При обмене информацией не только с другими компьютерами, но и между ПК и факсимильными устройствами используются современные модемы. С помощью модема возможно, например, переслать сообщение с компьютера на факс-аппарат и обратно. Модем, работающий в этом режиме, называется факс-модемом. Работа с данным аппаратом производится с помощью специальных коммутационных программ или универсальных программ-органайзеров. Установление факса осуществляется после инсталляции модема или при инсталляции программ работы с факсом, или при первом обращении к факсу. В группу Принтеры помещается пиктограмма факса, а сам факс, как и принтер, соединяется со специальным «логическим» портом. После установки факса к этому порту возможно обращаться и из других приложений как к принтеру. Одним из способов отправления на факс документа, который был создан каким-либо приложением, является его распечатка по команде Печать. При этом в качестве принтера указывается инсталлированный факс. Изменение параметров работы факса и его настройку выполняют в окне Свойства для соответствующего факса в группе Принтеры.

Факсимильное сообщение можно отправить с помощью:

1) программы, в которой подготовлен документ. Данный способ является самым простым, если в меню Файл программы, подготовившей документ, имеются команды Печать или Отправить. В качестве принтера устанавливается соответствующий факс и выдается команда печати;

2) программ-органайзеров;

3) коммутационных программ, которые обладают возможностью посылки факсимильных сообщений.

При отправке сообщения возникает окно, в котором необходимо заполнить заголовок сообщения, содержащий следующие поля:

• Кому – с одним или несколькими адресами получателей сообщения;

• Копия – с адресами получателей копий, при этом в некоторых системах основные адресаты могут быть как извещены, так и не ставиться в известность о наличии копий;

• Тема – краткая информация о сообщении.

Для упрощения задания адресов есть адресные книги, включающие в себя список часто используемых адресов, а также формы сообщений, которые содержат целиком заголовки различного типа.

Сообщения могут содержать текст, непосредственно набираемый в специальном окне, и вложение (текстовой, графический и другие файлы или электронную таблицу). Сообщение может включать в себя только вложения. Оно имеет такой вид, если посылается из прикладной программы по команде Печать или Отправить. От незаконного доступа сообщения защищаются различными способами: паролем, ключами, электронной подписью и др.

При отправлении сообщения можно указать:

• срочность доставки – немедленно, точно в заданные дату и время, в определенный интервал времени по «дешевому тарифу»;

• наличие и вид титульного листа, отделяющего одно сообщение от другого;

• качество печати и размер бумаги;

• необходимость подтверждения получения сообщения и способ защиты;

• количество повторных попыток переслать сообщение, когда это не удается сразу сделать;

• необходимость сохранения сообщения.

Принимать сообщения можно автоматически и вручную. Модем и компьютер при автоматическом приеме должны быть включены, а коммуникационная программа запущена при передаче сообщения (если в процессе обмена не участвует почтовый сервер). Факс при автоматическом приеме должен быть установлен в режим Получать факс автоматически.