Оставьте время на проверку написанного. Нет ничего проще, чем пропустить важные слова, например, not. Издатели «Злой Библии», напечатанной в 1631 году, были оштрафованы на огромную сумму за то, что в седьмой заповеди (Исход 20:14) было упущено слово not: ‘Thou shalt commit adultery.’

Вы можете допустить множество самых разных ошибок: использовать неподходящее по смыслу слово, составить неполное предложение, пропустить факты или идеи и т.д., особенно, если вы стеснены сроками. Своевременное проверка написанного поможет сэкономить время в долгосрочной перспективе, ведь потом вам не придется возмещать урон, нанесенный безграмотным официальным письмом.

Те, кто пишет хорошо, проверяют тщательно. Ничего не упускайте из виду, включая смысл и впечатление, получаемое от прочтения написанного. Обращайте внимание на все то, что выделил компьютер, проверяя текст на наличие орфографических и грамматических ошибок. Проверяйте структуру и длину предложений и абзацев.

Ваш первый черновик позволяет вам изложить все мысли и посмотреть на текст как на единое целое. Ваша окончательная проверка дает вам возможность усилить воздействие текста и сделать его более понятным, а также устранить ошибки. Поищите малосодержательные предложения, которые не несут дополнительной информации, проверьте правильность выбора местоимений. И ознакомьтесь также с рекомендациями по написанию деловых писем.

Перечитайте написанное на предмет ясности, точности, последовательности изложения, лаконичности и законченности. Если вы отвечаете на чье-то письмо, убедитесь, что ответили на все интересующие вашего адресата вопросы. Сократите первый черновик. Часто бывает возможно сократить текст приблизительно на четверть и сделать его более прозрачным и логичным. Есть ли в тексте лишние слова, мысли или избыточная информация, которую можно удалить? Расплывчатость, многословность и большой объем могут отпугнуть читателей. А, кроме того, расшифровали ли вы все акронимы при первом их упоминании?