Глава 17
Еще 20 секретов управления временем и продуктивностью
Вышеописанные 15 секретов представляют собой общие принципы, которые с наибольшей вероятностью дадут вам значительный выигрыш в продуктивности. Ниже я привожу еще несколько советов и приемов, которые вы можете использовать, чтобы сэкономить время.
1. Всегда готовьте еду не на один, а на несколько раз. На приготовление пищи тратится масса времени: выбрать блюдо, сходить в магазин за продуктами, приготовить, помыть посуду. Что касается меня, я люблю весь этот процесс, но, когда я стряпаю обед, я стараюсь, чтобы его хватило на два-три раза. Если я предпочитаю здоровые и полезные блюда, почему бы не поесть их два-три дня подряд? В течение рабочей недели я ем в основном ради здоровья, а не ради удовольствия.
2. Разгружайте свою память с помощью камеры на телефоне. У меня отвратительная память, но я научился компенсировать этот недостаток при помощи телефона. Я фотографирую все: табличку с моим номером в отеле; место, где я припарковал машину; этикетку бутылки хорошего вина; обложку книги, которую мне рекомендовали прочитать; доски с записями, сделанными во время совещаний, и многое другое. Это простой способ не только освободить память, но и сэкономить несколько минут на поисках автомобиля на парковке или своего номера в гостинице.
3. Поставьте телефон на беззвучный режим и отключите все уведомления. В этой книге было много сказано о том, насколько важна концентрация внимания, поэтому нет ничего глупее и антипродуктивнее, чем позволять цифровой технике прерывать вашу сосредоточенную работу всевозможными «бип» и «дзинь». Мой телефон всегда в беззвучном режиме, кроме тех случаев, когда мои дети вечером уходят из дома и я хочу быть доступен для них, если вдруг что-то случится. Подумайте, действительно ли электронные письма или сообщения на Facebook или Twitter так важны, чтобы немедленно получать уведомления о каждом из них?
4. Пейте на завтрак протеиновый коктейль. Держу пари, что сейчас вы либо вообще пропускаете завтрак, чтобы сэкономить время, либо заезжаете по пути на работу в Starbucks или Dunkin Donuts, чтобы перехватить кофе и пончик. И то, и другое очень плохо. Помните: нужно работать не дольше, а продуктивнее, а ключ к высокой продуктивности – энергия. Протеиновый коктейль даст вам энергию и бодрость на все утро и, кроме того, стимулирует метаболизм, поэтому благодаря нему вы сожжете больше калорий, чем если пропустите завтрак. Наконец, приготовить и выпить протеиновый коктейль гораздо быстрее, чем заехать в Starbucks, постоять в очереди, подождать, пока приготовят ваш кофе, и вернуться к машине.
5. Никогда не смотрите телепередачи в эфире. Почему? Из-за рекламы. Если вам интересна какая-либо телепрограмма, запишите ее и ознакомьтесь с ней в свободное время в записи, пропуская рекламные ролики. Если только это не прямая трансляция со спортивного события или церемонии вручения «Оскара», какой смысл смотреть ее в неудобное для вас время, да еще и с надоедливой рекламой в придачу?
6. Вообще не смотрите телевизор! Дэвид Мирман Скотт, авторитетный эксперт по стратегии маркетинга и продаж, автор десяти бестселлеров, включая «Новые правила маркетинга и PR» и «Ньюсджекинг», в интервью для этой книги сказал мне:
По данным агентства Nielsen, средний американец тратит 158 часов в месяц на просмотр телевизора! Это 1896 часов в год. Черт возьми! Да за это время можно написать отличную книгу или основать компанию. Хотите кубики на животе? Тренируйтесь вместо того, чтобы сидеть перед экраном. Уберите телевизор из своей жизни, и вы получите почти 2000 дополнительных часов в год! Только представьте, что вы можете сделать за это время!
7. Мудро используйте время за рулем. Подумайте, сколько часов в год вы проводите за рулем. Дорога на работу и с работы, визиты к клиентам, длительные поездки к родителям. Даже если вы тратите всего 30 минут в день на дорогу на работу и домой, это составляет больше 200 часов или почти десять дней в год! Обычно мы автоматически считаем время за рулем потерянным и просто включаем любимую музыку. Но в процессе вождения можно сделать звонки по работе, друзьям или членам семьи. Можно слушать новости, подкасты, образовательные программы, программы по саморазвитию и даже учить иностранные языки. Для этого удобно использовать специальные приложения для подкастов, например Stitcher (), которое позволяет легко находить отличные программы и прослушивать их на удвоенной скорости, чтобы сэкономить еще больше времени!
8. Никогда не звоните людям, заранее не договорившись об этом (конечно, если это не звонок близкому другу или члену семьи). Как часто вы звоните людям без предварительной договоренности и натыкаетесь на голосовую почту? «Добрый день, Джейн, я просто хотел узнать, как прошло совещание по продажам. Перезвоните мне». Джейн перезванивает, когда вы заняты, и тоже попадает на голосовую почту: «Добрый день, это Джейн. Отвечаю на ваш звонок. Перезвоните мне». Так можно обмениваться голосовыми сообщениями до бесконечности. Вместо этого отправьте приглашение через календарь-планировщик или электронное письмо, в котором сказано: «Джейн, давайте созвонимся, чтобы вы могли сообщить мне подробности о совещании по продажам. Удобно ли вам завтра в 11:00? Если нет, напишите, когда у вас есть свободные окна для звонка». Обратите внимание, что вам нужно попросить предложить не одно свободное окно, а несколько, чтобы вы могли выбрать наиболее удобное для вас и не играть в пинг-понг электронными письмами, пытаясь согласовать время.
9. Избегайте часов пик, насколько это возможно. Этот секрет сэкономит вам много минут в неделю и много часов в год. Правило простое: при планировании своих дел учитывайте реалии внешнего мира. Вместо того чтобы ходить в магазин за продуктами в субботу утром, когда там толпа людей, делайте это поздно вечером в пятницу или рано утром в воскресенье. Не планируйте поездки к клиентам в часы пик. Не ходите в банк во время обеденного перерыва.
10. Используйте второй монитор. Добавление второго монитора к компьютеру – один из самых простых способов значительно повысить свою эффективность при работе на компьютере. Это избавит вас от необходимости постоянно переключаться между окнами. Лично я работаю одновременно с тремя мониторами – один монитор на одном компьютере и два на другом. Но даже два монитора существенно помогут вам в работе – например, вы можете одновременно печатать в текстовом редакторе и проводить исследования в Интернете, или открыть код на одном мониторе и отлаживать его на другом, или же на одном мониторе держать открытой электронную почту или календарь-планировщик, а на другом работать (разумеется, этого нельзя делать, если вы трудитесь в «фокусном» режиме над важной задачей).
11. Составьте список «Перестать делать». Признанный мыслитель в сфере бизнеса Джим Коллинз часто говорил, что список «Перестать делать» так же, если не более важен, как список дел. В своей статье «Как начать новую жизнь с Нового года?» () он рассказывает о том, как этот подход практикуют великие компании, и признается, что перед Новым годом он составляет не только перечень того, что он хочет начать делать в ближайший год, но и того, от чего он хочет отказаться. Простота и минимализм освобождают ваш ум и время, позволяя сделать гораздо больше полезных и важных дел.
12. Напоминайте людям о времени окончания. В моей жизни был период, когда мою компанию купила другая организация, я стал подотчетен ее генеральному директору и мои рабочие обязанности значительно расширились. Я быстро начал тонуть. Тогда заместитель генерального директора предложила мне помощь. Понаблюдав за моей работой пару недель, она сказала: «Единственное, что вам нужно делать, – это строже следить за временем. Не позволяйте людям задерживать вас дольше, чем было запланировано. Напоминайте им о времени окончания». Это был отличный совет! С тех пор я начинаю каждую встречу и особенно каждый телефонный звонок с предупреждения: «У нас с вами есть 30 минут, как мы и договаривались, и ровно в 15:00 мы должны закончить». Таким образом, все сразу понимают, что это будет не непринужденная, неторопливая беседа, а деловой разговор по существу. Это особенно важно, когда вы отводите на звонки всего по 10–15 минут.
13. Общайтесь с высокопродуктивными людьми. Этот совет кажется странным, но он реально полезен. Если ваши лучшие друзья на работе тратят на обед по полтора часа, вы будете делать то же самое. Если каждый день они по часу обсуждают, что случилось в популярном реалити-шоу вчера вечером, вы будете обсуждать это вместе с ними. Подумайте, не стоит ли вам обновить свой круг общения на работе и за ее пределами. Если вокруг вас нет высокопродуктивных людей, найдите таких в Интернете. Лично я вступил на Facebook в несколько групп для предпринимателей, писателей, любителей бега и т. д. – это отличный способ пообщаться с людьми, которые мотивируют друг друга, делятся своими секретами высокой эффективности и поддерживают друг друга на пути к успеху.
14. Попросите окружающих людей не беспокоить вас. Как сообщила The Wall Street Journal в своей статье от 11 сентября 2013 года, главным отвлекающим от работы фактором являются не электронная почта или социальные медиа, а окружающие люди. Если вы работаете дома, четко объясните членам семьи, что дело есть дело и вас нельзя дергать по пустякам. Если вы трудитесь в офисе, повесьте на двери табличку «Не беспокоить» или «Занят до ___ [укажите время]» или перегородите вход в свой кабинет предупреждающей желто-черной лентой. Или, если вы босс, вы можете ввести во всем офисе «фокусные часы», предназначенные для сосредоточенной работы.
15. Покупайте поздравительные открытки пачками. Вы идете в магазин и покупаете открытку каждый раз, когда приближается чей-то день рождения или другое торжественное событие? В следующий раз купите сразу 20–30 открыток и запас марок – на год вперед – и держите их в ящике стола, используя по мере необходимости. Только подумайте, сколько 15-минутных походов в магазин вы сэкономите за год.
16. Используйте автоматическую оплату счетов. Вы оплачиваете счета по старинке, раз в две недели или в месяц, в банке? Напрасная трата времени. Подключите автоматическую оплату счетов – по возможности с кредитной карты, на которую будут начисляться баллы. Вам просто нужно следить за тем, чтобы на вашем счете всегда оставалась соответствующая сумма, но вы быстро к этому привыкнете, и это позволит вам экономить массу времени.
17. Никогда не отвечайте на звонок с неизвестного номера. Если этого номера нет в вашем списке контактов, очень маловероятно, что звонок от члена семьи, друга или важного клиента. Скорее всего, это холодный звонок с предложением о продаже или звонок от малознакомого или незнакомого человека, которому кто-то дал ваш телефон. И даже если звонит кто-то, кого вы знаете, всегда лучше, чтобы он заранее договорился с вами о разговоре.
18. Найдите себе бизнес-тренера, наставника или группу единомышленников. Этот совет может показаться странным с точки зрения управления временем, но помощь человека, который уже прошел этим путем до вас, позволит вам научиться беречь время (не говоря уже о деньгах и нервах).
19. Распространяйте созданный вами контент сразу по нескольким каналам. Джо Пулицци, автор знаменитой книги «Управление контент-маркетингом», дает такой совет: «Относитесь к планированию контента стратегически. Большинство людей подходят к созданию контента на уровне тактических действий, таких как «опубликовать пост в блоге или на Facebook». Однако о контенте нужно думать как об истории, которую вы можете рассказать людям, причем рассказать разными способами – через статью, блог, книгу, вебинар, посты в социальных медиа, подкаст и т. д. Такое заблаговременное стратегическое планирование дает огромную экономию времени».
20. Помните: сделанное лучше идеального. У разработчиков программного обеспечения есть присказка: «Лучше готовый продукт, чем идеальный». Они стремятся в максимально сжатые сроки выпустить на рынок версию 1.0, а затем начинают ее дорабатывать, исправляют неизбежно содержащиеся в ней ошибки и выпускают версию 1.1, затем версию 1.2 и т. д., постепенно совершенствуя продукт. Когда вы пишете книгу, существует опасность, что в погоне за совершенством вы можете никогда ее не закончить – у вас все время будут появляться свежие идеи, новый материал, лучшие формулировки… Но опубликованная книга имеет для мира куда бо́льшую ценность, чем не опубликованная вообще.
От первого лица…
«Скорость» – вот мой девиз. Черт, да я каждый день надеваю другие часы и у меня даже нет времени установить на них правильное время! Я стараюсь делать все настолько быстро, насколько это возможно, и не трачу время на мелочи. Если я где-то что-то сделаю не так, то всегда могу вернуться и исправить.
Грант Кардон, автор бестселлеров, эксперт по продажам и основатель четырех компаний
