ПРОЧИЕ
Часть 4
МАСТЕР-КЛАСС
В предыдущих главах я подробно описал процесс выбора подходящих типов диаграмм для визуализации количественной информации и предложил визуальные концепции и метафоры для иллюстрации неколичественных идей. Возможно, вам (как многим) освоение этих навыков дается нелегко. Не отчаивайтесь: просто на это нужно время, терпение и, самое главное, — практика, практика и еще раз практика. Именно этому посвящен данный раздел.
Он состоит из трех частей:
- Ряд диаграмм для бизнеса, использовавшихся в реальных ситуациях.
- Задание улучшить их.
- Предлагаемые варианты улучшения, которые помогут передать нужную информацию быстрее и точнее.
Постарайтесь не поддаваться соблазну забегать вперед, чтобы увидеть мое решение. Изучите диаграммы и набросайте свой вариант улучшения. Затем сравните свои идеи с моим решением и его обоснованием.
Выполняя это задание, помните: я вовсе не утверждаю, что мой ответ — лучший. Я твердо уверен, что ваш ответ может оказаться таким же эффективным. Здесь важно, чтобы вы посмотрели на решение критическим взглядом и определили, что нужно изменить.
Имейте в виду, что вовсе не обязательно выполнять эти упражнения именно в том порядке, в котором они приводятся. Вы можете начать с любого из них и переходить к упражнениям до или после него, возвращаться к какому-то примеру снова и снова при появлении новых идей. Надеюсь, после нескольких упражнений вы придете к выводу, что такая игра с диаграммами — весьма увлекательное занятие.
Начиная путешествие по страницам этого раздела, вы заметите, что примеры расположены бессистемно. Это для того, чтобы вы сохраняли внимательность. А для начала я представлю вам несколько широких категорий решений для диаграмм и изображений.
Эти решения вовсе не являются полными и окончательными. Я назвал их так:
- Лучше упростить
- Лучше показать больше
- Лучше сделать по-другому
- Лучше проявить изобретательность
ЛУЧШЕ УПРОСТИТЬ
Очень часто требуется удалить с диаграммы подробности, которые мешают передать нужное сообщение. Это не всегда легко, ведь выступающие часто стремятся дать аудитории как можно больше информации. Но это желание заставляет их перегружать изображение излишними деталями, и в результате слушатели усваивают и запоминают очень мало.
Чтобы прийти к решению «Лучше упростить», тщательно обдумайте, что именно вам нужно сообщить на диаграмме, и отбросьте все, что отвлекает от этого сообщения.
Рассмотрим пример. На верхней диаграмме сообщается, что поливинилхлорид (ПВХ) — самый дешевый полимер, и в доказательство этого приводятся все данные, собранные в процессе решения проблемы. Возможно, эта диаграмма подошла бы для бумажного документа, который читатели смогли бы изучать достаточно долго. Но для показа на экране ее нужно значительно упростить.
Вот вопросы, которые вы могли бы себе задать:
- Нужно ли подтверждать одно и то же сообщение двумя критериями стоимости: в центах за фунт и в центах за кубический дюйм?
Нет. Хватит и центов за фунт.
- Обязательно ли показывать числовые данные в конце каждой линейки?
Нет. Достаточно показать соотношения с помощью шкалы.
В дополнение к этим изменениям я поменял последовательность линеек: расположил их по убыванию цены, чтобы лучше показать место ПВХ. Эта новая диаграмма, где меньше данных, привлекает внимание к сообщению, что ПВХ стоит меньше остальных полимеров.
ЛУЧШЕ ПОКАЗАТЬ БОЛЬШЕ
Иногда для достижения цели вашей презентации требуется сохранить подробности, которые пришлось бы исключить при решении «Лучше упростить». Поэтому вы опять втискиваете в один слайд слишком много данных и надеетесь, что сможете все их объяснить своей аудитории.
Но я в этом случае предлагаю такое решение: не удалять подробности, а представлять их небольшими частями, которые легко будет усвоить. Конечно, количество слайдов увеличится, но помните:
«Презентация пяти идей на одном слайде и одной идеи на пяти слайдах занимает одинаковое время».
Пример ниже иллюстрирует это утверждение.
На рисунке показано, как эта информация была передана на бумаге. Такая диаграмма могла бы стать эффективной в качестве раздаточного материала, ведь у читателей было бы достаточно времени, чтобы в ней разобраться.
Но во время презентации на экране процесс передачи сообщения контролирует докладчик, и я бы предложил в данном случае раздробить информацию на шесть простых слайдов: на каждом подход конкурента сравнивается только с одним из компонентов бизнес-системы.
Еще одна выгода этого подхода состоит в том, что аудитория сосредоточивается на ваших идеях поочередно, по мере их презентации. Исключается риск того, что слушатели будут смотреть не на то, о чем вы рассказываете.
Кроме того, благодаря уменьшению количества информации на каждом слайде мы можем использовать более крупный шрифт, что позволит рационально использовать свободное пространство и обеспечит легкость прочтения.
ЛУЧШЕ СДЕЛАТЬ ПО-ДРУГОМУ
В некоторых случаях приходится полностью отказаться от прежней формы диаграммы и применить совершенно другую форму, которая больше подходит для данных и сообщения, которые мы пытаемся передать.
Например, следующая диаграмма, несомненно, проста, но мне трудно понять ее сообщение. А вы можете разобраться, не читая данные над столбцами, растут или падают показатели стран? Кроме того, есть ли какая-то логика в последовательности их перечисления?
В случае с такими диаграммами полезно вернуться к матрице, приведенной в начале этой книги, и определить, какой тип диаграммы будет эффективнее. Здесь мы сравниваем, как со временем меняются размеры прибыли шести стран. Для временного сравнения часто подходит гистограмма; но если вместо нее использовать график, увеличить шкалу и расположить страны в порядке убывания прибыли, то тенденции становятся яснее. Теперь аудитория сможет быстро увидеть, в каких странах прибыль выше всего и каковы тенденции.
ЛУЧШЕ ПРОЯВИТЬ ИЗОБРЕТАТЕЛЬНОСТЬ
Я первым признаю, что иногда простого текстового слайда достаточно для того, чтобы передать сообщение. С другой стороны, проявив изобретательность, вы сможете подать нужное сообщение в более интересной форме, что способствует лучшему его пониманию. Именно в этом и заключается суть данного решения.
Например, на первом рисунке дан список рекомендуемых шагов для планирования бизнес-презентации. Но так как в данном случае не существует фиксированного порядка этих шагов и все они независимы, я бы предложил изображение пазла: мне кажется, оно поможет лучше запомнить эти шаги.
Более того, этот пазл можно использовать как оглавление или «страницу-указатель», чтобы провести аудиторию по разделам вашего повествования. Добавляйте элементы пазла по мере того, как вы переходите от одного шага к другому. А в конце покажите пазл целиком, и тем самым вы подведете итог главным пунктам рассказа.
