В вашей компании обязательно должны быть внедрены системы, которые работают практически независимо от человеческого фактора. Для реализации этого шага важно учитывать следующие моменты:

♦ Системы должны быть простыми для понимания – пошаговые инструкции, взяв которые, ваш новый или старый сотрудник всегда будет знать, как себя вести и что делать в той или иной ситуации. При возникновении какой-либо проблемы сотрудник берет такую инструкцию и на практике реализует шаги, которые вы ему четко и доступно описали.

♦ Инструкции должны содержать в себе описание элементарных шагов. Если, допустим, необходимо разрешить какую-либо проблему с поставщиками, то в инструкции пошагово описано:

1) звонишь такому-то руководителю и выясняешь такие-то параметры;

2) звонишь в бухгалтерию и запрашиваешь документы;

3) сверяешь такие-то и такие-то акты;

4) звонишь поставщикам и говоришь это, это и это.

Таким образом, у вас должны быть пошаговые инструкции по практически любой периодически возникающей проблеме.

♦ Все должно быть задокументировано.

Вы должны исключить ситуации, когда к вам приходит сотрудник, а вы рассказываете, что именно необходимо сделать в конкретной ситуации. Важно создать специальный документ, который каждый изучает в самом начале своей рабочей деятельности на вашу компанию. Данный документ всегда должен быть где-то под рукой, чтобы оперативно сверяться с задачами.