Предупреждение. Вы начнете и, возможно, продолжите группировку топиков. Приготовьтесь к тому, что при этом, как правило, начинают появляться новые вводные. Это нормально. Фактически процедуры «Материализация хаоса» и «Прорисовка карты боя» очень удобно проводить в итерационном режиме, циклично, переходя от одной процедуры к другой по мере необходимости, благо вы работаете в карте, а это очень удобно в плане записи и перемещения вводных. Допустим, вы записываете вводные, и их поток иссякает. Тогда вы переходите к процедуре «Прорисовка карты боя» и начинаете упорядочивать карту. Вновь началась генерация вводных – нет проблем, снова возвращаемся к «Материализации хаоса». Это еще одна причина, по которой для выполнения трех стартовых процедур технологии управленческого планирования лучше всего выделить 2 дня по 8 часов: у вас появляется возможность спокойно следовать за своим потоком мыслей, что и продуктивно, и комфортно.

Рекомендую следовать следующим правилам:

• Логику группировки вводных вы можете сформировать только сами; вы наверняка будете менять ее по ходу выполнения следующих процедур.

• По мере выполнения следующих процедур вам может показаться правильным дополнить проекты, сформированные сейчас, а также переконфигурировать их. Но это не должно вас расхолаживать. Нужно довести все «до ума» и полностью разложить зафиксированные вводные, собранные во время «Материализации хаоса».

• В рамках этой процедуры не стремитесь обязательно изложить весь проект полностью, во всех деталях, но, если при группировке появляются новые вводные, постарайтесь сразу их зафиксировать.

• Наверняка в процессе формирования какого-то проекта вам будут приходить в голову мысли, к нему не относящиеся. Фиксируйте их в карте и периодически рассортировывайте, либо сразу создайте «подхватывающий» топик с названием, к примеру, «Параллельные мысли», в который будете сливать вводные, а потом рассортируете их. В общем, делайте, так как вам удобно, пробуйте разные подходы и в итоге найдете свой.

• По мере того, как на каком-нибудь уровне вашей структуры скапливается более 7 топиков, а генерация новых вводных продолжается, старайтесь находить термины, которые бы позволили их логично группировать. Если этого не делать, ваше внимание расфокусируется, что будет мешать концентрации на вопросе и не позволит вам эффективно работать с информацией. Это могут быть, к примеру, различные характеризующие слова: выгоды, сложности, акценты, детали и прочее.

• Не привешивайте к центральному топику карты топиков, не имеющих дочерних уровней. Лучше объединить одиночные топики в группу с названием, допустим, «Разное».

• Не создавайте более 7 топиков первого уровня, непосредственно примыкающего к центральному топику карты, это будет мешать концентрации. Если количество топиков начинает расти, находите топик, их интегрирующий. Например, топики «Структура», «Стратегия» и «Процессы» можно объединить в топик «Система корпоративного управления». Если вы начинаете интенсивно работать с каким-нибудь топиком второго уровня, вытащите его на первый уровень, а после снижения интенсивности обращения переместите топик обратно. В общем, старайтесь держать свой «рабочий стол» в порядке.

• Чтобы и сохранить свои идеи и не отвлекаться на них от выполнения плановых работ, создайте топик с «говорящим» для вас названием – например, «Перспектива». Можно установить на этот топик звуковой сигнал (в программе есть такая возможность) и задать периодичность и время его звучания – например, 29 числа ежемесячно (или ежедневно) в 17:00. Услышали сигнал, заглянули в топик «Перспектива» и либо увидели, что пора чего-нибудь начинать претворять в жизнь, либо не увидели. Таким образом, ни одна из ваших идей ни пропадет, и ничто не будет мешать вам в повседневной работе.

Допустим, вы поручили Ивану Ивановичу к 25 марта 2015 года подобрать поставщиков лопат в рамках выполнения проекта «Очистка Солнца от пятен». Где, в каком месте карты, было бы лучше сохранить информацию об этом поручении? У нас есть следующие варианты.

Вариант № 1: можно создать топик «Лист поручений», сделать субтопики по подчиненным (Иван Иванович, Остап Ибрагимович, Абрам Исаакович) и поместить это поручение туда. При встрече же (назначенной) с Иваном Ивановичем открыть его персональный топик и увидеть весь список порученных дел.

Вариант № 2: можно завести топик «Подчиненные», потом субтопик «Иван Иванович», далее – лист поручений, содержащий только поручения, делегированные Ивану Ивановичу. При этом субтопик «Иван Иванович» может кроме поручений содержать и данные о характере сотрудника.

Вариант № 3: выделяем «Очистку солнца от пятен» в отдельный проект, делаем субтопик «Исполнители», там размещаем субтопик «Иван Иванович», далее – субтопик «Лист поручений» и уже туда помещаем поручение о подборе поставщика лопат, а на координационном собрании заслушиваем всех исполнителей, имея перед глазами необходимые списки.

Если вы сформировали удобную структуру хранения и логику ее трансформации, то у вас появляется возможность делегирования этой работы. Например, вы можете поручить вести «Лист поручений» подчиненному и задать ему алгоритм: о чем, в каких случаях и в какое время он должен вас информировать.

А как правильно? Увы, готового ответа нет, есть ваше, и только ваше удобство охвата информации, обдумывания решений и управления их реализацией. Опыт внедрения моей технологии показывает, что редко удается сразу сформировать оптимальную структуру карты, но в процессе работе с ней и при понимании логики этой работы оптимальная конфигурация создается быстро, недели за две.