После того как мероприятие закончилось, участники разошлись, зоны партнеров и пресс-воллы демонтированы, а чемоданчик организатора убран на склад, остается только одно желание – полежать в позе звезды недельку, отключив телефон и интернет. Но сделать это нельзя – потому что мероприятие не завершено, пока вы не выполнили все действия по алгоритму, обязательному к реализации после того, как событие состоялось. Итак, что же надо сделать организатору после ивента?

• Раздать участникам их вещи и проконтролировать, чтобы они все забрали. Зачастую партнеры приезжают перед ивентом, привозят свои материалы для пакетов участника или ролл-ап и уезжают, не присутствуя на мероприятии. В финале вы обнаруживаете на площадке массу чужой полиграфии и прочих ценных (не для вас) вещей. Всегда стоит заранее оговаривать, что, например, в 19 часов у вас заканчивается мероприятие, поэтому с 19:30 до 20:00 вы ждете представителя партнера, который увезет то, что осталось. Или же договоритесь с партнером и представителями площадки, что «раздатку», ролл-апы, пресс-воллы можно будет забрать, например, в подсобке в рабочее время по будням. Из личного опыта – настоятельно не рекомендуем брать чужие коробки и ролл-апы «на пару дней» в багажник, чтобы у вас их перехватили где-то в городе. В этом случае вы можете возить их месяцами, а оно вам надо?

• Собрать отзывы – это важный элемент постпродакшна. Как это сделать? Первым делом мы начинаем искать отзывы с помощью внутреннего поиска социальных сетей или поиска в «Яндекс» и Google. Просто по названию. Иногда имеет смысл вбивать близкие тематические ключи: «На конференции», «Обучаюсь», «Сегодня я здесь» и т. д. Второй метод – искать отзывы по официальному хэштегу события (если у вас его вдруг нет – надо обязательно завести). После нахождения информации вы делаете репост отзыва на стену или выкладываете скриншот отзыва со ссылкой на источник.

• Еще вы можете попросить участников оставить отзыв в специальной теме в обсуждениях. Для этого нужно разослать письмо по вашей базе, сделать смс-рассылку, настроить таргетированную рекламу или выложить пост во встрече.

• Поблагодарить партнеров, спикеров, команду – даже если вы лично сделали это непосредственно на мероприятии, совершенно не лишним будет письмо участникам или сообщение в соцсетях спустя пару дней. Благодарность от души, фотографии из первых фотоотчетов, приятные для адресата отзывы по хэштегу мероприятия – все это те незаметные штрихи, те элементы внимания и заботы, которые делают ваше мероприятие уникальным и лучшим и побуждают говорить о нем снова и снова.

• Закрыть все документы контрагентам. Может, конечно, это самое скучное, но тем не менее обязательное дело. Если вы не решите бухгалтерские вопросы, то в будущем, при необходимости поработать с этим подрядчиком, можете столкнуться с таким требованием: «А вы сначала нам закройте старые документы, которые мы вам привозили вместе с полиграфией накануне мероприятия. Ну и что, что вы их найти не можете!» Документы придется держать в порядке, даже если очень лень.

• Подготовить и разослать фото, видео и записи. После окончания мероприятия в работу включается ваша команда, которая монтирует, обрабатывает, заливает фото– и видеоматериалы, монтирует видеозаписи выступлений (если они предусмотрены), собирает их в отчеты. Чем оперативнее вы разошлете обещанные видеозаписи выступлений и презентации, чем полнее и эмоциональнее будут ваши фотоотчеты, тем больше фидбэка и отзывов вы сможете собрать, а это тот социальный капитал, который будет работать на вас при организации следующих мероприятий.

• Сделать пострассылку по договоренностям с партнерами – обычно в нее входят спецпредложения от партнеров, скидки, подарки. Делается она не всегда, и вы можете вообще не предлагать ее как опцию партнерского пакета. Но если она кем-то куплена, то осуществить ее нужно четко в оговоренный срок по полной и актуальной базе с последующим предоставлением отчета (если об этом была предварительная договоренность) по открываемости и кликабельности.

• Сформировать и разослать отчеты для партнеров. Если у вас были реализованы партнерские пакеты, отчеты являются обязательным элементом. Партнеру мало интегрироваться в ваше мероприятие и присутствовать на нем – ему важно получить отчет с фотографиями, количеством упоминаний, отзывами, итогами розыгрышей и акций, если они проводились. Форму, сроки предоставления и содержание отчета обязательно нужно обсуждать при заключении договора с партнером и прописывать в приложении (там же, где перечисляются все предоставляемые вами опции и формы интеграции партнера в ивент). Это поможет избежать недоразумений после мероприятия, и, вероятно, структура и качество вашей работы позволит перевести партнерство из разового в систематическое.

И вот только тогда, когда вы все это сделаете, можно пойти хотя бы в SPA, если лечь в позу звезды на недельку не позволяет следующий проект.