Усвоение основ
Позвольте вкратце напомнить вам азы правильного использования времени.
1. Ставьте ясные цели и четко определяйте перспективы. Вы должны точно знать, для чего работаете и чего хотите достичь.
2. Детально планируйте предстоящую работу в письменном виде. Производительный труд требует подробного плана действий с определением их последовательности.
3. Четко расставьте приоритеты. Вы должны делать основной упор на действия, приносящие максимальную пользу.
4. Посвящайте работе все рабочее время. Научитесь полностью концентрироваться только на одном деле, которое на данный момент является самым важным, и не отвлекайтесь ни на что другое, пока не выполните его. Это требует огромной силы воли и самодисциплины, но карьерный успех с лихвой компенсирует затраченные усилия.
Время представляет собой неотъемлемый компонент любого достижения. Все, что вы делаете, требует временных затрат. Если вы хотите, чтобы вам на все хватало времени, существует единственный способ: занимайтесь исключительно важными делами, от которых зависит работа и жизнь, и не тратьте его ни на что другое.
Вас окружают люди и ситуации, которые крадут у вас время и подрывают эффективность труда на протяжении всего дня. Лишь железная самодисциплина поможет вам оградить себя от них.
Семь основных факторов разбазаривания времени
По данным сотен исследований и опросов, существует семь главных расхитителей времени. Способность эффективно противодействовать им во многом определяет, насколько успешной будет ваша карьера.
1. Телефон, электронная почта и СМС
Первая и главная причина потерь времени – это помехи, создаваемые телефоном, электронной почтой и СМС. Все они пытаются отвлечь вас от того, чем вы заняты в данный момент, заставляют мозг делать паузы в обдумывании важных вещей. Даже после того как вы отвернулись от монитора или повесили трубку, вам трудно вернуться к работе.
Существует семь способов борьбы с помехами такого рода.
1. Используйте телефон и электронную почту только как рабочий инструмент. Если вам необходимо к ним обратиться, старайтесь сделать общение максимально коротким. Не разговаривайте на личные темы во время работы. Общение с собеседником должно быть предельно эффективным. Приучите себя к тому, что с девяти до пяти телефон и компьютер существуют только для дела. Это же касается и смартфона.
2. Классифицируйте свою электронную корреспонденцию по степени важности. Прежде чем начинать разговор по телефону, узнайте, кто вам звонит. Преодолейте естественное любопытство, просыпающееся от звонков незнакомых людей. Первым делом выясните цель беседы.
3. Отводите в своем ежедневном расписании время, когда вас нельзя ничем отвлекать. Не становитесь рабом телефонных звонков и сигналов о поступлении почты и СМС. Просто отключите их. Нет ничего такого срочного, к чему нельзя было бы вернуться в более удобное для вас время.
4. Если вы сами звоните или отправляете сообщение по электронной почте, установите строго определенное время для ответа. Скажите собеседнику, что в этот период вы сможете принять от него ответный звонок или письмо. Не раздавайте свои телефонные номера и электронные адреса кому попало. Делайте это только тогда, когда необходимо.
5. Объединяйте все свои звонки и переписку по электронной почте в «пакеты». Постарайтесь разделаться с ними за один раз. Не распределяйте их по всему расписанию дня. Попробуйте до И часов обойтись без звонков и переписки, а накопив их, посвятить им один час с 11:00 до полудня. Затем точно так же «копите» звонки и сообщения до 15:30, чтобы разделаться с ними к 16:30.
6. Планируйте звонки заранее. Рассматривайте телефонный разговор как деловую встречу. Наметьте вопросы, которые хотели бы обсудить в ходе звонка или электронной переписки.
7. Ведите записи. Разговаривая по телефону, записывайте по ходу дела все ключевые высказывания собеседника и свои. Никогда не беритесь за трубку, не имея под рукой бумагу и ручку. Чем подробнее записи, тем сильнее ваша позиция.
2. Нежданные посетители
Вторая по распространенности причина потерь времени – это посетители, которых вы не ждали (имеются в виду не только личные визиты, но и звонки). Они могут отнять у вас массу времени. Посетителями могут быть как сотрудники вашей же компании, так и люди со стороны. Они являются, когда им заблагорассудится, отрывают вас от работы, нарушают ход ваших мыслей и снижают эффективность вашей деятельности. Иногда посетители готовы до бесконечности болтать о чем угодно, только не о том, над чем вы работаете.
Необходимо держаться от таких расхитителей времени как можно дальше. Вот пять советов, которые помогут вам в этом.
1. Установите определенное время в течение дня, когда вас никто не должен беспокоить. Сконцентрируйтесь на работе и не допускайте, чтобы вас что-то отвлекало. Выключите все электронные устройства. Сделайте себе табличку «Не беспокоить». Объясните всем, что, когда она висит на двери, вас нельзя тревожить ни при каких обстоятельствах, кроме чрезвычайных происшествий.
2. Если непрошеные гости заходят к вам в кабинет, быстро встаньте, делая вид, что вам надо уходить. Демонстрируйте всем своим видом, что срочно куда-то собрались. Объясните визитеру, что у вас сегодня дефицит времени и вам еще предстоит многое сделать. Если кто-то звонит по телефону, скажите, что вам надо куда-нибудь идти и у вас нет ни минуты свободного времени. Это побудит звонящего сразу перейти к делу.
3. Научитесь прекращать дискуссии. Если беседа затянулась, вы можете сказать: «И наконец, последний вопрос, прежде чем мы разойдемся». Придумайте что угодно, чтобы закончить ненужный разговор, пожмите посетителю руку и возвращайтесь к работе.
4. Установите специальное время для посещений. Для эффективного общения согласуйте с визитером время, удобное для вас обоих. Старайтесь договариваться о встречах заранее. Сообщите коллегам, что ваши двери открыты для них только в определенное время дня.
5. Не крадите время у других. Избегайте роли незваного гостя. Если вам необходимо зайти к кому-нибудь без предупреждения, вежливо поинтересуйтесь: «Мы можем побеседовать сейчас или встретимся позже?» Лучше спросить об этом заранее. Просто удивительно, как часто люди попусту расходуют чужое время, даже не замечая этого.
Если вы хотите повысить эффективность своей работы, поинтересуйтесь у окружающих, не считают ли они вас расхитителем чужого времени. Будьте готовы выслушать откровенный ответ. Что бы они вам ни сказали, не защищайтесь и не оправдывайтесь. Молча выслушайте и поблагодарите.
3. Совещания
Третий расхититель времени – это запланированные и стихийные совещания. Они отнимают от 40 до 50 процентов времени. Такие мероприятия могут носить организованный характер, и в этом случае в них участвует несколько человек, а могут проводиться с глазу на глаз в кабинете или на ходу в коридоре.
В принципе, любая беседа с одним или несколькими людьми может считаться совещанием. Из-за некачественного планирования и слабой подготовки многие совещания крадут неоправданно большое количество времени.
Однако нельзя однозначно считать их злом. Совещания – необходимый инструмент бизнеса, служащий для обмена информацией, решения проблем и отслеживания прогресса. Вместе с тем ими необходимо умело руководить. Я предлагаю восемь способов повышения эффективности совещаний.
1. Заранее установите продолжительность совещания. Помните, что для определения общих потерь драгоценного времени длительность совещания необходимо умножить на количество присутствующих. Поэтому, помня о том, что время – деньги, надо всегда учитывать, какой будет отдача от совещания.
2. Задайте себе вопрос: «Есть ли необходимость в совещании?» Если нет, постарайтесь любыми способами отказаться от его проведения. Если присутствие какого-то сотрудника необязательно, заранее предупредите его о том, что он может не приходить.
3. Разработайте повестку дня. Если вы пришли к выводу, что без совещания не обойтись, то необходимо иметь четкое представление о его цели и порядке проведения. Составьте список вопросов, которые хотите обсудить. Рядом с каждым пунктом укажите имя человека, который должен осветить данный вопрос. Это касается и бесед с глазу на глаз с начальником, подчиненным, клиентом, поставщиком и так далее.
Вы сами удивитесь, насколько быстрее и эффективнее протекает беседа, когда вопросы для обсуждения подготовлены в письменном виде.
4. Строго установите время начала и окончания совещания. Нет ничего хуже, чем совещание, которое началось вовремя, но затягивается до бесконечности.
И еще одно правило: не ждите опаздывающих. Исходите из того, что если человек опаздывает, значит, он и не собирался приходить. Несправедливо из-за одного человека наказывать всех пришедших вовремя.
5. Сначала обсудите самые важные вопросы. При составлении повестки дня исходите из правила 80/20. Организуйте работу так, чтобы 20 процентов рассматриваемых тем приносили 80 процентов всей пользы, которой вы ждете от совещания.
6. Подводите краткий итог рассмотрению каждого вопроса. Обобщив суть всех высказываний, огласите решение. Прежде чем переходить к следующей теме, добейтесь понимания и согласия присутствующих. Еще раз повторите, с каким решением согласились участники.
7. Назначайте ответственных за реализацию решений. Если решение принято, то кто-то должен нести персональную ответственность за соответствующие действия и сроки. Помните, что обсуждения и решения без назначения ответственных лиц и сроков – это пустые разговоры.
8. Ведите записи и рассылайте участникам протоколы совещаний. Максимальная эффективность достигается лишь тогда, когда содержание обсуждения и принятых решений записано и разослано всем по возможности в течение 24 часов. Наличие протокола совещания, проведенного неделю или месяц назад, ставит вас в более выгодную позицию по сравнению с теми, кто полагается лишь на память.
4. Авралы
Четвертый фактор потерь времени – это «тушение пожаров» в непредвиденных ситуациях. Стоит вам только углубиться в важную работу, как случается что-то неожиданное и заставляет отвлечься от основного дела на несколько минут, а иногда и часов или даже больше.
Когда возникает чрезвычайная ситуация или кризис, необходимо выполнять следующие рекомендации:
1. Прежде чем что-либо предпринимать, подумайте. Помните, что причина всех неудач – необдуманные действия. Глубоко подышите, успокойтесь и сохраняйте объективность. Не поддавайтесь соблазну моментально отреагировать на ситуацию. Вместо этого остановитесь и подумайте. Выясните, что произошло. Четко уясните проблему, прежде чем ее решать.
2. Делегируйте ответственность. Существует такое правило: старайтесь не принимать решений, если в этом нет острой необходимости. Если есть хоть какая-то возможность поручить кому-нибудь улаживание кризиса, сделайте это любой ценой. Возможно, этот человек лучше подготовлен к подобным ситуациям. А может, данный случай вообще находится вне вашей компетенции.
3. Ведите записи. В чем бы ни заключался кризис, прежде чем что-либо предпринимать, изложите его суть письменно. Это позволяет сохранить трезвость ума, спокойствие и объективность. Запишите, что произошло, и только потом начинайте действовать.
4. Соберите факты. Не ограничивайтесь предположениями. Факты являются самыми важными элементами в решении любого кризиса. Задайте себе следующие вопросы:
✓ Что произошло?
✓ Когда это произошло?
✓ Где это произошло?
✓ Как это произошло?
✓ Кто в этом участвовал?
✓ Что можно предпринять в данный момент?
Помните: факты не лгут. Чем больше фактов вы соберете, тем больше у вас появится возможностей для решения проблемы, когда придет пора действовать.
5. Выработайте тактику. Если кризис периодически повторяется, разработайте порядок действий, который должен быть достаточно простым, чтобы им мог воспользоваться кто угодно. Когда кризис случается в первый или во второй раз, для эффективной борьбы с ним от вас потребуется интеллект, опыт и энергия. Но, если проблема возвращается раз за разом и у вас нет возможности ее упредить, необходима система, позволяющая любому сотруднику отреагировать на ситуацию в ваше отсутствие.
Рассчитывайте на худшее
Проблемы и кризисы – это нормальное, естественное и неизбежное явление в жизни каждой организации.
Все выдающиеся лидеры в истории обладали одним качеством: они умели думать наперед и были способны предвидеть, что может пойти не так. Они заранее продумывали упреждающие меры. Когда что-то случалось, лидеры были к этому готовы и действовали быстро.
Задайте себе вопрос: «Что самое худшее может произойти в моем бизнесе или в личной жизни и как мне с этим справиться?»
5. Волокита
Пятый крупный расхититель времени – это привычка откладывать все на потом. Она крадет не просто время. Она крадет жизнь. Избавление от нее поможет вам полностью изменить свою жизнь.
Предлагаю семь способов, которые позволят вам покончить с этой привычкой.
1. Думайте на бумаге. Тщательно готовьтесь. Продумывайте каждое действие заранее. Разбейте предстоящую задачу на отдельные шаги.
2. Прежде чем приступать к работе, подготовьте все нужные материалы и инструменты, чтобы впоследствии не приходилось отвлекаться.
3. Сделайте первый шаг. Зачастую первые 20 процентов действий таят в себе 80 процентов успеха. Если вы сдвинулись с места, вам будет легче продолжать движение.
4. «Нарежьте» предстоящую задачу на ломтики, словно кусок салями. Иногда самый лучший способ одолеть большое задание или проект заключается в том, чтобы двигаться постепенно, делая один маленький шаг за другим.
5. Воспользуйтесь способом, который называется «швейцарский сыр». Разбейте свое рабочее время на пятиминутные отрезки, каждый из которых используется для того, чтобы «проделать очередную дырку» в общем объеме задания.
6. Чтобы преодолеть желание оттянуть начало работы, начните с мелких заданий. Это даст возможность сделать первый шаг, а затем перейти к более сложным задачам.
7. Иногда стоит поступить наоборот – начать с самого трудного. Заставьте себя взяться за ту часть задания, которая требует самых больших затрат времени и усилий. Покончив с ним, вы обнаружите, что все остальное уже значительно легче.
6. Пустые разговоры
Говоря о пустых разговорах, мы имеем в виду не только беседы с глазу на глаз, но и общение в режиме онлайн. Оно отнимает массу времени. По некоторым оценкам, до 75 процентов рабочего дня уходит на разговоры с окружающими. К сожалению, не менее половины этого времени – досужая болтовня, никак не связанная с работой. Подобное общение крадет время, предназначенное для дела.
Такие привычки могут пагубно сказаться на вашей карьере. Слишком многие люди попусту тратят не только свое, но и чужое время. Они работают ниже уровня своих возможностей, поэтому у них остается масса времени на ненужную болтовню.
Я предлагаю вам несколько идей, которыми можно воспользоваться, чтобы не попасть в ловушку расхитителей времени.
1. Для общения существует специальное время. Вы можете поговорить с коллегами за чашкой кофе, в обеденный перерыв или после работы. Если вы чувствуете, что вас втягивают в разговоры, не связанные с делом, скажите: «Извините, мне надо работать». Вежливо прервите беседу и возвращайтесь к своим делам. Нередко такие слова побуждают взяться за работу и вашего собеседника.
2. Сосредоточьтесь на результатах. Если вы заняты умственным трудом, то общение с коллегами неизбежно требует больших затрат времени. Вам приходится расходовать его на обсуждение возникающих в бизнесе проблем и поиск их решений. Однако целью всех этих разговоров должно быть получение результатов, а не разбор последнего футбольного матча или рассказы о том, как вы играли в гольф прошлым летом. Беседы и дискуссии с другими такими же работниками умственного труда должны быть сконцентрированы на деле, над которым вы работаете совместно с ними.
7. Неуверенность
Седьмой расхититель времени – неуверенность и связанные с ней задержки в работе. Отсутствие уверенности способно украсть у вас больше времени, чем можно представить. Оно является причиной излишней переписки, всевозможных согласований и ненужных заданий. Неуверенность означает пустую трату времени не только для вас, но и для окружающих.
Неуверенность – одна из главных причин задержек в работе. С точки зрения непроизводительных затрат она выливается в потери не только времени, но и денег.
