Сеть магазинов оптики Айкрафт появилась в России в 2007 году. В конце 2011 года Айкрафт насчитывала 150 магазинов и занимала четвертое место на рынке России. На ближайшую пятилетку была поставлена цель увеличить размер компании пятикратно, то есть расширить сеть примерно до 800 прибыльных магазинов оптики.

Амбициозная цель компании кардинально меняет требования ко всем составляющим бизнеса. Необходимо сделать все бизнес-процессы максимально простыми. При больших объемах расходы, казавшиеся ранее мелкими, становятся более ощутимыми. Освободившиеся от снижения расходов средства полезнее вложить в товары или в развитие. Перечислим некоторые из задач, возникшие в связи с целями компании на ближайшие годы. Жирным выделены задачи, затрагивающие телекоммуникации.

Задачи, связанные со снижением стоимости открытия магазина:

• отказаться от покупки телефонных номеров

• использовать бесплатное ПО вместо решений Microsoft

• использовать более простые средства воспроизведения фоновой музыки

Задачи, связанные со снижением стоимости обслуживания:

• минимизировать число договоров по связи

• минимизировать расходы на связь

• минимизировать простои в работе ПК из-за заражений вирусами

• упростить самообслуживание магазинов по техническим вопросам

• упростить обновление каталогов, предлагаемой продукции

• упростить извещение персонала магазинов о новостях

Задачи, связанные с повышением удобства для покупателей:

• упростить связь клиентов с магазинами

• ускорить обработку транзакций по банковским картам

• уменьшить время внесения заказа и трудозатраты по регистрации покупки

• уменьшить задержку от момента оплаты заказа до начала его исполнения

Задачи, связанные с повышением контроля:

• заменить бумажные дисконтные карты на технические средства идентификации

• автоматизировать расчет премий продавцам

• регистрировать время открытия и время закрытия магазинов

Задачи, связанные со снижением трудозатрат по открытию и по переезду магазинов:

• снизить привязку магазинов к торговому месту (минимизировать потерю клиентов при переездах)

• унифицировать рабочие места магазинов

• минимизировать трудозатраты по настройке рабочих мест

Задачи, связанные со снижением трудозатрат по обслуживанию продаж:

• упростить общение с магазинами

• уменьшить трудозатраты комплектации заказов

• уменьшить трудозатраты изготовления заказов

• уменьшить трудозатраты по поддержке магазинов

• автоматизировать расчет мотивации логистики, производства и сопровождения

Среди перечисленных потребностей нет ни одной, непосредственно требующей внедрения VoIP. Выделенные задачи могли быть решены использованием услуг FMC одного из федеральных операторов связи. Переход на VoIP – не самоцель, а лишь один из вариантов решения части из поставленных задач. Переход компании на использование Elastix предоставил компании возможность интегрировать коммуникации с информационными системами.

Перечислим реализованные в Elastix функции:

• единый рекламный номер на всю страну (вернее, два номера – в Москве расположено достаточно много магазинов, выгоднее основным использовать номер в индексе 8-495)

• звонок клиента без задержек переключается на магазин и на экране телефона подписывается номер заказа и имя клиента (Elastix определяет номер звонящего абонента и переключает на салон, последним принявший у него заказ)

• звонок абонента, который пропустил вызов и перезванивает, без задержек переключается на магазин или на сотрудника, который пытался с ним связаться последним

• звонок, оставленный магазином без ответа, переключается на Горячую линию (в рабочие часы) или на другой магазин (во внерабочие часы)

• Call-центр для обработки звонков в техподдержку и на Горячую линию, голосование по качеству обслуживания, сбор статистики для расчета мотивации

• звонки из Skype поступают в Elastix и могут быть переключены на телефон любого абонента (в том числе на мобильный)

• любой абонент Elastix может связаться с абонентами Skype, внесенными в адресную книгу компании

• сотрудники могут переадресовывать свои телефоны на мобильные номера или в Skype (если его Skype внесен в адресную книгу компании)

• распознавание голоса для переключения абонентов Skype с интересующим абонентом, а также для голосования абонентов Skype по качеству обслуживания

• звонки с сайта могут быть переключены на любого абонента Elastix

• персональные и групповые права на исходящую связь

• тарификация входящей и исходящей связи магазинов франчайзинга

• двойное резервирование (две станции Elastix в разных дата-центрах, каждый телефон подключен к обеим станциям, каждый оператор связи подключен к обеим станциям, при любых проблемах входящая и исходящая связь автоматически переключается на доступную станцию; резервная станция задействуется редко, но усилия и расходы по обслуживанию двух серверов Elastix не столь велики)

• единые оптовые расценки на входящую и исходящую связь

• единая статистика входящих, исходящих и внутренних звонков

Подобные возможности сложно получить, используя Виртуальную АТС или FMC, поскольку средства интеграции будут меньше.

Сеть связи Айкрафт, до перехода на VoIP, выглядела следующим образом:

Было решено в первую очередь перевести на VoIP магазины – срок окупаемости на экономии ежемесячных платежей от 3 до 9 месяцев (в зависимости от магазина), минимальные требования к функционалу. На этом этапе была задействована виртуальная VoIP АТС одного из партнеров по связи, аналоговая станция в офисе была подключена через шлюзы FXO/FXS к этой же ВАТС. Звонки для всех стали короче и проще:

• 88-7ххх из офиса в магазин ххх

• 8800 – звонки из магазинов в офис

• 8811 – из магазинов на Горячую линию

• 4999 – из магазинов в техподдержку 4999

Магазины получили единый рекламный номер, на исходящую связь были получены оптовые скидки. В течение трех месяцев старые городские номера оставались подключенными, чтобы минимизировать потерю клиентов.

На втором этапе перехода на VoIP была настроена собственная станция Elastix, на нее были переключены абоненты офиса наиболее активно общающиеся с магазинами (секретари, горячая линия и техподдержка, отдел сопровождения франчайзинга). Во время этого периода сеть Айкрафт выглядела примерно так:

Для абонентов внешне ничего не изменилось – переключенные в Elastix номера были на старой станции переадресованы на новую, в Elastix были продублированы все старые номера, часть из которых была переадресована на аналоговую станцию, часть – на VoIP телефоны. Абоненты Elastix могли набирать хоть старый трехзначный номер, хоть новый четырехзначный, чтобы вызвать коллегу. Абоненты аналоговой станции набирали трехзначный номер для связи с коллегами, либо 88-хххх, если абонент ранее не был подключен к старой станции. Все городские номера были подключены к Elastix или ВАТС. В случае проблем с Elastix виртуальная АТС провайдера обеспечила бы работу входящей и исходящей связи почти без потерь в реализованной на тот момент функциональности.

После перехода на Elastix сеть связи Айкрафт стала выглядеть так:

Переход на Elastix, даже с учетом приобретения нового оборудования, окупился примерно за один год. Процесс перехода происходил без революций и занял примерно год. Функциональность Elastix наращивалась постепенно. Наличие двух станций позволяет безбоязненно внедрять новые функции – при любых проблемах одну из станций можно выключить на обслуживание.

Оператор связи, предоставляющий номер 8800 при потери связи с основной станцией Elastix автоматически переключает вызовы на резервную станцию. Для переключения других рекламных номеров используется ВАТС, к которой подключены оба сервера Elastix и при отключении основного сервера вызовы автоматически переключаются на резервный. Для исходящей связи задействуются как возможности той же ВАТС, так и прямые подключения к ряду провайдеров по протоколу SIP, в частности используется сервис Skype Out.

Самое противное для клиента в использовании компаниями единых номеров – голосовые меню и автосекретари, потому как приходится тратить время на соединение с нужным абонентом. Идеально, если есть возможность предугадать потребности клиента и соединить его сразу с нужным абонентом. В компании Айкрафт решили, что если клиент недавно сделал заказ в магазине и звонит на рекламный номер, скорее всего наилучшую помощь ему окажут сотрудники этого магазина. Поскольку при приеме заказа на изготовление очков в ERP систему вносится номер телефона клиента, нет большой сложности передать список номеров клиентов в Elastix. Каждые 15 минут список новых номеров перетекает из ERP на станцию. Если клиент перезвонит в компанию через пятнадцать минут после оформления заказа, то сразу будет соединен с нужным магазином, а на экране телефона отобразится номер заказа и имя клиента. Маловероятно, что клиента интересует вопрос, на который не сможет ответить сотрудник магазина. А если и так, сотрудник без проблем переключит вызов на компетентный отдел. Также не велика вероятность, что клиент перезвонит раньше, чем пройдут 15 минут после оформления заказа. Можно было бы напрямую делать запрос из Elastix в ERP, но лишняя нагрузка на систему учета того не стоит.

Магазины звонят клиентам, отдел кадров дозванивается до соискателей или до сотрудников, работники отделов дозваниваются до менеджеров поставщиков и других партнеров по бизнесу. При этом более 70 % исходящих звонков Айкрафт идут на мобильные телефоны. Не менее 30 % вызовов остаются без ответа или заканчиваются в первые секунды из-за плохой связи. Когда вызываемый абонент найдет возможность перезвонить, как узнать кто с ним хотел связаться? Станция Elastix владеет этой информацией и может ее использовать при обработке входящих вызовов. Если абонент перезванивает в Айкрафт, сервер Elastix сначала пытается переключить его вызов на сотрудника, который с ним разговаривал или пытался связаться последним. Есть небольшая вероятность того, что это не тот сотрудник, который сейчас интересует звонящего, но на этот случай Elastix использует информацию о звонках только за последние три дня, а кроме того, не проблема переключить звонок на коллегу. Настроить такую функцию не слишком сложно (стр.186, Подпрограмма соединения звонящего с последним собеседником (SmartCallback)).

Владельцы франчазинговых магазинов Айкрафт живут по всей России, им не всегда удобно общаться с головным офисом по электронной почте, а звонить в Москву по телефону накладно. Можно выделить для партнеров номер 8800, но эти расходы увеличат отпускную цену товаров. Намного выгоднее подключить Elastix к сети Skype.

Для входящих вызовов из сети Skype у компании Microsoft есть сервис Skype Connect, позволяющий принимать вызовы по протоколу SIP. Каждый канал Skype Connect обходится в 5 Евро, что не дешево, но каждый канал одновременно используется для разных целей. Созданы учетные записи Skype: для Горячей линии, для отдела франчайзинга, для общей входящей линии с распознаванием голоса, для общей входящей линии с переключением на секретаря без ожидания голосовых команд. Если одновременных звонков мало, достаточно приобрести 2 канала Skype Connect, что позволит двум пользователям Skype позвонить на любые две из четырех учетных записи Айкрафт. Третий вызов будет отклонен. Просмотр статистики звонков подскажет вам оптимальное число каналов Skype Connect.

Исходящую международную связь также можно организовать через соединения Skype Connect. Это позволит существенно сократить расходы на переговоры с партнерами в других странах. Если за рубежом есть партнеры, с которыми общаться приходится очень много, стоит рассмотреть интеграцию станций по протоколу SIP или IAX2. В случае, когда партнер использует аналоговую станцию, можно подключить к Elastix провайдера из страны партнера и разговаривать по местным локальным тарифам, которые будут в разы меньше счетов за международную связь.

У сервиса Skype Connect есть два досадных недостатка. Во-первых, исходящие звонки возможны только на телефонные номера по тарифам Skype Out, но напрямую абонентам Skype через каналы Skype Connect позвонить невозможно. Во-вторых, при входящих звонках очень часто возникает существенная задержка передачи вызова SIP-станции (до 15–20 секунд). Для звонящего это выглядит как будто ему никто не отвечает на вызов. И дело не в настройках Elastix – вызов все это время блуждает по сети Skype. Поэтому приходится применять другие решения по интеграции с сетью Skype. Айкрафт использует программу Sisky, установленную на виртуальную машину с Windows XP. SiskyEE позволяет задействовать до 30 одновременных каналов связи – этого за глаза достаточно для компаний с сотнями сотрудников. Приобретаются каналы поштучно, платеж разовый. В Айкрафт на одной части каналов настроена одна учетная запись Skype для звонков на Горячую линию (вызовы поступают без задержек в 15–20 секунд в отличае от сервиса Skype Connect), другая часть каналов используется для исходящих вызовов абонентам Skype (чего лишен сервис Skype Connect) и для входящих вызовов с распознаванием голоса вызывающего абонента. Распознавание голоса позволяет соединять с сотрудниками по имени и фамилии, но по факту практичнее называть номер абонента (например, «семьдесят три тридцать») – это сервису Google распознать проще.

В числе расширений Elastix есть бесплатный плагин Call Center. Разработка PaloSanto Solutions даже в бесплатной версии позволяет упростить обзвон клиентов по базе данных номеров с фиксированием результатов беседы в заранее разработанных вами формах, а также дает возможность вести учет входящих вызовов с одновременным сбором статистики. Настройка модуля требует определенных усилий, а от операторов требует регистрации в Web-интерфейсе Elastix в начале каждого рабочего дня. Во многих случаях достаточным будет функционала Очередей (Queues), которые входят в базовые возможности Elastix и настраиваются очень наглядно и легко. Очереди позволяют минимизировать потери входящих вызовов и в кратчайшие сроки находить свободного оператора для решения вопроса клиента или коллеги. Айкрафт добавил к функционалу Очередей подсчет статистики поступающих вызовов и сбор отзывов о качестве обслуживания. Если с оператором разговаривал абонент, позвонивший с SIP-телефона или из города, Elastix предложит нажать цифру от 1 до 5, если звонок был с абонентом Skype, ему будет предложено назвать голосом цифру от 1 до 5. Поскольку лишь 10 % собеседников изъявляют желание проголосовать, коллегам, звонившим с телефона SIP и забывшим оценить качество обслуживания Elastix перезванивает, в надежде, что коллега просто забыл оставить свой голос. Среднемесячная оценка используется для исчисления мотивации. А также разговоры с низкими оценками прослушиваются, чтобы выявить проблемы и внести необходимые корректировки в бизнес-процессы.

Для достижения целей Айкрафт не тратила все свои ресурсы на внедрение VoIP – эта задача того не стоит. Одновременно с переходом на Elastix были реализованы намного более важные для бизнеса задачи. Например, для подготовки к пятикратному росту сети магазинов оптики компания Айкрафт:

• роботизировала процесс изготовления очков, применив итальянское оборудование Meisystem, став единственной в России компанией, применяющей подобного уровня оборудование, и третьей в мире компанией, у которой заказы из магазина без ручного труда попадают в программу линии роботов (человеку требуется вложить в контейнер оправу, линзы и положить на конвейер робота, а после вставить обточенные линзы в оправу), что обеспечило единое высокое качество изготовления очков по всей России и предоставило клиентам пятилетнюю гарантию

• формализовала и закрепила в информационной системе Gestori Pro правила поиска линз, подходящих под выбранную клиентом оправу и соответствующих рецепту клиента, что практически исключило ошибки оптометристов при оформлении заказа на изготовление очков

• снизила задержку начала изготовления заказов с нескольких часов до получаса

• снизила в несколько раз трудозатраты на логистику (применив ячеистое хранение с оптимизацией расстановки товаров)

• открыла витрины, добавив видеонаблюдение и антикражное оборудование (самообслуживание упрощает подбор товара и принятие решения о покупке)

• создала портал, предоставляющий магазинам информацию, упрощающую продажи (интерактивный каталог, специализированные калькуляторы, отображение индивидуальных премий, инструкции, обучающие материалы, сертификаты, новости, тренинги)

• упростила каталог товаров и ценообразование (сроки и стоимость изготовления заказа любой сотрудник сообщит за секунду, когда прежде требовалось несколько минут на просчет каждого варианта – слишком сложно для принятия решения клиентом)

• автоматизировала процесс пополнения складских запасов и пополнение витрин

• ускорила в несколько раз (в основном программными методами) работу сервера Gestori Pro, обеспечивающего основные бизнес-процессы компании

• обеспечила магазины надежными каналами связи (снизив при этом издержки)

• предоставила франчазингу кредитование от Сбербанка по программе «бизнес-стартапы»

• перевела магазины и большую часть сотрудников на операционную систему Ubuntu LTS и офисный пакет Libre Office, что не только снизило расходы на лицензии, но также избавило от вирусов и упростило обслуживание магазинов (хотя снизило эффективность работы некоторых офисных сотрудников)

• снизила в разы расходы на мотивацию клиентов, введя в оборот бонусные карты, обслуживаемые компанией GiftNonStop, вместо дисконтных карт

• автоматизировала расчет мотивации сотрудников продаж, логистики, производства, техподдержки

Процесс оптимизации бизнеса все еще идет полным ходом, но уже сейчас открытие нового магазина – рядовая задача и увеличение сети на 100–200 магазинов не создаст существенной нагрузки на ресурсы предприятия. Для предпринимателей франшиза Айкрафт за прошедшие годы также стала более привлекательна, поскольку требования к персоналу снизились, автоматизация бизнеса возросла, а сроки окупаемости обычно составляют 9-12 месяцев при инвестициях около 1400–1800 тыс. руб., значительную часть из которых может предоставить Сбербанк. Предпринимателю требуется: подобрать место для магазина, подобрать и мотивировать персонал (обучат его в Айкрафт), обеспечить совместную рекламу и получать прибыль.