Мы ошибочно полагаем, что в году остается много времени, и ведем себя в соответствии с этим убеждением. У нас нет ощущения срочности, мы не осознаем, что важна каждая неделя, важен каждый день, важен каждый момент. В конечном итоге эффективное выполнение работы происходит каждый день и каждую неделю!

Брайан Моран, соавтор книги «12 недель в году»

В 1955 году Сирил Норткот Паркинсон, британский политолог и историк, заметил, что «работа занимает все время, отведенное на ее выполнение». Этот простой принцип известен как Закон Паркинсона, и вынесенные из него уроки могут серьезно повлиять на возможность завершить задачу в нужный срок.

С точки зрения продуктивности это означает, что либо у вас слишком мало времени и вы вынуждены торопиться, либо времени у вас больше чем достаточно, и это приводит к сокрушительной неэффективности.

Очень редко случается, что мы выделяем на работу ровно столько времени, сколько необходимо. Большинство людей, на удивление, не способно предсказать, в какие сроки можно справиться с проектом, и, если времени будет больше нужного, оно уйдет целиком.

Но почему это происходит?

Такова человеческая натура. Мы ленивы. Мы мечтаем, чтобы все получалось легко и надеемся, что завтра будем более продуктивны, чем сегодня. Нам кажется, если у нас полно времени на работу над проектом, ее можно отложить на произвольную дату в будущем. Но, к сожалению, сегодня — это завтра с точки зрения вчера. Прямо сейчас мы проживаем наши фантазии из прошлого. Возможно, вчера вы думали, что сегодня у вас будет больше времени, чем оказалось на самом деле, а сегодня считаете, что завтра тоже будет больше времени.

Но на самом деле время конечно. Оно быстро утекает, и для работы над самыми важными целями существует только настоящий момент. Не стоит планировать сильно заранее и верить, что у вас будет масса времени на завершение главных проектов. Нужно поменять свой подход и приступить к работе прямо сегодня.

Почему долгосрочное планирование не работает

Самый распространенный подход к постановке целей выглядит так: раз в год человек садится и записывает свои новогодние обязательства. Это значит, что 1 января вы начинаете работать над проектами, которые, возможно, закончатся не раньше 31 декабря.

И как вас мотивирует дата, до которой остается еще год? Что вы потеряете, если не добьетесь прогресса сегодня, завтра, на следующей неделе или даже в следующем месяце?

У вас не только нет ощущения срочности — вы еще и не знаете, как будет выглядеть этот год. Вы почти или совсем не представляете, какие проекты у вас появятся, какие идеи к вам придут и какие возможности потребуют вашего внимания, энергии, времени и денег.

Главе компании Apple Тиму Куку задали вопрос о плане на 25 лет, который он составил, когда учился в школе бизнеса. Во время интервью спустя четверть века после выпуска у него спросили: «Какое влияние он [25-летний план] оказал на вашу жизнь?»

Вот как ответил Тим:

«[Мой план на 25 лет] выполнялся достаточно точно целых полтора-два года после написания. А далее ни один пункт не совпал с реальностью. Ни один. Урок здесь, по крайней мере для меня, в том, что путь был абсолютно не предсказуем».

Тим Кук — вероятно, один из самых могущественных людей в мире, и он не мог предсказать, где окажется сегодня. Что это говорит о долгосрочном планировании? По большому счету ничего хорошего.

Одна из лучших книг о продуктивности, которую я прочитал в своей жизни, — «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена. Подход Дэвида к продуктивности дает нам феноменальный урок того, как важно правильно смотреть на вещи:

«Я, исходя из практических соображений, советую двигаться снизу вверх. Я учил людей продвигаться в обоих направлениях и могу с уверенностью сказать, что с точки зрения долгосрочной выгоды тот, кто начинал с обретения контроля над текущими проблемами в своей повседневной жизни, а затем переносил акцент на более высокие уровни, никогда не ошибался».

Значит, чтобы решить проблемы на 25 лет вперед, сначала надо решить проблемы на 25 минут вперед. В своей книге Дэвид объясняет, что, когда он помогает клиенту взять под контроль повседневные задачи, тот начинает чувствовать себя гораздо увереннее, позитивнее и оптимистичнее относительно долгосрочного будущего.

Если вы хотите использовать эту методику, чтобы распланировать следующие лет двадцать, начните с плана на несколько часов, потом — на несколько дней и, может быть, даже на несколько недель.

Со временем, когда вы разовьете в себе умение составлять краткосрочное расписание, станет легче планировать и в долгосрочной перспективе. Но, как мы увидели на примере Тима Кука, здесь стоит ожидать убывающей отдачи. Другими словами, возможно, вы сумеете эффективно распланировать следующие 30 дней, но планирование на 30 лет будет гораздо более сложным и во многих отношениях бесполезным. Часто люди боятся долгосрочного будущего, но делают слишком мало в настоящем, чтобы как-то изменить свои обстоятельства.

Спросите себя: «Если я продолжу двигаться по дороге, по которой иду сейчас, где я буду через пять, десять или двадцать лет? Хочу ли я там оказаться?»

Ясность в этом вопросе может возыметь огромное влияние на ваш подход к отдельным повседневным задачам.

Что важнее прямо сейчас

Новогодние обязательства и планы на 25 лет не работают, потому что, заглядывая слишком далеко в неконтролируемое будущее, вы формируете ожидания, не соответствующие вашему идеальному «я».

Планируя на годы вперед, вы не отдаете должное своему потенциалу. Вы либо мечтаете о целях, которые настолько недостижимы, что вас парализует страх, либо, в еще худшем случае, о таких обыденных и скучных вещах, на которые уже сейчас не хватает энтузиазма.

Планируя жизнь на много лет вперед, вы часто воображаете идеализированное будущее, лишенное проблем и препятствий, и одновременно игнорируете возможности, которые есть прямо сейчас, в настоящем моменте. Это все равно что светить крошечным фонариком в огромной темной яме. Вы видите небольшое пространство перед собой, а об остальном приходится гадать. Чем дальше простираются ваши планы, тем больше вам приходится фантазировать, чтобы заполнить пробелы. Более того, из-за этого в настоящем вы начинаете слишком много проектов, которые не сочетаются с целями в будущем, и поэтому всегда очень заняты, но не добиваетесь реального прогресса.

Пытаться достичь главных целей в своей жизни, распланировав все на годы вперед, — просто не вариант. Давайте еще раз посмотрим на главные цели, которые вы обозначили в Шаге 1 Стратегии раннего утра.

Цели в вашем списке — это потенциальные проекты. Это идеи, фантазии и будущие возможности. Теперь вы преобразите эти концепции в реальность с помощью эффективной системы, которая прояснит, что именно важнее всего в данный момент, и позволит отложить остальное на другое время.

В результате недостатки долгосрочного планирования будут устранены здесь и сейчас, и вы сможете добиться настоящего прогресса в продвижении к самым важным целям.

Итак, представляю вам Квартальную систему.

Шаг 2: Квартальная система

Что произойдет, если прямо сейчас у вас будет только одна крупная цель? Как это изменит вашу жизнь? Будет ли в ней меньше стресса? Больше сосредоточенности?

А что если у вас будет 10 целей? Или 100? Справитесь ли вы с таким объемом работы — сегодня или за целый год?

Я постоянно убеждаюсь, что простота выигрывает всегда. Не бывает такого сценария, когда, добавляя больше задач, я чувствую себя лучше — разве что в моей жизни совсем ничего не происходит.

Скорее всего, ваша жизнь, как и моя, не нуждается в дополнительных задачах. Более того, нам нужно радикально их сократить, чтобы остаться на плаву, сосредоточиться и в конечном итоге добиться ощутимого прогресса в наших главных целях.

Сильно упрощенный список главных целей в сочетании со значительно более короткими временными рамками — ваш билет на выход из хаоса. Это более здоровая и продуктивная альтернатива для годовых целей или планов на много лет (или десятилетий).

Квартальная система — второй шаг Стратегии раннего утра, и она настолько проста, насколько кажется таковой. Вместо того чтобы ставить цели на год, вы будете ставить их на квартал.

Теперь вы можете сказать: «Но Джефф, у меня уже есть цели на год и на квартал. Чем эта система отличается от моей нынешней практики?»

Во-первых, если у вас уже есть продуманный письменный план на год, ваши цели разбиты на квартальные этапы и вы последовательно выполняете этот план, то вы на световые годы опередили большинство людей. Возможно, мне стоит пригласить вас в соавторы.

Во-вторых, когда я говорю о квартальных целях, то имею в виду подход, который Брайан Моран описывает в своей книге «12 недель в году». Он предлагает считать, что год длится три месяца или один квартал. (Я оперирую кварталами, но вы можете взять любой срок, который позволит вам лучше сосредоточиться. Именно в этом, в конце концов, и есть наша цель.)

На практике это означает, что квартал нужно воспринимать как год и планировать только в его пределах, за исключением крайней необходимости. А в конце текущего квартала надо работать так же напряженно, как вы обычно работаете в конце года из 12 месяцев.

Большинство людей обычно дают новогодние обещания в январе, а потом работают над ними как сумасшедшие в ноябре и декабре, потому что прокрастинировали 10 месяцев. Но если «год» длится 12 недель вместо 12 месяцев, срочность возникает прямо сейчас. Вы вынуждены расставлять приоритеты, быть предельно сосредоточенным и приступать к работе сразу, потому что время уходит.

Общепринятое деление года на кварталы

• 1 января — 31 марта

• 1 апреля — 30 июня

• 1 июля — 30 сентября

• 1 октября — 31 декабря

Меня так и тянет предложить вам выбрать другую продолжительность для своего года — например, два месяца или полгода. Или просто жить только сегодняшним днем, не заглядывая за рамки ближайших суток. Но у Квартальной системы есть особая магия.

Деловой мир оперирует кварталами, и поэтому вам будет легче согласовать сроки завершения работы с коллегами. Кроме того, три месяца — достаточный срок, чтобы взяться за сложные проекты, например, если вы хотите начать собственный бизнес, написать книгу или подготовиться к марафону.

За три месяца может произойти многое, но все же это небольшой промежуток времени, с которым надо обращаться осторожно, чтобы не растратить попусту.

Мой опыт работы с Квартальной системой

Для меня Квартальная система стала по меньшей мере революционной. Не хочу преувеличивать ее преимущества, но должен сказать, что, когда благодаря ей я упростил свою и так уже очень продуктивную жизнь, все изменилось.

За несколько дней я исключил из списка личных целей больше десятка проектов и сосредоточился всего на четырех. Два из них я закончил за несколько недель, а потом, по мере появления времени, начал медленно добавлять другие.

Я сразу же почувствовал, как система положительно отра­зилась на моем настрое и как у меня понизился стресс. Я стал лучше контролировать свою жизнь и меньше переживать по поводу ближайшего будущего. Чем больше задач, проектов и целей я исключал из расписания, тем легче было начать работу над вещами, которые требовали максимум внимания.

Это скорее искусство, чем наука, и, конечно, мне пришлось развивать в себе навык отказываться от разных вещей. К целям очень легко привязаться, даже если вы совершенно к ним не приблизились.

До того, как я открыл для себя книгу «12 недель в году», у меня уже была очень похожая система, но без названия. Я начал применять Квартальную систему как персо­нальную программу для достижения целей где-то через полгода после того, как запустил подкаст. Если честно, я ждал слишком долго.

Тогда у меня было безумное количество запланированных проектов. Только в тот год, помимо запуска подкаста, я начал практиковать коучинг, полностью изменил режим питания и фитнеса, начал и закончил короткую карьеру риелтора и перевел веб-сайт на адрес JeffSanders.com (а это безумно сложная задача, если у вас нет никакого опыта в веб-дизайне).

Первый шаг, который я сделал, взяв на вооружение Квартальную систему, — исключил все проекты, кроме абсолютно необходимых. Я отрезал все лишнее, отложил долгосрочные цели, сосредоточился на текущих обстоятельствах и начал выбираться из хаоса, который создал сам.

Секрет любой хорошей системы для повышения продуктивности — простота, и Квартальная система соответствует этому принципу. Я расставил свои идеи в порядке приоритета, отбросил те, которые не относились одновременно к важным и срочным, а затем взялся за проект — первый в моем очень коротком списке.

До появления Квартальной системы я думал, что лучше постоянно браться за новые проекты и за счет этого ощущать рост продуктивности. Теперь я первым готов признать, что стремиться к этому ощущению как к цели просто смешно. Да, его хочется повторить, и поэтому появляется мотивация. Но в результате вы вступаете на скользкую дорожку — начинаете заполнять свой график не слишком важными делами вместо приоритетных, которые действительно меняют вашу жизнь.

Квартальная система позволяет расставить приоритеты и отказаться от бурной деятельности, которая вызывает приятное ощущение продуктивности. Я не хочу сказать, что не стоит к нему стремиться — просто убедитесь, что испытываете его по объективным причинам. В конечном итоге вопросы, на которые надо себе ответить, касаются эффективности, а не эмоций.

• Добился ли я реального, ощутимого прогресса на пути к самым важным целям?
• Сохранял ли я верный курс и избегал ли отвлекающих факторов?
• Использовал ли я по максимуму сегодняшний день?
• Смогу ли я работать эффективнее завтра?

Вычеркивать пункты из длинного списка дел — поверхностный подход к продуктивности. Если придавать значение количеству, а не качеству, это ведет к СЧД — «синдрому чистого дома». Всегда, когда я сознательно хочу уклониться от самых важных дел, я убираюсь в доме. Может быть, это во мне проявляется «личность типа А», которая хочет жить в пространстве, очищенном от хлама, а может — ленивый человек, который хочет заниматься чем угодно, кроме работы, которую действительно стоит делать. По иронии судьбы в самые успешные и продуктивные дни у меня дома царит беспорядок. В «ленивый» день все блестит.

Чтобы извлечь максимум из Квартальной системы, нужно концентрироваться на самых важных вещах, исключая из поля зрения все остальное. Это навык, который необходимо отточить.

Как начать работу с Квартальной системой

Квартальную систему очень просто создать, реализовать и поддерживать в течение многих лет. Вот семь шагов, с помощью которых вы сможете ее запустить.

1. Выберите временные рамки

Вы можете произвольно выбрать любые даты, но, вероятно, легче будет придерживаться традиционных рамок, которые использует большинство людей (1 января, 1 апреля, 1 июля и 1 октября). В зависимости от времени, когда вы читаете эти строки, можно приступить прямо сейчас или подождать до начала следующего квартала.

2. Расчистите ежедневник

Вычеркните из ежедневника все возможное, чтобы освободить место для самых насущных главных целей. Вероятно, сначала надо будет завершить текущий квартал, закончив проекты, за которые вы уже взялись.

Например, если в текущем квартале осталось шесть недель, и вы готовитесь к полумарафону и планируете свадьбу, завершите эти два мероприятия и начните с чистой страницы в следующем квартале.

Сейчас идеальное время, чтобы отменить планы, вычеркнуть лишние задачи и начать отказываться от новых приглашений. Как бы трудно ни было отпустить их и сказать «нет», это единственный способ сделать так, чтобы в вашем расписании нашлось место для самых важных целей.

3. Выберите две или три главные цели

Выберите пару целей, на которых вы сосредоточитесь, из списка, составленного в прошлой главе. Возможно, пока вам хватит даже одной. Для меня это однозначно было самым сложным. Выбрать важнейшую (-ие) цель (-и) из десятков или сотен идей крайне непросто, но именно здесь проходит разделительная полоса между успехом и провалом.

Именно сейчас, расчистив в голове место для мыслей и в ежедневнике — для работы, вы увидите, как заработает ваше творческое начало. Если же оставить слишком много целей, вы по-прежнему будете сильно разбрасываться и не заметите особенного прогресса.

Возможно, у вас есть одна или две цели, для достижения которых не хватит квартала. Например, вы собираетесь пробежать марафон и знаете, что на подготовку скорее уйдет от полугода до года. Тогда, как и в случае с обычной годовой целью, разделите ее на этапы и определите, какой из них надо будет завершить к концу квартала.

4. Составьте список следующих действий, планируя работу над целями в обратном порядке

Теперь, когда вы выбрали квартальные цели, пришло время запланировать работу над ними в обратном порядке — с конца квартала и до сегодняшнего дня.

Просто внесите в список все важнейшие задачи, начиная с конца, чтобы точно добиться цели по итогам квартала или даже раньше.

Сейчас необходимо быть как можно более конкретным. Не только сама цель, но и каждый шаг на пути к ней должны быть предельно ясными и не оставлять сомнений по поводу дальнейших действий.

5. Заведите блокнот для целей

Квартальную систему можно организовать с помощью любых инструментов, которые вы сейчас используете. Я порекомендую свои инструменты, но вы вольны применять все, что подходит вам. Я отказался от бумажного документооборота несколько лет назад, и приложение Evernote играет центральную роль в моей системе. Evernote — это цифровое приложение, в котором можно работать с любыми заметками, какие только можно вообразить. Заметки объединяются в «блокноты», которые хранятся в «стопках».

В качестве альтернативы для Evernote можно использовать Google Drive, Microsoft OneNote, обычные блокноты или любую другую систему. Независимо от вашего выбора, вы сможете легко запустить, реализовать и контролировать Квартальную систему следующим способом.

Сначала сделайте (или найдите) блокнот и назовите его по текущему кварталу (например, «Цели К1 2017»). Потом создайте в нем заметку или выберите страницу для каждой из главных целей на этот квартал. В первый раздел внесите список «следующих действий», который вы составили на предыдущим этапе. Под ним будет раздел для отчета о прогрессе, где вы будете записывать, чего добились за каждую неделю.

6. Запланируйте следующие действия в ежедневнике и/или приложении

Я вношу все свои задачи, проекты, мероприятия и обязательства в приложение для управления проектами под названием Nozbe. Подробнее я расскажу об этой системе в главе 8. А пока просто хочу отметить, что, когда вы составите список следующих действий, их надо будет внести в ежедневник или специальное приложение и назначить на определенное время.

То есть вы берете действия, необходимые для ваших целей, и делаете их реальными, запланировав на конкретный момент. Как только задание окажется в ежедневнике, оно должно стать обязательством, от которого нельзя отказаться.

Если вы хорошо очистите ежедневник и назначите каждое действие на подходящее время, шансы на успех радикально повысятся. Именно в этот момент вы начнете видеть прогресс, о котором я говорил. И работа покажется удовольствием!

7. Контролируйте свой прогресс еженедельно и ежеквартально

Я подробнее опишу, как отслеживать все свои задачи, проекты и цели в главе 9. А пока дам краткий обзор вещей, которые важно контролировать каждую неделю.

В конце каждой недели и квартала важно увидеть прогресс, которого вы достигли на пути к целям, и обновить отчеты о нем в вашем блокноте.

Затем нужно выбрать следующие шаги по каждой цели для наступающей недели — в зависимости от того, чего вы достигли и сколько времени осталось до конца квартала. Если у вас есть коуч, перед которым вы отчитываетесь, или друг, с которым вы обсуждаете свои цели, это отличный момент, чтобы обсудить с этим человеком ваши достижения.

Также отмечу, что я размещаю еженедельные цели на доске для визуализации в домашнем кабинете, чтобы у меня было зрительное напоминание о вещах, над которыми я работаю. Это помогает мне не сходить с курса в течение недели. Физически существующий список, без сомнения, закрепляет систему, имеющую электронную форму.

Примените и повторите

В конце каждого квартала у вас будет возможность оценить свой прогресс, отметить, что получилось и что нет, — и начать заново со следующего квартала.

В идеале к этому времени вы добьетесь нескольких главных целей и сможете приступить к новым, которые приобрели важность за прошедшее время. Этот процесс повторяется снова и снова каждые три месяца — и творит чудеса.

Мне было трудно представить, насколько эффективной будет эта система, пока я ее не попробовал. Расчистка ежедневника освежает сама по себе. Когда вы затем вносите в него только те цели, которые имеют для вас значение, и своевременно отслеживаете прогресс на пути к их выполнению, выходит замечательно. Вы не представляете, какого результата сможете добиться. Поверьте мне, это будет феноменально.

Сломайте кнопку «Дремать»

Ловушки, ошибки и проблемы

Не утоните в собственных обязательствах.

Легко поставить себе в заслугу успехи, но, когда дело доходит до провалов, выходит наоборот. Показать на себя пальцем, если вы сделали ошибку, не сдали работу в срок или так и не закончили начатое, трудно всегда.

Меня особенно интригует тот факт, что от людей почти невозможно добиться, чтобы они признали чрезмерную занятость результатом их собственного выбора. Мы любим притворяться жертвами и считаем, что быть занятым — это нормально, ожидаемо или, хуже того, неизбежно.

Однако в реальности, если вы слишком заняты, это значит, что вы набрали слишком много обязательств. Вы составили собственное расписание, внесли в него чересчур много проектов и согласились на все заманчивые приглашения — на «счастливые часы» в барах, шашлыки на праздниках и свадьбы с танцами до упаду.

Если вы хотите все изменить, освободить график и не заваливать себя работой, то так и скажите. Откажитесь от следующего приглашения, бессмысленного совещания, вечеринки или мероприятия, из-за которого не будете спать допоздна — в общем от всего, что не позволит использовать ваше время самым полезным и наилучшим способом.

Я не рекомендую вам уволиться, избегать друзей и родственников и пытаться сократить дела до минимума. Однако, чтобы иметь пространство для творчества, которое приведет вас к прорыву, нужно не утонуть в разных обязательствах.

Будьте готовы освободиться от чего-то и сказать «нет». Расчистите свое расписание и начните заполнять его задачами, проектами и целями, которые абсолютно необходимы, чтобы добиться вещей, действительно важных в вашей жизни.

Резюме. Ваша Квартальная система

1. Закон Паркинсона говорит, что, если у нас больше времени, чем необходимо, мы потратим его целиком.
2. Новогодние обязательства и планы на 25 лет непредсказуемы, неэффективны — и никогда не приводят к запланированному результату.
3. Воплощая Квартальную систему, вы сможете сосредоточиться на главных целях — тех проектах, которые окажут максимальное влияние на вашу жизнь и сейчас, и спустя много лет.
4. Квартальную систему можно начать применять прямо сейчас — для этого понадобится блокнот, ежедневник и клеящиеся листочки. Или используйте цифровые инструменты: Evernote, календарь в «облаке» или приложение для управления проектами.

План действий к главе 5

1. Возьмите список главных целей из Главы 4 и выберите две или три, на которых вы сосредоточитесь в этом квартале (или в следующем, если он скоро начнется). Теперь это ваши новые квартальные цели.

   1) _________________________________________________________

   2) _________________________________________________________

   3) _________________________________________________________

2. Расчистите ваш ежедневник или приложение для управления проектами от всех задач и планов, которые напрямую не соответствуют новым квартальным целям.

   Календарь будет расчищен ___________________ (дата)

   Приложение будет расчищено __________________ (дата)

3. Проанализируйте все квартальные цели и разбейте их на небольшие шаги в вашем любимом приложении для заметок (Evernote, OneNote и др.).

   Квартальная цель № 1

   ____________________________________

   Первые шаги:

   ____________________________________

   Квартальная цель № 2

   ____________________________________

   Первые шаги:

   ____________________________________

   Квартальная цель № 3

   ____________________________________

   Первые шаги:

   ____________________________________