Привычки для продуктивной работы
«Продуктивные» привычки — самые важные, потому что наш подход к работе уже в определенной степени систематизирован. Изменяя и улучшая сложившуюся систему, мы можем сделать из себя максимально эффективных исполнителей и в то же время тратить на эту исполнительность гораздо меньше силы воли, чем раньше. Важно взглянуть на свою работу как на систему привычек. Имея четко оформленную систему, вы можете определять наверняка, что способствует успешному труду, а что нет, и со временем сможете улучшить компоненты этой системы. Так как вы, скорее всего, потратите большую часть своей жизни, стремясь работать продуктивно, сформировать у себя такие привычки представляется важным как сегодня, так и в перспективе на будущее.
«Продуктивные» привычки обладают интересным свойством: поскольку результаты вашей деятельности во многом определяются шаблонами поведения, вырабатывая привычку быть продуктивным, вы способны преуспеть в любой сфере. Таким образом, если вы программист, но вдруг решили стать писателем, вы можете применить универсальные привычки продуктивно работать, которые сформировали, будучи программистом, и начать свою новую деятельность уверенно.
Вы, наверное, слышали фразу: «Если хочешь, чтобы что-то было сделано, дай это выполнить занятому человеку». Эта фраза не лишена смысла, так как мы знаем, что занятые люди (возможно, на бессознательном уровне) завели себе привычки, которые помогают им выполнять большое количество задач. Большинство из привычек, которые помогают справляться с работой, складываются в такую систему, применение которой может быть с успехом реализовано в любой сфере деятельности, поэтому занятому человеку можно дать любую задачу, и она будет выполнена в срок.
В процессе освоения таких привычек вы становитесь человеком, который способен проявить себя во многих сферах и при этом не будет затрачивать на работу много усилий.
Не больше двух раз
Вне зависимости от того, насколько эффективно мы выполняем задачи или как разнообразны наши способности, все мы однажды просыпаемся и обнаруживаем, что настал тот день, когда работать совершенно не хочется. Вместо того чтобы притворяться, что такого не бывает, или использовать это настроение как уважительную причину для бездействия, мы можем поставить себе цель работать настолько продуктивно, насколько возможно, при этом не допуская пропуска в соблюдении правил.
Реалистичный подход к решению этой проблемы в краткосрочной перспективе выглядит не особенно продуктивным по сравнению с работой на износ до полного выгорания, лишь бы успеть к дедлайну. Но на самом деле рациональное распределение рабочего времени ведет к повышению продуктивности, потому что появляются временные рамки, в которые нам необходимо укладываться.
Метод «Не больше двух раз» взят мной из учения дзен, его применяют в медитации. Этот способ помогает практикующим пережить более глубокий опыт в медитации и одновременно ограждает их от выгорания. Я начал использовать его во время работы и обнаружил, что и в этой сфере он очень эффективен.
Плюсы
● Способность всегда выполнять больше работы, а не откладывать ее.
● Иногда помогает преодолеть барьеры, например прорвать писательский блок.
● Позволяет бросить начатое, не испытывая чувства вины.
Минусы
● Не самый эффективный метод в краткосрочной перспективе.
● Требует большего напряжения силы воли, чем отказ от работы.
План
Метод «Не больше двух раз» очень простой. Когда вы захотите бросить начатое дело в первый раз, не делайте этого. Уговорите себя работать дальше. Когда во второй раз вас посетит желание сдаться, не делайте этого. Снова поднажмите. Если и в третий раз вы захотите все бросить, бросайте без всяких сомнений.
Эта привычка проста, но очень эффективна. Она помогает нам преодолевать барьеры и одновременно освобождает от психологического давления, так как мы знаем, что не будем работать до полного изнеможения.
Благодаря этой привычке мы выходим из дела полностью выложившись, а не тогда, когда встречаем первые незначительные трудности. Я часто чувствовал себя обессиленным, потому что боялся ожидавшей меня работы. Но когда я заставил себя идти дальше первый раз, а мне это далось очень тяжело, я снова вошел в нормальное рабочее состояние. Даже если вы не сможете заставить себя преодолеть барьер дважды, вы все равно получите пользу.
И наконец, когда вы уже откажетесь от выполнения неподдающейся задачи, вы получите возможность потратить освободившееся время на себя или другие дела, не угнетая себя мыслью о том, что нужно продолжать работать. Это очень важно, потому что все мы хотим использовать свое время максимально эффективно, причем не только то, которое тратим на работу. Если вы уже дважды уговорили себя потрудиться еще немного и все равно хотите от этого отказаться, будьте уверены в том, что вы дали достаточно шансов этой работе и сейчас вам нужен небольшой отдых, прежде чем снова вернуться к выполнению этой задачи.
Примечания
С этой привычкой можно попасть в западню. Ее можно начать использовать как уважительную причину для выхода из дела, бросать которое решительно не стоит. Например, вас пригласили на встречу и предлагают потратить время на что-нибудь интересное. Однако вы точно знаете, что вам надо работать. И вот вы пару раз подумаете о том, как бы хотелось отложить все дела, а затем уходите к друзьям смотреть кино.
Это было бы ошибкой. Триггер для привычки «Не больше двух раз» имеет следующие характеристики: вы ужасно устали, больше не можете сконцентрироваться на процессе или чувствуете, что у вас не хватит сил ответственно выполнить задание.
Не казните себя, если вы ошибочно применили привычку там, где этого не стоило делать. Просто постарайтесь быть честным с самим собой и признайте свои мотивы. Используйте этот опыт в будущем и не ошибайтесь.
Устранение прокрастинации перед началом работы
Когда я впервые начал отслеживать, на что уходит впустую потраченное время, я обнаружил, что много прокрастинирую. Сам по себе этот факт меня не удивил, но я совершенно не ожидал, что в основном растрачиваю зря время, прежде чем приступаю к работе.
Я считал, что просыпаюсь, быстро пью чай и сразу же начинаю трудиться. Но на самом деле я просыпался, заваривал чай и затем сидел в интернете, занимался какими-то бестолковыми делами практически до обеда!
Вместо того чтобы бороться с прокрастинацией как таковой, я решил, что, убедив себя начинать работать раньше, я смогу решить проблему. Эта теория оказалась верной, а ее применение на практике — простым и безболезненным.
Плюсы
● Каждый день увеличивается продолжительность рабочего времени.
● Меньше времени тратится впустую.
Минусы
● Лишает удовольствия заниматься ерундой по утрам.
План
Подумайте о самой приоритетной задаче на день. Может быть, это не самое серьезное дело, выполнение которого занимает весь день. Я говорю о важнейшей ежедневно повторяющейся обязанности. В моем случае это написать пост в блог и ответить на сообщения в клиентской поддержке на сайте Sett, созданной мной платформе для блогов. Когда вы выберете для себя задачу, начинайте следить, во сколько приступаете к ее выполнению. Может показаться, что эффект от применения этого подхода будет минимальным, но на самом деле таким образом ваше подсознание начнет запоминать, когда вы приступаете к работе, и будет готово перейти в рабочий режим раньше. Больше не нужно будет принимать никаких дополнительных мер, ваш распорядок дня сам по себе сдвинется из-за того, что вы первым делом приступаете к выполнению неотложных задач. Эта привычка работает по принципу «что измеряется, то и осуществляется».
Примечания
Может так случиться, что вы будете стараться выполнить первое задание как можно быстрее и затем начать тратить время на пустые занятия. Это вполне вероятно, если выполнение вашего приоритетного задания отнимает мало времени или не требует значительных усилий. Для того чтобы разрешить это недоразумение, нужно сразу приниматься за другое небольшое, но важное задание. Я, например, пишу пост и затем начинаю работать с Sett. Пока я пишу пост, я обычно прихожу в состояние продуктивного исполнителя, а когда перехожу к программированию для Sett, то вхожу в рабочий ритм, который длится несколько часов, а может занять и весь день.
Застрял? Планируй наперед
Еще одна главная причина прокрастинации — это плохое планирование, когда вы не знаете, что делать дальше.
Наверное, это самая болезненная форма прокрастинации, потому что вы на самом деле мотивированы на выполнение работы, но не знаете, что делать и как достичь каких-либо результатов. Определить, что тормозит вас, легко. Нужно задать себе вопрос, есть ли у вас четкое понимание того, к выполнению какой задачи нужно сейчас приступить, и если его нет, то вам необходимо завести себе эту привычку.
Плюсы
● Устраняется болезненная форма прокрастинации.
● Появляется время окинуть взглядом работу в целом и продумать долгосрочную стратегию.
Минусы
● Может привести к другой форме прокрастинации, когда вы много планируете, но планы не реализуете.
План
Триггером для этой привычки служит состояние, когда вы не можете дать себе определенного ответа на вопрос, что вам нужно делать дальше. Всякий раз, когда вы впадаете в такое состояние, ставьте будильник, чтобы он прозвонил через тридцать минут, и начинайте планировать.
Если вы начнете применять этот метод на практике регулярно, то вам может показаться, что вся затея — просто ужасная трата времени. Первые пятнадцать минут вы можете сидеть и не написать ни слова и думать, что придумываете себе проблемы, растрачивая то время, которое могли бы потратить на реально существующую работу.
На самом деле, как ни одна привычка не приживется без сильной мотивации, так и ни одна работа не будет выполнена без четкого плана.
Проще всего начать планировать, если посмотреть на ситуацию сверху. Для чего вы хотите достигнуть этой цели? В чем, по-вашему, будет выражаться успешное ее достижение? Между вашим нынешним положением и любой поставленной целью существует оптимальный путь к ее достижению, который вы найдете только тогда, когда вам полностью ясна поставленная задача.
Начните себе представлять, как может выглядеть этот путь. Поднимитесь над своим шаблонным восприятием и представьте, как кто-то другой идет к успеху. Какие главные сигнальные вехи встречаются на этом пути?
Возьмите альбомный лист и разверните его к себе широкой стороной. С правого края напишите конечную цель или несколько целей. Если она пока не ясна, напишите все, что пришло вам в голову. Начиная от правого края, запишите сигнальные вехи в хронологическом порядке так, чтобы то, что должно случиться раньше, было ближе к левому краю. И наконец, на левой стороне листа составьте список дел, к которым надо приступить немедленно. Напишите все, что возможно сделать для осуществления этого плана, невзирая на то, будет ли то или иное задание наилучшим из возможных вариантов.
Посвятите этому занятию двадцать пять минут. Возможно, вы затопите лист потоком идей и ваша рука не будет успевать записывать все, что приходит в голову. Такое воодушевление наступает, если прежде вы были не в состоянии принять какое-либо решение и не понимали, что делать дальше. В другое время у вас может не родиться никаких идей.
Просто заполняйте пустое пространство листа мыслями, которые приходят на ум. Если вы работаете над списком неотложных дел или обдумываете, как лучше сформулировать поставленную цель, не сидите над каждым пунктом долго, просто пишите.
Сейчас перед вами карта с беспорядочным изображением возможных путей к достижению целей. Последние десять минут сессии потратьте на чтение всего, что вы написали; постарайтесь увидеть цепочки, которые ведут от левого края листа к правому. Какой цели вам больше всего хочется достичь? Какие вехи на этом пути кажутся наиболее важными? Что из списка неотложных дел вы способны сейчас выполнить наилучшим образом?
На этой стадии вы можете начать вычеркивать ненужное. Вы дали мозгу возможность высвободить все идеи и замыслы, которые ждали своего часа, и теперь имеете право творить суд. Цель этого процесса — не найти тот единственный путь, который приведет вас к успеху, она скорее заключается в осознании того, что вам по определению не подходит. Вы можете окинуть взглядом список первоочередных дел и выбрать лучшие или одно из лучших и начать их выполнять одно за другим.
Примечания
Я привык планировать таким образом, но я ни в коем случае не утверждаю, что это лучший способ в мире. Он хорошо подходит мне, его применяют и другие, но вы, возможно, найдете для себя совершенно другой метод. Поэтому если вы всегда планируете свой день, рационально мыслите или вам, например, нужно вытрясти идеи из головы друга, то используйте свой подход.
Привычка нацелена на то, чтобы вырвать вас из болота, помочь взглянуть на ситуацию со стороны и дать новый импульс развитию.
Рейтинг ваших дней
Я осознал, что, начав следить за тем, во сколько я начинаю выполнять ключевые задачи, связанные с работой, я смог без особых усилий избавиться от прокрастинации, которой обычно страдал перед началом рабочего дня. Заметив это, я стал рассматривать другие привычки, которые тоже могли бы работать по принципу «что измеряется, то и осуществляется». Одна из наиболее подходящих оказалась и самой несложной: я стал давать оценку каждому дню и в результате сделал их лучше.
Плюсы
● Улучшает качество каждого прожитого дня без значительных усилий.
● На руках появляется список выполненных дел.
Минусы
● Вначале кажется пустой тратой времени.
● Становится бесполезной, если нечестно ставить оценку.
План
Каждый вечер перед сном ставьте себе оценку по шкале от одного до десяти. Я рекомендую в качестве критерия брать количество времени, затраченного впустую, а не количество и качество достижений за день. У этого метода есть свои сложности, но его неоспоримое преимущество в том, что вы не обязаны давать себе отрицательную оценку, если потратили день на непродуктивное, но стоящее занятие, например помогали другу. Не стоит представлять себе способ оценки вашей эффективности неизменным, раз и навсегда установленным. Ваши стандарты неизбежно вырастут в соответствии с тем, что вы научитесь расходовать свое время более организованно. Таким образом, допустим, вы оценили свой день на восемь баллов, но когда пройдут несколько недель и вы оглянетесь на те дни, когда поставили себе эту оценку, вы поймете, что красная цена тому дню была не больше семи. Хотя историческая точность не так уж и важна. Польза от этого процесса заключается в том, что вы захотите поставить себе хорошую оценку в конце дня, поэтому вы будете тратить меньше времени впустую, ведь от этого будет зависеть ваша отметка.
Примечания
Для себя я определил, что ставить оценку каждому дню бывает очень полезно во время кризиса. Когда вы находитесь в таком состоянии, то вам кажется, что ваши предыдущие достижения были чередой провалов, а сами вы никогда больше не сможете хорошо работать. Наши воспоминания привязаны к эмоциям, то есть когда мы расстроены, мы можем четко вспомнить те события, во время которых чувствовали себя так же. Когда дела идут просто замечательно, мы можем думать только о тех временах, когда все было хорошо.
Если вы в течение нескольких месяцев проставляли себе оценки, то, взглянув на них, сможете проследить, что застой не продолжается долго. Пока вы находитесь в кризисе, кажется, что это навсегда. Но на самом деле я всегда выходил из этого состояния уже на третий или четвертый день. Глядя на ряд оценок, вы можете проследить, когда у вас последний раз был хороший день и как часто вообще случались хорошие дни. Все это позволяет поместить кризисное состояние в контекст, найти мотивацию выбраться из него и перестать чувствовать себя беспомощным.
