Книга: Делопроизводство. Подготовка служебных документов

Назад: Глава 50 Удостоверение (командировочное)

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов [211]

2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и правила оформления документов, основанные на законодательных и иных нормативных правовых актах.

2.3.2. При изготовлении бланков документов могут использоваться изображения Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба муниципального образования, эмблемы организации (товарного знака).

2.3.3. Государственный герб Российской Федерации является официальным государственным символом Российской Федерации.

Изображения гербов, помещают на бланках управленческих документов организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации».

2.3.4. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Например, город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законодательством города Москвы: законом города от 1 февраля 1995 г. № 4-12 «О гербе и флаге города Москвы», другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование изображения герба города Москвы допускается:

♦ органами исполнительной власти города, в том числе двойного подчинения;

♦ окружными управлениями (отделениями) органов исполнительной власти города;

♦ районными управлениями органов исполнительной власти города;

♦ органами власти района – районной управой;

♦ представительствами органов исполнительной власти города;

♦ комиссиями, советами и другими рабочими органами, созданными Правительством Москвы или Премьером Правительства Москвы, а также комиссиями и иными рабочими органами, созданными Мэром Москвы.

2.3.5. На бланках муниципальных образований (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. Требования к изображению символики муниципального образования (органов местного самоуправления) устанавливаются Федеральным законом «Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации», уставом муниципального образования и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба или эмблемы размещают преимущественно на бланках нормативных правовых актов (устав, положение, постановление, приказ и др.), на фирменных бланках писем, иных особо важных документов по усмотрению организации.

2.3.6. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках документов организаций в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 1992 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров».

Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) – утвержденное при регистрации символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации. Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

2.3.7. Коды организации – автора документа служат для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом идентификации документа.

Коды организации проставляются на бланках документов в составе справочных данных об организации.

В бланках проставляется код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), по ОКОГУ (Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления), Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со Свидетельством о государственной регистрации юридического лица.)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Коды организации проставляются преимущественно в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики, при электронной передаче документов.

При необходимости коды организации могут быть проставлены и на иных управленческих документах.

2.3.8. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа и одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Код формы документа проставляется преимущественно при использовании в организации автоматизированных технологий документирования и документооборота, а также при использовании унифицированных форм документов, как входящих в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД), так и прошедших унификацию внутри отрасли, объединения, предприятия и включенных в локальный классификатор с присвоением унифицированной форме соответствующего локального (отраслевого) кода. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Код формы проставляется на бланках используемых унифицированных форм. На бланках писем, распорядительных документов, справок, заявлений и т. п., не прошедших унификацию, код формы не проставляется.

2.3.9. Наименование организации – автора документа является обязательным реквизитом каждого документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Организация имеет полное и сокращенное наименования на русском языке. Наименование включается в состав бланка документа или печатается, если документ оформлен не на бланке.

Организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный национальный язык субъекта Российской Федерации, могут печатать на бланках наименование организации – автора документа на русском языке или на двух языках – на государственном языке субъекта Российской Федерации и русском языке в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 1998 г. № 236-ФЗ «О языках народов РСФСР» (с изм. на 17 декабря 2003 г.).

2.3.10. Организация может иметь, кроме полного, сокращенное название, если оно закреплено в учредительных документах и зарегистрировано. Сокращенное наименование помещается на бланке документа ниже его полного наименования.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке (на одном уровне), если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

2.3.11. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, ниже наименования организации.

2.3.12. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги по форме бланка; если совместные документы издаются организациями систематически, возможно изготовление соответствующих совместных бланков.

2.3.13. Справочные данные об организации содержат сведения, необходимые при информационных контактах и для определения в нужных случаях места составления документа. Наибольшее количество справочных реквизитов используется в письме, телеграмме, электронном письме.

Справочные данные могут содержать почтовый или юридический адрес; местонахождение (город, поселок, страну); номера телефонов для связи; коды организации и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, ОГРН, идентификационный номер ИНН/КПП, адрес электронной почты и др.).

Для распорядительных документов, протоколов, актов и т. п. обязательным является указание населенного пункта, в котором находится организация. Место издания на бланке не указывается, если оно включено в название организации – Саратовский государственный университет имени П. А. Столыпина.

Справочные реквизиты располагаются на бланке документа.

Почтовый адрес проставляется в соответствии с действующими почтовыми правилами: название улицы, номер дома, название населенного пункта, название республики, края, области, почтовый индекс.

2.3.14. Установлены следующие обязательные реквизиты оформления документов:

♦ наименование вида документа;

♦ дата документа;

♦ подпись документа;

♦ регистрационный номер документа;

♦ авторство документа (указывается в бланке).

2.3.15. Наименование вида является обязательным реквизитом документа. Наименования распорядительных документов, издаваемых организаций,

должны соответствовать ее компетенции, установленной положением (уставом) о ней. При подготовке унифицированных форм распорядительных документов, включенных в ОКУД или табель унифицированных форм документов, должны использоваться соответствующие названия.

Наименования видов других документов, используемых в организации при решении определенных задач, устанавливаются в инструкции по ДОУ и табеле унифицированных форм документов.

Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.3.16. Дата документа – это дата принятия решения, зафиксированного в документе. Датой документа преимущественно является дата его подписания, а для утверждаемых документов – дата утверждения. Датой протокола является дата заседания (принятия решения), датой акта – дата события, датой постановления, приказа, письма – дата подписания.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Датой протокола, акта является дата проведения заседания; дата события печатается на документе при его подготовке.

Установлены два способа проставления даты: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, 25.06.2004.

При словесно-цифровом способе проставления даты день месяца пишется двумя цифрами, месяц – буквами, год – четырьмя цифрами.

Например, 05 января 2004 г.

Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, обязательно.

При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами.

В международных стандартах допускается цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2004.07.07 или 20040707). Действующий ГОСТ Р6.30-2003 допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Если на бланке предусмотрено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено, дата проставляется ниже подписи.

2.3.17. Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

♦ не на бланке организации:

Вице-президент личная подпись А. И. Шабанов

ОАО «Софинтер»

♦ на бланке организации:

Вице-президент личная подпись А. И. Шабанов

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А. Н. Сокова

Личная подпись А. С. Красавин

Личная подпись О. И. Рысков

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и. о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица.

Использование факсимильной подписи определяется распорядительным документом организации, в котором устанавливается: чья факсимильная подпись в организации может использоваться как аналог собственноручной подписи; в каких случаях ставится факсимильная подпись и кто проставляет факсимильную подпись.

Как правило, рекомендуется проставлять факсимильную подпись руководителя на рассылаемых приглашениях, поздравлениях и подобных документах. Подлинный экземпляр такого документа должен иметь личную подпись руководителя.

Удостоверение подлинности электронного документа (ЭД) осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности ЭД посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи».

2.3.18. Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом документа. Регистрационный номер состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который может быть дополнен по усмотрению организации буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ, индексом дела по номенклатуре дел, условным обозначением корреспондента, способа доставки документа (эп – электронная почта, факс, тф – телефон и т. п.) или автора, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых под соответствующими названиями организаций или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

2.3.19. Ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем-ответов, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т. п.), или документов – отчетов о выполнении поступивших поручений. Сведения в реквизит переносятся с инициативного документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной справочной информации.

2.3.20. Реквизит Адресат используется преимущественно в различных формах переписки. Управленческие документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Наименование адресата-организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее наименования организаций и их справочных данных являются условными):

Корпорация «Квант»

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже; его инициалы указываются перед фамилией, например:

Генеральному директору

ЗАО «Универсал»

К. Б. Головину

или

АО «НИКФ»

Главному бухгалтеру

А. С. Елашову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрациям районов

Ленинградской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома «Регионпресс»

М. Ю. Игнатьеву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам: в этом случае в организации целесообразно применять списки рассылки, электронные адресные шаблоны или конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

♦ наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

♦ название улицы, номер дома, номер квартиры;

♦ название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

♦ название области, края, автономного округа (области), республики;

♦ страна (для международных почтовых отправлений);

♦ почтовый индекс.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Рысковой О. Ю.

Ул. Энгельса, д. 6, кв. 31, г. Химки,

Московская обл., 141400

2.3.21. Утверждение документа.

Документ утверждается руководителем организации или специально издаваемым распорядительным документом. Распорядительный документ рекомендуется издавать в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных действий и предписаний.

Утверждаемый документ должен быть полностью оформлен (обязательно подписан).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Мосхлебзакупка»

Личная подпись: В. А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ОАО «Офисная мебель»

Личная подпись: Л. В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ ИЛИ УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

акционеров от 15.11.2004 № 3

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.10.2004 № 22

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

2.3.22. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, может включать фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Срок исполнения указывается в форме даты; инициалы исполнителей могут проставляться перед фамилией, например:

О. М. Ковалеву

С. А. Шевцовой

Прошу подготовить проект договора

с компанией «Нефтехим» к 15.03.2004

Личная подпись

01.03.2004

При наличии нескольких исполнителей основным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.3.23. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

♦ о чем (о ком)? например: Приказ о переходе на упрощенную систему налогообложения;

♦ чего (кого)? например: Должностная инструкция специалиста.

Заголовок может содержать две основных части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например: « О подготовке проекта договора».

Заголовок составляет исполнитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

2.3.24. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль за ходом его исполнения в установленные сроки.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Сроки исполнения определяются руководителем службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) на основании сроков, установленных:

♦ законодательством;

♦ организацией, направившей документ;

♦ распорядительным документом руководителя организации или указанных в резолюции.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах, требующих особого индивидуального контроля.

2.3.25. Отметка о наличии приложения к служебному письму оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет

вид:

Приложение: на 6 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 8 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования

на 7 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Образец визитных карточек в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо ЗАО «Универсал» от 05.06.2004 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложение к распорядительному документу (приказ, распоряжение, инструкция и др.) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Генерального директора

АО «Сигма»

от 05.06.2004 № 31

Если приложение одно, порядковый номер не указывается. Допускается отметку о приложении печатать прописными буквами, а также центрировать относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора

ООО «Запад»

от 05.06.2003 № 37

Если приложение к распорядительному документу утверждается распорядительным документом и имеет самостоятельное значение, отметка о приложении оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Генерального директора

АО «Система»

от 12.07.2004 № 40

Утверждаемые приложения должны быть подписаны исполнителем – руководителем подразделения, подготовившего документ.

2.3.26. Согласование документа – реквизит документа, выражающий согласие другой организации с содержанием документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Президент АО «Аргумент»

Личная подпись А. В. Веденин

Дата

Если согласование может осуществляться письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо ОАО «Каскад»

От 05.06.2004 № 512-11

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2004 № 10

Гриф согласования может располагаться на отдельном Листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

2.3.27. Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа. Виза включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М. Е. Цыганов

Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись М. Е. Цыганов

Дата

Документ может визироваться исполнителем, заинтересованными в его содержании должностными лицами, финансовыми и экономическими службами, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

2.3.28. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с получением или расходованием финансовых и материальных средств, а также на иных документах, предусматривающих в нормативном порядке заверение подлинной подписи.

Документы заверяют гербовой печатью организации, печатью с изображением зарегистрированного логотипа организации или печатями структурных подразделений.

Порядок изготовления, пользования, хранения и уничтожения печатей организации устанавливается соответствующим распорядительным документом организации.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы легко прочитывался текст на оттиске и вся информация составных частей подписи.

В случаях, установленных законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись (ЭЦП) в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

2.3.29. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись В. Н. Молчанов

Дата

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т. д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации (в том числе печатью структурного подразделения, например печатью с наименованием службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации (канцелярии, общего отдела и т. п.)).

2.3.30. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

С. А. Каревский

924 45 67

2.3.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные: дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 12.03.2004 № 130

В дело № 01–15

Личная подпись

Дата

или

Издан приказ от 11.02.2004 № 21

«О создании экспертной комиссии»

В дело № 01–02

Личная подпись

Дата

2.3.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию на бумажном носителе проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

При поступлении в организацию электронного документа отметка о поступлении проставляется в самом документе.

2.3.33. Идентификатор электронной версии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в окончательной версии документа.

Примечания

ГОСТ Р51141-98.

М.: Стандартинформ, 2007. Утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст.

Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Управленческое решение.

Последнее требование распространяется на документы компаний, осуществляющих деятельность в соответствующих субъектах РФ.

В отдельных документах наиболее значимый по смыслу текст может излагаться в основной части (в составе так называемого основного текста), а второстепенные (вспомогательные) фрагменты текста – в составе приложений.

Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007.

От лат. structura – строение, расположение, порядок.

Части, разделы и главы имеют названия и нумерацию, остальные структурные фрагменты текста – только нумерацию.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

От лат. stylus – палочка для письма.

С учетом характера деятельности компании.

Применение терминов (термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное значение. – Прим. авт.) в содержании управленческих документов должно быть по возможности ограничено, причем применять их следует исключительно в однообразном, общепринятом толковании.

Использование в содержании управленческих документов сокращений позволяет обеспечить необходимую компрессию (сжатие) письменной речи, при этом следует помнить, что неумеренное использование сокращений может привести к перегрузке ими содержания управленческого документа.

Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 1998.

От лат. requisitum – требуемое. Обязательный элемент оформления документа, включающий постоянную и переменную информацию и обеспечивающий возможность надлежащего исполнения документа, его автоматизированной обработки, а также юридическую силу документа.

УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. – М.: Росстандарт, 2003.

Нумерация по ГОСТ Р6.30-2003.

Бланк документа – лист писчей бумаги с предварительно нанесенными на его лицевую поверхность постоянными частями реквизитов, применяемых для оформления соответствующих документов.

Для оформления вторых и последующих экземпляров документов, документов, не включенных в Альбом форм документов компании, а также приложений к ним применяются листы писчей бумаги.

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора (ст. 52 Гражданского кодекса РФ).

От 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ.

От 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.

От 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.

Разработан на основе примерного устава ОАО (приложение 5 к распоряжению КУГИ Правительства Санкт-Петербурга от 19 апреля 2004 г. № 254-р).

Для компаний, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность или (и) созданных с привлечением иностранного капитала, здесь же указывается наименование на иностранном (в общем случае – английском) языке.

От греч. schema – наружный вид, форма. Графический документ, на котором условными обозначениями показаны составляющие компоненты системного объекта (в данном случае – компании) и организационно-коммуникационные связи между ними.

Пояснение к используемым в графических документах (схемах, картах и т. п.) условным обозначениям (знакам).

О документах, используемых в качестве обоснования при расчетах численности сотрудников, см. гл. 12 настоящего пособия.

Фрагмент документа.

От 5 января 2004 г. № 1.

Утверждена вышеуказанным постановлением.

При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий (ст. 40 Трудового кодекса РФ).

Конкретное содержание, а также структура коллективного договора определяются его сторонами (ст. 41 Трудового кодекса РФ).

В частности, в коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для соответствующих категорий персонала компании, а также условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законодательными, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.

От 6 ноября 2003 г.

Ст. 43 Трудового кодекса РФ.

Разработан на основе типового коллективного договора. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.

Опубликовано в «Российской газете» 28 декабря 2007 г.

Приложения не приводятся.

Если они принимаются в составе коллективного договора.

Ст. 189 Трудового кодекса РФ. ПВТР обычно являются приложением к коллективному договору (см. ранее). В отсутствие коллективного договора ПВТР применяются как самостоятельный локальный нормативный акт.

Утверждены постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июля 1984 г. № 213.

В порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.

Разработаны на основе типовых правил внутреннего трудового распорядка. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.

При заключении трудового договора впервые, а также в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

При поступлении на работу, требующую специальных знаний.

Подписать трудовой договор от имени Работодателя может уполномоченный им работник – менеджер по персоналу и т. п.

Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление работнику компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей, а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Если дата начала работы не указана, то в соответствии со ст. 61 Трудового кодекса РФ работник обязан приступить к работе на следующий день после вступления трудового договора в силу.

В необходимых случаях предварительно оформляется трудовая книжка.

Кроме того, производится дооформление трудовой книжки и ознакомление работника под роспись с внесенными в нее в период работы у Работодателя записями.

При необходимости. Непредоставление работником письменных объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

При необходимости.

Ст. 194 Трудового кодекса РФ. Соответственно, применение к данному работнику по истечении указанного срока еще одного дисциплинарного взыскания не дает основания для прекращения с работником трудового договора по п. 5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ (см. ранее).

Правила, являющиеся самостоятельным локальным нормативным актом, вступают в силу с даты утверждения на срок, установленный работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Отдела, цеха, участка и др.

Коллегии, комитета, комиссии и др.

Помимо реквизитов общего бланка (см. ранее).

Секретарь-референт. – 2008, № 5.

Об отделе планирования.

Либо в составе экономического управления (департамента) компании.

Либо начальнику соответствующего управления (департамента).

И, если это предусмотрено структурой компании, распоряжениями начальника соответствующего управления (департамента).

Раздел включается в положение, если в составе планового отдела имеются подразделения (отделения, группы, сектора и т. п.).

В качестве составляющей стратегии финансово-экономического и производственно-хозяйственного развития компании.

Отметка о приложении (приложениях) оформляется при наличии таковых у документа.

Визы согласования оформляются, если это предусмотрено правилами разработки проекта документа.

Внутрикорпоративного.

Не путать с должностным регламентом.

Здесь не приводятся.

Правовая норма (норма права) – санкционированное уполномоченным органом обязательное правило общего характера в той или иной области деятельности.

См., например: Методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». – М.: ВНИИДАД, 2007.

См., например: Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные приказом Минюста РФ от 4 мая 2007 г. № 88.

См., например: Методику расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утвержденную приказом Росархива от 14 января 2004 г. № 9.

См., например: Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 «ССИБИД. Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007.

См., например: Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. № 23.

См., например: Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 5 июня 2002 г. № 39.

Так, разработка корпоративных норм времени целесообразна, если установлено, что фактическое содержание тех или иных видов работ значительно отличается от содержания соответствующих видов работ, предусмотренных федеральными, территориальными (региональными), отраслевыми (ведомственными) нормами времени.

Здесь не приводится.

Структурных подразделений, должностных лиц компании, а также сторонних юридических и физических лиц, имеющих право на получение документированной информации о деятельности компании в порядке, определенном законодательными, иными нормативными правовыми актами, локальными актами компании.

Здесь не приводится.

Документ подписывается должностным лицом, в ведении которого находятся вопросы общего руководства соответствующим видом (направлением) деятельности компании.

См. в этой связи, например, Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37.

В компаниях, где предусмотрено совмещение должностей заместителя директора по управлению персоналом и начальника соответствующей службы.

Ст. 103 Трудового кодекса РФ.

Графики сменности доводятся до сведения сотрудников не позднее чем за один месяц до их введения. Там же.

Ст. 123 Трудового кодекса РФ.

График отпусков на предстоящий календарный год утверждается работодателем не позднее 17 декабря текущего календарного года. Там же.

См. в этой связи Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221.

Указанные требования распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление делового письма. См. далее.

Основа содержания документа.

Допускается освещение в тексте делового письма нескольких вопросов, если они тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.

Наиболее простые по содержанию деловые письма могут состоять только из одной части, наиболее сложные (в том числе освещающие два и более вопросов) – из трех частей.

Рогожин М. Ю. Документы делового общения. – М.: Альфа-Пресс, 2008.

Помимо реквизитов бланка письма.

Реквизит применяется при оформлении ответных писем.

100

См. в этой связи Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222.

101

Не должен превышать 300 слов.

102

По каналам телеграфной связи не передаются.

103

Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов «номер НР», «Ваш» или «На Ваш».

104

Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.

105

Оператор отделения связи вправе удостоверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы, на основании предъявленных отправителем документов, подтверждающих соответствующий факт или полномочия. Отметка об удостоверении включается в текст телеграммы.

106

Определяется в зависимости от функционального назначения служебной записки.

107

Ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена подготовка мероприятия (соответствующих материалов), не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия. Материалы подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей либо должностными лицами, несущими ответственность за подготовку.

108

Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются руководителем структурного подразделения (должностным лицом), ответственным за подготовку.

109

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

110

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью компании.

111

Помимо реквизитов бланка.

112

В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.

113

Помимо реквизитов бланка.

114

Для заверения подписи лица, утвердившего акт (на актах, подлежащих утверждению).

115

В деятельности компании применяются по меньшей мере три вида документов, объединенных названием «справка», но отличающихся по своему функциональному назначению. См. в этой связи также гл. 22 и 23 настоящего пособия.

116

В форме трафаретного текста.

117

Например, переданы на хранение в объединенный (ведомственный) архив.

118

Справка может быть получена лично заявителем, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана письмом по указанному им адресу.

119

Помимо реквизитов бланка.

120

Электронный вариант выписки – отсканированный в соответствии с определенными требованиями фрагмент содержания документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.

121

При необходимости вместе с номером страницы указываются начальная и конечная фразы документа, ограничивающие фрагмент, подлежащий включению в выписку, а также реквизиты за пределами фрагмента.

122

Фрагмент содержания оригинального документа.

123

См. приложение 3 к Административному регламенту Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами предоставления государственной услуги «Выдача выписки из реестра резидентов особой экономической зоны по требованию резидента особой экономической зоны или по запросам заинтересованных лиц», утвержденному приказом Минэкономразвития РФ от 26 апреля 2007 г. № 142.

124

Электронный вариант копии – отсканированное в соответствии с определенными требованиями содержание документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.

125

См. например, Инструкцию по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденную приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 24 мая 2005 г. № 408, и иные аналогичные акты.

126

В части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.

127

От 4 августа 1983 г. № 9779-Х.

128

В случаях, когда оригинальные документы были исполнены на бланках, при изготовлении их копий воспроизводятся реквизиты бланков.

129

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами на эти предприятия, в учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, при этом не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

130

Содержание оригинального документа.

131

См. в этой связи, например, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536, и иные аналогичные документы.

132

При оформлении документа на листах писчей бумаги (в том числе копий документа).

133

О приказах по персоналу (кадрам, личному составу) см. раздел 5 настоящего пособия.

134

Например, проекты приказов по вопросам управления персоналом готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

135

Основа содержания документа.

136

См. главу 22 настоящего пособия.

137

Проект приказа во исполнение указания директора компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок.

138

В тексте приказа может содержаться пункт, определяющий срок вступления документа в действие.

139

При этом приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от распоряжений по основной деятельности и приказов по персоналу.

140

Помимо реквизитов бланка.

141

О распоряжениях по персоналу (кадрам, личному составу) см. раздел 5 настоящего пособия.

142

Например, проекты распоряжений по вопросам управления персоналом готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.

143

Констатирующая часть распоряжения может формулироваться следующим образом: «В связи с тем-то и тем-то директор компании распорядился о следующем:..».

144

Реквизит применяется дважды – после предписывающей и после исполнительной частей.

145

Иным уполномоченным должностным лицом компании.

146

В заголовочной части документа.

147

Если в резолюции указаны два и более исполнителей, то основным (ответственным) исполнителем считается тот, кто указан первым, либо тот, напротив фамилии (должности) которого имеется соответствующая отметка («Отв.» и т. п.).

148

См. в этой связи Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.).

149

Текст поручения (резолюции) фиксируется в документации по контролю исполнения документов.

150

Кроме того, допускается разработка планов организации отдельных мероприятий, а также планов их подготовки, обеспечения и проведения.

151

Например, План мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда в организации разрабатывается на основе результатов аттестации рабочих мест по условиям труда и с учетом предложений, поступивших от подразделений (отдельных работников), и должен предусматривать мероприятия по улучшению техники и технологии, применению средств индивидуальной и коллективной защиты, оздоровительные мероприятия, а также мероприятия по охране и организации труда. Кроме того, в плане указываются источники финансирования мероприятий, а также сроки их исполнения и исполнители. См. пример в конце главы.

152

Для текста в составе таблицы кегль может быть уменьшен до 10–11.

153

До представления на утверждение проект плана подписывается его исполнителем (разработчиком).

154

Так, на основе годового плана работы разрабатываются планы работы на квартал, месяц и т. д.

155

Приложение № 8 к Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному приказом Минздравсоцразвития РФ от 31 августа 2007 г. № 569.

156

Кроме того, допускается разработка программ организации отдельных мероприятий, а также программ их подготовки, обеспечения и проведения.

157

В необходимых случаях для детализации содержания программы на ее основе разрабатывается соответствующий план (планы).

158

В том числе в форме пояснительной записки.

159

См., например, Правила разработки и утверждения программ деятельности и определения подлежащей перечислению в федеральный бюджет части прибыли федеральных государственных унитарных предприятий, утвержденные постановлением Правительства РФ от 10 апреля 2002 г. № 228 (в ред. от 23.03.2006).

160

В общем случае – планы работы.

161

Приложение к вышеуказанному постановлению.

162

Для текста в составе таблицы кегль может быть уменьшен до 10–11.

163

Рогожин М. Ю. Документы делового общения. – М.: Альфа-Пресс, 2008.

164

Реквизит бланка.

165

В том числе в форме пояснительной записки или приложений.

166

См., например, Положение о порядке представления отчетов об исполнении целевых программ, утвержденное приказом комитета по труду и социальной защите населения Администрации Санкт-Петербурга от 18 августа 2003 г. № 207.

167

Для текста в составе таблицы кегль может быть уменьшен до 10–11.

168

Например, председателем и членами комиссии.

169

Отчет должен сопровождаться пояснительной запиской, содержащей анализ основных факторов, оказавших влияние на исполнение мероприятий, а также объяснение причин неисполнения плановых мероприятий с указанием новых сроков их проведения с учетом сроков финансирования. См. вышеуказанный Порядок.

170

Кроме того, под заявлением принято понимать один из видов письменного обращения, содержащего просьбу гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критику деятельности указанных органов и должностных лиц (см. Федеральный закон РФ от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ). В данном контексте в рамках настоящего пособия не рассматривается.

171

Например, заявить об отказе от направления в командировку. Соответствующее право предоставлено лицам, перечисленным в ст. 259 Трудового кодекса РФ.

172

Ст. 56 Трудового кодекса РФ.

173

Ст. 67 Трудового кодекса РФ.

174

Переменные части реквизитов (в частности, параметры условий) трудового договора заполняются от руки.

175

Подписи сторон трудового договора.

176

В соответствии со ст. 67 Трудового кодекса РФ отметка о получении работником экземпляра трудового договора ставится на экземпляре, остающемся в распоряжении работодателя.

177

Рогожин М. Ю. Документы кадровой службы. – М.: Гросс-медиа, 2007.

178

Может указываться при отличии от адреса, указанного в соответствии с учредительными документами, для ведения переписки. То же – у работника.

179

См. также ст. 72 Трудового кодекса РФ.

180

Там же.

181

Например, работникам отдельных категорий по решению работодателя в дополнение к предусмотренному Трудовым кодексом РФ ежегодному оплачиваемому отпуску продолжительностью 28 календарных дней может быть установлен дополнительный отпуск конкретной продолжительности, допустим, в связи с ненормированным рабочим временем. Соответствующее условие может быть включено в трудовой договор как не ухудшающее положение работника.

182

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок (см. далее).

183

См. в этой связи ст. 1681 Трудового кодекса РФ и комментарии к ней.

184

Помимо реквизитов бланка.

185

Определяются в соответствии с положением о распределении полномочий между руководящим составом компании.

186

Утверждена постановлением Правительства РФ от 28 октября 1995 г. № 1050.

187

Данные из личного листка используются отделом кадров для ведения личной карточки и личного дела (см. далее).

188

Статья 66 Трудового кодекса РФ.

189

Статьи 62, 65, 66, 80, 165, 234, 309, 392, 394.

190

Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

191

Утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

192

При утере трудовой книжки (приведении трудовой книжки в состояние, не пригодное для дальнейшего использования по назначению) в период работы у данного работодателя работнику выдается дубликат трудовой книжки. Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

193

Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

194

Титульный лист.

Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.

195

Ст. 62 Трудового кодекса РФ.

196

Утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

197

По письменному заявлению увольняемого работодатель обязан вместе с трудовой книжкой безвозмездно выдать ему надлежащим образом заверенные копии документов (выписки из документов), связанных с работой.

198

Утверждена этим же постановлением.

199

Ведение личных дел служащих предусмотрено ст. 42 Федерального закона РФ от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ и ст. 30 Федерального закона РФ от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ.

200

Или за определенный период работы, например так называемый аттестационный период, то есть время работы между аттестациями работника.

201

Последняя обычно отделяется от предшествующего текста словом «Выводы».

202

В последнем случае подпись лица, составившего характеристику, удостоверяется оттиском печати.

203

В соответствии с квалификационными требованиями к соответствующей профессии (специальности).

204

В последнем случае подпись лица, составившего характеристику, удостоверяется оттиском печати.

205

С указанием наименования структурного подразделения.

206

С указанием страны, населенного пункта и конкретного предприятия (организации, учреждения).

207

С учетом времени нахождения в пути (туда и обратно).

208

Форма № Т-10а. Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

209

От руки в графе 11 бланка задания (см. пример).

210

Форма № Т-10. Утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

211

Извлечение из Методических рекомендаций ВНИИДАД (2007 г.).

Назад: Глава 50 Удостоверение (командировочное)

На главную: Предисловие