Первый вопрос, на который вы должны ответить: в чем настоящая проблема совещаний? На самом деле их две.

Во-первых, совещания скучны. Они тягучие, сухие, безжизненные. Даже если у собравшихся в это время нет никаких других дел, монотонные заседания, селекторные звонки и двухдневные выездные сессии все равно остаются в списке самых неприятных мероприятий в современной деловой культуре. А если вспомнить, что большинству участников есть чем заняться, неприятные ощущения многократно усиливаются.

Во-вторых – и это важнее – совещания неэффективны. Ненавидеть их можно хотя бы за то, что они не способствуют успеху организации. Когда есть масса неотложных дел, тратить силы и время на занятие, которое не приносит соизмеримых результатов, особенно неприятно.

Большой вопрос – почему  так происходит? Почему совещания скучны и неэффективны?

Совещания скучны, потому что им не хватает драматизма.  Или конфликта. И это позор, потому что в большинстве случаев у них есть огромный скрытый потенциал, который вполне может увлечь человека. К сожалению, вместо того чтобы раскапывать драгоценный конфликт, большинство руководителей изо всех сил стараются избежать трений и уложиться в отведенное время. Эти цели могут показаться благородными, но именно они делают совещания такими плохими.

Чтобы они были не нудными, надо подумать, как спровоцировать и раскрыть уместный, конструктивный конфликт мнений и вовлечь людей в разговор, породить страстную дискуссию и получить более качественные решения.

Совещания неэффективны, поскольку им не хватает контекстуальной структуры.  В очень многих организациях есть всего один тип регулярных совещаний – обычно их называют просто собраниями коллектива. Раз в одну-две недели сотрудники встречаются и два-три часа обсуждают все подряд, начиная со стратегии и тактики и заканчивая административными вопросами и корпоративной культурой. Поскольку нет четких критериев уместных тем, нет и четкого контекста для возникающих дискуссий. Участникам сложно понять, что надо делать: дебатировать, голосовать, устраивать мозговой штурм, высказывать мнение или просто слушать, поэтому в итоге они принимают мало решений.

Чтобы совещания были эффективнее, нужно разделить их на несколько видов, которые будут четко различаться по целям, формату и временны м рамкам.

В оставшейся части этого раздела две основополагающие проблемы совещаний – нехватка драматизма и структуры – обсуждаются более подробно. В ней же приведены практические решения, а также рассмотрены препятствия, которые часто возникают в процессе их внедрения.