Станьте организованным

У спонтанности есть свои плюсы – вы быстро реагируете на возможности, в то время как другие все еще обсуждают план действий. Но ваше отвращение к детальному планированию и нежелание связывать себя чем-либо могут показаться другим банальной неорганизованностью.

Поэтому вам нужно подавить свой внутренний мятеж и стать более организованным, даже если для вас это не самый эффективный метод работы. Иначе ни один начальник не порекомендует вас на продвижение, если будет складываться такое впечатление, что вы и с этой-то работой еле справляетесь. Ни один клиент не простит вам дважды одну и ту же ошибку. Даже близкие люди будут обижены, если вы забудете их дни рождения и другие важные события. Вы, возможно, и думаете, что прекрасно со всем справляетесь. Но все остальные люди с более высоким уровнем добросовестности (то есть большинство), заметят, что вы забываете о встречах, допускаете ошибки и теряете все – от бумаги до целых проектов.

Взгляните на это с другой стороны. Допустим, вы идете в ресторан с большой компанией друзей. Официант принимает ваш заказ и ничего не записывает. Разве вы не начинаете нервничать? Вам намного спокойнее, когда официант все записывает. А еще лучше, когда он повторяет ваш заказ, подчеркивая, что вырезка должна быть с кровью, а бифштекс – хорошо прожаренным, и никакой заправки к салату.

Или представьте себе, что к вам пришел дизайнер обсудить новую планировку вашего дома. Он измеряет комнаты и говорит, что запомнит размеры на память. Постойте-ка. На память? Разве вам не будет спокойнее, если он запишет это? И лучше не на обрывке бумаги, а в блокноте или в папке.

Как стать эффективнее: полагайтесь на системы и людей

Когда нужно произвести хорошее впечатление на знакомых людей, важно не то, насколько вы организованный человек, а то, каким они вас видят. И опыт подсказывает им, что вы не очень-то дисциплинированный.

Пора начать с чистого листа. Выберите метод, который вам подходит. Записывать информацию на обрывках бумаги или стикерах – не очень эффективно.

Заведите дневник или электронный органайзер, или пишите на доске – главное, чтобы это было эффективно. Если будете записывать за коллегами, боссом или близкими, это может произвести на них впечатление: они убедятся, что их просьба будет выполнена.

Найдите среди друзей и коллег тех, кто всегда на высоте, и спросите у них, как им это удается. Учитесь этому у них. Подгоните их принципы под себя.

Я понимаю, что это не самый приятный совет для вас. Вы ненавидите все эти планы, которые сковывают вас, а копание в деталях тормозит весь процесс. Я не предлагаю вам становиться таким же педантичным или чопорным, как некоторые ваши коллеги с высоким уровнем добросовестности, но вам не помешает все же стать немного организованнее. Это нужно для того, чтобы завоевать доверие людей и убедить их в том, что вы не подведете.

Если вам повезет, вы сможете нанять человека, который будет «собирать осколки» за вами. Возможно, это бухгалтер, который будет вести ваши финансы. Личный помощник, который будет договариваться о встречах и следить за тем, чтобы вы приходили на них вовремя. Или заместитель, или начальник штаба, чья единственная задача – ничего не упустить.

Если вы можете себе это позволить, настоятельно рекомендую окружить себя лучшими людьми – усердными, аккуратными и внимательными к деталям. Конечно, это абсолютно необходимо, если вы работаете на себя. Мои клиенты, которых я консультирую, предприниматели и топ-менеджеры, часто говорят мне, что их личным помощникам и заместителям цены нет.

Я консультирую Ребекку Харпер, которая управляет кадровым агентством Grade A. С ней приятно общаться, но, как и многие люди с низкой добросовестностью, она очень забывчивая. Ее клиенты нередко жаловались на это. Каким было ее решение? Она купила красивую кожаную записную книжку. Теперь, обещая прислать мне книжку или назначить встречу, чтобы представить меня кому-нибудь, она записывает это в записную книжку, которую всегда носит с собой. И я знаю, что так оно и будет. Так что люди могут измениться. Продолжай в том же духе, Ребекка!

Структурируйте жизнь людей, и они будут вам благодарны

Допустим, приглашая подругу на ужин, вы обещаете приготовить главное блюдо сами, а ей поручаете десерт. Когда она спрашивает: «Во сколько мне прийти и что с собой принести?», вы отвечаете: «Я буду дома весь вечер, так что приходи, когда сможешь, и приноси то, что захочешь».

Для вас это очень удобно, но вы должны понимать, что многим людям слишком большая свобода выбора не идет на пользу. Они воспринимают ее как неопределенность, отсутствие ясности, повод для беспокойства. Если ваша подруга обладает высоким уровнем добросовестности, она будет раздумывать, когда же ей лучше приехать. В 19:00 будет удобно? А вдруг вы будете заняты другими делами, и она помешает вам? А если она придет в 20:00, ужинать будет слишком поздно? И что принести на десерт? Не зная, что вы собираетесь приготовить, она будет переживать, подойдет ли ее блюдо к вашему.

Вам как человеку с низкой добросовестностью все это может показаться просто смешным. Как можно переживать из-за такой мелочи? Но вы должны понять, что другие люди устроены по-другому. Серьезно, вам просто необходимо это понять. Потому что там, где вы видите свободу выбора, другие видят отсутствие ясности. Там, где вы ощущаете независимость и автономность, другие чувствуют неуверенность, не зная, что и как им делать. Им кажется, что их оставили, лишив всякого руководства и поддержки, поэтому они не могут добиться наилучшего результата. Отсюда – и замешательство, которое может легко перейти в разочарование.

Конечно, перепутанные официантом блюда на ужине с друзьями – это еще не катастрофа. Но огорчений будет больше, если напутает маляр, которому вы четко не объяснили, какую часть дома нужно перекрасить, а какую – ни в коем случае не трогать. Или когда вы говорите коллеге или поставщику, чего ожидаете от важного нового проекта, которым собираетесь заняться вместе.

Поэтому будьте внимательны, инструктируя других. Возможно, вам нравится иметь простор для деятельности, но другие воспринимают это так, как будто их бросили на произвол судьбы. Будьте готовы к тому, что людям может потребоваться более детальное руководство, чем вам. Вы должны объяснить им, чего от них ждете.

Как стать эффективнее: давайте четкие инструкции

Никогда не забывайте, что чрезмерное руководство, которое вам кажется удушающим, другим людям обеспечивает ясность, за которую они могут быть благодарны. Инструктируя людей, используйте следующие контрольные вопросы и убедитесь в том, что они получили всю нужную им информацию.

• Каким должен быть успешный исход дела?

Каковы результаты, продукт, итог? Если вы даете расплывчатые инструкции, например: «Нужно сделать замечательный проспект для новой продукции», вас устроит листовка вместо подробного каталога или черно-белое оформление вместо цветного? Часто предоставить четкие инструкции – значит обговорить то, что недопустимо.

• Как это должно быть сделано? Какой подход, процесс, метод вы рекомендуете? Какие инструменты или ресурсы вы предлагаете? Сколько денег можно потратить? Возможно, вам не хочется слишком ограничивать людей, но помните, что они, скорее всего, будут благодарны за небольшой совет о том, как подойти к решению задачи. Объясните, что вы предлагаете свой вариант действий, но не возражаете против альтернативных подходов. Так вы дадите инструкции, но при этом предоставите свободу действий в поиске нового метода (надеясь, что он окажется лучше вашего).

• Когда вы ожидаете результата? Каковы сроки выполнения задачи или проекта? Следите за своими словами: они должны быть четкими, ясными, недвусмысленными. Срок «к концу года», но какого? Календарного (31 декабря) или финансового? Подумайте, стоит ли вводить промежуточные сроки, чтобы оценивать развитие проекта и следить за графиком выполнения работы. Если проект рассчитан на несколько месяцев, разумнее проверять результаты работы примерно раз в месяц или каждые несколько недель. Лучше обнаружить проблемы и непонимание на раннем этапе, чем в конце срока, когда все хуже некуда.

• Почему эта задача важна? Люди часто выполняют работу намного лучше, если хотя бы немного понимают смысл задачи. Если вы объясните, какое место их вклад занимает в общей картине, то поможете своим коллегам с высоким уровнем добросовестности не утонуть в деталях. Также подумайте, какие аспекты или компоненты задачи самые важные. Если вы просите человека решить задачи А, Б и В, какова степень важности каждой из них? Или какие-либо части задачи важнее остальных?