Корпоративные стандарты проведения презентации

Многим компаниям известно, что такое корпоративные стандарты. Особенно ярко они проявляются в принципах обслуживания клиентов. В стандартах указано, как нужно приветствовать клиента, о каких конкурентных преимуществах своей компании упоминать, как реагировать на возражения. Есть и отдельный пункт о том, как вести себя при конфликте с покупателем. И даже как объяснить дорогу к офису. Те, кто занимается продажами, подтвердят мои слова о том, что корпоративные стандарты обслуживания очень помогают в работе. На первый взгляд они лишают творчества. Но это не так. Творчество может быть лишь там, где мастер владеет базовой техникой. В любом случае каждый контакт с клиентом остается уникальным и неповторимым. Но есть базовые принципы, которые необходимо соблюдать, и тогда мы сможем более уверенно себя чувствовать. И более уверенно творить.

Возможно, вы знаете, что на ряде радиостанций новичка-ведущего обучают с правильной интонацией произносить название станции. Вспомните сцену из фильма «Части тела». Эту картину снял Говард Стерн – культовый радио-диджей. Он издевается над маркетологами, заставлявшими его раз за разом с нужной интонацией повторять: «Дабл-Ю-Эн-Би-Си». А это было необходимо. Существует даже такое понятие – «звуковой логотип». Как логотип компании должен выглядеть везде одинаково, так и название компании всегда должно звучать одинаково. Вспомните рекламные ролики. В них слова «Panasonic» или «It's a Sony» всегда произносятся одинаково. Вспомнили?

Теперь вернемся к презентации. Интересно, какие чувства испытывают сидящие в зале, когда слайды сотрудников одной и той же компании оформлены абсолютно по-разному? Цветовые решения настолько разнятся, что можно подумать, будто эти люди выступают от разных организаций. Я уже молчу о шрифтах, типах диаграмм и таблиц. А одежда? Часть выступающих в строгих костюмах, часть – кэжуал.

Какие же параметры должны быть зафиксированы в корпоративных стандартах проведения презентаций?

– Уникальные конкурентные преимущества компании.

– Другая информация о компании, обязательная к упоминанию.

– Типичные возражения и ответы на них.

– Другая информация.

– Принципы оформления слайдов:

а) размер и местонахождение логотипа;

б) содержание первого и последнего слайдов;

в) варианты шрифтов;

г) типы диаграмм, таблиц и тому подобное.

– Как представляться.

– Как прощаться.

– Ограничения по количеству слайдов.

– Требования по снабжению участников распечатками.

– Принципы ответов на вопросы.

– Дресс-код.

– Другое.

Должен признать, что многие компании уже осознали необходимость стандартизации проведения презентаций. Но те, кто осознал необходимость, и те, кто эту необходимость реализовал, похоже, не знали, зачем это нужно. И, что греха таить, в большинстве компаний сегодня корпоративные стандарты не помогают, а мешают проводить презентации.

Чего стоит, например, требование готовить презентацию на один час с количеством слайдов не менее ста! Это означает, что скорость подачи слайдов – два в минуту. Это скорострельный пулемет, а не презентатор. Если учесть, что в ходе презентации возможны заминки, то выйдет иной раз и по три слайда в минуту. Любопытно, а что успевают разглядеть сами участники, эти стандарты вводившие? Или вот требование выкладывать на слайд все показатели таблицы. Их бывают десятки или даже сотни! Кто сможет хоть что-нибудь разглядеть на этом полотне? На этом «восточном ковре», вытканном цифрами? Никто и ничего. Никто ничего и не разглядывает. А презентатор потратил часы высокооплачиваемого времени на рисование этой никому не нужной таблицы.

Зачем вводится требование раздать (или разослать) каждому участнику слайды накануне презентации? При этом их содержание должно быть настолько полным, что вам уже нечего говорить. Зачем тогда вообще проводить презентацию, ведь все уже ознакомились и с выводами вашими, и с аргументами? Ан нет, слушают. И внимательно. А почему? Мой личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение стандартов и контроль за тем, чтобы они соблюдались, только каждый двадцатый участник хотя бы заглядывает (!) в присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?

Увы, некоторые корпоративные стандарты сложились исходя не из принципа целесообразности, а из укоренившейся традиции. Никто не может объяснить, почему презентации в такой-то компании нужно проводить именно в этом зале за круглым столом и никак нельзя в другом, более подходящем, где все участники будут сидеть лицом, а не спинами к ведущему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих вопросов к докладчику, после чего тот сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.

Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школьником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим.

Школьником, попавшим в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим презентации?

Замечено, что в армии солдаты, которые в начале службы подвергались самым сильным издевательствам и клялись, что никогда не будут вести себя так, как их обидчики, дослужившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавшись до должности босса, начинает унижать уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний презентатор, подвергшийся обструкции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем. Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговаривает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающие сомнение, громко зевает или притопывает ногой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко-часов, уходящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных, невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это эффект, которого мы ждали от презентаций?

Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презентаций, причем каждый из них должен быть обоснован и направлен на оптимизацию проведения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.

Корпоративные стандарты (без всякого пафоса и лирики, только конкретные требования к презентациям) нужно записать в специальную книгу, назвав ее, к примеру, «Корпоративная книга презентатора». У нее должен быть хранитель.

Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, использование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, наделяющая ее обладателя правом и обязанностью следить за реализацией этих стандартов. В частности, в McKinsey amp; Company такая должность называется «директор по визуальным коммуникациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес-презентация» и «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.

Как же должна выглядеть корпоративная книга?

Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отношение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с днем рождения и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То же и с книгами.

Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформировать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использоваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн-студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше. Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но и упрощает поиск подходящего изображения. Предвижу возражения читателей, что тогда презентации будут выполнены словно под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут нужно заметить, что деловые презентации – не конкурс художественной самодеятельности. Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуникации, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.

Как использовать «Корпоративную книгу презентатора»?

– Новичков знакомят с содержанием книги, дают почитать. Когда презентация готова, она тестируется на соответствие корпоративным стандартам. Обнаруженное несоответствие должно быть устранено.

– Если к хранителю книги обращаются с предложениями по совершенствованию стандартов проведения презентации, он рассматривает их и вносит в книгу.

– При подготовке к презентации докладчик сверяется со стандартами, пользуется банком данных.

– Сложные, курьезные, необычные случаи вносятся в книгу, если могут послужить примером или стать поучительной историей.

Содержание корпоративной книги может варьироваться в зависимости от особенностей компании, продукта и формата проводимых презентаций. В любом случае следует помнить о том, что корпоративные стандарты должны помогать в работе, обогащая каждого выступающего тем опытом, который наработали его предшественники.