Книга: 27 книг успешного руководителя
Назад: Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха Гэри Келлер, Джей Папазан
Дальше: Кризис – это возможность. 10 стратегий, которые позволят вам процветать в эпоху перемен Скотт Стейнберг
Тайм-менеджмент для системных администраторов
Томас Лимончелли
Оригинальное название: Time Management for System Administrators.
Достоинства: Практичная книга для тех, кто хочет правильно распоряжаться своим временем.
Недостатки: Книга излишне сконцентрирована на работе сисадминов (что, впрочем, и было обещано в заголовке).
Издатель на русском языке: «Символ-Плюс»
Время прочтения: 4–8 часов
Уровень: Продвинутый
Оценка: 9/10
Вопрос рационального использования времени стоит перед каждым, и все мы по-разному решаем эту проблему. Опытный IT-специалист и лектор Томас Лимончелли в книге «Тайм-менеджмент для системных администраторов» предлагает свою систему управления временными ресурсами, ориентированную на особенности работы компьютерных служб предприятий. Но если присмотреться внимательнее, характеристики деятельности IT-специалистов вполне универсальны и легко распространяются на менеджеров практически любого направления.
МИНИМИЗИРОВАТЬ ПРЕРЫВАНИЯ
Жизнь любого управленца состоит из постоянных отвлечений, которые Лимончелли, с присущей компьютерщикам, морякам и военным любовью к специальным терминам, называет прерываниями. Новые вводные поступают сплошным потоком, зачастую противореча друг другу. Документы сваливаются в электронную почту и настольный лоток со скоростью, исключающей возможность оперативно их отработать. В кабинет стройными рядами вваливаются коллеги, партнеры, заказчики, подрядчики и прочие серьезные люди, требующие лично от вас срочно заняться именно их проблемами, – что совершенно логично, поскольку их проблемы явно самые важные и никто, кроме вас, лучшего специалиста, не сможет их решить. Кроме того, у шефа возник вопрос, на который лучше бы ответить немедленно. А непосредственный начальник напоминает, что ждет выполнения своих вчерашних указаний прямо сейчас. О чем я не упомянул? Да, о главном проекте, которым вы, собственно, и должны заниматься основную часть своего времени и за который вам платят зарплату.
В результате сосредоточиться на чем-либо оказывается практически невозможно, и, стремясь успеть сделать все, на что способны, вы закономерно не успеваете сделать ничего, не говоря уже о качестве сделанного. Казалось бы, исключить что-либо из перечисленных дел не получится, но Лимончелли предлагает достаточно простые методы, позволяющие перераспределить задачи оптимальным образом.
Вероятнее всего, как специалист вы не так уж и уникальны – в том смысле, что в организации наверняка есть сотрудники сопоставимой квалификации. Более того, с высокой долей вероятности такие люди есть прямо в вашем кабинете или, на худой конец, в соседнем. И их точно так же постоянно отвлекают нежелательные гости, мешая заниматься основной работой.
Попробуйте договориться с этими сотрудниками о том, что в определенные промежутки времени (день, половина дня, несколько часов) кто-то один из вас возьмет на себя общение с визитерами и решение их проблем. Разумеется, некоторые вопросы можете решить только вы, но их значительно меньше, чем кажется на первый взгляд.
В результате у каждого образуются относительно длительные промежутки времени, в которые можно будет спокойно заниматься своей основной деятельностью, не отвлекаясь и не «перезапускаясь», – ведь работа с переключением с задачи на задачу приводит к расходованию значительно большего времени, чем линейное решение одной задачи за другой. Через электронную почту к вам поступает значительный поток сообщений, информации и просто никому не нужной ерунды. Не стоит постоянно проверять почту – нужно определить моменты, когда это следует делать, допустим, один раз в час. И даже раз в час не нужно читать все: уже по темам и именам (и должностям) отправителей легко понять, какие письма могут отправиться в корзину нечитанными, какие терпят еще несколько дней, а какие нужно немедленно принять к исполнению.
Непосредственному начальнику стоит представить общий список дел и попросить его помочь вам расставить приоритеты. Если начальник адекватный, это поможет ему правильно оценить вашу загрузку и, возможно, выписать премию (или наказать, но вы же с умом составите список), но во всех случаях у вас будет хорошее оправдание срыва проекта: вы выполняли указания руководителя.
Ну да, а на вопросы высшего руководства все же придется отвечать немедленно. Это не прерывание, а одна из основных производственных задач!
ПРИОБРЕСТИ ПОЛЕЗНЫЕ ПРИВЫЧКИ
Разработка и внедрение повторяющихся стандартных процедур – исключительно полезный инструмент для управления собой. Доведя до автоматизма свои простейшие действия, мы экономим время, расходуемое на принятие решений, и обеспечиваем защиту от забывания важных, но постоянных дел.
Процедуры дают возможность обдумать один раз, а делать неоднократно. Это навсегда принятые решения, а процесс принятия решений – один из самых неприятных.
Хорошей процедурой может быть принцип всегда носить при себе органайзер (не важно, бумажный или электронный). То есть вопрос «Брать ли с собой ежедневник?» больше не возникает: вы уже однажды решили, что будете иметь его при себе постоянно. Теперь вероятность где-то его забыть сводится к минимуму, а у вас всегда есть возможность записать новые дела, свои и чужие обещания и указания.
На самом деле ежедневник – один из важнейших инструментов управления собой, поэтому его непрерывное присутствие чрезвычайно полезно. Хорошо было бы составить список предметов, которые вы при любых обстоятельствах носите при себе (от авторучки до бумажника), и всегда следовать этой процедуре.
Еще одна удобная процедура – регулярная встреча с начальством. Если заранее согласовать с руководителем, что, например, ежедневно в девять утра вы встречаетесь с ним на пятнадцать минут для обсуждения текущих проблем, то работа станет более плавной, необходимость в «ловле» вечно занятого начальства сократится до разумного минимума (полностью эту проблему снять не удастся), а количество «внезапных срочных заданий» уменьшится. Кроме того, вы перестанете раздражать руководителя выпрыгиванием из-за угла со словами «Мне срочно нужно с вами посоветоваться» именно в тот момент, когда начальник наконец высвободил полчаса для обеда с подругой. А чем меньше вы раздражаете руководителя, тем больше у вас будет поводов ценить его в момент получения зарплаты.
Регулярно встречаться нужно не только с начальником, но и с подчиненными, и с коллегами-смежниками. Для подчиненных это задает ритм работы и приучает к необходимости систематически формулировать свои задачи и осознавать степень их выполнения. А если общаться с коллегами в определенном ритме, вопросы они тоже привыкнут поднимать с заданной периодичностью.
Лимончелли предлагает еще несколько удобных для использования формул-аксиом. Например: «Ежедневные дела нужно делать в начале дня». Тогда оставшийся рабочий день можно будет посвятить основному проекту или внезапно возникающим задачам, не отвлекаясь на неизбежные мелочи.
Здесь я, как типичная «сова», не вполне соглашусь с автором книги: всегда предпочитал приезжать в офис за час до начала рабочего дня, чтобы в качестве разминки отработать все рутинные вопросы и, в соответствии с идеологией Брайана Трейси, начинать рабочий день с самой большой проблемы.
Лимончелли советует при возникновении серьезной проблемы в первую очередь связываться с руководством. Лучше лишний раз отвлечь начальство от законного отдыха, чем потом получить от него за разразившуюся катастрофу. Речь даже не о том, чтобы переложить ответственность: в большинстве случаев руководитель если не умнее, то опытнее вас и сможет предложить более правильное решение или подтвердить ваше, тем самым добавив вам уверенности в себе.
ПРИДАТЬ РАБОТЕ ЦИКЛИЧНОСТЬ
Основу метода Лимончелли составляет разработанная им система «Цикл», названная так, поскольку подразумевает ежедневное повторение, при котором итоги прошедшего дня становятся начальными параметрами дня следующего. Аналогичные циклические системы предлагают практически все специалисты по тайм-менеджменту, но каждый добавляет в рецепт что-то свое.
Люди и подразделения, которые с вами взаимодействуют, наиболее высоко ценят вашу способность доводить дело до конца. Невыполненные обещания разрушают репутацию. Чтобы этого избежать, следует фиксировать все поступающие обращения и контролировать их вплоть до успешного выполнения.
Для «Цикла» рекомендуется использовать три основных инструмента: список дел, увязанный с расписанием на сутки, календарь и перечень долгосрочных жизненных целей. Все эти инструменты желательно держать в одном месте, будь то электронный планшет или бумажный ежедневник, а лучше и то и другое, чтобы всегда можно было свериться со всеми тремя документами.
Не нужно доверять своей памяти, она может подвести в любой момент. Все нужно записывать, и записывать упорядоченно, иначе непременно потеряется что-то очень важное. Регистрация дел на отдельных листках чревата тем, что самый главный стикер отклеится, прицепится к другому листку или просто незаметно вывалится в мусорную корзину. Другая крайность – ведение бесконечного списка с вычеркиванием выполненного. Во-первых, достаточно скоро этот список разрастется до бесконечности и какие-то записи начнут прятаться от вашего взгляда. А во-вторых, пара дел из самого верха перечня наверняка будут долго оставаться невычеркнутыми, навевая тоску.
Хорошая система управления делами должна быть компактной, чтобы вы всегда могли носить ее с собой. Она должна быть надежной, избавляя память от излишней нагрузки. И она должна оперировать комфортными блоками информации: не кучка бумажек, но и не бесконечный список.
Инструменты системы «Цикл» отвечают всем этим требованиям:
Календарь – в нем вы, по мере возникновения, регистрируете встречи, совещания, дни рождения и прочие подобные события. Календарь помогает увидеть картину в целом. Туда нужно заносить и повторяющиеся мероприятия, которые нельзя пропускать. В дальнейшем перед работой с ежедневником всегда можно будет свериться с календарем и уточнить, не потеряли ли вы важную встречу, запланированную еще год назад. Кроме того, календарь поможет понять ритм вашей работы, ритм работы компании и оптимально совместить одно с другим.
Список дел и почасовое расписание работы – это страница ежедневника, на которую выписаны запланированные на день дела с расстановкой приоритетов, а также план их выполнения, привязанный ко времени. Благодаря этой странице вы всегда сможете проследить, соблюдается ли иерархия задач и успеваете ли вы выполнить то, что должны. Следующий лист ежедневника заполняется по результатам прошедшего дня, и вы всегда можете откорректировать планы, изменив баланс времени и уровень важности стоящих проблем. Помните, что при составлении почасового расписания нужно предусматривать в первую очередь максимально возможное выполнение наиболее приоритетных задач.
Перечень долгосрочных жизненных целей – это список глобальных задач, планов на будущее. Например, через пять лет защитить докторскую диссертацию, через десять стать руководителем подразделения, а через пятнадцать не заработать первый инфаркт.
Для каждой цели должен быть составлен контролируемый план действий, выполнение которого нужно периодически проверять. Кроме того, эти планы стоит сопоставлять со своими ежедневными расписаниями, уточняя, насколько вы каждый день приближаетесь к исполнению плана на пятилетку. Если этим не заниматься, с высокой долей вероятности амбициозные планы так и останутся красивыми мечтами.
Вооружившись системой «Цикл», день за днем повторяя одни и те же шаги, вы постоянно будете продвигаться к успеху, и достаточно скоро процесс достижения целей превратится в привычную процедуру. Книга Томаса Лимончелли – умный и весьма практичный советчик по повышению продуктивности управленцев в любой сфере бизнеса. Безусловно, ориентированность на системных администраторов порой дает о себе знать, но таких страниц всего несколько десятков, и их легко сразу заметить по наличию компьютерных кодов и безболезненно пролистать без ущерба для понимания текста в целом.
Сначала «Тайм-менеджмент» может не понравиться, но стоит вчитаться – и оторваться будет непросто. Предлагаемые идеи легко реализуемы, и не стоит отказывать себе в желании опробовать их на деле.
Назад: Начни с главного! 1 удивительно простой закон феноменального успеха Гэри Келлер, Джей Папазан
Дальше: Кризис – это возможность. 10 стратегий, которые позволят вам процветать в эпоху перемен Скотт Стейнберг
