Как выйти из тупика
Остановитесь и подумайте, действительно ли срочное дело такое уж срочное. Им и вправду нужно заняться прямо сейчас или оно только кажется срочным и критическим из-за царящей вокруг него шумихи? А может, вы просто ищите предлоги увильнуть от запланированных целей? Подумайте, может ли кто-то другой взять на себя решение этой неотложной проблемы. Она требует вашего личного внимания лишь в том случае, если разобраться с ней, кроме вас, больше некому и по важности превосходит все расставленные на сегодня приоритеты.
Стремитесь к минимальным достижениям. Все верно, к минимальным достижениям. Вечером выберите два дела, которые обязательно нужно выполнить на следующий день, чтобы он был не просто занятым, но и продуктивным. Всегда начинайте с самых важных и неприятных заданий. Очень важно ставить перед собой два задания, поскольку с одним можно расправиться быстрее, чем ожидалось, или в процессе его выполнения выяснить, что в тех или иных аспектах оно зависит от другого лица. Если на выполнение задания требуется более 90 минут, разбейте его на мелкие этапы. По завершении выбранных двух заданий день считается продуктивным, что бы ни случилось.
Составляйте списки того, что делать не нужно. От большинства списков дел, которые нужно выполнить, нет ни малейшего проку. Люди обычно склонны неделя за неделей и месяц за месяцем переписывать одни и те же задания. Чтобы от подобных списков была польза, первым делом нужно вычеркнуть все, что противоречит списку. Если то или иное задание не является главенствующим приоритетом на сегодня, то оно либо не вносится в список, либо поручается другому члену команды. Определившись с главенствующими приоритетами, разделите их на задания, телефонные звонки и электронные письма. Работайте над группами дел. Как еженедельно напоминал своим менеджерам Стив Джобс, чтобы быть продуктивным и инновационным, нужно концентрироваться на меньшем, а не на большем.
Откажитесь от многозадачности. Весьма заманчиво трудиться над несколькими делами одновременно, в особенности при нескончаемом потоке работы. Но помните: распыление внимания ослабляет умственную деятельность. Полностью концентрируйтесь на каждом задании, и вы не только быстрее с ним разделаетесь, но и избавите себя от стресса. Отключите телефон и все уведомления электронной почты и социальных медиа. Вы сами решаете, когда уделять им внимание, а не они своими сигналами настойчиво его требуют.
Замедлите поток. Составляя план на день, вспомните мою любимую дзен-притчу.
Два монаха сидят на берегу реки, беседуя о невероятной силе мастеров дзен. Первый монах говорит: «Мой мастер дзен настолько силен, что может перейти эту реку без моста». Второй монах отвечает: «Это ерунда, мой мастер дзен настолько силен, что когда колет дрова, то колет дрова. А когда готовит рис, то готовит рис».
Прежде чем удивляться, что же означает сия притча, перечитайте ее еще раз. Второй монах говорит о невероятной силе, которая проявляется в умении сосредоточиваться на одном деле и выполнять его максимально качественно. Это становится все труднее по мере того, как мир наполняют бизнесмены, совершенно неспособные концентрировать внимание. Вспомните последний раз, когда вам удалось сосредоточиться на одном деле. Вы читаете эту книгу и параллельно занимаетесь еще чем-то? Вот вы и попались!
В мире молниеносной коммуникации это невероятно трудно, поскольку мелкие компании уверены, будто качественный сервис предполагает моментальное реагирование. В реальности жизнь протекает медленнее, чем вам кажется. Различные каналы коммуникации требуют разных сроков ответа. Например:
• телефон: в течение 24 часов;
• текстовое сообщение: в течение часа;
• электронное письмо: в тот же рабочий день;
• комментарии в блоге: в течение 4 часов;
• комментарии в социальных медиа: в течение 4 часов;
• почта: в течение 24 часов.
Самая эффективная стратегия – заранее обговорить с клиентом правила коммуникации. Проблема в том, что, если вы сами не обозначите разумные рамки, покупатели поставят вас перед фактом. Например, предупредите их, что на звонки и электронные письма, поступающие до 15:00, вы отвечаете в тот же день. Сделать это можно с помощью либо автоматического телефонного сообщения, либо электронного автоответчика. Подбирайте кадры для этих каналов коммуникации в таком количестве, какое было бы прибыльно для вашего бизнеса в долгосрочном плане. Если вы не обладаете финансовыми ресурсами, позволяющими отвечать в указанный промежуток времени, не предлагайте данное средство связи в качестве канала коммуникации.
Остановитесь, примите решение и действуйте. Большинство решений принимаются чересчур поспешно, а оставшееся время мы пытаемся найти им оправдания, прежде чем объявить о своих намерениях. Прекратите суетиться. Не торопитесь, примите обдуманное, взвешенное решение и продвигайтесь мелкими шажками. Как говорилось в предыдущих главах, помните: успешные компании не рискуют по-крупному, а терпеливо движутся к поставленной цели шаг за шагом.
Каждое электронное письмо читайте по одному разу. Сколько у вас писем в папке «Входящие» прямо сейчас? Если больше 25, перечитайте данный абзац дважды. Чтобы повысить производительность, необходимо читать каждое электронное письмо только один раз и сразу же его обрабатывать. Если этого не делать, вы будете перечитывать одни и те же сообщения по несколько раз, чтобы отыскать нужное для работы. Прочтя новое письмо, незамедлительно отреагируйте на него: удалите, напишите ответ, подшейте или отметьте флажком для последующих действий. Можно настроить правила сортировки входящих электронных сообщений, с тем чтобы определенные письма, работать с которыми вы предпочитаете позднее, сразу попадали в отдельную папку.
Не приходите на собрание неподготовленным. Хотя для малого бизнеса совместная работа чрезвычайно важна, на неплодотворных собраниях теряется очень много времени. Перед каждым собранием продумайте следующие четыре пункта.
1. Повестка дня: что будет обсуждаться? Цель собрания?
2. Установите временные рамки: когда собрание начнется и закончится? Уважайте время других людей и не задерживайтесь дольше обозначенного времени.
3. Не сидите: собрания, проводимые стоя, заканчиваются быстрее и не менее продуктивны.
4. План действий: определите, что и в какой срок должен выполнить каждый участник.
Делегируйте свои обязанности другим членам команды. Максимально рационально использовать свое время можно только с помощью делегирования. Самая серьезная проблема в том, что многие владельцы малого бизнеса и менеджеры совершенно не умеют этого делать и, как следствие, работают дольше и напряженнее большинства сотрудников.
Известное исследование, проведенное Гарвардским университетом, под названием «Кто получает деньги?» показывает, что в течение рабочего дня руководители располагают ограниченным запасом времени для осуществления всех своих функций. Выделяют три типа времени, находящегося в распоряжении руководителей: время, назначенное начальником, используемое для выполнения заданий, сформулированных вышестоящим начальством; время, назначенное системой, используемое для выполнения заданий от коллег или корпоративной бюрократии; и время, назначенное самостоятельно, используемое для выполнения заданий, которые руководители выбирают себе сами.
Время, назначенное самостоятельно, делится на две категории. Первая – время, назначенное подчиненными, которое используется для выполнения заданий от подчиненных, зачастую это помощь в решении тех или иных рабочих вопросов. Вторая – это время на свое усмотрение. Время, назначенное подчиненными, нередко заметно сокращает время на свое усмотрение, и чрезмерная его перегрузка приводит к постоянной задержке в выполнении несрочных (но тем не менее важных) заданий.
Чтобы максимально высвободить время на свое усмотрение, необходимо свести к минимуму время, отводимое на подчиненных. Когда подчиненный приходит к руководителю с проблемой, естественная реакция последнего – тут же переложить эту проблему на свои плечи. Происходит смена ролей: подчиненный ожидает от руководителя действий, которые позволят ему уменьшить объем своей работы в расчете на помощь сверху. Как следствие, руководителю приходится тратить драгоценное личное время.
Руководителям очень важно понимать, как помогать подчиненным с решением проблем, не забирая у тех инициативу. Практическое решение: выделить в графике время на общение с подчиненными и разбирать проблемы при личной встрече. Таким образом руководитель успешно корректирует ситуацию, а затем озвучивает сотрудникам задания или предложения на период своего отсутствия. Он высвобождает время, которое может использовать по своему усмотрению, способствует лучшей организованности рабочего процесса и стимулирует заинтересованность и самостоятельность у команды.
Живите по принципу «сделанное лучше идеального». Победители любое дело доводят до конца. Может быть, не все им удается довести до идеала, но они могут оценить свои действия и корректировать курс, с тем чтобы достичь поставленных целей.
Практический пример
Борьба с зависимостью от социальных медиа
AppleСheeks
Илана Гростерн была обычной матерью троих детей до того, как открыла онлайновый магазин AppleCheeks, продающий товары для ухода за детьми и специализирующийся на подгузниках. И хотя Интернет помог Илане стать предпринимателем, он навесил за нее еще один ярлык: зависимая.
Гростерн не пристрастилась к наркотикам, не была она и алкоголиком. По ее собственному признанию, она зависима от социальных медиа. Илана утверждает, что когда не сидит в социальных сетях, то «активно зациклена» на них, постоянно мучаясь от ощущения, что она упускает что-то важное. Проблема достигла таких серьезных масштабов, что она перестала спать по ночам и даже обращать внимание на детей, поскольку непрерывно пребывала мыслями в киберпространстве, от которого ее отделяла всего пара щелчков мышки.
Как же так вышло? Гростерн считает, что «при отсутствии четкой границы между активностью в социальных сетях и бизнесом довольно трудно убедить себя в том, что, не находясь онлайн круглые сутки, я не обрекаю себя на провал».
Этот страх типичен для предпринимателей. Очень легко спутать себя с бизнесом. Однако бизнесу передышки не нужны, а вот человеку, им управляющему, без отдыха не обойтись. Отключаться от окружающего мира – и особенно социальных сетей – не только можно, но и в обязательном порядке нужно.
Гростерн поклялась взять под контроль свое пристрастие к социальным сетям и сдержала слово. Вот несколько приемов, которые помогли ей справиться с зависимостью.
Регулярно занимайтесь физическими упражнениями. Физическая нагрузка снабжает организм допамином и эндорфинами, теми самыми химическими веществами, что вырабатываются в мозгу во время использования социальных сетей. Альтернативные источники этих химических веществ ослабляют желание проверить Facebook или Twitter.
Установите жесткие рамки рабочего дня. После окончания работы Гростерн выключает компьютер и мобильные устройства. Это не только не дает ей попусту растрачивать время отдыха, но и помогает сохранять продуктивность в течение дня.
