Любая информационная система должна обладать адекватными средствами сбора первичных данных, которые точно отражают состояние предметной области и протекающие в ней процессы. В финансово-кредитных организациях производится подсчет суммы выдаваемых кредитов, определяются размеры подлежащих выплате процентов, подсчитывается количество денежных купюр. На промышленных предприятиях рассчитывается количество поступившего извне сырья и материалов; время, затрачиваемое на работу производственного и транспортного оборудования; расход электроэнергии и т. п.

При ведении хозяйственной или административной деятельности следует зафиксировать свойства, присущие объекту, над которым совершается действие. Объект необходимо идентифицировать, измерить, определить во времени, отметить дополнительными специфическими характеристиками. Идентификатором может являться инвентарный номер производственного оборудования.

Каждый из процессов получения и кратковременного хранения данных можно реализовать с помощью различных технических средств. Измерительные приборы и счетчики используются для подсчета физических величин, а регистраторы, информация на которые может поступать автоматически с датчиков, производят учет и контроль работы оборудования, состояния климатических и химических процессов и т. д. В качестве комплексных средств сбора и регистрации первичных данных можно использовать специализированные автоматизированные системы сбора информации и ПК.

К средствам регистрации информации и создания документов относятся копиры, принтеры и т. д. Среди основных технических характеристик копировальных устройств выделяют: скорость копирования; максимальный размер оригинала и копии; допустимость масштабирования; наличие автоподатчика бумаги и возможность автоматической раскладки копий; гарантированный объем копирования.

Средства хранения информации включают в себя оргтехнику (хранение бумажных документов), картотеки, шкафы или стеллажи разной конструкции (хранение папок), специальные коробки-футляры, ящики (хранение машинных носителей информации) и др.

Средства оперативной связи и передачи информации обеспечивают процессы обмена информацией как между внутренними объектами организации, так и с внешними. Внутри– и межучрежденческие средства связи и передачи информации позволяют воспроизводить и пересылать сообщения в речевой, визуальной, звуковой и документированной формах. Среди них выделяют телефонные и факсимильные аппараты, пейджеры, видеоконтролирующие и записывающие установки и системы и др.

Средства обработки документов включают в себя машины для переплетно-брошюровочных работ, физического уничтожения документов, нанесения на документы защитных покрытий, сортировки, подсчета документов и других технологических процедур.

Фальцевальные и листоподборочные машины, резальные и скрепляющие устройства применяются для автоматизации переплетно-брошюровочных работ. Фальцевальные машины помогают в подготовке документов к складыванию в конверты или тетради; листоподборочные машины позволяют механизировать операции подбора документов; резальные устройства разделяются на бумагорезальное оборудование и конвертовскрывающие приспособления. В торговых предприятиях часто используются электронные кассовые аппараты и контрольно-кассовые машины.