Глава 7. Вы и ваше рабочее пространство
Мир, в котором вы живете на работе, включает в себя реальное место работы – ваш кабинет, стол или отсек. Но вы действуете и в общественном пространстве. И ваше поведение в этом пространстве многое говорит о вас.
• Легко ли с вами общаться или вы высокомерны?
• Организованны ли вы или у вас во всем царит беспорядок?
• Предпочитаете ли вы сидеть на месте или перемещаться по офису?
Ответы на эти вопросы влияют не только на отношение к вам коллег, но и на то, как к вам будут относиться клиенты, инвесторы и поставщики.
В этой главе мы обсудим практические вопросы, касающиеся вашего рабочего места. О чем говорит оформление вашего кабинета? Насколько вам свойственно чувство собственника? Как вы относитесь к тому, что говорит о вас ваш кабинет или отсек? Как нужно себя вести, когда в вашем пространстве появляется коллега или посетитель?
ВАШ КАБИНЕТ – ОСНОВНЫЕ МОМЕНТЫ
Личный кабинет есть не у каждого. Если вам повезло быть хозяином кабинета, то первая проблема – нужно ли вставать, когда кто-то входит, и если да, то нужно ли делать это по отношению ко всем или нет. Хорошо воспитанный человек всегда встает, приветствуя руководителя или человека старшего возраста. Конечно, следует вставать при появлении клиентов и инвесторов. Вежливый человек обязательно встанет, чтобы поздороваться с коллегой, который просто проходил мимо и решил заглянуть. Вставание – это не пустой жест, но проявление уважения к человеку.
Вы должны не просто подняться, а потом протянуть руку через стол и обменяться рукопожатием с вошедшим. Выйдите из-за стола, чтобы поприветствовать посетителя. Предложите ему сесть. Если вы останетесь стоять, нависая над севшим посетителем, это будет воспринято как желание занять доминирующее положение. Сядьте в соседнее кресло, наклонитесь или устройтесь на уголке стола, чтобы сгладить неравенство, пусть даже символически.
СОВЕТ: Ни в коем случае не хлопайте дверью! Если вас раздражает разговор, который идет за вашей дверью, дождитесь, когда он закончится. Если разговор продолжается, поднимитесь и осторожно закройте дверь – разговаривающие, несомненно, это заметят.
Кто бы к вам ни пришел и какова бы ни была ситуация, если вы выйдете из-за стола и сядете рядом с посетителем, то сразу же создадите дружескую атмосферу и поможете гостю расслабиться. (См. также раздел «Деловая встреча», стр. 117.) Если вы останетесь за столом, то атмосфера останется формальной. Тем самым вы подчеркнете, что находитесь на своей территории. Начальникам тоже неплохо иногда выходить из-за стола, чтобы создать более демократичную атмосферу.
Закрытая дверь
Помните, что закрытая дверь – это суровое напоминание обитателям отсека о том, что у вас дверь есть, а у них нет. Поэтому закрывайте ее только тогда, когда к этому есть веские основания. Как правило, приватность необходима:
• Когда вам нужна тишина, чтобы сосредоточиться
• Когда вы встречаетесь с посетителем
• Когда вы обсуждаете конфиденциальные вопросы с руководителем, подчиненным или коллегой.
Не злоупотребляйте этой привилегией. Закрытая дверь не дает вам права целый день совершать личные звонки или заниматься собственными делами. Хотя кабинет может показаться домом вне дома, он все же остается собственностью вашего работодателя – и вы находитесь в нем, чтобы заниматься тем делом, для которого вас наняли. Если у вас нет веской причины, держите дверь открытой.
ВАШ ОТСЕК – ОСНОВНЫЕ МОМЕНТЫ
Давайте признаем: офисные отсеки устроены таким образом, чтобы разместить максимальное количество сотрудников на минимальной площади. Естественно, что в таких условиях невозможно рассчитывать на приватность и уединение.
Если вы работаете в отсеке, то ваше умение справляться с работой в таких условиях многое говорит о вашей устойчивости. Невозможно исправить положение, бомбардируя жалобами своих непосредственных начальников. Вопрос размещения сотрудников находится вне их компетенции. Вы можете сказать руководителю о том, что вам нужен кабинет, но не следует повторять эту просьбу постоянно. Вы должны понимать, что решение этого вопросы зависит от множества разных факторов. Если вы не будете нервировать руководителя, он сделает все, что будет в его силах, когда такая возможность представится. Когда зайдет речь о премиях и повышениях, в более выгодном положении окажется тот, кто спокойно трудится в тех условиях, какие ему предоставлены, чем тот, кто постоянно ноет и жалуется. Как бы вы ни чувствовали себя в отсеке, готовность мириться с обстоятельствами не говорит о том, что вы – слабак. Напротив, такое поведение показывает, что вы сознаете реалии деловой жизни.
НЕ СУЙТЕ НОС В ЧУЖИЕ ДЕЛА!
Совершенно очевидно, что вы не должны отправлять личные документы по факсу, копировать или распечатывать их в офисе (если только корпоративная политика не предусматривает таких льгот для сотрудников).
Если личные документы отправлять, копировать или распечатывать можно, будьте очень осторожны и не оставляйте их в факсе, копире или на принтере. Не раз найденное в копире резюме давало понять всему офису, что сотрудник ищет новую работу и собирается увольняться.
Найдя чужой личный документ в копире или принтере, не проявляйте любопытства. Хотя обычно забытые документы относят в специальное место, предназначенное для этой цели, в такой ситуации лучше отдать документ лично. Избавьте человека от беспокойства, откровенно сказав: «Похоже, это ваш документ. Мне пришлось в него заглянуть».
Правила территориальности и приватности
Поскольку в отсеке человек постоянно находится на виду (и еще сильнее, когда в офисе установлены низкие перегородки), проходящие мимо коллеги подсознательно считают, что к нему всегда можно обратиться. Однако подобное предположение невероятно далеко от действительности. Сколь бы компактным и шумным ни был ваш отсек, у вас есть право на уважение к вашему времени и пространству со стороны окружающих. Отсек – это ваша офисная территория, и относиться к ней следует соответственно. Посетители не заходят без дела в кабинеты и не открывают закрытые двери. Точно так же они не должны вторгаться в ваш отсек, не постучавшись и не спросив разрешения.
То же самое относится к вашим соседям. Нависание над перегородкой с целью общения очень быстро становится раздражающим и неприятным. Руководствуйтесь обычным здравым смыслом. Если вы с коллегами заняты совместной работой, подобный способ общения может показаться наилучшим и самым эффективным. Но это не так. Нависая над перегородкой, вы отвлекаете человека, а это никому не нравится.
Если вам нужно избавиться от коллеги, который навис над перегородкой, чтобы с вами пообщаться, подбирайте слова осторожно: «Брюс, я знаю, что нам с тобой легче всего поговорить таким образом, но не мог бы ты оказать мне услугу и зайти прямо сюда? Спасибо».
Разговоры, телефонные звонки и подслушивание
У подобной организации офисной среды есть один неизбежный недостаток – окружающие слышат все, что вы говорите, и наоборот. Нужна мощная сила воли, чтобы отключиться от звучащих вокруг голосов. Многим из тех, кто работает в отсеках, помогают только наушники, беруши или нечто подобное. Но помните, что способность слышать и быть услышанным – это совершенно разные вещи.
«ПОЖАЛУЙСТА, ТИШЕ!»
Шум – это главный враг сотрудников, работающих в открытом офисе. Шум мешает сосредоточиться, а двери, чтобы ее закрыть, у работников нет.
• Если вы обладаете очень громким голосом, учитесь разговаривать тише, сознательно понижайте голос – особенно в открытых офисах.
• Разговаривая по телефону, многие бессознательно начинают говорить громче. Как бы смешно это вам ни казалось, но мы советуем приклеить перед телефоном небольшую бумажку с надписью: «Говорите тише». Это напомнит вам о том, что во время телефонного разговора нужно понижать голос.
• Никогда не кричите, обращаясь к коллеге, работающему в соседнем отсеке. Если вам не хочется вставать и заходить к нему, воспользуйтесь телефоном.
• Если вы привыкли слушать музыку во время работы, пользуйтесь наушниками – конечно, если это не противоречит правилам компании.
• Прося коллег вести себя потише, делайте это вежливо.
• Принимая посетителей, выходите с ними в общественную зону, чтобы не беспокоить своих соседей
• Старайтесь показать тем, кто слоняется или общается рядом с вашим отсеком, что вам это не нравится. (Вежливого «Ларри, я занят серьезной работой, и мне нужно сосредоточиться» обычно бывает вполне достаточно.)
• Руководствуйтесь здравым смыслом – не стоит обсуждать в отсеке серьезные и конфиденциальные вопросы; для этого лучше найти другое уединенное место.
• Если вы зашли в отсек к коллеге и видите, что он разговаривает по телефону, не ждите, пока он повесит трубку. Выйдите и зайдите позже.
Если не хотите, чтобы ваш телефонный разговор слышали окружающие, найдите для этого пустой кабинет, уединенное место, позвоните из вестибюля по мобильному телефону или сделайте нужный звонок после окончания рабочего дня.
Взгляд обычный и пристальный
Проходя по офису, следите за тем, куда направлен ваш взгляд. Есть большая разница между тем, чтобы смотреть на человека и смотреть пристально. Когда вы рассеянно смотрите вокруг, центром внимания всегда остается ваше собственное занятие. Когда же вы перестаете думать о своем занятии, ваш взгляд и сознание, подобно лазерному лучу, сосредоточиваются на человеке, на которого вы смотрите. Взгляд становится неприятно пристальным. Что же происходит с коллегой? Он чувствует ваш пристальный взгляд – а это в деловой обстановке недопустимо.
Недопустимые звуки
Серьезную проблему в подобных офисах представляют коллеги, издающие недопустимые или неприличные звуки. Отрыжка, прихлебывание супа или кофе, громкое зевание, звук лопающегося пузыря жевательной резинки – в открытом офисе все это вызывает резонное раздражение коллег.
СОВЕТ: Работая за собственным столом, не забывайте о соседях. От любого физического дискомфорта следует избавляться в туалетной комнате. Конечно, можно разок шмыгнуть носом, но шумно высмаркиваться можно лишь там, где подобный звук никого не потревожит.
Творческий подход
Многие обитатели открытых офисов находят хитроумные способы обеспечить себе определенную приватность и приглушить окружающий шум. Разумно размещенные растения или пробковые доски помогают приглушить шум и одновременно создают ощущение приватности. Прежде чем отгородиться от окружающего мира подобным образом, спросите разрешения у работодателя или офис-менеджера.
Картинки и фотографии
Перегородки между отсеками часто превращаются в своеобразную витрину, где можно поделиться забавной картинкой, шуткой или статьей – но только уместной в офисе. Будьте осторожны при выборе подобных материалов. Никогда не размещайте ничего, что может показаться окружающим недопустимым или непристойным. Недопустимы материалы расистской или сексистской направленности. Даже слегка рискованные картинки, которые кажутся вам вполне приемлемыми, могут оказаться неприемлемыми для других. А мнение окружающих всегда очень важно. Будьте очень осторожны с тем, что могут увидеть ваши коллеги.
Еще одно предостережение. Совершенно неразумно размещать на перегородках своего отсека журнальные статьи, направленные против вашей компании и корпоративного мира в целом. Подобные материалы, будучи замеченными, могут быть расценены как проявление фрондерства.
Украшение рабочего пространства
Украшение рабочего пространства зависит от ряда факторов, в том числе от важнейших – характера вашей работы и количества взаимодействий с клиентами. Если вы часто общаетесь с клиентами и покупателями, то это придется учитывать при украшении рабочего места. В сервисной индустрии, например в банковском секторе, рабочая среда выглядит очень однородно. Индивидуальность здесь сведена к минимуму. Там, где идет творческая работа, – например в студии графического дизайна, – рабочие места более индивидуализированы. Прежде чем приступать к оформлению своего рабочего места, ознакомьтесь с требованиями и ожиданиями компании.
ЕЩЕ О МАНЕРАХ ПОВЕДЕНИЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Деловой этикет регулирует и другие правила поведения на рабочем месте. Не все знают, нужно ли вставать, когда кто-то входит, как быть хорошим хозяином для посетителей, как пользоваться громкой связью в офисе и есть на рабочем месте.
Как есть за рабочим столом
Порой нам всем приходится есть прямо на рабочем месте – особенно когда много работы, а в здании нет кафетерия. Еда на рабочем месте позволяет уйти немного пораньше, но все же перерыв необходим. Если отвлечься от работы и немного развеяться (возможно, даже прогуляться), ваша продуктивность во второй половине дня не снизится, а даже повысится.
Если вам приходится есть на рабочем месте (и в компании нет правил, это запрещающих), старайтесь есть тихо (особенно в отсеке). Подумайте о запахе вашей еды. Оставшийся после обеда мусор следует выбрасывать в корзину на кухне. Если ваш мусор забудут выбросить, то остатки еды начнут неприятно пахнуть. Тщательно очистите стол от крошек. (См. также разделы «Главное правило относительно еды в холодильнике», стр. 120, и «Готовка и разогрев в микроволновой печи», стр. 120.)
Использование громкой связи
Некоторые люди не любят брать трубку телефона – они предпочитают разговаривать и прослушивать сообщения по громкой связи. Это создает шум, который мешает окружающим. Особенно неприятно это в открытом офисе или в помещении с тонкими стенами. Громкую связь можно использовать только в закрытых кабинетах.
Старайтесь проводить конференции с использованием громкой связи в специальных помещениях. Даже закрытые двери не всегда приглушают голоса, поскольку по громкой связи люди обычно говорят более громко, чем обычно. (См. также раздел «Громкая связь», стр. 281.)
ЧЕРНАЯ ДЫРА
Хотя бизнес уверенно движется к безбумажным технологиям, но до успеха в этой области еще очень далеко. Заваленный бумагами стол все еще остается злейшим врагом эффективного работника. Вот четыре совета, которые помогут вам избавиться от мусора.
1. Держите у телефона блокнот для записей. Даже если вам придется приколотить его к столу, сделайте это. Рядом с телефоном всегда должен лежать блокнот для записей.
2. Ежедневно разбирайте бумаги на столе. Разборка стола в конце рабочего дня имеет два преимущества. Во-первых, вы можете найти нечто такое, что считали потерянным. А во-вторых, на следующее утро вам будет приятно сесть за чистый, не заваленный бумагами стол.
3. Пользуйтесь папками. Отведите часть шкафа для всяких мелочей: журналов, внутренних документов, графиков производственного отдела, открыток от путешествующих друзей. Снабдите папки ярлыками и поставьте в шкаф, чтобы лишние бумаги не скапливались на вашем столе.
4. Спросите себя, а действительно ли все это вам нужно. Если вы не можете понять, зачем хранить ту или иную бумагу, просто выбросьте ее.
Как нужно здороваться
Атмосфера вежливости в офисе вовсе не означает, что вы должны здороваться с коллегами каждый раз, когда будете проходить мимо в коридоре. Если вы не поздоровались, потому что заняты своей работой, никто не должен на это обижаться. Конечно, при первой встрече вы всегда должны здороваться с коллегами: «Доброе утро!», «Как дела?». Но в течение дня вполне достаточно будет легкой улыбки и кивка. Гораздо важнее то, как не следует себя вести при встрече с людьми в коридоре: не следует смотреть в пол и идти с мрачным выражением лица. Конечно, вряд ли подобную хмурость кто-то примет на свой счет, но игнорирование коллег не способствует созданию гармоничной атмосферы в офисе.
ТУК-ТУК
ВОПРОС: Я работаю в отделе, где организовано более пятидесяти отсеков. Стен у нас нет, только перегородки. Как мне поступать, когда нужно обратиться к коллеге? Достаточно ли просто подойти, встать позади или сбоку и ждать, когда меня заметят? Или нужно осторожно постучать по перегородке?
ОТВЕТ: Лучше осторожно постучать. Если вы будете просто стоять и ждать, когда коллега вас заметит, то можете прождать очень долго. Коллега может вас попросту не заметить, особенно если увлечен телефонным разговором или с головой ушел в работу. Вы окажетесь в неловкой ситуации. С другой стороны, не стоит просто начинать разговор, не давая знать о том, что вы собираетесь это сделать. Так вы ошарашите коллегу, прервете важный телефонный разговор или отвлечете от серьезного дела.
Сколь бы безликими и публичными ни казались отсеки, для сотрудника они являются таким же личным рабочим пространством, как и кабинет со стенами и дверью. Очень важно уважать невидимые границы. Осторожно постучите, чтобы коллега вас заметил, но не считал себя обязанным немедленно бросать то, чем занимался. Даже в открытом офисе нужно проявлять уважение к коллегам, каждый раз спрашивая, можно ли к ним обратиться с каким-то вопросом или замечанием.
Общение в коридоре
Разговаривая с коллегами в коридоре, стойте ближе к стене, чтобы не мешать проходящим – это обычная вежливость, но на удивление много людей ею пренебрегают. Если вы относитесь к их числу, помните, что никому не нравится обходить группу, болтающую прямо посреди коридора. Один-два раза никто не заметит, но на третий-четвертый раз это уже будет вызывать раздражение. Менее очевидно то, что подумают окружающие, если ваша беседа затянется более чем на десять минут. Ваш разговор мешает людям, работающим поблизости. Кроме того, если вы частенько болтаетесь в коридорах, вас могут счесть лентяем.
НАЗНАЧЕННЫЕ ВСТРЕЧИ И СОВЕЩАНИЯ
Совещания за рабочим столом могут быть высокоэффективными, если соблюдать правила вежливости. Но сначала вы должны оценить свое личное пространство:
• Подходит ли ваше рабочее место для дискуссий с коллегой или клиентом?
• Удобно ли ваше рабочее место в физическом и психологическом плане?
• Обеспечивается ли необходимая степень приватности, чтобы посетитель почувствовал себя комфортно?
Если вы ответили «нет» на какой-то из этих вопросов, то зарезервируйте для разговора с посетителем комнату для совещаний.
Ранний приход. Если посетитель пришел раньше более чем на десять минут и вы не готовы к встрече, постарайтесь сделать так, чтобы он не испытывал неловкости. Если в офисе есть секретарь, попросите его устроить посетителя поудобнее и сказать, что вы подойдете, как только освободитесь. Если вы работаете в маленьком офисе и секретаря в нем нет, выйдите из-за стола и поздоровайтесь с посетителем. Примите его извинения, предложите свободный стул, спросите, не выпьет ли он чая или кофе, и скажите, что освободитесь через несколько минут.
Опоздание. Если посетитель опаздывает настолько, что вы уже не можете втиснуть встречу с ним в свое расписание, примите его извинения и назначьте встречу на другое время. Если посетитель приехал, когда вы уже занялись другими делами, попросите секретаря или помощника сказать ему, что вы ждали, сколько могли, но теперь встречу придется перенести на другую дату и время.
Вы заставляете посетителя ждать. Никогда не заставляйте ждать себя более пяти-шести минут после назначенного времени. Если у вас нет другого выхода, лично извинитесь перед посетителем. Предложите ему чашку кофе и журнал. Если произошло нечто такое, из-за чего встречу придется отложить на пятнадцать минут или более, извинитесь за сложившиеся обстоятельства и спросите, не хочет ли посетитель перенести вашу встречу на другой день.
СОВЕТ: Когда вам звонят из приемной с сообщением о том, что к вам пришел посетитель, выйдите встретить его. Если у вас есть помощник, отправьте его встретить посетителя. Но если вы встретите гостя лично, это произведет более благоприятное впечатление.
Деловая встреча
Когда человек, с которым вам предстоит деловая встреча, входит в ваше рабочее пространство, вы должны не только поприветствовать его, но и выполнить еще ряд действий, предписываемых этикетом:
1. Предложите повесить на вешалку его пальто, если он пришел с улицы.
2. Предложите ему сесть.
3. Предложите ему напитки.
Когда вы сидите за столом, а посетитель – напротив, встреча приобретает формальный характер. Если хотите сделать атмосферу более личной, садитесь рядом с посетителем. Чтобы встреча проходила в приватной обстановке, закройте дверь. Если вы работаете в отсеке, встречайте посетителей в комнате для совещаний, которую нужно зарезервировать заранее.
У вас под рукой должны быть все необходимые материалы, чтобы во время встречи не приходилось рыться в кипах бумаг или папках. Если во встрече должны принять участие коллеги, пригласите их к себе с таким рассчетом, чтобы они находились на местах, когда появится посетитель. Представьте всех друг другу, если есть такая необходимость.
Если посетитель слишком задержался, можете вежливо закончить встречу, сказав, что у вас есть дела.
Как проводить гостя
Проводите посетителя в приемную. Сделайте это, даже если до приемной рукой подать и ваш гость не заблудится в лабиринте коридоров. При прощании произнесите обычные вежливые фразы. Если гостю хочется поболтать, можете остановить его, сказав, что вам нужно возвращаться к работе.
ОБЩЕЕ ОБОРУДОВАНИЕ
Общее офисное оборудование, которое требует ухода чаще, чем следовало бы, это настоящий повод сказать – «это не моя работа». Поддержание оборудования в рабочем состоянии обычно является ответственностью определенного сотрудника. (Во многих офисах сотрудники не имеют доступа к картриджам и другим сменным деталям.) Но даже если в техническом отношении это не ваша ответственность, вы должны что-то сделать, если знаете, как. Если на факсе, принтере или копире загорелась лампочка, сигнализирующая о необходимости смены картриджа или о том, что в устройстве замялась бумага, исправьте ситуацию сами или позвоните тому, кто отвечает за поддержание оборудования в рабочем состоянии. Это особенно ценно в небольших компаниях, где царит командный дух. В таких фирмах за подобную работу может взяться любой, даже начальник.
СОВЕТ: На время совещания отключите настольный и мобильный телефон. Если на вашем телефоне есть кнопка: «Не беспокоить», воспользуйтесь ей. Если у вас есть помощник или секретарь, который принимает звонки и соединяет звонящих, предупредите, что какое-то время вы будете недоступны. Заранее обговорите, какие звонки или ситуации являются экстренными – ради них можно прервать деловую встречу. (См. также врезку «Бестактность при телефонных звонках», стр. 274.)
Копиры
Копировальные машины работают с разной скоростью. Некоторые обрабатывают тридцать страниц за время, вдвое меньшее, чем потребовалось бы для такой работы устройствам прежнего поколения. Медленные устройства – это бомба замедленного действия. Они провоцируют раздражение и конфликты. Но, даже используя современнейшие копиры, вы должны учитывать потребности других людей.
Если кто-то делает большое количество копий, то он всегда может пропустить вперед того, кому нужно скопировать один-два листа. Это простое проявление вежливости. Конечно, если вам нужно сделать четыре копии двадцатистраничного документа с определенными установками (сортировка, увеличение и т. п.), то прерываться не следует. В этом случае скажите коллеге, через какое время вы освободите копировальную машину. После выполнения большой работы проверьте, осталась ли бумага в лотке. Если бумаги мало, обязательно добавьте ее.
ЭТИКЕТ ПОЛЬЗОВАНИЯ ФАКСОМ
Хотя сегодня документы все чаще отправляются по электронной почте, факс все же время от времени используется. Этикет пользования этим устройством довольно прост. Он включает в себя четыре основных момента:
• Приложите сопроводительный документ
• Не рассчитывайте на приватность
• Пронумеруйте страницы своего документа
• Не отправляйте личные факсы со служебного устройства, если только это специально не оговорено в корпоративной политике. Если вам нужно отправить личный документ, спросите разрешения.
Принтеры
Если коллега не забрал работу с принтера, не откладывайте ее в сторону. Положите ее в такое место, где он без труда ее найдет, или на специальный стол для выполненных работ. Если вы знаете, чья это работа, можете передать ее по назначению.
Если принтер сломан, не изливайте свое раздражение на обслуживающий персонал – эти люди делают все, что должны. При первых же признаках проблемы сообщите технической службе, а затем займитесь чем-то другим, пока неисправность не будет устранена.
Мебель
К столам и креслам в приемной, конференц-зале или на кухне нужно относиться так же, как вы относитесь к мебели в собственном доме. Ставьте запотевшие стаканы или банки с напитками на салфетки или подставки, чтобы на деревянной поверхности не оставалось следа. То же самое относится к офисной мебели, которая стоит дорого и когда-нибудь перейдет к другому сотруднику. Не вытирайте жирные пальцы о ткань, которой обтянуто ваше кресло. Не стряхивайте крошки на пол, чтобы их не затоптали в ковер. Жирные пятна выглядят отталкивающе.
КУХНЯ
Кухня обычно бывает самой грязной комнатой офиса. Все сотрудники должны следить за чистотой и вносить свой вклад.
• Если вы что-то пролили на стойку, в холодильнике или на пол, – сразу же вытрите.
• Не оставляйте грязную посуду в раковине. Мойте приборы сразу же после использования.
• Если в холодильнике нет льдогенератора, залейте лоток для льда, вытряхнув из него последние льдинки.
• Если на кухне есть общественная кофеварка, заполните ее и включите, налив себе последнюю чашку.
• Сообщайте о любых проблемах с автоматами. Если руководство не довело до вашего сведения, кто занимается именно этими устройствами, сообщите о неполадке в техническую службу. Опишите неполадку и разместите описание рядом с автоматом, чтобы другие сотрудники были в курсе.
КРАЖА ЕДЫ
Ничто так не раздражает, как кража еды из холодильника. Вы рассчитывали на сэндвич с копченой индейкой, но он таинственным образом исчез! «Как такое может быть?» – удивляетесь вы. Конечно, можно подписывать свои контейнеры и пакеты с едой собственным именем, но не стоит слишком полагаться на этот прием. В офисах постоянно крадут еду, поскольку она легко доступна.
Поймать вора почти невозможно – разве что установить в кухне камеры наблюдения. (В конце концов, все улики быстро съедаются и исчезают.) Единственный способ борьбы с воровством – это рассказ о произошедшем. Напишите записку, прикрепите ее на дверцу холодильника и оставьте на несколько дней.
Некоторые предлагают напичкать еду слабительным, чтобы приструнить вора. Мы не советуем так поступать, поскольку это может причинить неумышленный, но серьезный вред здоровью.
Правило касательно еды в холодильнике
При пользовании общественным холодильником руководствуйтесь основным правилом: вы должны использовать или выбросить еду и напитки, прежде чем они испортятся и начнут плохо пахнуть.
Готовка и разогрев еды в микроволновке
Вы должны мыть не только свою посуду, но и те устройства, которыми пользовались. Если ваша еда в микроволновке или на плите забрызгала стенки или поверхность, немедленно протрите все влажным бумажным полотенцем, пока капли не пригорели – потом их будет гораздо труднее отчистить.
Мытье посуды
Не оставляйте грязные кофейные чашки в раковине. Не бросайте остатки еды в мусорное ведро. Каждый сотрудник, закончив обедать, должен помыть посуду за собой. Никто не обязан убирать за другими. Помните, что грязная кухня раздражает руководство, и единственным решением может стать ее закрытие.
Совместные обеды
Обед – отличное время, чтобы получше узнать своих коллег. И это отличное время для того, чтобы они смогли познакомиться с вами. Характер разговоров и хорошие манеры за столом укрепят вашу репутацию приятного в общении человека.
Обедать в обществе нескольких коллег совершенно естественно. Но иногда нужно менять спутников, чтобы не оказаться в изоляции от других сотрудников. Приглашайте сотрудников из других отделов. Попробуйте обедать в другое время, чтобы иметь возможность пообщаться с другими людьми.
Если вы приносите еду с собой и предпочитаете есть за собственным столом, то вас могут счесть необщительным. Когда коллега приглашает вас в кафетерий (особенно если это ваш начальник), стоит согласиться и оставить свой сэндвич в холодильнике на завтра.
Темы для разговоров, которых лучше избегать
Не стоит за обедом обсуждать сложные рабочие проблемы, поскольку вас могут услышать те, кто сидит за соседними столами. Неподходящая тема и события из личной жизни – страстное свидание прошлым вечером или проблемы с ребенком. Чтобы не испортить аппетит спутникам, не рассказывайте о кожных болезнях, проблемах с желудком или операциях. Все это – не тема для застольной беседы. Обед – это время для отдыха, а не для разговоров, которые лучше оставить на вечер (или вообще не вести).
ТУАЛЕТНЫЕ КОМНАТЫ
В зависимости от графика уборки офисные туалеты могут быть еще более неприглядными, чем кухня. Будьте аккуратны, пользуйтесь корзиной для мусора, вытирайте расплескавшуюся воду и при необходимости меняйте рулоны туалетной бумаги.
Ваша гигиена
Женщины, которые поправляют макияж, мужчины, которые бреются, все сотрудники, которые чистят зубы в офисной туалетной комнате, должны помнить, что они не у себя дома. Все нужно делать очень аккуратно. Вытрите все оставшиеся следы.
Туалет
Некоторым людям не нравится разговаривать в кабинке туалета, поэтому не советуем затевать разговор в такую минуту. В эпоху смартфонов можно попасть в еще более неловкое положение, ответив на звонок в туалете – на смартфонах есть камеры! Никому не хочется, чтобы его увидели в такой интимный момент. Отправляясь в туалет, оставляйте смартфон на столе или не отвечайте на звонки.
Если туалетами пользуются и женщины и мужчины, то возникает проблема с сиденьями. Лучше всего будет договориться, что все опускают сиденье и крышку перед тем, как спустить воду. Если крышки нет, то мужчинам придется сделать над собой усилие, чтобы не забыть опустить сиденье. Впрочем, это не та проблема, из-за которой стоит поднимать шум.
Если вы предпочитаете пользоваться одноразовыми санитарными сиденьями или накрываете сиденье туалетной бумагой, не забудьте смыть бумагу перед выходом. Иначе она будет валяться на полу, что очень неприятно.
И, наконец, в туалете возникает неизбежная проблема, о которой предпочитают не говорить в силу ее деликатности. Это запах. Обязательно пользуйтесь освежителем воздуха, который находится в туалетной кабине.
ПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИФТОМ
Лифтеры в форменной одежде с золотыми галунами давно остались в прошлом. Сегодня в большинстве офисных зданий работают обычные лифты. Если в лифте все же есть лифтер, то, во что бы он ни был одет, разговаривайте с ним вежливо. Не забудьте сказать «пожалуйста», называя номер нужного этажа, и «спасибо» при выходе. Впрочем, помнить нужно не только об этом.
Посадка в лифт
Правила входа в лифт не отличаются от правил прохода в двери – важен не пол, а общение. Помните, что людей старшего возраста и инвалидов нужно пропускать вперед. Нажав кнопку нужного этажа, отступите, чтобы другие могли сделать то же самое. (Некоторые женщины предпочитают держаться поближе к кнопкам – они чувствуют себя в большей безопасности рядом с кнопочной панелью.) Если вы не можете дотянуться до нужной кнопки, попросите нажать ее того, кто стоит рядом.
Если лифт уже заполнен людьми, не стоит втискиваться, даже если в вашем здании дождаться лифта нелегко. Отступите и подождите следующего.
Если двери захлопнулись прямо перед вашим носом, запаситесь терпением. Хотя признаком хорошего тона считается придержать двери при приближении других пассажиров, но таким же проявлением вежливости будет позволить пассажирам отправиться и добраться до своих этажей.
СОВЕТ: Тема разговора столь же важна, как и тон голоса. Если вам нужно поговорить о личном или обсудить конфиденциальную информацию с человеком, которого вы встретили в лифте, дождитесь, когда можно будет это сделать в приватной обстановке.
ДВЕРИ, ДВЕРИ, ДВЕРИ
В час пик люди спешат, думая о начинающихся совещаниях, опоздании на важный обед… Люди думают о чем угодно, только не о тех, кто идет им навстречу или следом за ними. Такая невнимательность может привести к травме, если ваш неизвестный партнер окажется инвалидом, пожилым или просто рассеянным человеком. Будьте внимательны. Открывайте двери медленно. Обязательно оглядывайтесь назад, прежде чем отпустить дверь.
Когда два человека подходят к двери одновременно – идет ли речь о мужчине и женщине или о двух представителях одного и того же пола, – лучше всего сказать о своих намерениях: «Пожалуйста, проходите» или «Позвольте мне вас пропустить». Так вы сможете избежать неловкости. И вот еще два правила этикета, о которых нужно помнить:
•Никогда не заходите в отсек вращающейся двери, если там уже кто-то есть.
•Ожидая кого-нибудь в вестибюле, держитесь подальше от входных дверей и лифта. Встаньте у стены, чтобы не мешать проходу.
Не забывайте о манерах. Не стоит смотреть на других пассажиров, жевать резинку (жевать резинку в публичных местах вообще не принято) или подпевать своему iPod. Если в лифте есть зеркало, это не означает, что перед ним можно прихорашиваться. Подобные действия лучше совершать в туалетной комнате.
Разговоры в пути
Если в лифте вы встретили знакомого, поздоровайтесь, но не затевайте разговора – это можно сделать, только если в лифте, кроме вас, больше никого нет. Говорите тихо. Громкие разговоры и смех могут раздражать других пассажиров, оказавшихся рядом с вами во время подъема или спуска.
Выход из лифта
Когда двери лифта откроются, руководствуйтесь здравым смыслом. Первыми выходят те, кто стоят возле дверей. Если нужно выйти нескольким людям, первый вышедший должен задержаться и придержать двери, чтобы они не закрылись, пока будут выходить остальные. На помощь могут прийти и те, кто остается в лифте: они могут нажать кнопку блокировки дверей, пока все не выйдут.
ЭСКАЛАТОРЫ И ДВИЖУЩИЕСЯ ДОРОЖКИ
Совершенно понятно, как нужно вести себя на эскалаторах и движущихся дорожках. Стойте сбоку, чтобы не мешать тем, кто хочет идти. Если вы спешите, то наверняка заметите, что многие люди полностью перекрывают проход. Если народу не очень много и пройти все же можно, вежливо извинитесь и попросите вас пропустить. Обычно стоят справа, а проходят слева. В странах с левосторонним движением и на эскалаторах сохраняется то же правило: там стоят слева, а проходят справа.
