Книга: Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления
Назад: Элемент E2 Что такое презентационный микс?
Дальше: Элемент E4 Презентационный микс: история клиента

Элемент E3
Ландшафт презентации

Во введении мы лишь кратко затронули одно из самых серьезных упущений в сфере подготовки презентаций: в огромном количестве рекомендаций упор делается на официальные презентации, а существование других возможных форм, которые может принять бизнес-презентация, игнорируется. Теперь, когда мы упомянули о презентационном миксе, самое время вернуться к ландшафту презентации.
Книжные магазины, социальные сети, Интернет – все готовы поддержать бизнес-докладчика множеством советов. Выполните в Google поиск по фразе «помощь с деловой презентацией» – и вы получите более 100 миллионов ссылок.
Большинство этих ссылок выведет вас на сайты с разумными практическими рекомендациями о том, как справиться с подготовкой к официальной презентации. Эти сайты, вне всякого сомнения, подскажут вам, как стоять, как говорить, чтобы вас было слышно, и как сделать так, чтобы ваши слайды PowerPoint смотрелись хорошо. Если вы одеты в строгий костюм, ваша аудитория знает, что с вопросами надо повременить до конца презентации, а вы, в свою очередь, убеждены, что в качестве визуального инструмента следует использовать исключительно PowerPoint, то такие сайты – именно то, что вам нужно.
Но многие деловые презентации не имеют с этим практически ничего общего. Те повседневные презентационные ситуации, в которых вы оказываетесь, в большинстве своем не подчиняются (многим) правилам официальных презентаций. Вы часто будете попадать в положение, когда нужно провести презентацию для одного-единственного человека за чашкой кофе или выступить перед группой людей на тему, требующую интерактивности гораздо более высокого уровня, чем обеспечивает линейный набор слайдов PowerPoint. Вы можете выйти на сцену конференции и понять по застывшим лицам аудитории, что еще 30 слайдов PowerPoint доконают этих людей.
Детали могут быть разными, но в целом презентационные ситуации все чаще и чаще не вписываются в «официальный» сценарий.
Добавим к этому, что вся традиционная философия презентаций оказывается парализована, когда дело доходит до ограничений формата «Я говорю – вы слушаете».

Каким бывает ландшафт презентаций?

Ландшафт презентаций можно разбить на три основные области (ниже), на которые хорошо делится и многое другое в мире презентаций:

 

 

Хотя никаких жестких правил не существует, есть определенные ключевые параметры, с помощью которых можно определить, к какой области отнести ту или иную разновидность презентации.

Официальная презентация

Как уже отмечалось выше, официальная презентация – это традиционный контекст для использования PowerPoint, Keynote и множества других презентационных программных продуктов. При надлежащем применении эти инструменты прекрасно демонстрируют свою невероятную мощь и помогают провести столь же официально настроенную аудиторию по выбранному маршруту к выводу, которым довольны обе стороны.
Типичные сценарии презентации, попадающие в категорию официальных, – это тендерные предложения и рекламирование товара, конференции и презентации для инвесторов. Их роднит одна черта: сначала докладчик говорит, а аудитория слушает, а затем (в идеальном случае, причем с соизволения докладчика) в самом конце проходит оживленная сессия вопросов и ответов. Короче говоря, большинство презентаций такого типа представляют собой скорее вещание, нежели беседу.
Если вам покажется, что я отношусь к официальным презентациям с некоторым презрением или что вижу в них нехватку близкого контакта с аудиторией, знайте: вряд ли что-то может быть дальше от истины. Правильно подготовить и провести официальную презентацию дьявольски трудно: в таких презентациях публика склонна «отключаться» больше, чем в любых других. Кроме того, в них часто стоит на кону очень многое, а потому оратор непроизвольно, хотя и совершенно закономерно оказывается в невыгодном положении еще до того, как выйдет на сцену. К тому же официальные презентации чаще прочих являются разовыми, а потому всем участникам требуются репетиции (впрочем, львиная доля репетиционного времени уходит на то, чтобы в последний момент внести в слайды изменения – люди есть люди).
Мой полупрезрительный тон вызван тем, что структура официальных презентаций слишком долго навязывалась как докладчикам, так и аудитории в качестве единственной возможной. Мы так раболепно следовали неписаным (а иногда и писаным) правилам, которые диктовали нам, как себя держать, как говорить, сколько пунктов может быть в маркированном списке на слайде, – что аудитории становилось с нами неинтересно.
Коммуникация, то есть основная цель презентации, по иронии судьбы становится первой жертвой чрезмерной официальности.
Как же решить эту проблему? Держать себя непринужденно на всех презентациях несколько глупо: некоторые все же требуют от докладчика официального настроя. Для начала, пожалуй, стоит признать, что не все презентации можно стричь под одну гребенку.
Это подводит нас к следующей категории: интерактивные презентации.

Интерактивная презентация

 

Способность людей взаимодействовать никогда не использовалась так широко, как сегодня. Медийные площадки и средства информации делают успешный бизнес на своей способности вовлекать аудиторию и взаимодействовать с ней в самых разных формах – будь то дискуссии (порой довольно истеричные) на веб-сайтах газет, десятки тысяч страниц в Facebook и Twitter, голосование за/против участников реалити-шоу на телевидении. (Скажем, для моих детей субботний вечер перед телевизором будет неполноценным, если они не позвонят по платной линии, чтобы проголосовать против певца, танцора или фокусника, который не отвечает их высоким требованиям.)
Взаимодействие преобладает в медиасреде настолько, что даже удивительно, как презентациям в целом удалось выпасть из этой тенденции. Возможно, этому способствуют традиционные представления, презрительно отвергающие саму идею о том, что слушатели могут задавать вопросы по ходу презентации: упаси боже, у них появятся идеи, не отвечающие их положению, – и они начнут, чего доброго, направлять презентацию туда, где им действительно интересно. А может быть, дело в том, что сами докладчики предпочитают следовать тексту презентаций и придерживаться официального подхода.
Любопытно, что из всех новых форм взаимодействия лишь сервис Twitter хотя бы отдаленно перекликается с презентациями: публикация хештегов Twitter для обмена мыслями и информацией стала обычной практикой на конференциях и семинарах. Однако, как показывает следующий пример, здесь надо соблюдать осторожность.
Эта история (обладающая сомнительной достоверностью) повествует о том, как взаимодействие в Twitter на конференции привело к катастрофическим последствиям. У любого докладчика от нее по спине бегут мурашки. Организаторы одной конференции решили, что было бы неплохо во время выступлений спикеров выводить на экран ленту со всеми твитами, отмеченными хештегом конференции.
В теории это была прекрасная идея, позволявшая людям делиться с публикой своими идеями и озарениями, пока оратор сообщает то, что намеревался сообщить. Так это и происходило, пока один из выступающих не принялся изнурять аудиторию своим путаным сообщением (в его презентации было слишком много контента и напичканных текстом слайдов).
На экране за спиной выступающего гордо высветился первый твит: «Это еще только первый слайд, а мне уже скучно».
«Что, черт побери, все это значит?!» – вопрошало другое сообщение.
«Да просто парень ни фига не подготовился», – говорилось в третьем.
Это продолжалось на протяжении всего выступления того бедняги. Сообщений становилось все больше, они появлялись на экране все чаще, и дело уже полным ходом шло к катастрофе, когда организатор наконец отключил трансляцию.

 

Еще одна причина отсутствия интерактивности в презентациях кроется вот где: докладчики просто не знают о том, что многие доступные им инструменты прекрасно могут поддерживать участие аудитории.
Речь в конечном итоге идет не столько об инструментах, которые вы выбираете, сколько о решении уйти из зоны комфорта официального подхода к презентациям. Если мы принимаем интерактивный подход, мы обязаны переосмыслить правила и позволить презентации быть скорее обсуждением, чем вещанием. При таком видимом недостатке управляемости докладчик должен гораздо более уверенно владеть историей и сообщением своей презентации, уметь пользоваться инструментами, быть внимательным к аудитории и понимать, как и когда реагировать на ее включение в процесс.
Это напомнило мне об одном проекте, который мы много лет назад выполняли для компании Microsoft в Великобритании. Нас пригласили помочь группе, которая готовила внутреннюю презентацию о результатах исследования долгосрочной эффективности.
Как можно легко себе представить, компания Microsoft буквально под завязку набита умными и любознательными людьми. Не было никакого сомнения в том, что аудитория, для которой наши контактные лица будут проводить презентацию, начнет задавать вопросы, копать вглубь и критически рассматривать результаты исследования. В связи с этим стандартный официальный подход к этому проекту показался нам слишком жестким для того, чтобы должным образом вовлечь аудиторию. Обсудив этот вопрос с проектной группой, мы отвергли концепцию линейной презентации и заменили ее полностью интерактивной презентацией PowerPoint с использованием опции произвольного показа разделов и интуитивно понятной системой меню.
Затем мы приступили к созданию структуры, которая должна была поддерживать этот подход. В конечном итоге мы подготовили мощный набор интерактивных средств, используя исключительно средства PowerPoint. Никаких затейливых виджетов, никакого программного кода, никаких дорогих плагинов – только PowerPoint.
Пожалуй, больше всего мне запомнился изумленный возглас нашего клиента: «Как, черт возьми, вы это сделали в PowerPoint?! Потрясающе!» А ведь клиент был представителем компании, которая разработала эту программу, являлась ее владельцем и продавала миллионы копий по всему миру.
Я не знаю, может ли что-то еще убедительнее показать, как много возможностей наших программных инструментов мы не используем.
Давайте говорить начистоту: как докладчик вы по-прежнему отвечаете за процесс и должны привести презентацию и аудиторию из пункта А в пункт Б. Единственное отличие состоит в том, что в интерактивной презентации вы можете отклоняться от курса то там, то здесь, если какая-либо тема представляет для аудитории особый интерес. Однако если маршрут пройден и вы находитесь в пункте Б, а ваше сообщение достигло сознания слушателей и было ими понято, то совершенно не важно, насколько извилистым был путь, который проделала вместе с вами аудитория. Вы выполнили свою задачу.

 

 

К счастью, все не так страшно, как кажется! Хорошая интерактивная презентация предъявляет к докладчику такие же требования, как деловая беседа. Вы просто должны владеть темой (поскольку возможности читать текст со слайда у вас не будет) и быть готовым выслушать свою аудиторию.
Самая удачная возможность перейти от официального стиля презентации к интерактивному – это выставки, демонстрации и совещания клиентских менеджеров. На таких встречах вы занимаетесь не продажей, а прежде всего налаживаете контакт и взаимопонимание с аудиторией и демонстрируете, что способны оказать ей поддержку.
По этой причине интерактивные презентации лучше проходят в небольших группах слушателей. Если в аудитории больше пяти человек, то презентация может запросто из беседы превратиться в ожесточенный спор. В таком случае лучше призвать на помощь привычные правила официальной модели презентации.
А зачем вообще отказываться от такой надежной официальной презентации в пользу рискованного пути интерактивной модели? Ответ прост: чтобы добиться вовлечения аудитории.
В конечном итоге мы ведь проводим презентации ради вовлечения аудитории, с тем чтобы она слушала, понимала и (в идеале) действовала в соответствии с нашим сообщением. Когда вы позволяете ей «порулить» и разрешаете участвовать в презентации-беседе, это коренным образом меняет динамику связи между вами и слушателями. Вы даете им право проверять, сомневаться и оценивать ваше сообщение прямо по ходу процесса. А благодаря такому образу действий у вас будет гораздо больше шансов удержать аудиторию на своей стороне и тем самым прийти к желаемому результату.

Неформальная презентация

 

Парадоксальным образом это наиболее естественная форма общения и при этом самый сложный в исполнении подход к презентации. Неформальная презентация по-прежнему нуждается в определенной структуре, достаточной для того, чтобы провести докладчика и аудиторию из пункта A в пункт Б. Однако при этом вы должны пройти этот путь таким образом, чтобы не разрушить комфортную и безопасную для обеих сторон атмосферу.
Я обычно привожу в пример распространенную ситуацию – беседу в баре аэропорта. Вы сидите и потягиваете пиво в ожидании посадки на рейс, и у вас неожиданно завязывается разговор с соседом. Как два бизнесмена вы, конечно, спрашиваете друг друга, в какой сфере занят каждый из вас, куда и зачем едет. Слово за слово – и вот вы уже пересказываете новому знакомому свое бизнес-сообщение – в точности так же, как вы делали это тремя часами ранее перед потенциальными клиентами.
Сила неформальной презентации как раз в том и заключается, что вы не вытаскиваете ноутбук и не запускаете PowerPoint, разрушая тем самым приятную атмосферу неформального общения, а можете рассказать (и продать) свою историю с помощью карандаша и салфетки.
Примечание. Использовать импровизированные визуальные материалы в ходе неформального общения можно не только в барах! В нашем офисе ходит дежурная шутка, что я, мол, ни с кем не могу поболтать просто так, не размахивая при этом блокнотом и набором ручек. Дело в том, что я всегда делаю наброски, чтобы наглядно показать собеседнику свои мысли и идеи. Шутки шутками, но сотрудники понимают, что это мой способ проводить неформальную презентацию, вести за собой команду и добиваться того, чтобы мое сообщение было услышано и понято.
Важно понимать, что неформальная презентация эффективна лишь в том случае, если докладчик действительно владеет темой. Неформальная модель – это не бесцельное рисование закорючек во время бессвязного изложения истории. Речь идет о том, что для вовлечения аудитории вам может потребоваться более непринужденная манера взаимодействия, однако вы по-прежнему должны донести до людей свое ясно сформулированное и мощное сообщение.
Узелок на память: дистанционные презентации
Мы обязаны упомянуть о все более популярных дистанционных формах презентации. Это может быть веб-презентация для одного человека, вебинар для группы людей или публикация записи презентации на таких ресурсах, как SlideShare или YouTube.
Попытка описать все эти возможности в одной небольшой главе была бы безнадежной затеей: такая обширная тема сама по себе заслуживает отдельной книги. Однако вот несколько основных правил на тот случай, если вы вдруг окажетесь в пустой комнате перед веб-камерой.
1. При наличии сомнений следуйте принципам официальной модели.
Если вам сложно наладить взаимодействие с аудиторией, с которой вы находитесь в одном помещении, то с виртуальной аудиторией это будет сделать практически невозможно. И не важно, сколько кнопок «Начать чат» и милых смайликов предоставил вам поставщик вашего программного обеспечения.
2. Вы ежеминутно сражаетесь с полчищами факторов, отвлекающих вашу аудиторию.
Находясь в одном помещении с людьми, вы очень хорошо чувствуете их заинтересованность (или ее отсутствие), а они обычно ведут себя воспитанно и вежливо и не станут на ваших глазах проверять почту, заходить в Facebook или перекусывать. Но если вас нет рядом физически, все правила хорошего тона испаряются – и вам приходится отчаянно сражаться за внимание аудитории.
Решение простое: пусть ваша презентация будет интереснее ленты друзей в соцсетях!
3. Закон Мерфи. Не важно, насколько хорошо вы подготовились, – все равно все пойдет не так.
У каждого бывалого дистанционного докладчика есть байка о внезапно «сузившемся» широкополосном Интернете или о блокировке доступа к Сети на компьютере клиента. Этими историями гордятся как боевыми наградами (есть такие и у меня).
Говоря технически, вы можете лишь проверить интернет-подключение, порепетировать презентацию, а затем скрестить пальцы. Впрочем, есть неприятности, от которых вполне можно себя обезопасить. Однажды я присутствовал на дистанционной презентации, которую поставщик проводил из дома. Все шло по плану, пока не раздался грохот распахнувшейся двери и детский голос: «Мама, я хочу в туалет!» (Вот они, радости дистанционных презентаций и родительства.) Для начала можно запереть дверь и предупредить семью, чем именно вы будете заниматься!
Если презентацию ни за что нельзя провалить – садитесь в самолет и проведите ее лично. Аудитория оценит вашу самоотдачу, а вы вздохнете свободнее, зная, что к вашему волнению не добавятся внезапные технические сложности или набег детей!

Самое яркое конкурентное преимущество

Из-за подвижности презентационного ландшафта те способы, которыми мы доносим свое сообщение до аудитории, изменились впечатляющим образом. На мой взгляд, эти изменения перевешивают любые новые подходы к дизайну и технические новшества (разумеется, появление iPad и других планшетов было ярким моментом – но это все же просто новые инструменты, ничего более).
Ландшафт презентаций выводит нашу способность строить взаимоотношения с аудиторией на совершенно новый уровень – то, чего никогда не сможет сделать сам по себе ни один инструмент подготовки презентаций.
Причина, по которой я делаю это смелое утверждение, проста: в его основе лежит склонность людей высматривать возможности и использовать их. Как только мы поняли динамику конкретной презентационной ситуации и применили это понимание, чтобы подобрать подходящие инструменты и выбрать верный подход к повествованию, – мы автоматически делаем шаг вперед с точки зрения вовлеченности аудитории. Возросшая заинтересованность слушателей не только дает нам прекрасный шанс достичь своих целей (вспомните «непременно – надо – хорошо бы»), но позволяет обратиться к конкретным потребностям нашей аудитории.
Факт остается фактом: более ясное понимание ландшафта презентации в сочетании с презентационным миксом дает нам колоссальное конкурентное преимущество, полезное для внутренних презентаций и конференций и совершенно бесценное в случае презентаций для клиентов или инвесторов.

 

Назад: Элемент E2 Что такое презентационный микс?
Дальше: Элемент E4 Презентационный микс: история клиента