С момента написания первой книги вместо тайского бокса у меня появилось новое увлечение

Сортировать огромное количество писем (большинство из которых вряд ли пригодятся еще раз) по мутной структуре из большого количества папок — не самое умное решение. Можно просто сделать одну папку «Отработано» и сваливать туда все, что отработано. Если что-то вдруг потребуется, то чертыхаясь можно найти с помощью функции поиска. Если же начать вести структуру папок, от чертыханий при поиске это не избавит… Есть, кстати, исследование на этот счет (Steve Whittaker, Tara Matthews, Julian Cerruti, Hernan Badenes, John Tang. Am I wasting my time organizing email?: a study of email refinding. In Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems. ACM, 2011, May, pp. 3449–3458.).