В современном мире сложно найти человека, который никогда бы не готовил презентацию какого-нибудь продукта, а еще сложнее – того, кому не презентовали что-либо. Соответственно, умение презентовать необходимо каждому. И сложнее всего найти тех, кто умеет проводить качественные презентации.

Давайте разобьем на пункты весь этап подготовки к любой презентации.

Итак, необходимо:

−спланировать подготовку к презентации;

−ответить на три вопроса: кто будет ее слушателями, что вам от них нужно, способы достичь желаемого;

−составить структуру презентации;

−отрепетировать выступление;

−подготовить материалы (слайды и т.д.);

−откорректировать их;

−отдохнуть.

Теперь подробно рассмотрим каждый этап

Готовьтесь к презентации не в последний день и уж тем более не в последнюю ночь. В этом случае ваш результат всегда будет неудовлетворительным. Ни один уважающий себя артист не начинает готовиться к выступлению за день до него. Разбейте все этапы по времени и строго придерживайтесь графика.

Продумайте ответы на вопросы, кому предназначена презентация, что вам от них нужно, как достичь желаемого. Обязательно узнайте, перед кем вы будете выступать. Это позволит понять, какие цели можно ставить и как их достичь. Цель любой презентации – склонить ее слушателей к нужному вам действию (что-то купить, что-то начать делать иначе и т.д.). А способы достижения – это то, каким образом они будут это делать. Не пропускайте данный блок, без ответов на эти вопросы презентация не получится результативной.

Структуру презентации можно составлять таким же образом, как мы только что составляли структуру сочинения или статьи. С той лишь разницей, что теперь вы знаете, какой результат должен быть у вашего выступления – соответственно, на него и ориентируйтесь.

Позволю себе дать несколько советов. Если слушатели должны будут совершить какое-то действие сразу после вашей презентации, то заканчивайте ее эмоциями, т.е. «красной шляпой» или ролью «мечтателя» (см. техники «шести шляп» и Уолта Диснея). Это может быть желание получить высокую оценку на экзамене или что-нибудь продать «здесь и сейчас». Если же прослушавшие презентацию должны будут совершить действие на следующий день или позже, то заканчивайте логикой и фактами – т.е. «желтой шляпой», «белой», «синей» или ролью «реалиста».

Обращайте внимание также на время выступления. Если это день, то можно сделать упор на факты – голова еще свежая, если вечер, то взывайте к эмоциям и чувствам.

Переходим к составлению структуры презентации. Я всегда рисую схемы своих выступлений в виде интеллект-карты: это позволяет отлично упорядочить все содержание, а также легко его запомнить. Конечно, если вы при составлении карты используете изображения, а не слова.

По сути, структура вашего выступления и является текстом презентации, больше ничего писать не нужно. Серьезную ошибку допускают те, кто пытается дословно записать свой монолог. Это глупо, т.к. вы обязательно собьетесь, и после этого будет сложно сориентироваться, с какого места продолжать. Поэтому все дальнейшее редактирование ведется только в схеме вашего выступления. Вы должны разговаривать со зрителями, а не с бумажкой. И еще неоспоримый плюс такого подхода – вы сможете провести презентацию даже в лесу, без слайдов, компьютера, флипчарта…

Когда вы закончили набросок структуры, приступайте к репетиции. Проговаривайте все так, словно вы уже на презентации, желательно вслух. Это позволит сразу же обнаружить слабые места в вашей речи, засечь время на каждый этап презентации. Прогоните всю презентацию от начала до конца не менее пяти раз. Как правило, в результате вы точно определитесь, что, как и когда нужно сказать. В ходе репетиции обязательно вносите поправки в план выступления.

После репетиции, когда вы уже, в принципе, готовы, начинаем заниматься слайдами. Запомните: они должны служить лишь опорой для вашего выступления, а не заменять его. На слайдах пишем только опорные тезисы, но не более двадцати слов, а желательно – не больше семи. Я, например, предпочитаю слайды вообще без слов. Когда они будут готовы, прогоните выступление еще несколько раз, уже со слайдами, и в случае необходимости внесите последние корректировки. Я рекомендую на слайдах записывать важные цифры, которые нужно предоставить точно, а учить не хочется. В идеале последние репетиции проводите в том месте, где вы будете выступать. Это позволит сразу же понять, как можно передвигаться, как реально будут выглядеть слайды, где находятся выключатели света, стойка микрофона, куда можно прилепить шпаргалку со структурой презентации…

А теперь обязательно денек отдохните. Это жизненно необходимо, т.к. в момент отдыха вся информация окончательно раскладывается «по полочкам», и впоследствии вы легко сможете ее извлечь.

А как быть, если забыл слова?

Наверное, это самый серьезный страх любого оратора. Как показывает моя практика, если вы подготовились по вышеизложенному алгоритму, забыть слова практически невозможно, ведь вы их и не записывали, а вещаете в рамках подготовленного плана.

Тем не менее, если вас «заклинило», можете сделать следующее:

«Лить воду» – развивать уже высказанную мысль, привести какой-нибудь пример, повторить сказанное другими словами. Обычно это помогает вспомнить, что же вы хотели сказать, а со стороны все выглядит, как будто так и задумано.

Использовать случайное слово – да, эта техника прекрасно работает и в экстремальных ситуациях. Возьмите случайное слово, которое приходит на ум, и отталкивайтесь от него. Если сложно выбрать случайное слово, найдите первый попавшийся предмет в аудитории и продолжайте развивать мысль от него. Главное, помните, что зрители в зале не знают, что именно вы хотели сказать, и любые ваши мысли будут принимать как должное.

Остановиться или перескочить на другую часть презентации. Если уж совсем нечего сказать, можно воспользоваться волшебным приемом, который называется «Есть ли у кого-нибудь вопросы?». Пусть слушатели сами спросят, что им интересно, к тому же, это прекрасно оживит вашу презентацию.