Итак, вы договорились о том, что докладчик выступит на вашем событии. Как правило, достаточно устных соглашений или писем/сообщений в соцсетях. Некоторые мероприятия подкрепляют их документами, письменными соглашениями, договорами, оплатой трансфера и проживания по безналу. Здесь уже все зависит от того, как вы построили эту систему в своей компании и как вам это удобно. Вот что обязательно нужно прописать и проговорить, чтобы не было накладок и недопонимания:

1. Вы должны четко озвучивать и прописать дату и время выступления, тайминг, требования, формат (вопрос-ответ, круглый стол, доклад и ответы на вопросы, воркшоп, мастер-класс). Получить подтверждение.

2. Если вы организуете спикеру трансфер, проживание, сопровождение, то своевременно покупайте и присылайте билеты (предварительно согласовав удобное время и вид транспорта), брони гостиниц. Подробно описывайте, каким образом спикер может заказать такси (или дайте контакт человека, который будет его сопровождать), в какое время ему нужно быть на площадке, напишите телефон контактного лица, модератора его зала/секции, контактного лица со стороны организаторов.

3. Если спикер обеспечивает себе трансфер и проживание сам, то все равно вы должны знать время и способ его прибытия в город и на площадку и убедиться в том, что билеты куплены (запрашивайте копии или подтверждение в любом формате). Если вы работаете с конкретным докладчиком в первый раз, лучше перестраховаться. Просто для вашего спокойствия.

4. У вас обязательно должен быть контактный телефон спикера, его почта и ссылки на аккаунты в соцсетях.

5. После достижения договоренностей о выступлении обязательно размещайте информацию о новом докладчике на сайте мероприятия, в социальных сетях. Запрашиваете полные сведения, актуальную должность и фотографию. Не надо брать старые фотографии из общего доступа: с тех пор спикер мог похудеть на 20 кг; кроме того, ему будет приятно, если вы разместите его новую фотографию, где он сам себе нравится. Также уместно просить спикера поделиться новостью о выступлении у вас на его ресурсах и в социальных сетях. Тут win-win: вам – реклама его участия в вашем мероприятии, направленная на аудиторию спикера, ему – слушатели из числа друзей/учеников/почитателей.

6. Если у вас предусмотрен шаблон презентации, то его нужно прислать спикеру сразу после того, как вы договоритесь о выступлении. Формат – ppt(x), выслать вам обратно готовую презентацию просите в ppt(x) и в pdf (это самые распространенные и актуальные форматы). Оформление презентации в вашем шаблоне может являться настоятельной просьбой с вашей стороны, но никак не требованием. Некоторые спикеры принципиально делают презентации только в своем фирменном шаблоне. Попросите их в таком случае поставить ваши слайды в начале и в конце, где должны быть название доклада и раздел «Благодарю за внимание». Также важно обозначить deadline сдачи презентации и напомнить о нем за несколько дней до его наступления, чтобы в последний момент не бегать по площадке с выпученными глазами и с флешкой в руках. И еще одно: всегда найдется спикер, который за полчаса до своего выступления будет доделывать презентацию. Смиритесь.

7. В дополнение к предыдущему пункту: всегда стоит попросить спикера прислать презентацию заранее, чтобы было время отредактировать, дополнить, при необходимости помочь ему что-то переписать, расставить акценты, добавить примеры. Качественно проработанная презентация и, как следствие, выступление в итоге будут на пользу и вам и вашему ивенту.

8. На «Суровом Питерском SMM. Эпизод II» была ситуация, когда мы поняли, что одна из презентаций не отвечает нашему стандарту и уровню докладов. Слишком общая, без конкретики, куцая. Дошло до того, что мы написали спикеру, что с таким докладом, к сожалению, выступить не получится, и мы удаляем его из сетки. На что получили просьбу о помощи с доработкой презентации. Помогли, расставили акценты, добавили актуальные цифры и примеры. Презентация заиграла, спикер чудесно выступил в переполненном зале и получил отличный фидбек. Мы как организаторы, понятное дело, тоже получили свой кусочек благодарностей. Из таких скрупулезно проработанных мелочей и складывается качественный ивент.

9. Спикеру важно подготовиться, несколько раз прорепетировать выступление. Это касается в основном новичков или тех, кто выходит на публику редко и стесняется. Простой совет «порепетировать» (перед коллегами, семьей или вами по скайпу) помогает спикеру увереннее чувствовать себя во время доклада, лучше понимать время, которое он занимает, сделать более точные акценты, заготовить пару шуток или схем взаимодействия с залом.

10. Не стоит лениться: по запросу докладчика вышлите ему фотографии зала выступления, список предоставляемого оборудования, уточните, нужны ли флипчарт, лазерная указка, микрофон-гарнитура, кафедра, подключение его ноутбука к интернету, демонстрация видеороликов или его рабочего стола.

11. Если у приглашенного докладчика есть райдер, то его условия должны быть четко выполнены. Это характеризует вас как профессионального организатора. Не бойтесь перестараться с заботой и вниманием к спикеру, и он станет благодарным соучастником вашего события.

12. Накануне конференции важно не забыть прислать выступающему телефоны контактных лиц, данные по заезду/парковке, расположению комнаты отдыха. Если спикеры приезжают на своих автомобилях, а рядом с площадкой есть только платная парковка – возьмите расходы по ней на себя. Это мелочь, которая оборачивается чем-то значительным при создании впечатления о мероприятии.

13. Во время события отдельный человек должен следить за тем, чтобы в спикерской и на выступлении была вода, были созданы условия для отдыха и общения в кулуарах.

14. После выступления/окончания мероприятия не забудьте поблагодарить спикера лично или, если разминулись, по почте/в личном сообщении. Именная благодарность на фирменном бланке, распечатанная и красиво подписанная, – отличная и недорогая в реализации вещь, которая доставляет людям удовольствие.

15. После обработки материалов пришлите докладчику ссылки на фотографии, ролик, если велась запись выступления – предоставьте доступ. Поверьте: пост-продакшн так же важен, как и предварительная работа. В качественно сделанном ивенте не бывает второстепенных элементов.

В разделе о форс-мажорах мы пишем о ситуации, когда спикер по какой-либо причине не приехал. Сейчас не будем повторяться, там достаточно информации, скажем только одно: если один из докладчиков не прибыл, нельзя передвигать на его место кого-то другого из выступающих за ним, даже если они уже присутствуют на площадке и готовы выйти на сцену. Вы собьете сетку всех последующих выступлений и вызовете негатив со стороны тех, кто приедет ради спикеров, заявленных позже, в соответствии с анонсированным расписанием.

Есть еще один важный момент – непосредственно составление сетки докладов. Далеко не всегда складывается ситуация, когда все спикеры одинаково мощны/профессиональны/востребованы слушателями. Бывает, что у вас заявлены 2–3 «звезды», а все остальные – очень хорошие, очень грамотные, но малоизвестные. Ну или… мм… средненькие. В таком случае опасность может заключаться в том, что люди придут четко на «звезд», а на выступлениях остальных докладчиков залы окажутся полупустыми. Избежать этого можно двумя способами (точнее, их совместным применением). Первый: с помощью рекламы, постов, отработки возражений донести до участников информацию о том, что неизвестные им персоны – это на самом деле ого-го какие профи и обязательно будут интересны и актуальны для них. И второй: равномерно распределить в течение дня известные и неизвестные имена, чтобы люди имели возможность ознакомиться с докладами не только хэдлайнеров, но и всех остальных спикеров.

Да, и последнее: если спикер – ваш друг, это не повод для того, чтобы у него были какие-то особые условия. Презентацию он должен сдавать так же вовремя, как и все прочие, и относиться к подготовке так же скрупулезно, как и любой другой ответственный профессионал из вашего списка докладчиков.