2.15. Exeel и Access в повседневной работе
Современную жизнь представить без современной техники просто невозможно – ни одна фирма не обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов, составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций во всем в этом нам помогает компьютер и помогает успешно.
Microsoft Excel – программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности расчетов, графические инструменты и (за исключением Excel 2008 под Mac OS) язык макро-программирования VBA (Visual Basic для приложений). Самый популярный табличный процессор, доступный на современных платформах, входит в состав Microsoft Office. На сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире (по отзывам профессионалов).
Excel – первый табличный процессор, позволявший пользователю менять (корректировать) внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод «умного» пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от измененных ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки, либо ждали команды пользователя).
Много ранее (до 2008 года) Microsoft Excel использовал собственный бинарный формат файлов (BIFF) в качестве основного (Microsoft Office Open XML). Большинство версий Microsoft Excel и сегодня могут читать CSV, DBF, SYLK, DIF и другие форматы.
Весьма ценной возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Записи таблицы управляются с помощью объектов. С помощью этого кода любые функции или подпрограммы, которые могут быть созданы в семействах языков Basic или Fortran, доступны на основе входных данных таблиц, а результаты будут мгновенно записываться кодом в электронные таблицы или будут отображены на диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать с кодом и его расчетами.
2.15.1. Базы данных на примере Microsoft Access
Access – реляционная СУБД корпорации Microsoft – имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.
Основные компоненты MS Access:
• просмотр таблиц;
• построитель экранных форм;
• построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
• построитель отчётов, выводимых на печать.
Все они могут вызывать скрипты на языке VBA. Таким образом, MS Access позволяет разработать СУБД практически «с нуля» или написать оболочку для любой внешней СУБД.
Extensible Markup Language (XML) – это стандартный язык для описания и передачи данных в интернете, подобно тому как Hypertext Markup Language (HTML) является стандартным языком для создания и отображения веб-страниц. В Microsoft Access предусмотрены возможности импорта и экспорта данных XML, а также обмен данными с другими форматами, использующими файлы на основе XML.
Передача информации по интернету и из одного приложения в другое всегда была интересной задачей из-за различий в особых форматах данных и требованиях пользователей. Язык HTML, несмотря на то что он в полной мере обеспечивает воспроизведение текстовой и графической информации в вебобозревателях, имеет ряд ограничений, касающихся определения данных и формирования структур данных. Язык HTML описывает внешний вид веб-страницы, тогда как XML определяет данные и описывает их структуру.
XML – это формат преобразования данных, служащий для обмена данными между разнотипными системами или приложениями. Данные и их представление разделены в XML, поэтому одни и те же данные XML могут быть представлены различными способами при использовании различных файлов представления данных.
В то же время XML – это стандартизированный протокол, определяемый консорциумом W3C. Протокол XML представляет собой совокупность правил, руководств и соглашений по разработке форматов и структур данных, образующих файлы, которые легко создаются и читаются на разных компьютерах и в разных приложениях. Кроме того, структуры, определяемые на языке XML, однозначны, то есть включают описание и не зависят от платформы.
Внимание, важно!
Подобно языку HTML, XML использует теги и атрибуты, но в отличие от языка HTML, задающего назначение каждого тега и атрибута (и поэтому однозначно определяющего, как данные между ними будут выглядеть в обозревателе). В языке XML теги применяются только для разграничения данных, а их интерпретация полностью зависит от приложения, используемого для чтения.
Как работают базы данных
База данных – это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если она хранится не на компьютере (на ПК хранятся только ее части), приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно, что не всегда удобно.
К примеру, координаты телефонов личных знакомых сохраняются в разных местах: в каталоге телефонов, картотеке сведений, адресной книге и электронной таблице, содержащей сведения о личных контактах. Если телефон конкретного адресата изменился, придется обновить данные в четырех местах. В базе данных достаточно обновить информацию только в одном месте – тогда телефон будет автоматически обновлен при его дальнейшем использовании в базе данных.
Поэтому Microsoft Access, в отличие от иных СУБД и адресных книг WAB, позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:
• таблицы для сохранения данных;
• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;
• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате;
• страницы доступа к данным для просмотра, обновления и анализа данных из базы данных через интернет или интрасеть.
Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.
1. Отображение данных в запросе.
2. Отображение данных в форме.
3. Отображение данных в отчете.
4. Отображение данных на странице доступа к данным.
2.15.2. Работа с другими приложениями
В Microsoft Access входят средства работы с другими программными продуктами.
Существует возможность создать проект Microsoft Access, который можно легко подключить к базе данных Microsoft SQL Server или воспользоваться «мастером баз данных» «Microsoft SQL Server» для быстрого создания базы данных SQL Server и проекта Microsoft Access в одно и то же время. Работа с проектом Microsoft Access аналогична работе с базой данных Microsoft Access – процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей один и тот же. Подключившись к базе данных SQL Server, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы базы данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.
Для создания новой базы данных Microsoft Access на основе данных из файла другого формата можно открыть в Microsoft Access файл другого формата – например, текстовый, dBASE,
Paradox или электронную таблицу; тогда Microsoft Access автоматически создаст базу данных Microsoft Access и связи с этим файлом.
Для импорта или связывания данных из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server используются мастера импорта из Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Например, можно создать связь с папкой Microsoft Outlook «Контакты», а затем создавать документы на бланке и почтовые наклейки путем объединения данных с помощью мастера составных документов Microsoft Word; из Microsoft Access можно экспортировать данные и в другие источники – различные форматы и приложения.
Выполнять обмен данными между приложениями Access и Excel можно различными способами. К примеру, скопировать данные из открытого листа и вставить его в таблицу Access, импортировать лист из базы данных Access или просто загрузить таблицу Access в приложение Excel, используя команду Анализ в Microsoft Office Excel.
Если необходимо сохранить все данные или часть данных из одного или нескольких листов Excel в приложении Access, следует импортировать содержимое листа в новую или существующую базу данных Access. При импорте данных в приложении Access создается копия данных в новой или существующей таблице без изменения исходного файла Excel.
Несколько типичных ситуаций, при которых возникает необходимость импорта данных Excel в приложение Access.
Пользователь использует Excel и подумывает о переходе на Access. Можно начать с импорта листов Excel в одну или несколько баз данных Access. Или получаете отчеты от подчиненных в формате Excel. Тогда требуется перенести эти отчеты в существующую базу данных, чтобы обновить ее содержимое – потребуется автоматизировать операцию импорта, чтобы сэкономить время.
Внимание, важно!
• Не пытайтесь сохранить лист Excel как базу данных Access. В приложении Microsoft Excel не поддерживается средство «сохранить как» для создания базы данных Access на основе данных Excel.
• Прежде чем начать операцию импорта, следует открыть базу данных Access. Если необходимо импортировать данные в новую базу данных, перед началом операции импорта надо создать пустую базу данных (не содержащую ни таблиц, ни форм, ни отчетов).
• Данные, импортируемые из листа, сохраняются в новой или существующей таблице в текущей базе данных.
При открывании листа Excel в приложении Access (для этого в диалоговом окне «Открытие файла» базы данных в поле со списком. Тип файлов, перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access вместо импорта данных создается связь с листом Excel. Создание связи с листом отличается от импорта листа в базу данных.
Если копирование данных в базу данных Access нежелательно, вместо этого можно установить связь с листом Excel. Связывание позволяет подключить данные из другой программы, не выполняя их импорта. При этом можно просматривать и редактировать данные как в исходной программе, так и в файле Access. При установке связи с листом или именованным диапазоном в приложении Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Любые изменения данных в таблице приводят к изменению исходного файла Excel. Связывание полезно, когда необходимо организовать совместную работу с данными Excel для пользователей, работающих в Excel и Access.
Для новичков, выполняющих связь с листом Excel, будут полезны следующие замечания:
• нельзя установить связь с базой данных Access в приложении Excel;
• нельзя связать данные Excel с существующей таблицей в базе данных;
• при связывании в приложении Access создается новая таблица, называемая связанной таблицей (в ней отображаются данные из листа или именованного диапазона, но фактически эти данные в базе данных не хранятся);
• в базе данных может быть несколько связанных таблиц;
• любые изменения данных в Excel автоматически отображаются в связанной таблице. Любые изменения данных в связанной таблице автоматически сохраняются в исходном файле Excel;
• при открытии листа Excel в приложении Access (в диалоговом окне «Открытие файла» базы данных в поле со списком «Тип файлов» перейдите к Microsoft Excel и выберите необходимый файл), в приложении Access создается пустая база данных и автоматически запускается мастер связи с электронной таблицей.
Часто встречается ситуация, когда данные, хранящиеся в Access, необходимо перенести или скопировать в Excel.
К примеру, может потребоваться распространить отчет группе пользователей, предпочитающих работать с приложением Excel. Если требуется анализ данных Access с использованием возможностей анализа данных, имеющихся в приложении Excel, следует экспортировать содержимое базы данных Access в лист Excel.
В Excel можно экспортировать данные из таблиц, запросов, форм и отчетов, а также все или некоторые из строк и столбцов в режиме таблицы.
Внимание, важно!
Нельзя экспортировать несколько объектов в ходе одной операции экспорта. Но возможно объединить данные, содержащиеся на различных листах и в различных книгах после завершения отдельных операций экспорта.
