Как появилась эта книга

Давным-давно мы были маленьким агентством контекстной рекламы. Директор, два программиста, два менеджера, бухгалтер… Мы обслуживали три десятка рекламодателей, обеспечивали им хорошие продажи. В те далекие времена бухгалтерия наша была проста и понятна: клиенты перечисляли нам деньги, мы отправляли их на Яндекс, готовили и запускали рекламу, через месяц Яндекс выплачивал нам премию.

Работали мы, похоже, неплохо, поток заказов рос, рекламодатели стали просить отсрочки платежей. Ну как тут откажешь? Регламент предоставления отсрочки платежа тоже был прост: мы давали всем, кто попросит, сколько попросит, на срок 30 дней… ну или на 60, если очень нужно…

Если вы читаете эту книгу, значит, хорошо знаете, что было дальше: к обещанному сроку легко прибавлялась «еще неделька», потом «еще через одна» и еще, и еще… Мы пытались усовершенствовать наш «регламент»: напоминали о сроках погашения… Помогало мало. Вернее сказать, все становилось только хуже. Отношения с заказчиками стремительно портились, наметилась тенденция ухода клиентов в другие агентства. Некоторые уходили не расплатившись. Сейчас я понимаю: нам чертовски повезло – не платили только некоторые. Если бы клиенты знали, какой бардак у нас творится, не заплатил бы никто.

Набравшись мужества, мы попытались запретить отсрочки платежей… Мужества хватило ненадолго. Клиенты были единодушны: отсрочки дают все, на нас свет клином не сошелся, ну и… сами понимаете. Отсрочки пришлось вернуть… И вот настал тот день… Тогда я посчитал его самым черным в своей жизни… В тот день наш бухгалтер объяснил мне значение термина «дебиторская задолженность» и назвал ТА-АКУЮ СУММУ!..

…С тех пор прошло много лет. Не буду перечислять все ошибки, которые мы совершили за это время. Их было много, обошлись они нам дорого, но фатальных мы избежали и выжили. Несмотря на то что количество клиентов и оборот выросли в десятки раз, «плохая» дебиторка мало-помалу сократилась, а потом и вовсе сошла на нет.

И тут стало выясняться, что аналогичные проблемы имеют многие наши коллеги. Более того, потери дебиторской задолженности принято считать неизбежными для компаний B2B, ориентированных на работу с постоянными клиентами. На этом наши открытия не закончились. Многократные попытки поговорить на эту тему с коллегами заканчивались безрезультатно. Оказалось, что сообщать им об отсутствии у тебя «плохой» дебиторки так же неудобно, как в обществе аристократов сообщить, что у тебя нет подагры. Если кто не знает, основной причиной подагры считается обжорство и пьянство. Как отреагируют ваши друзья, если сказать им, что вы, в отличие от них, умеренно питаетесь и мало употребляете? Правильно, лучше промолчать.

Я был озадачен. Мне не давал покоя вопрос: что же такое делает наша финслужба, что позволяет, с одной стороны, широко применять отсрочки платежей, с другой – не терять на этом денег? Справедливости ради нужно сказать, что потери на отсрочках бывают всегда, и у нас они тоже есть, но мы, в отличие от многих, теряем даже не сотые, а тысячные доли процента от общего объема предоставленных отсрочек.

В общем, нам с финслужбой захотелось поделиться знаниями. Для начала мы собрали в одну папочку все разрозненные регламенты и правила, так или иначе связанные с предоставлением отсрочек платежей. Получилось гораздо больше, чем мы думали, но значительно компактнее теорий, найденных в книжках. Это обнадежило. Тогда мы решили сделать что-то вроде «шпаргалки для коллег»: описать логику контроля и управления дебиторской задолженностью. Мы хотели показать, что суть дела не так сложна, как кажется. Что с потерями дебиторки можно справиться. Что для этого нужно соблюдать простые правила поддержания порядка, но соблюдать их нужно неукоснительно.

Пока мы собирали материал, пришли к двум важным выводам.

1. Первопричиной большинства проблем дебиторки является отсутствие в компании системы материальной ответственности. Больше всего этой болезнью страдают быстро растущие компании. Действительно, еще вчера все сотрудники были «своими», а теперь кто-то должен отвечать за пропавшие деньги, причем вплоть до уголовной ответственности!

Введение материальной ответственности требует преодоления серьезного психологического барьера. Если в вашей компании эта задача действительно решена, если каждый сотрудник точно знает, за что и чем именно он отвечает, скорее всего, проблема дебиторки не сильно вас беспокоит и эта книга не принесет много пользы, разве что поможет проверить себя: все ли у вас учтено?

2. Управление дебиторской задолженностью требует участия всего руководства компании. Независимо от того, какое количество человек выполняет нижеперечисленные обязанности, в каждой компании есть: Генеральный директор, Финансовый директор, Коммерческий директор, Главный бухгалтер, Юрист, Директор по персоналу (HR), IT-директор. Проблема заключается в том, что каждый из них видит только одну – свою сторону дела. Управление дебиторской задолженностью требует взаимодействия и, главное, взаимопонимания всех руководителей компании, а это не всегда просто. Поэтому особый акцент в книге сделан на том, чтó каждый из перечисленных сотрудников должен уметь объяснить своим коллегам. Это, в свою очередь, определило форму книги. Как популярно рассказать коллегам о своей работе?