Совершенствование процесса с Канбаном
Мы уже знаем, что Канбан – это метод, который направлен на улучшение процесса, базируется на ценностях Lean и бережливого мышления. Он был разработан Дэвидом Андерсоном, который первым начал экспериментировать с идеями Lean во время работы в Microsoft и Corbis. Так же как Lean, название «канбан» связано с идеями разработки на автомобильных производствах в Японии. Но что делает Канбан гибким? Чем он отличается от традиционного процесса улучшения?
Команды разработки программного обеспечения занимаются совершенствованием процессов с тех пор, как люди начали создавать ПО. В идеале совершенствование процессов работает очень хорошо: команда получает поддержку со стороны руководства, проводит замеры, определяет проблемы, улучшает орудия труда, а затем снова начинает выявлять то, что можно усовершенствовать. В конце концов улучшение всей организации в первую очередь позволяет создавать повторяемые процессы, затем управлять ими и наконец взять под статистический контроль. Уже многие компании заявили о больших успехах в этой области.
Если вы разработчик, уже переживший типичную попытку усовершенствования процессов, то, скорее всего, поспешите отложить книгу в сторону, прочитав это описание.
Термин «усовершенствование процесса» часто вызывает в воображении образ героя комиксов по имени Дилберт. Он ассоциируется с бесконечными совещаниями и процессами, полными технологической документации, потому что типичное улучшение процесса сильно отличается от идеального. В случае типичного процесса совершенствования крупная компания решает, что их программисты производят программное обеспечение недостаточно эффективно (или что они нуждаются в сертификации процесса для заключения контрактов либо для маркетинговых целей), поэтому нанимают консалтинговые компании, тратят много времени (и денег) на создание блок-схем существующих и желаемых процессов развития и обучают команды использовать новые процессы. Затем команды тратят около 10 минут, чтобы опробовать один из новых процессов, выясняют, что он им не подходит, и отказываются от него. Но поскольку топ-менеджеры проспонсировали весь процесс усовершенствования усилий, команда вынуждена делать вид, что использует нововведения, поэтому усердно заполняет любые документы по новым требованиям (например, область применения документа и техническое задание) и создает обязательные артефакты (протоколы собраний для просмотра кода и отчеты о тестировании, которые, как правило, пусты и шаблонны). Для каждого успешного процесса совершенствования усилий (их несколько) есть много ничего не дающих или вовсе неудачных попыток приложения усилий, побочный продукт которых – глубокая неприязнь к термину «улучшение процесса».
Существует одно большое отличие между Канбаном и традиционным процессом улучшения. В последнем случае решения, как правило, спонсируются высшим менеджментом, готовятся комитетом (например, группами процессов разработки программного обеспечения) и доводятся до сведения команд через их непосредственных руководителей. В Канбане улучшение остается в руках команды. Именно поэтому agile-команды добились успеха в применении этого метода. Члены команды самостоятельно находят проблемы в рабочем процессе, предлагают свои варианты улучшения, оценивают результаты и берут на себя ответственность за собственные стандарты.
Как Канбан помогает команде улучшить собственный процесс?
Визуализация рабочего процесса
Первый этап в улучшении процесса – это понимание того, как в настоящее время работает команда, и практика визуализации в Канбане позволяет это сделать. Звучит просто, но все гораздо сложнее, чем кажется, – многие традиционные процессы совершенствования идут неправильно.
Представьте, что вы программист, а ваш руководитель приходит к вам и спрашивает: «Как ты ведешь разработку программного обеспечения?» Ваша задача – написать, как вы делаете свою работу. Поэтому вы запускаете Visio (Omnigraffie или другое приложение диаграмм) и начинаете создавать блок-схему, показывающую все то, что вы делаете каждый день. Иногда будет обнаруживаться, что замечательные практики, такие как обзор кода (или тестирование кода, прежде чем его выпустить, и т. д.), вы действительно применяете, но не каждый раз. Полагая, что это надо делать всегда, и вы наверняка иногда так делаете, вы добавляете этот элемент в свою схему. Такова человеческая природа. Легко найти оправдание собственным поступкам – если это хорошая идея, значит, можно создать уверенность в том, что все это время вы применяете такие практики.
Это уничтожает процесс совершенствования, потому что скрывает реальную проблему.
Если этап, который вы добавили к вашей схеме, – хорошая идея, то теперь это выглядит так, будто вы уже это делаете. Никто и не подумает спросить: «Почему мы этого не делаем?» Зачем? Ты уже так работаешь! Что если есть причина, по которой вы не делаете это каждый раз, – скажем, обзор кода всегда отменялся, потому что его всегда проводят менеджеры команды, а они всегда заняты? Вы никогда не обнаружите и не попытаетесь исправить основную проблему, потому что каждый будет смотреть на диаграмму, видеть блок, касающийся обзора кода, и искать точки улучшений процесса где-нибудь в другом месте.
В Канбане визуализация означает запись именно того, что делает команда. Недостатки и тому подобные вещи не приукрашиваются. Это часть бережливого мышления: канбан-команда принимает lean-принцип. Чтобы видеть картину целиком. Правильное мышление не позволяет команде возиться с визуализацией рабочего процесса, потому что это помешало бы увидеть картину целиком. Ценность принимать решения как можно позже также важна: у вас еще нет всей информации о том, как разрабатывать программное обеспечение, поэтому остается последний ответственный момент, чтобы принять решение, как вы измените его.
Наряду с другими гибкими методологиями канбан-практики помогают вам заполучить lean-мировоззрение и принять бережливое мышление. Чем точнее и объективнее вы визуализируете рабочий процесс, тем быстрее примете такие ценности, как видеть целое и принимать решения как можно позже.
Так как же команды визуализируют рабочий процесс?
Используйте канбан-доску для визуализации рабочего процесса
Канбан-доска – это инструмент, который команды используют для визуализации рабочего процесса. (Заглавная буква «К» используется при упоминании метода, со строчной буквы «к» пишется название доски.) Канбан-доска похожа на доску задач Scrum: обычно там есть колонки и стикеры. (Чаще всего на канбан-доске встречаются стикеры, а не учетные карточки.)
Существует три очень важных различия между доской задач и канбан-доской. Вы уже знаете о первом из них: канбан-доски содержат только истории и не показывают задачи. Еще одно состоит в том, что столбцы в канбан-досках обычно могут быть разными у различных команд. Наконец, на канбан-досках могут устанавливаться лимиты на объем работ в колонке. В дальнейшем мы поговорим об этих ограничениях, а сейчас сосредоточимся на самих колонках и том, как команды, использующие Канбан, часто имеют разные столбцы на канбан-досках. Одна доска команды может иметь колонки «сделать», «в процессе» и «сделано». А другая – совершенно иные колонки.
Когда команда хочет внедрить Канбан, она прежде всего визуализирует рабочий процесс на канбан-доске. Например, одна из первых канбан-досок в книге Дэвида Андерсона «Канбан. Альтернативный путь в Agile» имеет следующие столбцы: «входящая очередь», «анализ» (в процессе, готово), «готово к разработке», «разработка» (в процессе, готово), «готово к сборке», «тестирование» и «готово к релизу». Эта доска будет использоваться командой, которая следует за процессом, где каждая функция проходит через анализ, развитие, сборку и тестирование. Поэтому она может начать c такого варианта канбан-доски, как показано на рисунке 9.1, на которой есть колонки с текущими рабочими элементами.
Рис. 9.1. Пример того, как рабочие элементы, написанные на бумажках, перемещаются по канбан-доске. Дэвид Андерсон в своей книге «Канбан. Альтернативный путь в Agile» использовал именно такой вариант доски, но названия колонок могут отличаться в зависимости от того, как члены команды выполняют свою работу
Команда будет использовать канбан-доску, так же как Scrum-команды – доски задач. Канбан-команда проводит встречи (обычно ежедневные), которые называются «прогулка вдоль канбан-доски» (walking the board). На них обсуждается состояние каждого элемента на доске. Она должна отражать текущее состояние системы: каждый элемент, завершающий текущий этап, должен быть перемещен в следующую колонку. Но если этого еще не сделано, то команда знает, что во время встречи доска будет обновлена.
Важно понимать, что канбан-доска визуализирует основной рабочий процесс и процесс использования. Любые примеры, приведенные здесь и в других текстах (в книге «Канбан. Альтернативный путь в Agile» Дэвида Андерсона), – это лишь примеры из реальных контекстов. Вообще не стоит копировать канбан-доску, лучше разработать свою, изучая собственный рабочий процесс и визуализируя его. Копирование существующего процесса без привязки к конкретному контексту противоречит эволюционному подходу Канбана. Если метод требует начать с того, что сейчас делаете именно вы, то не стоит копировать действия других людей.
Вернемся к примеру из , в котором команда пыталась справиться с очень длительными сроками и разочарованными клиентами. Если вернуться к изначальному описанию команды, то изложение их рабочего процесса, которое менеджер проекта показывал руководству, будет таким:
1. Команда получает запрос от пользователя.
2. Руководитель проекта намечает функционал для следующего релиза.
3. Команда разрабатывает функционал.
4. Команда тестирует функционал.
5. Менеджер проекта проводит приемку.
6. Функционал реализован и включен в следующий релиз.
Пункты в – это один из способов поддержания связи в рабочем процессе. И этот пронумерованный список тоже, но визуализация более эффективный инструмент для выполнения этой задачи.
Рисунок 9.2 показывает, что вариант рабочего процесса менеджера проекта, который можно назвать «счастливый путь», выглядит так, как показано на канбан-доске.
Рис. 9.2. Здесь показано, как люди воспринимают Канбан в ходе работы над проектом
Но это не то, что происходит в реальной жизни. В команда использовала пять «почему», чтобы узнать больше о рабочих процессах. В дальнейшем список выглядел так:
1. Команда получает запрос от пользователя.
2. Менеджер проекта намечает функции на следующий трехмесячный релиз.
3. Команда собирает функцию.
4. Команда тестирует функцию.
5. Менеджер проекта проверяет прохождение тестирования.
6. Менеджер проекта планирует показ демоверсии высшему руководству.
7. Если топ-менеджер хочет, чтобы команда внесла изменения, то руководитель проекта проводит анализ влияния изменений, функция возвращается в пункт 1 и по порядку двигается к пункту 8.
8. Функция выполнена и включена в следующий релиз.
Теперь мы знаем, что есть дополнительный шаг, когда старшие менеджеры при необходимости могут вносить изменения в функции и переносить их в будущие релизы, хотя команда считает функции готовыми.
Мы будем менять канбан-доску, чтобы представить это нагляднее, добавляя колонки «комментарии менеджера» для тех функций, которые ожидают старшие менеджеры в демоверсии.
Рис. 9.3. Эта канбан-доска представляет более точную картину того, как протекает проект
Теперь у нас есть более точная визуализация рабочего процесса в команде. Если на канбан-доске видно все течение релиза, то проблема становится очевидной. Рабочие элементы накапливаются в столбце «приемка руководством» и хранятся там до окончания релиза, как показано на рисунке 9.4.
Рис. 9.4. Когда вы используете канбан-доску для визуализации рабочего процесса, проблемы, возникающие из-за неравномерности, легче обнаружить
А как насчет рабочих элементов, которые были отнесены к будущему релизу в связи с доработками, которые инициированы менеджерами? Мы особенно заботимся о таких элементах, потому что из-за них некоторые пользователи ушли к конкурентам.
Рис. 9.5. Канбан-доска делает потери более очевидными, когда вы видите, что в течение рабочего процесса они встречаются несколько раз
По некоторым из элементов работа уже началась и должна продолжаться. Когда рабочие элементы требуют доработки уже после проверки менеджером, они возвращаются в начало процесса. Давайте убедимся, что они представлены на канбан-доске, – мы добавим столбец в начале пути, назовем его «На доработку» и передвинем стикеры влево (ставим маленькую точку на каждом стикере, чтобы сразу обнаружить, если они попадутся во второй раз).
Это довольно хорошая визуализация процесса, которому следует команда. Теперь мы можем точно видеть, что не так с проектом и почему ситуация ухудшалась. Некоторые члены команды, наверное, догадывались, что происходит, но теперь это ясно любому, кто смотрит на доску. И еще важнее, что это объективное свидетельство того, что способ, которым старшие менеджеры проводят обзор функций, – это основная причина проблем со сроками.
Ограничение на выполнение незавершенных работ
Мы никогда не стали бы запускать серверы в компьютерных залах на полную мощность – почему мы не усвоили этот урок при разработке программного обеспечения?Мэри и Том Поппендик. Lean Software Development: An Agile Toolkit
Только команда может делать так много работы. Мы узнали об этом при изучении Scrum и ХР, и это важная часть бережливого мышления. Когда команда соглашается сделать больше того, на что способна, случаются неприятности. Она либо игнорирует некоторые виды работ, некачественно создавая продукт, либо работает в неустойчивом темпе, что в будущих релизах обойдется очень дорого. Иногда не сразу становится очевидно, что команда взяла на себя больше обязательств, чем может выполнить: каждый отдельный дедлайн выглядит разумным, но если предполагается, что все работают в многозадачном режиме в нескольких проектах или с несколькими элементами одновременно, то команда постепенно начинает испытывать перегрузки и требуются дополнительные усилия для переключения с одной задачи на другую. А это приводит к потере до 50 % производительности.
Визуализация рабочего процесса позволяет команде распознать перегрузку. Это первый шаг к устранению проблемы. Неравномерность и перегрузки, о которых мы узнали в , проявляются на канбан-доске, когда стикеры собираются в одном столбце. К счастью, теория массового обслуживания не только предупреждает нас о проблеме, но и предлагает способ ее исправить. После выявления неравномерностей в рабочем процессе мы можем управлять объемом работ во всей системе, поставив жесткое ограничение на выполнение незавершенной задачи. Такая канбан-практика называется ограничение на выполнение незавершенных работ (limit work in progress, WIP-лимит).
Ограничение на выполнение незавершенных работ означает установление ограничения на количество рабочих элементов, которые могут находиться на разных стадиях реализации проекта. Как правило, большинство людей сосредоточены на том, чтобы как можно скорее переместить рабочие элементы внутри процесса. Для одного элемента этот рабочий процесс – линейный: если вы программист и закончили написание кода для функционала, а ваш рабочий процесс требует, чтобы вы еще и протестировали его, то легко начать ненужную спешку, потому что это последний этап вашей работы.
Но что делать, если команда тестировщиков уже работает над несколькими функциями и не может одновременно проверить их? Не имеет смысла немедленно браться за новую функцию, если потом придется ждать, чтобы кто-нибудь ее протестировал. Это приведет к перегрузке команды тестировщиков. Так что же делать?
Для этого Канбан возвращается к бережливому мышлению – в частности, к принципу вариантного мышления, о котором говорилось в . Одна из причин, почему канбан-команда использует канбан-доску, – это возможность увидеть на ней все варианты. Если вы как разработчик только что закончили создавать архитектуру нового функционала, то легко предположить, что теперь вы возьметесь за код. Но работа над кодом для данного функционала – это возможность, а не обязательство. Глядя на канбан-доску, вы видите много стикеров, с которыми можно дальше работать. Вероятно, есть другие стикеры, сообщающие о необходимости разработки нового функционала, или столбец с ошибками, найденными во время тестирования функционала и ждущими исправления. Как правило, у вас большой выбор. Какой вариант вы предпочтете?
Установление WIP-лимитов на этапы в рабочем процессе подразумевает ограничение количества элементов работы, допустимых на этом этапе. Это облегчает команде выбор элементов работы, позволяет избежать перегрузки и способствует равномерному и максимально эффективному протеканию рабочего процесса в ходе разработки функционала. После ее завершения вы видите, что взять в разработку новый функционал невозможно из-за ограничений лимита. Тогда вы смотрите на другие возможности применения своих навыков, имеющиеся на доске, и работаете с ними – и команда тестировщиков не будет перегружена. (Представляете себе, как это может сократить среднее время разработки функционала? Если да, то вы начали приобретать навык системного мышления!)
Давайте вернемся к команде, которая использует пять «почему», чтобы найти причину проблемы во времени, отведенном на выполнение заказа. После того как мы создали для них канбан-доску, определилась перегрузка: стикеры начали накапливаться в колонке «приемка руководством». Поэтому, чтобы ограничить объем выполняемых работ для этой команды, мы просто нашли способ ограничить количество скапливающихся элементов до того, как менеджеры проведут сессию приемки.
В Канбан, узнав о такой проблеме рабочего процесса, как эта, вы устанавливаете WIP-лимит (или работаете с ограничением на выполнение незавершенных работ). Для этого команда должна встретиться с руководством, чтобы убедить всех принять новые правила. Новая политика устанавливает WIP-лимит, подразумевающий, что в столбце «приемка руководством» может накапливаться только определенное количество элементов работы. Канбан-доска и подсчет времени на выполнение заказа дают команде и руководителю проекта достаточно объективных доказательств, чтобы убедить менеджера согласиться с этим.
Когда мы устанавливаем WIP-лимит на столбец, он перестает быть местом, где скапливается масса рабочих элементов. Вместо этого образуется очередь, или стадия в рабочем процессе, где управление идет плавным и упорядоченным образом.
Не существует жесткого правила, устанавливающего размер WIP-лимита. Команда использует эволюционный подход к этому элементу. Обычно исходя из здравого смысла экспериментальным путем находят оптимальный вариант. В нашей команде каждый релиз, как правило, имеет 30 элементов функционала. Чтобы старшие менеджеры чувствовали себя комфортно, они могут встретиться три раза на протяжении релиза, поэтому мы выберем WIP-лимит, ограниченный десятью элементами в колонке «приемка руководством», как это показано на рисунке 9.6.
Рис. 9.6. Число 10 в столбце «Приемка руководством» – это его WIP-лимит
Что происходит, когда в колонку «приемка руководством» добавляется десятый элемент работы? Достигнув лимита, команда больше ничего не помещает в этот столбец. Вероятно, для нее найдется и другая работа. Если разработка закончена, то она поможет тестировщикам. Не исключено, что есть технический долг, который можно устранить, – если на доске нет стикеров с соответствующими элементами, то таких элементов работы не должно быть на самом деле. Единственное, чего они не делают, – не «засовывают» в колонку «Приемка руководством» дополнительные элементы работы. Для этого существует соглашение с топ-менеджерами: как только колонка достигнет WIP-лимита, менеджеры будут проводить обзоры и работа будет накапливаться до тех пор, пока это не произойдет.
Рис. 9.7. Когда колонка достигает своего WIP-лимита, в нее больше не добавляются стикеры, даже если это выполненная работа. Команда переносит внимание на рабочие элементы в других столбцах, которые еще не достигли WIP-лимита
Как только менеджеры выполняют свое обещание, проводят обзор и расчищают «завалы», работа движется вперед. WIP-лимит заставляет их давать обратную связь гораздо раньше, поэтому команда может немедленно внести необходимые изменения. Если рабочий элемент натыкается на препятствия, то менеджеры узнают об этом в начале проекта, а не в конце. Это наносит меньший вред команде, потому что ей не приходится выполнять много ненужной работы, которая затем может оказаться в колонке «На доработку». Сделанная работа немедленно приобретает ценность, в отличие от той, что находится в колонке «На доработку» до тех пор, пока ею не заинтересуется компания (или пока разозленные клиенты не уйдут к конкуренту).
Это эффективно, потому что цикл приемки менеджментом и изменения, внесенные командой, замыкаются в петле обратной связи. При этом, если петля обратной связи слишком длинная – например, равняется длине всего релиза, – то информация, попадающая назад в проект, становится разрушительной, потому что команде приходится пересматривать массу уже проделанной работы. Это приводит к потерям.
Добавление WIP-лимита устраняет причины перегрузки, среднее время рабочего элемента в системе получается намного короче. Теперь в течение проекта менеджеры несколько раз проведут приемку, что позволит команде раньше внести коррективы. И менеджеры смогут использовать эту информацию для более раннего изменения приоритетов, поэтому ценная работа не пойдет в потери.
Более того, теперь команда и менеджеры могут контролировать длину петли обратной связи. Например, если руководители считают, что информация является ценной, и они могут согласиться уменьшить WIP-лимит до шести элементов, это приведет к более частым встречам и даст команде более раннюю обратную связь.
Почему бы не сделать WIP-лимит равным единице и не потратить все время только на это? действительно ли короткая петля обратной связи лучше?
Нет, если команда тратит больше времени на проведение совещаний и обратную связь, чем на выполнение самой работы. Как и любым инструментом, WIP-лимитами и петлями обратной связи можно злоупотреблять. Когда система имеет слишком короткую петлю обратной связи, она может попасть в состояние, которое называется пробуксовкой. Это случается, когда слишком много информации попадает обратно в систему и не хватает времени для ее обработки, а тем временем поступает следующая партия данных.
Визуализация рабочего процесса при помощи канбан-доски позволяет команде увидеть петли обратной связи и экспериментировать с WIP-лимитами, чтобы найти оптимальную длину обратной связи. Это обеспечивает регулярную обратную связь, причем команда успевает ответить на замечания прежде, чем придет следующая партия.
Нужно избегать при этом многократной отправки одних и тех же элементов через цикл обратной связи, потому что это засоряет систему. Но Канбан помогает заметить и это. Например, когда менеджеры дают обратную связь команде и просят переделать, работа отправляется назад в бэклог. Члену команды приходится перемещать стикер с задачей в колонку с более ранним этапом. Команда может отслеживать стикеры, которые были смещены назад, если поставит на них точку или любой другой знак – явный показатель того, что петля обратной связи для этой функции будет повторяться. Когда функция возвращается через рабочий процесс, она в итоге снова окажется в столбце «Приемка руководством» и заполнит собой одно место среди WIP-лимитов. Это приводит к эффекту засорения петли обратной связи.
Рис. 9.8. Добавление дополнительных столбцов на канбан-доску – и предотвращение попадания множества стикеров обратно в предыдущие колонки из-за их пробуксовки – дает команде больший контроль над процессом
Команда может избежать данной проблемы, удалив дополнительную петлю из рабочего процесса, сделав ее более линейной для большинства элементов. Что если команда сможет убедить менеджеров согласиться на единственный этап приемки руководством с выбором тех из элементов, которые надо переделать? Раз менеджеры доверяют команде принимать их обратную связь для большинства элементов и не требуют их повторной проверки руководством, прежде чем функционал будет выпущен, команда сможет добавлять дополнительную разработку и этап тестирования после приемки.
Этот процесс на канбан-доске выглядит длиннее. Но поскольку мы использовали объективные данные, полученные в результате измерения времени на освоение новой продукции и экспериментальные данные с WIP-лимитами, чтобы развивать рабочий процесс, как в нашем примере, то мы можем с уверенностью утверждать, что так действительно быстрее. И мы продолжим проводить измерение времени на освоение новой продукции и визуализировать рабочий процесс, чтобы доказать команде и менеджерам: несмотря на добавление нескольких этапов, производство каждой функции и включение ее в релиз протекают быстрее. Но эти измерения полезны для дальнейшего усовершенствования проекта и убеждения менеджеров в том, что он улучшается, а команде все это, скорее всего, не потребуется. Ее убедят результаты, потому что после устранения неравномерной работы и перегрузок проект явно станет продвигаться быстрее.
Ключевые моменты
Канбан – это метод, улучшающий процесс разработки программного обеспечения и командной работы, основанный на lean-мировоззрении. Канбан-команды начинают с текущей работы. Они оценивают целиком реальную действительность и со временем проводят постепенные эволюционные изменения системы.Канбан-практика развивать совместно и улучшать экспериментально подразумевает проведение измерений, постепенное улучшение, а затем подтверждение того, что работа включала эти измерения.Каждая команда имеет систему для производства программного обеспечения (независимо от того, осознает ли она это), и идея системного мышления, принадлежащая Lean, подразумевает оказание помощи команде в понимании этой системы.Канбан-доска – это способ визуализации рабочего процесса команды.Канбан-доска разделена на столбцы, которые представляют каждый этап рабочего процесса. Рабочие элементы написаны на стикерах и распределены по колонкам. По мере продвижения по системе они перемещаются из столбца в столбец.Канбан-доска использует рабочие элементы, а не задачи, потому что Канбан – это не система управления проектами.Когда канбан-команды вводят лимит на выполнение незавершенных работ (WIP-лимит), они добавляют цифру в колонку на доске, которая указывает на максимальное число рабочих элементов, разрешенных на этой стадии рабочего процесса.Канбан-команды работают со своими пользователями, менеджерами и другими заинтересованными сторонами, чтобы убедиться: все согласны с тем, чтобы команда сосредоточила свои усилия на другой части проекта, когда количество рабочих элементов в колонке достигает лимита, и не пытаться ничего вносить в нее сверх того.
Назад: Принципы Канбана
Дальше: Измерение и управление потоком
