Как выйти из тупика
Научитесь читать отчет о прибылях и убытках
Преодолейте страх перед цифрами. Финансовый отчет отражает доходы, расходы и прибыль компании за определенный период времени. Ниже перечислены основные статьи.
• Доход: объем продаж компании, который обеспечивается любым клиентом, приобретающим ее товары или услуги.
• Себестоимость реализованной продукции: она определяется как прямые затраты, связанные с производством товаров или услуг, продаваемых компанией (например, сырье или расходы на заработную плату).
• Валовая прибыль: разница между выручкой от продаж и себестоимостью, также известна как валовая маржа.
• Общие расходы: аренда, страховки, сотрудники, коммунальные услуги, телефонные счета, поездки и прочее.
• Чистая прибыль: разница между валовой прибылью и общими расходами. Налоги и амортизация обычно вычитаются из чистой прибыли.
Научитесь читать балансовый отчет
Это балансовая стоимость вашего бизнеса в любой конкретный момент времени. Она определяет возможность компании оплачивать свои долги. Ниже перечислены основные статьи.
Активы: то, чем владеет компания. Сюда относятся:
• денежные средства: деньги на депозитах в банке;
• дебиторская задолженность: сумма долгов, причитающихся компании;
• товарно-материальные запасы: стоимость товарно-материальных запасов;
• основные средства: оборудование, компьютеры и недвижимость.
Обязательства: то, что компания должна. Сюда относятся:
• кредиторская задолженность – задолженности компании перед поставщиками;
• займы – деньги, подлежащие уплате банкам и другим источникам.
Капитал: активы за вычетом обязательств. Сюда относятся:
• акционерный капитал – оплаченный капитал;
• нераспределенная прибыль – прибыль, оставшаяся в распоряжении компании.
Есть много хороших источников, с помощью которых можно научиться читать финансовые отчеты. Обратитесь за помощью к дипломированному бухгалтеру или займитесь самообразованием в Интернете. Помните, бухгалтеры – это советчики, а не враги.
Ежемесячно проверяйте финансовые отчеты. Так вы сможете держать руку на пульсе своего бизнеса. Ниже приведены еще три критерия, дающие важную информацию о состоянии компании.
1. Коэффициент быстрой ликвидности (так называемый коэффициент лакмусовой бумажки): оборотные активы компании (денежные средства, эквиваленты денежных средств, дебиторская задолженность), поделенные на краткосрочные обязательства. Излюбленный показатель банков, коэффициент быстрой ликвидности является критерием финансовой стабильности компании. В большинстве отраслей указанный коэффициент должен превышать 1. Он показывает, что в настоящее время денежные средства, находящиеся в распоряжении компании, превышают имеющиеся задолженности. Если коэффициент падает ниже 1, это значит, что бизнес не в состоянии исполнить свои финансовые обязательства.
2. Коэффициент заключенных сделок в вашей системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системе): из всех предложений, рассылаемых компанией, сколько приносят доход? Это ключевой показатель, поскольку он не должен быть ни слишком низким, ни слишком высоким. Если он чересчур высокий, значит, вы либо обращаетесь к недостаточному числу потенциальных клиентов, либо устанавливаете низкие цены. Если он чересчур низкий, вы, вероятно, неверно отбираете потенциальных клиентов перед рассылкой предложений.
3. Десять самых важных клиентов: хотя этот показатель начинается с отчета о прибылях и убытках, он оценивается на основании не только прибыли, но и их рекомендаций, дополнительно приобретаемых ими товаров, обратной связи, долгого сотрудничества или их лучшего бренда.
Не позволяйте большим деньгам превращать вас в глупца. Финансовый успех кружит голову многим владельцам малого бизнеса. Они пытаются вливать в проблему деньги, вместо того чтобы творчески подойти к ее решению. Экономьте, это же ваши деньги. Сперва проведите небольшой тест и подождите результатов. Если он пройдет успешно, вложите больше денег, чтобы усилить эффект или предпринять следующий шаг.
Сначала созидайте, потом богатейте. Слишком многие предприниматели озабочены быстрым обогащением и последующей продажей бизнеса. На достижение успеха уходят годы. Обеспечивайте ценность своей компании, и в конце концов кто-нибудь за нее заплатит.
Устанавливайте бюджет только дважды в год. Бюджет – важная составляющая финансового менеджмента, но многие владельцы предприятий малого бизнеса неправильно используют этот инструмент. Они устанавливают годовой бюджет, а затем корректируют его каждый месяц, если результаты не соответствуют запланированным. Перестаньте так делать! Планируйте бюджет в начале финансового года. Сравнивайте результаты, но исправления вносите только в середине года. От бюджета не будет проку, если он подгоняется под результаты каждого месяца.
Делитесь финансовой информацией с сотрудниками. Многие предприниматели-новички отказываются раскрывать любую финансовую информацию. Но со временем они начинают понимать необходимость прозрачности определенной части таких данных для своих сотрудников, чтобы заручиться их лояльностью. Любой информационный вакуум порождает ложные слухи и в конечном счете может серьезно подорвать боевой дух. Раскрытие финансовых сведений показывает сотрудникам прямой финансовый результат их коллективных усилий. Однако это вовсе не означает, что вы должны рассылать финансовые отчеты всему персоналу. Вот несколько рекомендуемых альтернатив.
• Разъясняйте, как компания зарабатывает деньги и куда они расходуются. Однажды в одной из своих быстрорастущих компаний я проделал это с помощью сотни однодолларовых банкнот. Используя долларовые купюры, я продемонстрировал сотрудникам, на что идут деньги, когда мы получаем заказ на 100 долларов: 50 долларов – себестоимость товара, 20 – зарплата сотрудников, 5 – аренда и так далее. Под конец я показал, что с каждой сотни у нас остается всего 10 долларов.
• Раскрывайте столько, сколько нужно. Используйте выдержку из отчета о прибылях и убытках, чтобы показать общий доход, себестоимость и основные категории расходов. Не называйте зарплату какого-либо конкретного сотрудника или отдела. Благодаря этому нельзя будет определить никого из команды. Проведите сравнение с прошлыми результатами и будущими целями. Владельцам следует ознакомить персонал с балансовым отчетом и сведениями о денежном потоке, когда они хотят сделать акцент на финансовых успехах или потенциальной проблеме. Делитесь информацией в таком формате, который был бы понятен людям, далеким от финансов, например, в виде диаграмм и процентов. Помните, однако, что большинству сотрудников хорошо знакомы чековые книжки, банковские счета и семейные бюджеты.
• Подчеркните конфиденциальность раскрываемой информации. Озвученные цифры ни в коем случае не должны попасть к конкурентам. Однако общие финансовые показатели представляют значительно меньшую ценность для конкурентов, чем прочая секретная информация, доступная сотрудникам. Сюда относятся клиентские базы, спецификации продуктов и процессы.
• Будьте откровенны. Компании должны действовать исходя из того, что в мире с Интернетом и камерами на всех мобильных устройствах осталось крайне мало секретов. Конкурентам не составляет особого труда заполучить конфиденциальную информацию небольшой компании. Ценные сотрудники также ожидают от вас открытости и честности, чтобы формировать культуру поддержки. Однако, если вы полагаете, что раскрытие каких бы то ни было данных навредит бизнесу, вполне приемлемо сказать «нет».
• Собирайте идеи. Плюс такого подхода в различных точках зрения, высказываемых сотрудниками. Они в курсе работы каждого отдела, а конкуренция внутри компании – обычно штука полезная. Как следствие, сотрудники будут ощущать свою причастность к решению, а не просто статьей расходов. Данный метод помогает вскрыть любые проблемы, а не загонять их в глубину.
Наберитесь терпения, поскольку этот процесс занимает долгое время. Начните с раскрытия небольших порций финансовой информации и увеличивайте их по мере того, как сотрудники осознают смысл озвученных данных.
Увольте бухгалтера, который не работает на вас. К сожалению, многие предприниматели воспринимают бухгалтеров как врагов и не рассматривают их как полноправных членов команды. Если к вам это тоже относится, самое время попрощаться с бухгалтером и найти того, кто действительно может вам помочь. Вот некоторые признаки.
• Они не растолковывают финансовые отчеты понятным языком. Вы не понимаете собственные финансовые отчеты, поскольку никогда не пытались в них разобраться. К сожалению, многие бухгалтеры не горят желанием в этом помогать. Они предпочитают держать владельцев бизнеса в неведении на этот счет, демонстрируя своего рода странную власть над ними. Если такое можно сказать о вашем бухгалтере, найдите того, кто сможет доступно разъяснить все нюансы финансовых отчетов. Он также должен научить вас использовать отчеты в вашей бухгалтерской программе, чтобы вы могли самостоятельно получать и анализировать информацию.
• Они не разбираются в конкретной сфере. Хорошо ли они знакомы с вашим бизнесом? Хотя многие компании имеют во многом схожие черты, прежде чем нанимать бухгалтера, всегда старайтесь заручиться рекомендациями от его клиентов, работающих в тех же областях.
• Они не помогают увеличивать налоговые вычеты. Когда вы подписываете налоговую декларацию, то получаете право на применение определенных налоговых скидок для вашего бизнеса. Одни бухгалтеры чересчур снисходительны в этом плане, а другие чересчур жестки. Получите максимум информации от бухгалтера, чтобы принять взвешенное решение. Можно также опросить других коллег, работающих в схожих областях, о применении ими конкретных вычетов.
• Вы можете получить более квалифицированный совет из других источников. Если выясняется, что за более грамотным советом можно обратиться к другому специалисту или к статье, о которой вам должен был бы сказать ваш бухгалтер, самое время поискать нового. Если с вашей стороны поступает больше предложений, чем с его, нужно расставаться.
• Вы боитесь ему звонить, поскольку он берет поминутную оплату. Вы должны оценить общую пользу от расходов на бухгалтера. Если вы дергаетесь из-за стоимости каждой потраченной минуты, то не получаете той пользы, которую заслуживаете. На большинстве предприятий малого бизнеса с оборотом продаж менее 5 миллионов долларов расходы на бухгалтерские услуги не должны превышать 10 000 долларов в год.
• Он не перезванивает своевременно. У него сильно хромает качество сервиса, а документы не готовятся в срок. Такого быть не должно даже в налоговый сезон! Это очень тревожный знак.
Практический пример
Как я потерял миллион долларов
Scitech
В 1980-х годах я получил бизнес-образование в Северо-Западном университете – но при этом любой финансовый отчет представлялся мне китайской грамотой. Это казалось неважным, пока в 1990-х годах я не стал руководить собственной компанией. Мной были допущены все описанные в данной главе ошибки. Самое ужасное, что я не удосуживался регулярно проверять отчеты и, вне всяких сомнений, понятия не имел, как использовать их при управлении бизнесом.
В 1999 году, продав компанию, я потерял 1 миллион долларов из-за того, что не мог прочесть балансовый отчет. Я не понимал, что означает каждая цифра и почему определенные цифры должны были быть положительными. Это снизило стоимость компании при оценке покупателем. Урок усвоен. Прежде чем переключиться на новый бизнес в следующем году, я разобрался в значении каждой цифры в финансовых отчетах!
