяцев, поэтому он настроил счет, который называет счетом крупной покупки, куда он выделяет 1/20 (это 250 долларов каждый раз) из средств, которые ему понадобятся для следующей большой покупки гаек и болтов. Почему 1/20? Потому что он знает, что ему понадобится следующий заказ через десять месяцев, и он находится в ритме 10/25. Десять месяцев, с отчислениями два раза в месяц, составляют двадцать ассигнований до следующей крупной покупки. Делая это, JB может сократить большой счет, прежде чем он появится. Затем, когда придет время выложить новые 5 тысяч долларов за следующий большой заказ на гайки и болты, он будет готов. Раньше эта трата настигала его врасплох, и он должен был выгребать копейки, чтобы покрыть ее. Теперь он едва ощущает 250 долларов, которые выделяет на свой счет ЗАПАСЫ два раза в месяц.

Некоторые компании получают от клиентов доходы, которые не подлежат распределению на счет «Прибыль» или «Компенсация Собственнику». Иногда вы можете предоставлять услугу или продукт своему клиенту по стоимости (или близкой цене), а в других случаях вам могут быть непосредственно возмещены затраты. Например, я много путешествую по своей работе, и почти в каждом случае клиенты возмещают мои путевые расходы. Этот доход не выделяется для покрытия заработной платы и не добавляется на мой счет ПРИБЫЛЬ. Это проходные суммы, и они идут прямо на этот счет, а затем отправляются соответствующему поставщику для оплаты счета. Если я оплатил счет заранее, деньги депонируются на проходной счет, а затем переводятся (десятого или двадцать пятого числа) на счет ОПЕР, из которого я оплатил первоначальный счет. Кстати, со всеми этими расширенными счетами название, которое вы даете каждому из них, полностью зависит от вас. Я называю это своим счетом ВОЗМЕЩЕНИЕ.

Поскольку вы не хотите, чтобы эти деньги попали на ваш счет ДОХОД, установите этот счет в качестве расчетного счета и внесите прямо на него деньги с возмещением (или проходные).

Если большая часть вашего дохода (как указано в Мгновенной оценке) попадает в совокупный доход (верхней строки) и не перетекает в Реальный доход, тогда большая часть вашего дохода является сквозным доходом, и ядром вашего бизнеса служит в основном управление этими проходными деньгами. Если это так, откройте счет МАТЕРИАЛЫ для денег, которые выделяются специально для покупки материалов. Не используйте их ни для чего другого. (Никогда!) Если по какой-то причине в конце квартала остались деньги (другими словами, у вас маржа прибыли оказалась больше, чем вы ожидали), переместите этот баланс на счет ДОХОД и нужным образом сделайте соответствующие распределения. Функции счета МАТЕРИАЛЫ аналогичны ПРОХОДНОМУ счету, но он открывается отдельно, так что вы знаете, что его исключительная цель – материалы.

Если ваша компания не приобретает материалы, а вместо этого использует подрядчиков или людей, которым платят комиссионные, создайте счет ПОДРЯДЧИКИ или КОМИССИОНЫЕ, чтобы выделить средства для выплат этим прекрасным людям. Относитесь к ним так же, как и к счету МАТЕРИАЛЫ, но используйте его для выплат подрядчикам и комиссионных. В случае, когда вы покупаете материалы и используете подрядчиков, используйте как счет МАТЕРИАЛЫ, так и счет ПОДРЯДЧИКИ.

Зарплата работника относительно предсказуема: те, кто работает полный рабочий день, получают зарплату, а совместители по большей части работают в среднем одинаковое количество часов в каждую неделю. Это означает, что вы можете рассмотреть совокупную валовую оплату для ваших сотрудников плюс налоги по зарплате, которые вы понесете, и выделить средства из вашего счета ДОХОД (если вы используете продвинутый вариант Profit First) или со счета ОПЕРАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ (если вы используете базовый вариант Profit First) на счет ОПЛАТА СОТРУДНИКОВ каждого десятого и двадцать пятого числа. Если вы используете сервис расчета заработной платы, настройте его так, чтобы платить зарплату с этого счета (а не со счета ОПЕРАЦИОННЫХ РАСХОДОВ).

Подобно вашему счету ЗАПАСЫ, этот счет предназначен для крупных покупок, которые вам могут понадобиться, чтобы продвигаться дальше, таких как новые компьютеры или высококачественный 3D-принтер. Оцените, сколько вам придется потратить на приобретение оборудования для развития в будущем, разделите его на количество месяцев, когда вы должны будете сэкономить для этого, разделите это число на два и переводите полученную сумму каждого десятого и двадцать пятого числа, чтобы накопить достаточно денег для этой крупной покупки.

Эта учетная запись предназначена для предварительных гонораров, авансовых платежей и предоплаты за работу, которую ваша компания завершит в течение длительного периода времени и для которой вам еще предстоит расходовать ресурсы. Скажем, у вас появляется большой проект (поздравляю, кстати), и вы получаете от клиента до 120 тысяч долларов за работу, которую вы будете выполнять каждый месяц в течение года. Это означает, что каждый месяц вы на самом деле будете зарабатывать 10 тысяч долларов. Поэтому, когда вы получаете этот чек, поместите 120 тысяч долларов на счет КАПЛЯ, а затем автоматически переводите по 10 тысяч долларов на счет ДОХОД каждый месяц (или, еще лучше, 5 тысяч долларов каждого десятого и двадцать пятого числа). Вы не касаетесь баланса счета КАПЛЯ. Вы только распределяете средства, когда часть из них «капает» – в этом случае 10 тысяч долларов каждый месяц – на счет ДОХОД.

Счет КАПЛЯ поможет вам управлять реальным потоком заработанных денежных средств, чтобы вы могли распоряжаться своими расходами и платежами. Например, труд по выполнению некой работы будет оплачиваться ежемесячно. Я помог реализовать преимущества счета КАПЛЯ своим друзьям в Travel Quest International в Прескотте штата Аризона. Они организуют для своих клиентов поездки, которые те могут совершить раз в жизни, начиная от просмотра затмений с самых лучших точек мира до посещения Южного полюса, чтобы увидеть северное сияние или испытать невесомость в открытом космосе. Люди порой заказывают эти поездки за пять лет вперед, в то время как большая часть расходов компании приходится на год мероприятия. В этом случае поможет счет КАПЛЯ.

Откройте банковский счет и получите дебетовую карту для мелких трат, таких как клиентские ланчи. Затем выделите обычную сумму в долларах со счета ОПЕРАТИВНЫЕ РАСХОДЫ на мелкие денежные средства. Я? Я выделяю 100 долларов каждые две недели для себя, а также для нескольких сотрудников, которые в этом нуждаются. Средства покрывают подарки, обеды и другие небольшие покупки. Извините, если я плачу́, у нас, вероятно, не будет обедов из восьми блюд. Если этих денег нет на моем счету МЕЛКИЕ ТРАТЫ, их нет в моем бюджете.

Как я рассказал в главе 6, вы можете сэкономить значительную сумму денег за счет предоплаты за услуги. Страхование автомобиля стоит меньше, если вы платите за шесть месяцев, а не ежемесячно, а некоторые услуги дадут вам более значительные скидки, если вы платите за целый год заранее. Настройте счет специально, чтобы выделить средства для предоплаты – и вы сможете воспользоваться этими сделками, когда они доступны. Если скидка не предлагается, а у вас достаточно денег для оплаты нескольких месяцев или услуг за год, предложите оплатить все сразу, но за скидку. Большинство фирм будут рады пойти вам навстречу.

Если ваш бизнес предполагает налог с продаж, каждый фиксированный пенни налога с продаж, который вы собираетесь заплатить, сразу же распределяется на этот счет. Например, если вы продаете что-то за 100 долларов, а налог с продаж составляет 5 %, вы вносите 105 долларов в свою учетную запись ДОХОД. Сперва перенесите эти 5 долларов на свой счет НАЛОГИ С ПРОДАЖ, затем выполните распределение прибыли с остальными 100 долларами. Налог с продаж не является даже юридически вашими деньгами; вы просто исполняете обязанности агента по сбору налогов для правительства, поэтому никогда не относитесь к этим деньгам как к доходу. Просто через головы людей передайте налог с продаж королю (правительству).

ТАБЛИЦА 4

Таблица 4 отражает, какие счета я открыл для себя. Разумеется, номера счетов выдуманы, а остатки на них – не мои реальные цифры. Но они показывают очень типичный прорыв денежных средств, а названия счетов – это настоящие названия, которые я присвоил своим счетам. Рядом с каждым названием я помещаю либо количество долларов, либо проценты, которые поступают на каждый счет в периоды распределения (десятого и двадцать пятого). В скобках я поставил ЦРП для таргетинга соответствующего счета. Вы должны сделать то же самое.

Глядя на цифры, я сразу вижу финансовую ситуацию с моим бизнесом. Я могу запустить Мгновенную оценку в любое время. Для приведенного примера я установил свой личный ежемесячный доход в размере 10 тысяч долларов в месяц. Оттуда я могу мгновенно рассчитать общий доход от бизнеса, что мне нужно сделать между периодами распределения.