Глава 14
Как писать официальные письма?
Переписываясь с друзьями в неформальной духе, вы скорее всего придерживаетесь стиля, принятого в вашей компании. При написании же официального письма приходится учитывать ряд особенностей.
Начинайте с полного адреса, включая индекс и номер(а) телефона. Если есть необходимость, добавьте адрес электронной почты. Затем укажите имя и адрес получателя, хотя этот пункт можно опустить, если вы достаточно хорошо знакомы с адресатом. И всегда указывайте дату. Если Вы отвечаете на письмо с датой или порядковым номером, их тоже следует упомянуть.
В качестве обращения используйте Dear, затем укажите статус и имя получателя, например, Miss Williams, Professor Roberts или Major Plumbe. В свободном доступе можно найти списки официальных обращений, включая обращение к Королеве, архиепископу, но большинству из нас эта информация вряд ли понадобится.
Если вы незнакомы с женщиной, которой должны написать, выбор статуса может составить проблему. Некоторые женщины предпочитают Miss или Mrs и терпеть не могут политически корректный американизм Ms, хотя кому-то, наоборот, он больше по душе. Если вам известно имя женщины, можно опустить именование и написать, например, Ruth James.
Постарайтесь правильно написать имя адресата, ведь все мы очень трепетно относимся к своему имени. Сравните: Elizabeth/Elisabeth, Lesley/Leslie, Isobel/Isabelle, Ann/Anne, Thompson/Thomson, Johnstone/Johnson.
Будьте вежливы, содержание Вашего письмо должно быть изложено компактно и логично. Соблюдайте грамматические, орфографические и пунктуационные правила и следите за наличием связи между предложениями и абзацами.
В конце письма принято писать Yours sincerely, если вы знаете имя получателя и Yours faithfully если имя вам неизвестно. Yours truly считается устаревшим, но его можно употребить, если вы рассчитываете на встречу с адресатом. With the best wishes (или Best wishes) также очень популярно и приемлемо. В конце должна быть ваша подпись, желательно разборчивая. Ниже напечатайте свое имя и, если нужно, должность и сведения об образовании.
Проверьте конверт на правильность адреса, наличие марок и всех необходимых приложений к письму.
Ниже мы приводим образец короткого делового письма, вежливого, но предельно конкретного. Смотрите также раздел «Деловая переписка».
Stone Cutters of Richmond
94 London Road
West Richmond
TW16 7RR
020 8946 3332
Mr R. Oliver
Sales Department
Grinding Gears
28 Taggart Road
Ipswich IP6 6PR
28th January 2010
Your reference E1967
Dear Mr Oliver,
Thank you for your estimate, dated 14/1/2010, for a new gearbox
for our cutting machine, Butler Swiftcut, model 683. Your price
is too high and there are alternative suppliers. Could you make
some reduction, or include transport to our factory in the cost?
Yours sincerely,
[signature]
John Evans, BSc (Eng)
Factory Manager
