Оттачивайте искусство прогнозирования. Чтобы предсказывать объемы продаж и расходов, требуется практический опыт. Для начала стоит проанализировать прошлые показатели компании. Какие изменения внутренних и внешних факторов могут повлиять на будущие продажи и расходы? Если сомневаетесь, уменьшите предполагаемую прибыль на 50 % и удвойте планируемые расходы. Определите, какие факторы в действительности сказываются на продажах, поскольку многие причинно-следственные связи на деле являются ложными. Владельцам предприятий малого бизнеса проще отследить расходы, однако их увеличение необязательно ведет к увеличению прибыли. Составляйте бюджет перед началом каждого нового года и ежемесячно оценивайте прогресс. Если вы существенно выбиваетесь из бюджета, вносите коррективы поквартально.

Учитывайте все расходы на персонал, а не только зарплату. Самые крупные постоянные издержки в большинстве мелких компаний – это сотрудники. Оклады сотрудников – всего лишь одни из многих расходов на персонал. Ниже перечислены статьи расходов, которые необходимо добавить к зарплате, чтобы рассчитать общую сумму расходов на одного сотрудника.

• Доля работодателя в налоговом бремени с фонда заработной платы: добавьте 11 %, куда входят налог в фонд помощи безработным, программа медицинского страхования Medicare и выплаты в фонд социального страхования (6,2 %), взимаемые как на уровне штата, так и на федеральном уровне. Упомянутые выплаты, как правило, перечисляются ежемесячно в различные правительственные учреждения.

• Оплачиваемый отпуск: добавьте 1 % на отпуск, праздники, больничные и исполнение обязанностей присяжного заседателя. Большинство сотрудников отсутствует 20 дней в году.

• Медицинское страхование: добавьте еще 5 %. Сегодня работодатели традиционно делят эти расходы с работниками 50/50. Увеличьте эту сумму, если планируете оплачивать страховой полис полностью или включить в него семью сотрудника. Некоторые компании оплачивают дополнительно страхование жизни и страхование от нетрудоспособности.

• Накопительный пенсионный счет: многие работодатели компенсируют до 6 % от взносов сотрудников.

• Прочие льготы и бонусы: добавьте 3 %. Сюда относятся бонусы по случаю праздников, оплата членства в спортивном клубе, проездные на общественный транспорт или погашение оплаты за обучение.

• Аутсорсинг подбора персонала и начисления заработной платы: добавьте 1 %.

• Инструменты и оборудование: добавьте 4 %. Сюда относятся компьютеры, смартфоны, планшеты и канцелярские принадлежности.

• Обучение персонала: новым сотрудникам требуется время, чтобы свыкнуться с корпоративными процессами и культурой. Время, которое они тратят на акклиматизацию, а не собственно на работу, тоже имеет свою стоимость. На освоение может уйти три месяца, в зависимости от должности.

Разберитесь, что такое максимальное задействование сотрудников. Залог прибыльного бизнеса в сфере услуг – установить, какой процент объема работы сотрудника должен включаться в счет, выставляемый клиенту. Чтобы компания имела 50 %-ную маржу валовой прибыли, в счет должно включаться 85 % его рабочего времени. Например, в году 2080 рабочих часов. Если сотрудник берет четыре недели отдыха, остается 1920 оплачиваемых часов. Если сотрудник задействован на 85 %, в счет включается 1632 часа в год. Недостаточное задействование сотрудников, чьи услуги включаются в счета, выставляемые клиентам, – это главная причина низкой маржи валовой прибыли у сервисных компаний. Во многих случаях оплачиваемые часы доходят до 2000 в год. В дополнение к этому один сотрудник должен приносить выручки в три раза больше, чем его заработная плата.

Вот как выглядит калькуляция.

• Если сотрудник стоит 30 долларов в час, могут возникнуть дополнительные расходы с налогами и пособиями в размере 30 % × $30 = $10.

• Тогда общая стоимость сотрудника будет равняться $40 в час × 2080 часов в год и составит $83 200 в год.

• Если услуги сотрудника включаются в счет по часовой ставке 90 долларов, он принесет компании выручку в размере $90 × 1920 = $172 800.

• С указанной выручкой валовая маржа составляет $172 800 – $83 200 = $89 600 (52 %).

Такие показатели обеспечат компании прибыль.

Увеличивайте число сотрудников, приносящих прибыль. Владелец предприятия малого бизнеса должен разделять сотрудников на тех, кто генерирует накладные расходы, и тех, кто генерирует прибыль. К расходам следует причислять как можно меньше сотрудников. Цель – собрать как можно больше сотрудников, приносящих прибыль. Также очень важно, чтобы максимальное число издержек были переменными (поскольку они связаны с прибылью) применительно ко всем сотрудникам и в то же время доступными для использования компанией в случае необходимости. Хотя поддерживать такой баланс нелегко, он гарантирует, что расходы возникают только тогда, когда есть продажи.

Разберитесь, какие постоянные издержки являются необходимыми. Секрет успеха в любой экономике – сохранять постоянные издержки максимально низкими. Традиционно они носят название «накладные расходы». Это расходы, связанные с ведением бизнеса, которые не меняются в зависимости от уровня дохода. Это означает, что постоянные издержки останутся одинаковыми, продаст ваша компания в этом месяце один продукт или тысячу. Хотя постоянные накладные расходы не всегда заметны в процессе расширения компании, они генерируют денежный поток в период падения объема продаж. Сведение всех постоянных издержек к абсолютному минимуму позволяет владельцам предприятий малого бизнеса регулировать риск убытков. Вы, возможно, относите к постоянным некоторые традиционные расходы, но во многих случаях их можно сократить или исключить. Данный тип анализа покажет, инвестируете ли вы в будущее или приблизительно прикидываете затраты, со временем добавляя накладные издержки, которые не служат продуктивной цели. Раз в год пересматривайте все прогнозы касательно расходов.

Аренда – показательный пример. Многие предприниматели попадаются в ловушку арендодателей. В начальный период или в период бурного развития компании владельцы склонны арендовать больше пространства, чем нужно. Их манят фантазии об огромных офисах и гигантских пристройках. Арендодатели прекрасно знают, чем подпитывать эго предпринимателей!

К сожалению, когда компания прекращает расширяться или бизнес идет на спад, стоимость аренды вырастает в отчете о прибылях и убытках до громадных размеров. Поскольку многие владельцы компаний вынуждены лично гарантировать аренду, они лишены свободы переехать в более маленький офис, когда в бизнесе возникают проблемы. Такие случаи были не редкостью в период Великой рецессии, когда многие компании платили аренду, значительно превышающую существующие рыночные ставки, или арендуемые площади оказывались чересчур большими для оказавшихся в затруднении компаний.

Перед тем как арендовать, подумайте, являются ли данные расходы маркетинговыми или накладными. Расходы относятся к маркетинговым, если вы владеете розничным магазином, для которого важно местоположение. В подавляющем большинстве других нерозничных бизнесов размер и местоположение имеют не столь большое значение. По сути, многие мелкие компании используют современные технологии для виртуальной работы. Слаженную командную работу можно обеспечить посредством инструментов для онлайнового сотрудничества и видеоконференций, избавившись от необходимости платить при этом за офисное пространство. Помимо этого вы сэкономите расходы на электричество, бензин, страховку, канцелярские принадлежности, ремонт, обслуживание, воду и парковку. Сокращение или исключение перечисленных расходов прибавит к итоговым результатам до 15 %.

Попали в ловушку высокой аренды? Попросите арендодателя снизить плату. Покажите ему финансовые отчеты компании с невысокими показателями. Помните, компания должна функционировать, чтобы приносить прибыль владельцу, а не только арендодателю. Многие предприниматели удивляются, узнав, какими понимающими и гибкими оказываются арендодатели, в особенности если не смогут сдать недвижимость другим арендаторам по такой же цене. Еще одна стратегия – продлить аренду на меньшую площадь по более низкой цене.

Следите за тем, чтобы издержки оставались переменными. Переменные издержки возникают только с продажей каждого нового товара или услуги. Они являются исключительно функцией продаж. Например, товарно-материальные запасы являются переменными затратами, возникающими только при продаже продукта. Оставляйте только максимально задействованных сотрудников или привлекайте фрилансеров и подрядчиков. Ниже перечислены способы превратить традиционные постоянные издержки в переменные.

• Реклама: как уже говорилось в предыдущих главах, необходимо отслеживать и оценивать отдачу от любой рекламы. Благодаря этому рекламу можно отнести в большей степени к переменным издержкам, чем к крупным постоянным. Сначала опробуйте маленькую порцию рекламы. Увеличивайте масштабы, только если прослеживается зависимость между рекламой и продажами. Дополняйте дорогостоящие вложения с помощью PR и социальных медиа.

• Маркетинг и продажи: привлечение клиентов предполагает установление долгосрочных отношений с потенциальными покупателями и связующими звеньями (теми, кто никогда у вас не покупает, но связывает вас с покупателями). Это означает поддержание контактов, чтобы они вспомнили о вашем продукте, когда кто-то из их знакомых созреет для покупки. Бесплатные содержательные и полезные электронные письма – эффективный способ каждый месяц входить в контакт с потенциальными покупателями. И Constant Contact, и Vertical Response предлагают бесплатные специальные программы базового уровня. Для отслеживания телефонных переговоров или электронной переписки воспользуйтесь системой управления взаимоотношения с клиентами (CRM). Программа Highrise от компании 37signals (производителя Basecamp) интегрируется в почтовый клиент и предлагается бесплатно, если количество контактов не превышает 250. С помощью программы SurveyMonkey проведите опрос среди клиентов, чтобы составить четкое представление о том, какие конкретно решения им необходимы. Бесплатные приложения Google Alerts, HootSuite или TweetDeck позволяют отслеживать, что говорят о вашей компании клиенты и конкуренты. WordPress предлагает бесплатные загружаемые темы для веб-сайта. Как ни странно, существует масса бесплатных хостингов для корпоративного сайта, хотя они могут оказаться не самым подходящим вариантом для вашей компании. Чтобы превратить эту статью в переменные издержки, платите только комиссионные за продажу или на основании часов работы с клиентами или их обзвона. Для маркетинга наймите фирму или сотрудника на неполную ставку на несколько часов в неделю. Увеличивайте или сокращайте количество часов по результатам продаж за шесть месяцев.

• Персонал: привлекайте сторонних специалистов с почасовой оплатой для конкретных консультаций или подготовки руководства по управлению кадрами и других документов.

• Разработка продукции: передавайте на сторону по контракту с фиксированной ценой и своевременной сдачей.

• Стажеры: в местных университетах можно подыскать бесплатных или низкооплачиваемых стажеров. Среди скрытых расходов – время на руководство и анализ работы, необходимый для получения зачетных единиц в колледже.

• Финансы: совсем не обязательно вести финансовый учет в какой-нибудь мудреной бухгалтерской программе, особенно если ваш бизнес не предполагает наличия товарно-материальных запасов. Упростите бухгалтерию с помощью бесплатных инструментов вроде Mint или FreshBooks. Такие решения помогут вам быстрее собирать деньги, поскольку рассылают инвойсы в электронном виде.

Хотя многие из бесплатных или дешевых решений могут не подойти вашей растущей компании, описанные варианты показывают, как свести к минимуму ежемесячные постоянные издержки и повышать их только в случае необходимости. Все сказанное выше не означает, что компания не должна инвестировать в накладные расходы. Это означает, что каждая компания должна инвестировать за такой срок до роста продаж, какой считается разумным в данной конкретной сфере. Всегда задавайте вопрос: есть ли реальная необходимость в том, чтобы потратить эти деньги сейчас? Вы же не станете строить большой дом, если ваша семья не собирается в нем жить, правда? Используйте аналогичный подход и в бизнесе.