Контролируйте увлечение способами отвлечься от работы. Мобильные технологии давно стали определяющей чертой современной жизни как дома, так и в офисе, совсем как КПК или пейджеры 10 лет назад. Смартфоны обеспечивают такую же свободу коммуникации – только умноженную в сто раз благодаря практически повсеместному доступу в Интернет и тысячам дополнительных приложений. Хотя глобальная сеть существенно облегчила общение и передачу информации, она являет собой мощный отвлекающий фактор. Невзирая на обещания содействовать эффективному управлению бизнесом, она с неменьшей легкостью подрывает производительность, превращая бизнес в беспорядочный хаос. Несколько лет назад наличие игр и доступа в Интернет на офисном стационарном компьютере уже было сопряжено с рядом проблем, но сегодня наличие всего этого и многого другого на устройстве карманного размера – настоящий кошмар любого владельца бизнеса. При контролировании смартфонов речь не идет о простоте или этичности. Чтобы уберечь сотрудников от соблазнов, вы обязаны выйти вперед и огласить базовые правила в отношении мобильных устройств в рабочее время.

Разделяйте и концентрируйтесь. Первым делом возникает закономерный вопрос: действительно ли сотрудники нуждаются в смартфонах для работы? Не в экстренных случаях, а для выполнения повседневных обязанностей. Если ответ отрицательный, нет никаких причин позволять им копаться в своих девайсах в течение рабочего дня. Это все равно что болтать с друзьями по телефону вместо того, чтобы работать. К сожалению, пагубное влияние смартфонов проникает практически во все профессии. Я лично наблюдал описанные ниже ситуации.

• Швейцар и охранники в гостинице или жилом комплексе иногда глядят в смартфон вместо того, чтобы наблюдать за проходящими мимо людьми.

• Сотрудники Управления транспортной безопасности проверяют телефоны вместо того, чтобы следить за пассажирами. Я лично сообщал в управление о сотруднике, который одновременно смотрел на монитор сканера в аэропорту и на экран мобильного телефона.

• Уборщицы, которые разговаривают по телефону во время уборки или перевозки тележек с одного места на другое.

• Водители такси, которые постоянно висят на телефоне и, следовательно, вообще не слышат называемого адреса.

• Стюардессы иногда увлечены смартфонами вместо того, чтобы помогать заходящим на борт пассажирам.

• Персонал авиалиний, занимающийся погрузкой багажа, иногда подтыкает телефоны под наушники, изолирующие шум, чтобы говорить по телефону во время загрузки самолета.

Постоянная проверка смартфона мешает концентрации и не создает условий для плодотворного труда. Хотя обладание смартфоном дает, несомненно, множество преимуществ, качественное выполнение работы, как правило, к ним не относится. В 2005 году Hewlett-Packard и Институт психиатрии Лондонского университета завершили исследование, в ходе которого было установлено: если работники постоянно отвлекаются на входящие электронные письма и телефонные звонки, их IQ падает на десять пунктов. Это больше, чем эффект от курения марихуаны! Исследование Мичиганского университета от 2013 года подтверждает, что прерывания на 2,8 секунды вдвое повышают вероятность совершения ошибки. Если пауза длится 4,4 секунды, количество ошибок возрастает втрое. Компания Microsoft выяснила, что сотруднику, ответившему на входящее сообщение, требуется 15 минут, чтобы снова погрузиться в серьезную работу.

Выдавайте отдельный телефон для работы. Использование в рабочих целях личных мобильных устройств является сегодня распространенной практикой среди сотрудников. Но вынужденное использование одного и того же устройства в личных и деловых целях усложняет работу. Не заставляйте персонал использовать собственные смартфоны для работы. Приобретите им специальные аппараты и установите на них только необходимые для работы приложения. Периодически проверяйте, в каких целях они используются, включая электронную почту, текстовые сообщения, звонки и социальные сети. Хотя такое решение может обходиться работодателям чуть дороже и не всегда приходится по нраву работникам, оно окупится повышением концентрации и продуктивности.

Запретите брать телефоны на совещания. Постоянное использование смартфонов превращается в дурную привычку, которая прорастает в корпоративную культуру. В таких компаниях сотрудники то и дело отвлекаются на телефоны во время личных встреч или групповых совещаний. Опять-таки получается, чем бы сотрудник ни занимался в смартфоне, это важнее, чем происходящее в настоящий момент. Порекомендуйте всем сотрудникам оставлять телефоны на рабочих местах или отключать их, приходя на любое собрание.

Потребуйте оставлять смартфоны в карманах. Четко доведите до сведения сотрудников: смартфоны не должны доставаться, за исключением экстренных случаев. На них распространяется политика работодателя в отношении социальных медиа, Интернета и компьютеров. Сотрудники не могут пользоваться ими в рабочее время для личных звонков или общения в социальных сетях. Объясните, что на работе не может быть и речи о частной жизни. Но телефонами можно пользоваться во время перерывов или в специально отведенных местах. Хотя Первая поправка защищает свободу слова от ограничений со стороны правительства, ее действие не распространяется на малый бизнес. Предупредите о конкретных последствиях за использование личных смартфонов на работе, вплоть до увольнения.

Наложите на них запрет. Такой метод становится все более распространенным в американских компаниях. Это удачное решение применительно к сотрудникам, в чьи обязанности входит управление транспортными средствами или сложными механизмами. К тому же телефоны создают проблемы для других сотрудников в офисах типа open space. По результатам исследования, проведенного агентством по подбору персонала Ranstad USA и Обществом управления человеческими ресурсами, 30 % опрошенных назвали звонки мобильных телефонов на работе главным раздражителем. Помните, сегодня телефоны не просто звонят, а издают множество отвлекающих рингтонов.

В некоторых пунктах FedEx запрещены личные мобильные телефоны на работе. Сотрудники транспортного узла в Индианаполисе не имеют права проносить в здание свои телефоны. Согласно Work Life Web 2011 – отчету компании Clearswift, занимающейся информационной безопасностью, 33 % австралийских работодателей запрещают или не одобряют нахождение в социальных сетях в рабочее время. Этот показатель увеличился более чем на 50 % по сравнению с 2011 годом.

Еще одна причина запрета мобильных телефонов – встроенные камеры, поскольку работодатели опасаются кражи интеллектуальной собственности. Смартфоны сотрудников создают дополнительный риск копирования и передачи информации конкурентам или публикации ее в Интернете. Это особенно важно для компаний, имеющих коммерческие тайны. Из-за текстовых сообщений также учащаются случаи сексуальных домогательств, поскольку многие люди с легкостью пишут то, что не решаются произнести вслух.

Если сотрудник весь день сидит за рабочим столом, ему нет никакой надобности доставать смартфон. Он, к примеру, может поискать информацию в Google или поговорить в чате с коллегой со своего рабочего компьютера. Хотя открытый запрет может сперва показаться драконовской мерой, он, как явствует из приведенных выше примеров, используется не так уж редко. Многие другие работодатели наложили запрет на смартфоны, и хотя сотрудники поначалу выражали недовольство, оно быстро улеглось. Обязательно обговорите этот момент во время собеседования. Запрет должен распространяться на личные разговоры, игры, интернет-серфинг, чтение лент в социальных сетях, отправку и получение текстовых сообщений. Несмотря на свою привязанность к телефонам, большинство сотрудников понимает: в рабочие часы их время принадлежит компании. При условии, что ваша политика справедлива и применяется ко всем без исключения, через несколько месяцев она будет восприниматься как норма. Аналогичная политика должна действовать в отношении подрядчиков и прочих временных работников, работающих на вашей территории, а также вас самих и всего руководящего состава. В конце концов, полный запрет – самый простой путь, поскольку у работодателя нет практических способов регулярно отслеживать использование персональных смартфонов, не чувствуя себя при этом как директор средней школы.

По словам консультанта по безопасности Брайана Ирлама, несколько случаев лишения сотрудников мобильных телефонов уже рассматривались в суде.

Поскольку многие используют телефоны для общения с друзьями или родственниками в рабочее время, выдвигается аргумент о том, что ограничение их использования является дискриминацией семейных работников. Один работник строительной компании возбудил судебный иск против своего работодателя по этому поводу и проиграл. Он утверждал, что политика компании по запрету телефонов представляла собой дискриминацию по семейному статусу, поскольку из-за нее его мать, не говорящая по-английски, не смогла с ним связаться. Компания и сотрудник в конечном итоге нашли компромисс: ему дозволялось брать телефон на стройплощадку, только включив режим вибрации и пользуясь им в специально отведенных местах.

Установите правила и замечайте, как повышается производительность. Объясните сотрудникам, почему реализуется данная политика. Приведите в пример другие компании. Сформулируйте правила в письменном виде и включите их в руководство для специалистов по персоналу. Не забывайте об отдельных положениях для сотрудников, в чьи обязанности входит управление транспортными средствами или сложными механизмами. Пусть сотрудники подтвердят, что ознакомились с новым руководством, подписав форму. Не закрывайте глаза на нарушения; соблюдайте установленные правила и не позволяйте сотрудникам избегать заранее оговоренных последствий. Через три месяца проанализируйте данные о повышении продуктивности. Результаты вас удивят.

Посылайте недвусмысленный сигнал клиентам. Подумайте, какое впечатление на клиентов производят сотрудники, ковыряющиеся в смартфонах. Вместо того чтобы демонстрировать приветливость и готовность помочь, они словно говорят: «Я занят, не беспокоить». Так ни в коем случае нельзя обращаться с человеком, желающим вести с вами дела. Когда сотрудники не поглощены смартфонами, они могут сосредоточиться на общении и привлечении клиентов: лично, в сети, по телефону или электронной почте.