Несколько слов о примерах и орфографии

В книге «Язык письма» приведено много примеров для понимания каждой ключевой идеи и ее использования. Работая над книгой, мы без труда подобрали примеры неудачных писем (мы получаем их ежедневно), однако не так-то просто было найти удачные.

Поэтому вы заметите, что некоторые образцы принадлежат перу Барбары и Аллана и имеют отношение к их собственным бизнес-авантюрам. Но эти примеры нетрудно соотнести с вашей деловой и личной жизнью и легко привязать к вашим реалиям.

Простоты ради мы на протяжении всей книги использовали в примерах местоимение «он». Это, конечно, с равным успехом может означать и «она».

И наконец, когда мы используем в этом руководстве термин «письмо», имеется в виду любой вид письменного общения: имейлы, факсы и собственно письма.

Глава 1

Как думать, выбравшись из коробки

Многие люди любят ребусы.

Может быть, вы тоже. Может быть, в словаре даже есть одно из этих странно звучащих слов, оканчивающихся на «-як» или «-ман», которые обозначают любителя ребусов.

Итак, если вы ребусоман, вам понравится эта головоломка. Она называется «Загадка девяти точек». Она демонстрирует, как мы стремимся заключить себя в жесткие рамки, хотя зачастую это вовсе не требуется. И еще она показывает, как мы навязываем себе правила – мы просто воображаем, что они нам заданы.

Вот «Загадка девяти точек». Имеются девять точек, следующим образом расположенных в квадрате:

Поставьте острие карандаша на любую точку и, не отрывая его от бумаги, проведите четыре прямые линии так, чтобы ваш карандаш прошел через все точки.

Большинство попыток выглядят вот так:

Все попытки найти решение чаще всего связаны с тем, чтобы остаться в пределах девяти точек, что означает – остаться в коробке.

Чтобы решить загадку девяти точек, необходимо думать, «выбравшись из коробки».

Если вы это сделаете, решение придет гораздо быстрее.

Правильный ответ выглядит следующим образом:

Точно так же и с письмами. Понимаете, когда мы беседуем с кем-нибудь один на один, лицом к лицу, не существует никакой «коробки». Мы так или иначе говорим то, что считаем нужным, если, конечно, готовы принять на себя ответственность за эти слова.

Однако стоит нам взяться за письмо, как:

• в голове не остается ни единой мысли;

• мы начинаем думать: «Это письмо. Я не умею писать толковых писем»;

• мы начинаем думать: «Это письмо. Я помню, что об этом говорится в популярном курсе «Основы деловой корреспонденции». Так я его и напишу».

Беда в том, что этот курс основан на письмах XVIII и XIX веков. Кроме того, он составлен исходя из предположения, что в письмах необходимо выражаться официально.

Стоит последовать этим правилам, и письмо перестанет на вас работать. И что хуже всего, перестанет отражать вашу личность.

Мы сталкиваемся с этим ежедневно, читая письма с фразами вроде этих:

«…к сему прилагается брошюра для прочтения…»;

«…примите наши уверения в совершеннейшем к вам почтении…»;

«…ссылаемся на ваше письмо от шестого числа и рекомендуем…»;

«…надеемся, что наши действия встретят ваше одобрение…»;

«…которое мы послали отдельным пакетом…»;

«…при сем прилагается…»;

«…не стесняйтесь вступить в контакт с нижеподписавшимся…»;

«…приложено согласно вашей просьбе…»;

«…в соответствии с нашим обсуждением…»;

«…мы подтверждаем получение вашей корреспонденции от вышеозначенной даты…».

Таким образом люди обращались друг к другу в Англии 200 лет назад (когда и был написан курс «Основы деловой корреспонденции»). Можете представить себе деловой разговор, во время которого вы скажете: «Настоящим предлагается брошюра для вашего рассмотрения»? Думаете, вам ответят: «Благодарю вас, сэр, остаюсь вашим покорным слугой»?

Понятно, что необходимы перемены. Но это не значит, что нужно изменить свою индивидуальность. Все, что вам требуется, – найти способ разобраться, кто вы, собственно, такой для получателя вашего письма.

Значит, чтобы вырваться из тесной коробки, необходимо менять стиль.

Именно этим мы и займемся.

Правило таково:

Если вы так не говорите, то и не нужно так писать.

Ваш адресат может себе представить, как вы разговариваете и какими словами пользуетесь. Но если ваши письма выставляют вас напыщенным болтуном из Англии XIX века, к ним быстро пропадет всякий интерес. Однако если получатели смогут услышать в письме ваш голос, они, скорее всего, прочитают его.

Чтобы начать процесс изменений, давайте взглянем на некоторые из предполагаемых «правил» написания писем. Постарайтесь нарушить некоторые из них.

Вы можете начать изменять свой стиль на новый прямо сегодня – и будете поражены результатом. Вы увидите, что в примерах этой книги будут нарушены как эти, так и многие другие правила. Но не потому, что нарушение правил – непременно хорошо, а потому, что можно проверить, удачное ли получилось письмо, ответив на следующий вопрос:

Принесло ли письмо результат, на который вы рассчитывали?

Что означает:

Пробились ли вы через беспорядок на письменном столе адресата?

Пробились ли вы сквозь хаос, образовавшийся из остальных писем и имейлов, полученных сегодня? Если он уже получил 6 писем, в которых от него требуют денег, не засунуто ли ваше куда подальше? Не получил ли он сегодня 13 электронных писем с просьбой вложить деньги и/или потратить время на какой-то новый товар или идею? И еще 9, предлагающих виагру или дополнительное финансирование? А ваше стало 14‑м? Не выбросил ли он ваше письмо со словами: «Весь этот чертов почтовый мусор! Весь этот мерзкий спам!»

Понятно, что единственный способ пробиться сквозь эту неразбериху, – быть другим.

Только это не означает, что вы станете другим, всего лишь нарушив правила. Вот что предлагаем мы:

вы станете другим, оставшись самим собой –

просто став нормальным, обычным самим собой и разговаривающим с людьми один на один.

Значит, готовьтесь применять на практике правила из книги «Язык письма», для чего придется отбросить некоторые привычные методы и дать место новым. Некоторым людям такая мысль кажется ересью. Они могут сказать: «Но я предпочитаю писать правильные письма!» Что ж, вот вам немного статистики: 94 % писем, написанных по всем правилам, летят в мусорную корзину. Их даже не просматривают. Сколько корреспонденции, присланной вам на этой неделе, вы действительно прочитали? Людей больше не интересуют письма, если они не из налогового управления, с таможни или из полиции. Писем стало слишком много, с ними невозможно справиться.

«Язык письма» станет ценным пособием, и когда вы разберетесь в концепциях и навыках книги, которые вытащат вас «из коробки», письма начнут действовать как никогда раньше. Вы увидите, что мышление и написание писем «вне коробки» – решающий фактор, который поможет донести до адресата вашу информацию.

Когда мы мыслим «в коробке», мы используем слова, которыми никогда не пользуемся в обычной речи. А в результате наши письма оказываются все там же – в мусорной корзине.

Когда вы ухватите суть идей следующей главы и начнете пользоваться ими как основой для всех ваших писем, то просто поразитесь, какими эффективными они станут.

Мы перейдем к этому, бросив быстрый взгляд на некоторые «можно» и «нельзя», – точнее, посмотрим на слова, которых нужно избегать и которые следует использовать.

Слова и выражения в правой колонке куда менее формальны. Заметьте, что из них можно составить основу для более действенных и легких для чтения предложений. Использование этих (и, как вы вскоре узнаете, многих других) выражений придаст письмам более личный оттенок.