А вот я бы порекомендовал (хотя бы попробовать) убирать письмо из входящих в момент создания задачи. Чтобы было проще найти письмо после выполнения задачи, можно в описании самой задачи добавить ссылку на это письмо. Если вы пользуетесь web-интерфейсом в почте, то это должно быть просто. В Outlook подобное тоже легко решается, например при помощи быстрых действий (Видео про настройку быстрого действия в Outlook: .).
