Программа-органайзер предназначена для обеспечения эффективного планирования времени делового человека. Ее применяют как в автономном режиме работы, так и в режиме совместного использования.

Данная программа позволяет осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о событиях, встречах, собраниях, задачах и контактах.

Событием считается мероприятие, происходящее во временном интервале от суток и более, например день рождения.

Встречей называется мероприятие, для которого резервируется время, но не назначаются ресурсы и лица, например беседа, лекция и т. д. Встречи могут быть разовыми и повторяющимися.

Собранием является встреча, для которой назначаются ресурсы и приглашаются люди, например совещание.

Задача – это совокупность необходимых требований, которые следует выполнить.

Контактом называется организация или лицо, с которыми поддерживается связь. Обычно по контактерам хранится информация, которая может включать в себя название должности, почтовый адрес, номер телефона и др.

В программе имеется возможность использования заметок и дневников. Заметки – это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листами. Дневник является средством хранения важных документов, учета различных действий, мероприятий.

При планировании в расписание заносится указание на оповещение о каждом из конкретных событий, а это позволяет не забыть о важном событии. Данные о контактных лицах можно легко найти, прочитать и обновлять в органайзере; здесь же хранится информация, которая используется для формирования электронного адреса любого типа. Программа Microsoft Outlook является удобным средством для работы с электронной почтой. Пользователь этой программы в режиме коллективной работы предоставляет права доступа к чужому расписанию для планирования собраний и встреч.

Существуют следующие виды и режимы работы:

• с почтовыми папками, к которым относятся папки для входящих, исходящих, отправленных и удаленных сообщений;

• календарем в самом удобном для пользователя представлении. Например, осматривать расписание запланированных дел, встреч и событий, планировать собственное расписание;

• адресной информацией о каком-либо физическом и юридическом лице;

• дневником, в который автоматически занесена информация о реализованных контактах, собраниях, поручениях, открытых файлах и др.;

• заметками для напоминания о происходящих делах;

• использованием в качестве Проводника.

Для запуска программы Microsoft Outlook можно использовать один из двух имеющихся способов: щелчком мыши на кнопке Пуск, выбрать Программы, а затем Microsoft Outlook, или используя кнопку Microsoft Outlook на панели MS Office.

Окно Microsoft Outlook разделяется вертикальной полосой на две части. На панели Microsoft Outlook слева представлены значки элементов программы: Дневник, Календарь, Контакты, Заметки, Задачи. Справа располагается рабочая область, содержимое которой меняется при щелчке на одном из значков слева. При прокручивании левой области можно увидеть и другие значки. Для того чтобы выбрать на экране папку Входящие, нужно щелкнуть на значке Почта. При щелчке на значке Другие папки, можно увидеть содержимое папок файловой структуры жесткого диска.

Спрятать панель Outlook можно, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав из контекстного меню команду Скрыть панель Outlook. Для перехода между элементами Outlook необходимо щелкнуть по стрелке справа от имени папки и из списка выбрать необходимый элемент Outlook. Кроме того, можно последовательно переходить между элементами, используя кнопки Назад и Далее на панели инструментов.