Система FTP является хранилищем файлов различного типа (электронных таблиц, программ, данных, графических, звуковых), которые хранятся на FTP-серверах. Эти серверы построены почти всеми крупными компаниями. Наиболее часто встречаемый вид DNS-имени: ftp.<имя_фирмы>.com.

По доступности информация на FTP-серверах разделяется на три категории:

1) свободно распространяемые файлы (Freeshare), в случае если их использование является некоммерческим;

2) защищенная информация, доступ к которой предоставлен специальному кругу зарегистрированных пользователей за до – полнительную плату;

3) файлы, обладающие статусом Shareware. Пользователь способен бесплатно опробовать их в течение определенного времени. По истечении данного времени для продолжения эксплуатации необходимо зарегистрироваться на сервере и выплатить стоимость файла.

При входе на FTP-сервер нужно зарегистрироваться, указав при этом свой идентификатор и пароль. Если система специальной регистрации на сервере отсутствует, то рекомендуется в качестве идентификатора указывать слово Anonymous, а в качестве пароля – свой E-mail-адрес. При доступе к файлам категории Freeshare или Shareware такой вид регистрации используется разработчиками сервера для учета и статистического анализа круга пользователей.

Информация на FTP-сервере располагается в форме традиционных каталогов. Имена каталогов составляются в произвольном порядке. Файлы на FTP-серверах разделяются на текстовые (в кодах ASCII) и двоичные (документы, подготовленные редакторами Windows). Данные файлы пересылаются в сети различным способом. В программе копирования файлов необходимо указать тип пересылаемого файла или установить режим Автоопределение. В последнем режиме в некоторых программах считается, что только файлы с расширением ТХТ являются текстовыми, а в других программах предусмотрена возможность задать список текстовых файлов. Пересылка двоичного файла как текстового может привести к потере информации и его искажению при пересылке. Если неизвестно, к какому виду относится файл, его необходимо пересылать как двоичный, что, в свою очередь, может увеличить время пересылки. Файлы двоичного типа для сокращения времени пересылки преобразуют в «псевдотекстовые». Для этого применяются программы Uuencode.

Скопировать файл с FTP-сервера возможно с помощью браузера, но более удобно делать это с помощью специальных программ (WSFTP или CuteFTP). Обе программы обладают двумя типами окон:

1) некоторый аналог адресной книги, в которой сформированы условные содержательные имена FTP-серверов, их URL, идентификационное имя и пароль пользователя на вход, а также другая общая для сервера информация;

2) рабочее окно для непосредственной работы с сервером.

При использовании данных программ из адресной книги сначала выбирается нужный сервер. Затем с ним автоматически устанавливается соединение, после чего открывается рабочее окно, включающее в себя две панели. Одна из них соответствует компьютеру пользователя, а другая – серверу. Обе панели содержат дерево каталогов с файлами. Передвижение по дереву и активизация каталогов на обеих панелях происходит обычным образом. Выбранные файлы помечают и копируют по команде (щелчок по соответствующей кнопке) в текущий каталог локального компьютера. При разрыве связи данные программы позволяют продолжать пересылку файла с прерванного места.

Для того чтобы найти файл по его имени или фрагменту имени, необходимо применить поисковую систему Archie, которая размещена на многочисленных серверах. Постоянный обновляемый список Archie-серверов присутствует в системе Интернет.