Книга: ХОЧУ… все успевать! Тайм-менеджмент нового поколения за 30 дней
Назад: Шаг 2 – составь списки дел
Дальше: Шаг 4 – установи сроки
Шаг 3 – расставь приоритеты
Итак, ты определился с целями и составил первичные списки. Тебе ясна твоя главная Цель на год и 2 Главных Проекта.
Все, что я могу, это с утра свериться с планом, уточнить список приоритетов, подкорректировать его по ситуации и приниматься вначале за вопросы жизненной важности, а потом за все остальные.Дэн Кеннеди, бизнесмен, мультимиллионер, маркетинговый консультант
Все новые дела и мысли, планы и обещания попадают в список «Входящие». Он начинает наполняться. Что делать дальше?
В этой главе я расскажу о своей системе определения приоритетов.
Ты можешь использовать ее или прибегнуть к советам других экспертов. Суть не меняется. Эффективный и результативный человек должен уметь расставлять приоритеты. И чем более результативным ты будешь становиться, тем больше будет появляться дел и возможностей.
Положись на Б-га всем своим сердцем, а на мудрость свою не полагайся.Притчи
Ценность этого навыка – определять приоритеты – будет расти. Иначе твой потолок продуктивности очень быстро будет достигнут, а дальше начнется стресс и невыполнение множества важных и неважных дел.
Без четко продуманных приоритетов невозможно создать структурированную организованную жизнь.
Что вообще определяет приоритетность тех или иных действий для каждого из нас?
Если отодвинуть в сторону влияние других людей, которые заставляют нас действовать в их интересах, то главным критерием приоритетности и важности станет Целесообразность.
АНЕКДОТ:– Позвольте мне сегодня уйти с работы пораньше, Семен Семенович. Жена хочет пойти со мной за покупками.– Hи в коем случае! Сидите и работайте!– Огромное спасибо, Семен Семенович!
Чем больше действие приближает человека к его Главной Цели, тем более оно должно быть приоритетно. Я предлагаю поставить этот параметр на первое место. Поэтому главный вопрос, который надо задавать себе по поводу действий из списка «Входящие»: насколько этот шаг важен для Главной Цели?
Именно поэтому в этой книге и во всех моих ежедневниках и планировщиках на каждой странице написано:
Моя Главная Цель_______________________
Помни о ней, действуй для нее – тогда не будет в конце жизни «мучительно больно за бесцельно прожитые годы». А в конце дня – за «пустой день». И чем чаще ты на нее смотришь и о ней вспоминаешь, тем более активизируется она в подсознании.
Самый сильный сигнал, который определяет твое внимание, – это инстинкты. Если человек голоден, или хочет спать, или гормоны «сигнализируют», что пора размножаться, – внимание управляется этим фактором.
А когда инстинкты удовлетворены, самый сильный «сигнал» для поиска ресурсов – это последняя информация, которая вошла в сознание. Поэтому, если хочешь жить целесообразной и целенаправленной жизнью, Цель должна постоянно попадать в фокус твоего внимания. Тогда она будет активизировать подсознание на поиск ресурсов.
Напиши ее прямо здесь:
Моя Главная Цель на 1 год__________________
И сразу включилась новая программа в твоем подсознании. Это очень похоже на поисковую строку в Google. Вводишь – и идут варианты решения.
Сейчас хочу предложить тебе еще несколько «инструментов» для определения приоритетности тех или иных действий.
Помни, что ты не обязан делать все дела. Скажу больше: ты не сможешь делать все, что захочешь или запланируешь. Поэтому выбирай, что приоритетно. И помни, что от этого выбора зависит твоя жизнь. На тебе полная ответственность за все, что произойдет дальше. Об этом я пишу в 1-й главе книги-тренинга «Действуй! 10 заповедей успеха». 1-я заповедь успеха – «Возьми Ответственность!».
Полагающийся на Б-га будет окружен его милостью.Притчи
Для выбора приоритетности дел надо их правильно оценивать. Без системы оценки неважные дела будут «сжирать» все время и силы.
20/80 – волшебный ключ к продуктивности
Вот что говорит об этом правиле Википедия:
«Закон Парето, или принцип Парето, или принцип 20/80 – эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации ее результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны (согласно кривой Парето)».
Применяйте к своему списку «правило 80/20». Как мы уже говорили, оно гласит: 80 % полезного эффекта достигаются 20 % действий. Вам нужно всего лишь спросить себя: «Какие 20 % моих действий дают 80 % эффекта?» Кстати, иногда это соотношение выглядит как 90/10: 10 % действий, один пункт списка, важнее всего остального. И именно напротив этого пункта всегда нужно ставить букву «А».Брайан Трейси
Говоря проще, 80 % того, что ты делаешь, делать не нужно. Ты живешь и работаешь эффективно только 20 % от времени своей жизни! Это ужасно! Это недопустимо – 80 % жизни, работы и усилий выбрасывать в мусорную корзину! Давай разбираться. Возьмем работу. Что в ней самое важное для тебя?
Для чего ты работаешь?
Если что-то можно измерить, то этим можно управлять.Питер Друкер, теоретик менеджмента
1) Чтобы получать деньги.
2) Чтобы реализовать свой потенциал. Самореализация.
3) Твоя личная цель в работе.
Ответ:_______________________
Какие 20 % действий приносят тебе 80 % финансовых результатов?
Ответ:_______________________
Какие 20 % твоих действий ведут тебя к самореализации и росту?
Ответ:_______________________
Какие 20 % твоих действий ведут тебя к твоей личной цели на работе?
Ответ:_______________________
ЗАДАНИЕ
Напиши на листе те действия, которые дают тебе 80 % результатов.
Поставь будильник, чтобы звонил каждый час. Когда зазвонит будильник, доставай лист с 20 % важных дел и читай его. Если занимаешься важным для тебя делом, покупай себе приз. Если занимаешься делом из 80 % неважных, прекращай им заниматься. И берись за важные для тебя дела!
Вам нужно решить, каковы ваши высшие приоритеты, и иметь мужество, чтобы учтиво, с улыбкой и не оправдываясь, сказать «нет» всему остальному. Сделать это можно, если внутри вас пламенеет большое «да». Врагом «самого лучшего» часто бывает «хорошее». Помните о том, что вы все время чему-то говорите «нет». И если это «нет» относится не к делам, имеющим вид срочных, то, скорее всего, к делам более фундаментальным и в высшей степени важным. Даже если это срочное дело хорошее, оно, если вы поддадитесь, способно помешать вам сделать лучшее, не позволить вам внести свой неповторимый вклад в жизнь.Стивен Кови
Важное и Срочное
Большинство людей пассивны. Такими их сделали родители и общество. В детстве детей заставляют вести себя тихо, не бегать и не шуметь. «Много хочешь – мало получишь» – одна из часто используемых фраз в воспитании.
Hи в коем случае! Сидите и работайте!
Школы и детские сады убивают лидеров и яркую индивидуальность в детях. Их приучают ходить строем и не выделяться. Только хулиганы и агрессивные личности сопротивляются среде. В итоге лучшие и талантливые остаются «за бортом» социального успеха. Они не могут проявить свои таланты, у них нет наглости и уверенности. Им не хватает веры в свое право жить своей жизнью.
Затем происходит следующее: срочное начинает управлять важным. Короткая перспектива побеждает большие мечты. Там, где надо проявить уверенность, настоять на праве осуществления важных для себя дел, происходит сбой. Синица оказалась намного популярнее журавля в небе.
АНЕКДОТ:Дядя Федор устал от суеты и уехал в Шаолинь изучать буддизм. Он пишет письмо родителям, которые отдыхают в Простоквашино.«Родители, я изучаю в Шаолине безоценочное восприятие жизни. Поэтому дела у меня теперь никак».
Для создания эффективной жизни и достижения ПОЛНОГО КОНТРОЛЯ все должно быть гармонизировано. Энтони Роббинс говорит, что у человека, который не уделяет 50 % своего времени важным делам, нет шансов добиться долгосрочного успеха.
Я с ним согласен.
Что относится к важным делам, которыми люди обычно пренебрегают? Три категории:
1) Планирование и контроль.
2) Вопросы здоровья и энергии. (Пока не «клюнет жареный петух», пока здоровье не перейдет в категорию «Срочное», то есть в болезнь, большинство им не интересуется. Хотя абсолютно все считают здоровье очень важным.)
Задайтесь целью ежедневно делать то, что не по душе. Это золотое правило позволит вам выполнять свой долг без отвращения.Марк Твен
3) Обучение и развитие. Книги и тренинги. 99 % людей практически не уделяют времени своему развитию. Ты удивляешься, потому что читаешь эту книгу, значит, входишь в 1 % выдающихся людей. А 99 % в это время занимаются срочными делами или просто отдыхают.
Поэтому, когда будешь в очередной раз просматривать список «Входящие», обрати внимание на эти три категории дел. Именно от них зависит твой долгосрочный успех. Хотя срочными эти дела не назовешь. Вроде их можно отложить.
Так вот, если отложишь – это будет твоей роковой ошибкой.
ЗАДАНИЕ
Определи два навыка, важных для тебя в долгосрочной перспективе. Один из них наверняка будет связан со здоровьем. Ты же не хочешь после сорока превратиться в старую развалину?
Выбери себе спорт, о котором мечтал в детстве, и запишись в секцию. Это – важно для тебя. Для твоего будущего и прошлого. Никогда не поздно иметь счастливое детство. Исполни детскую мечту и заложи фундамент для здоровой старости. Не откладывай!
Спорт, о котором я мечтал в детстве:_______________________
Сегодня я иду записываться в секцию!
Второй навык – профессиональный, который даст возможность перейти на следующий уровень в твоем бизнесе.
Профессиональный навык для изучения:_______________________
Сегодня я покупаю книгу или записываюсь на тренинг!
Два вопроса Стивена Кови
Вопрос 1:
Назови что-то одно, что ты мог бы сделать (но в настоящее время не делаешь). Если делать это регулярно, можно добиться позитивных перемен в жизни.
Ответ:_______________________
Первое действие для выполнения:_______________________
Когда я его сделаю?_______________________
Мой контролер (тот, кому я обещаю сделать это. Очень помогает. Об этом я расскажу в главе «Декларации». А пока просто пообещай кому-то, значимому для тебя, совершить первое действие)_______________________
Вопрос 2:
Назови что-то одно, что могло бы привести к аналогичному результату в сфере твоего бизнеса или в профессиональной жизни.
Ответ:_______________________
Первое действие для выполнения:_______________________
Когда я его сделаю?_______________________
Мой контролер_______________________
Ценовая политика
Когда-то я прочитал книгу Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент». Его система проста и жестка, как и он сам. Он не пользуется мобильным телефоном и и-мейлом. Он – экстремист и радикал. Скажу честно, я заимствовал у него несколько идей и понял, откуда взял свою систему Тим Феррис. Главная вещь, которую я взял, относится к этой главе.
АНЕКДОТ:Милые девушки, не надо собираться так долго! Если на вас короткая юбка, то 9 мужчин из 10 не обратят внимания, подходит ли ваша сумочка к вашим туфлям. Чего же ради одного «голубого» время терять?
Подумай, какое из твоих занятий приносит больше всего денег? Просто вычисли цифру за час этого занятия. Например, при заказе моих корпоративных тренингов клиенты платят по 5000 долларов за 8 часов. Индивидуальные консультации стоят 1000 долларов/час. Но это – не чистая прибыль, еще расходы. Чистая прибыль, допустим, 50 % от этой суммы. Значит, час моего времени стоит $450.
А если я пишу бестселлер, то 1 час, затраченный на написание книги, может принести в перспективе от 1000 до 3000 долларов.
Исходя из этого, я и планирую свой день.
Я написал на рабочем столе своего компьютера: час стоит 1000 долларов. И когда перед глазами стоит список дел, я прикидываю, сколько смогу заработать или потерять, занимаясь каждым из них.
В этом и заключается суть расстановки приоритетов: чем больше предпринимаемое действие приближает вас к выполнению своего предназначения, тем выше его ценность для вас.Дэвид Аллен
Используя этот критерий, я могу более четко ранжировать дела. Заниматься надо только тем, что для тебя важно.
Что для тебя важно? Это можешь понять только ты. Какие критерии использовать? Решать тебе.
Мой духовный учитель, рав Ицхак Зильбер, вообще не думал про деньги. Для него был только один критерий в жизни: «Что от меня хочет Б-г?» Больше его в этом мире ничего не интересовало.
Для моей жены главное – это дети. А я использую разные критерии оценки, чтобы был ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ и Гармония. Деньги – один из важнейших критериев в моей «картине мира». И абсолютно значимый – в мое рабочее время. К примеру, я не занимаюсь менеджментом в своей компании. Хотя это снижает результаты. Но любая потеря в этой сфере стоит меньше, чем создание обучающих программ или написание книг. Кроме того, я ищу в свою команду прекрасных сотрудников. Они стараются нести мои знания людям. Так что если есть вопросы или предложения по улучшению менеджмента, продаж, интернет-маркетинга в моей компании – пишите на мейл [email protected]. Тема письма: «Предложения для Ицхака по менеджменту и продвижению».
ЗАДАНИЕ
Твой личный вывод из данной главы ты запишешь ниже и можешь им пользоваться:
Сколько стоит твой час? (Вычисли стоимость своего самого эффективного часа и постарайся, чтобы в каждом дне таких часов было как можно больше.)
Мой самый эффективный час на работе стоит:_______________________
Как сделать так, чтобы таких часов было больше?_______________________
Мое первое действие:_______________________
А вот что рассказывал Брайан Трейси о применении критерия приоритетности в работе:
«В моем тренинге как-то участвовала одна замечательная женщина. На первом занятии я сказал всем: «Вы сможете удвоить ваш доход и свободное время». Она услышала это, досидела тренинг до конца, но не поверила в такую возможность. Через несколько недель, когда начался второй тренинг, она рассказала, что с ней произошло:
– Я вернулась в свой офис, составила список всех своих рабочих задач и выяснила, что в течение дня я делаю 16 разных дел. Я работала на эту компанию уже восемь лет по 10–12 часов в сутки, шесть-семь дней в неделю и просто не понимала, как можно удвоить свой доход и свободное время. Я посмотрела на этот список и спросила себя: «Какое из моих дел самое ценное?» И обвела это занятие кружком. Какое дело будет вторым по важности? И обвела его. И так же выбрала третье.
Весьма полезно использовать метод, который называется «работа с почасовой оплатой». Спросите себя: «Сколько я получаю в час?» Положим, вы зарабатываете 100 000 долл. в год. В год вы работаете примерно 2000 часов. Значит, в час вы получаете 50 долл. Вы никогда не должны делать того, что не стоит 50 долл. в час. Не нужно заниматься ксерокопированием, или варить кофе, или просматривать газеты и т. д. Не нужно делать то, что стоит 5 долларов в час, если вы хотите зарабатывать 50. Нужно передавать такие задачи, назначать их другим, делать так, чтобы эти задачи выполняли люди с меньшей почасовой зарплатой, чтобы вы могли заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с вашим уровнем почасовой зарплаты.Брайан Трейси
Из 16 дел у меня получилось три самых важных. «Брайан говорил, – продолжала она, – пойдите к начальнику и скажите, что хотите делать эти три вещи весь день и вам нужна его помощь, чтобы передать все остальные обязанности другим работникам. И если в результате такого распределения вам удастся удвоить или утроить свою производительность, попросите его платить вам вдвое больше». И я пошла к начальнику в понедельник в 10 утра со своим списком. Он посмотрел на меня, посмотрел на список и сказал: «Хорошо, согласен. Есть у вас еще вопросы?»
Женщина была в шоке. После этого разговора он передал большую часть ее обязанностей другим сотрудникам, оставив ей только эти три задачи. И она смогла заниматься ими весь день. Через три месяца она удвоила эффективность своей работы, стала получать в два раза больше денег, бывая на работе пять дней в неделю и работая по расписанию».
Объедини дела по группам
Этот способ позволяет сделать из нескольких маленьких дел одно большое, приоритетное. Я люблю повышать производительность труда; это – один из очень мощных способов. Мелкие дела и задачи надо собирать в группы, садиться и делать. И не вставать, пока не закончишь!
Собрать несколько однотипных дел в одно большое – и сделать его. Например, ответ на письма. Телефонные звонки. Проверка счетов и документов. Я купил красный таймер. Собираю дела, придумываю себе приз, который получу по окончании. Выделяю 1 час (больше не выдерживаю). Объявляю окружающим, что час я занимаюсь только этим (декларация + штраф помогают максимально сконцентрироваться). И погружаюсь в рутину. Почему это выгодно?
Ученые так назвали это группирование: «использовать кривую обучения». Они обнаружили, что, если делать подряд несколько одинаковых дел, каждое последующее отнимает чуть меньше времени, несмотря на то что по объему оно такое же. Сделав 10 таких дел подряд, обнаружишь, что последнее отняло у тебя всего 20 % времени по сравнению с первым!
ЗАДАНИЕ
Какие дела я могу группировать?_______________________
Как я могу себя премировать?_______________________
Как я могу себя наказывать за то, что отрываюсь и перескакиваю с одного на другое?_______________________
4 варианта обработки возможных дел
Итак, ты изучил способы определения приоритетности. Теперь надо выработать свою личную систему. Выбери три параметра, по которым ты будешь определять приоритетность возможных дел из списка «Входящие».
АНЕКДОТ:Доктор, я не могу отказывать мужчинам. А потом чувствую себя последней б… Мне стыдно, я мучаюсь.– Я вам помогу, и вы сможете отказывать.– Ни в коем случае! Мне надо, чтобы я потом себя хорошо чувствовала.
МОИ КРИТЕРИИ ПРИОРИТЕТНОСТИ:
1. _______________________
2. _______________________
3. _______________________
Выучи их наизусть. Обучи пять человек из своего окружения именно так определять приоритетность дел. Напиши мне в Facebook и ВКонтакте о своем выводе. Сделай так, чтобы эти три критерия приоритетности активизировались в тебе. Чтобы даже в состоянии усталости или во сне ты знал, что именно так ты определяешь приоритеты.
После этого у тебя появляется прекрасный внутренний компас. Есть Главная Цель: она, в первую очередь, определяет для тебя важнейшие дела. И есть еще три параметра приоритетности, которые ты сам для себя выбрал.
Не нужно делать то, что стоит 5 долларов в час, если вы хотите зарабатывать 50.
Теперь ты очень быстро сможешь работать со списком входящих дел. Это – как компьютерная игра. Только действовать надо очень быстро. Тогда за один день будешь успевать столько, сколько другие – за неделю. Люди за неделю делают 80 % дел, не приносящих результата, и 20 % приоритетных; ты же будешь делать 80 % приоритетных. В четыре раза больше! Это – победа! Именно поэтому система «ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ» появилась в этом году. Я начал работать над темой «Богатей!» Это тема моей четвертой книги-тренинга из серии: Действуй! Живи! Влияй! Богатей! Люби!
Полный Контроль позволяет повысить производительность в 4 раза. Финансовых результатов, которых ты достигал за 4 месяца, после полного внедрения системы «БОГАТЕЙ! 4 Основы и Главный Секрет» ты сможешь достигать за 1 месяц!
Итак, перед тобой список «Входящие». Надо решить, что делать с каждым делом. У тебя 4 варианта:
• Сделать сразу (важные дела и те, что занимают до 2 минут времени, лучше делать сразу).
• Сделать такого-то числа (как определять эти сроки, ты прочтешь в следующей главе).
• Решу позже. (Надо подумать более серьезно. 1 раз в неделю есть день Контроля и Планирования. Именно в этот день решается судьба этого дела.)
• Не буду делать (смело вычеркивай из списка и из памяти).
Назад: Шаг 2 – составь списки дел
Дальше: Шаг 4 – установи сроки
