Встреча

– Сначала давайте поговорим о регулярных встречах, – приступил к объяснению Фил. – В качестве примера возьмем, пожалуй, Салли. Подозреваю, что она – именно тот человек, которого вам приходится видеть особенно часто.

На устах Хелен заиграла улыбка.

– Если десять раз в день считается «часто», то я, пожалуй, соглашусь.

– Принято, – Фил показал Хелен большой палец. – А поскольку вы встречаетесь с Салли не один раз в день, осмелюсь предположить, что на ваши регулярные встречи ежедневно уходит не менее тридцати минут.

– Вы уверены, что так мало? – спросила Хелен. – Каждый день мы проводим с ней гораздо больше времени.

Фил спокойно продолжил, словно заранее знал, о чем его спросит Хелен.

– Заметьте, что, поскольку вы обычно переключались между задачами, время, которое вы проводили с Салли до этого момента, было крайне неэффективным. Вы наверняка тратили на разговоры вдвое больше времени, чем вам действительно было необходимо.

– Если не больше, – фыркнула Хелен.

Фил улыбнулся в знак согласия.

– Я беру тридцать минут в день всего лишь условно. Вы запросто можете изменить это число, в зависимости от обстоятельств.

Но вернемся к встречам. Если бы вы могли проводить тридцатиминутную встречу с Салли каждый день, в какое время это сделать лучше всего? Какое время удобно для вас обеих?

Хелен задумчиво постучала по столу пальцем.

– Ну, думаю, это наверняка примерно через час после прихода Салли на работу. Обычно именно в это время она начинает подыскивать всевозможные срочные и крайне неотложные вопросы, которые просто необходимо мне задать, поэтому пусть будет 10 часов утра.

– Отлично. – Фил записал на листе блокнота под пунктом «Повторные встречи»: один раз ежедневно, по 30 минут, 10:00. – Вы только что создали для Салли когда. Как только вы начнете действительно практиковать с ней такие ежедневные встречи, она уже будет точно знать, когда можно ожидать возможности с вами поговорить.

– О, я понимаю, – вставила Хелен.

– Эта простая встреча способна на настоящие чудеса. – Фил заговорил более оживленно. – Как только мои клиенты начинают практиковать такие встречи со своими сотрудниками, частота переключения между задачами у них значительно снижается. А случайные прерывания постепенно прекращаются. Почему это происходит, как вы думаете?

Фил терпеливо подождал, пока Хелен обдумает свой ответ.

– Могу предположить, – неуверенно начала она. – Салли, например, в таком случае точно бы знала, что у нее будет возможность со мной поговорить. Она придерживала бы большую часть своих вопросов до этой встречи. Я права?

– Да, вы все поняли правильно, – сказал Фил одобрительно. – Конечно, в случае действительно крайней необходимости она предупреждала бы вас о происходящем заранее, не дожидаясь плановой встречи. Между тем основную часть того, что происходит в бизнесе в течения дня, по сути, не так уж необходимо срочно выполнять. Нормальные рабочие моменты начали восприниматься вашими сотрудниками как нечто чрезвычайное только из-за страха, что им никогда не удастся обсудить их с вами.

Весь секрет в том, что нужно быть готовым к этим встречам и иметь под рукой систему, позволяющую заранее знать о том, что вы будете обсуждать. Правда, это уже предмет разговора для другого дня.

– Мне что, предстоит распланировать регулярные встречи с каждым сотрудником моей компании? – засмеялась Хелен. – Мне же только этим и придется заниматься!

Фил улыбнулся.

– На самом деле вам нужно планировать такие встречи только с теми людьми, которые вам непосредственно подотчетны или постоянно задают вам вопросы, – он написал под определением один раз ежедневно слова непосредственно подотчетные и постоянные вопросы.

– И как часто нам нужно встречаться? – спросила Хелен.

– С теми, кто на данный момент отвлекает вас от работы всего один раз в день, может быть достаточно одной встречи в неделю. Или даже меньше, – ответил Фил.

– Я так понимаю, что чем больше тем или иным сотрудникам требуется внимания, тем чаще нужно с ними встречаться, – подытожила Хелен.

– Именно так, – сказал Фил. – Тем не менее большинство моих клиентов обнаружили, что сотрудникам, которые непосредственно им подотчетны, просто идеально подходят встречи продолжительностью в один час дважды в месяц.

Ожидание

Хелен смотрела на Фила с растущим интересом во взгляде.

– Хорошо, а теперь расскажите мне о втором пункте. Вы написали: задайте четкое ожидание своей доступности.

– Правильно, – продолжил Фил. – Этот пункт относится к прерываниям, которые не являются срочными, но исходят от людей, с которыми вы не проводите регулярных встреч: неожиданным телефонным звонкам, случайным вопросам, визитам мимоходом и т. п.

Хелен проворчала:

– Так, на это обычно уходит примерно половина моего рабочего дня. Как же мне задать ожидание, когда так много моего времени по сути бессистемно?

– Возможно, вы видели таблички, висящие на дверях некоторых магазинов и офисов, на них написано «Вернемся в…» и указано то или иное время? – спросил Фил.

– Вы имеете в виду таблички с маленькими часовыми стрелками, которые можно переводить? – спросила Хелен.

Фил кивнул.

– Конечно, – сказал она. – Одна такая висит на двери моего парикмахерского салона.

– Замечательно. Какова цель таких часов? – спросил Фил. – Они задают ожидание, верно? Даже большинство крупных розничных сетей обзавелись табличками, отображающими часы работы их магазинов. По сути, я предлагаю вам, Хелен, расписать свои персональные часы работы. Когда вы персонально открываетесь для бизнеса?

– Что вы имеете в виду? – спросила Хелен. – Если люди будут знать, когда я готова их принять, то будут просто ждать этого времени, чтобы поговорить со мной?

– Большей частью, – ответил Фил. – На самом деле людей нервирует и заставляет отвлекать вас не ваша недоступность. Волноваться их заставляет скорее неопределенность по поводу того, когда у них будет шанс поговорить с вами. Поскольку ваши сотрудники не имеют ни малейшего понятия о том, когда вы открываетесь для бизнеса, то и стучатся в вашу дверь с утра до вечера.

Сложнее всего будет самый первый раз, когда вы обманете ожидания людей.

– Понимаю, – сказала Хелен сама себе. – Поскольку я позволяла людям отвлекать меня уже довольно долго, они будут противиться переменам. Я ведь делала все не так.

– Не «не так», Хелен, – поправил Фил. – Просто не очень эффективно. – Он наклонился к полу и поднял свой портфель. Он открыл его, порылся там немного, а потом извлек на свет тонкую пластиковую табличку с часовыми стрелками. – К счастью, у меня есть с собой одна из таких табличек для вас, Хелен. Считайте это подарком. Просто вешайте ее на свою дверь каждый раз, когда не хотите, чтобы вас беспокоили. Не забывайте только указывать время, когда будете доступны.

Многозадачность? Я и двух вещей не могу делать за раз. Да я и одну вещь за раз не могу делать.

Хелена Бонэм Картер

Хелен рассмеялась.

– Вот здорово! Спасибо вам!

– Всегда пожалуйста.

После небольшой паузы Хелен продолжила:

– А как насчет телефонных звонков? Если вы помните, для меня было большой проблемой переключаться между задачами.

Фил посмотрел на часы, затем достал свой мобильный телефон и начал набирать номер.

– Прямо сейчас я звоню одному своему клиенту. – Фил включил в телефоне громкую связь. – Слушайте.

После четвертого гудка раздался довольно приятный, интеллигентный мужской голос:

– Привет, это Джеймс. Вы попали на мою голосовую почту, а это означает, что в данный момент я, вероятно, встречаюсь с кем-то из клиентов. Я часто проверяю свои сообщения, обычно в 10:00, 14:00 и 16:00. Поэтому, если вы оставите сообщение, я непременно постараюсь связаться с вами еще до конца дня. Спасибо!

Фил отключился.

Хелен воскликнула:

– Здорово! Неужели он действительно это делает? Отвечает на пропущенные звонки в указанное время? И его клиенты воспринимают это нормально?

Фил свел ладони вместе и с улыбкой кивнул.

– Он следует этому расписанию каждый день. Поначалу, правда, это стало для его коллег и клиентов немалым сюрпризом, особенно потому что раньше он был совершенно безалаберным типом.

– Не большим, чем я, – проворчала Хелен.

– На самом деле, худшим, – произнес Фил резко. – Он постоянно работал в авральном режиме, переключаясь со звонка на звонок и от одного прерывания к другому. Он был просто идеальным образцом переключения между задачами.

Хелен была потрясена и не знала, что на это сказать.

– Однако сейчас те же самые коллеги и клиенты прониклись к нему гораздо большим уважением. Они привыкли полагаться на него, как на очень надежного человека. Ведь он своевременно отвечает на каждый пропущенный звонок. Он просто не старается ответить одновременно на все посреди встречи или во время просмотра электронной почты.

Настоящим спасением для него (а в перспективе и для вас, Хелен) стало то, что он научился использовать свой календарь, чтобы заранее определить, когда он собирается разобраться с «прерывателями» его рабочего дня.

– Он не переключается между задачами, – произнесла Хелен тихо.

Фил кивнул.

– Существует одна иллюзия, в которую верят многие люди, – продолжил он. – Это предположение, что современные технологии: сотовые телефоны, электронная почта, факсы, текстовые сообщения и все самое новое – делают нас более продуктивными. Правда же заключается в том, что эти вещи могут сделать нас продуктивными только в том случае, если мы научимся их контролировать. Они – слуги. Мы – хозяева. Если мы не будем сами планировать свое расписание и беречь свое время, то позволим потоку информации захлестнуть себя с головой.