Глава 4. Сила положительной задержки

Если вам нужен быстрый ответ — это НЕТ!

Девиз А. Байера

«Задержка, — писал Томас Джефферсон Джорджу Вашингтону, — лучше ошибки». Если бы третий президент Америки писал эти слова в бурном XX в., он мог бы добавить: «…и пустой траты времени».

Реальность такова, что если слишком медленное продвижение вперед может привести к потере возможностей, то слишком быстрое иногда может стать причиной дорогостоящих и отнимающих время просчетов.

Оттягивание

При рассмотрении третьего из четырех вопросов эффективной организации времени важно различать положительную задержку и отрицательную, более известную как оттягивание. Оно имеет место, когда вы откладываете задание первоочередной важности, чтобы сосредоточиться на маловажном. Например, вместо того, чтобы заняться проблемой подготовки сложного отчета, вы можете зря тратить время, наводя порядок на рабочем столе компьютера или перекладывая с места на место документы. Прежде чем обсуждать пути использования задержки как эффективного инструмента организации времени, давайте рассмотрим некоторые причины, заставляющие людей оттягивать выполнение задания.

1. Оттягивание, вызванное перфекционизмом

Бытует рассказ об одном университетском профессоре истории, который постоянно похвалялся, что однажды напишет монументальную книгу в своей области — о фламандской политике XVII в. В конце концов, устав от этих обещаний, группа студентов заперла профессора в кабинете, пообещав выпустить его, только когда будет закончена первая страница шедевра.

Много часов спустя окруженный сотнями листов скомканной бумаги ученый в слезах упал на пишущую машинку. Он не смог закончить ни одного предложения, которое удовлетворило бы его, не говоря уже о целой странице. Каждое написанное слово казалось ему настолько далеким от совершенства, что он начинал писать снова и снова.

Правдива эта история или нет, она иллюстрирует склад ума, часто свойственный менеджерам всех уровней. Постоянно стремясь к совершенству, они создают препятствия для себя, своих коллег и подчиненных. Хотя похвально стремиться делать все как можно лучше, в реальном мире совершенство менее желательно, чем адекватность, если адекватность — это все, что нужно для достижения цели.

2. Оттягивание, вызванное скукой

Еще более распространенная причина непродуктивной задержки — скука. Как нам хорошо известно из личного опыта, существуют определенные задания, которые, хотя и являются определенно важными, менее интересны, чем наблюдение за тем, как высыхает краска. Человеческая натура влечет нас к самым занимательным, по нашему мнению, видам деятельности и противится утомительной ежедневной работе. И скука часто приводит к оттягиванию.

3. Оттягивание, вызванное враждебностью

Другая распространенная причина непродуктивной задержки — враждебность либо к человеку, поручившему вам задание, либо к компании. Служащий, возмущенный тем, что его заставляют работать, в первую очередь прибегает к задержке.

4. Оттягивание, вызванное «возбуждением крайнего срока»

Наконец есть люди, оттягивающие выполнение задания, чтобы испытать «возбуждение крайнего срока», описанное в главе 1. Они утверждают, что лучше всего работают в условиях дефицита времени. Однако эта тактика вредна и расточительна в отношении временных затрат. Она повышает уровни стресса, усугубляет его, что намного усложняет разрешение неизбежного кризиса. Кроме того, она ограничивает ваши возможности использовать время как преимущество в бизнесе и создает ненужную работу для вас и других людей.

Например, прочитанный и отложенный в сторону документ обычно приходится читать снова, прежде чем вы сможете отреагировать на него.

Работа, поступающая из вашего отдела с опозданием, может создать значительные сложности для служащих других отделов.

Документы, отложенные вами в результате оттягивания могут стать предметом чьих-либо поисков.

Каким бы ни был мотив оттягивания, оно служит существенной причиной временных затрат и особенно вредит, если ваша работа — часть работы команды.

Когда задержка продуктивна

Существует четыре случая, когда задержка играет положительную роль.

1. Когда задание с низким приоритетом откладывается в пользу высокоприоритетного задания

Если вы не уверены в порядке срочности нескольких работ, используйте для определения очередности их выполнения форму для распределения задач, описанную в главе 12.

Постарайтесь не отвлекаться на срочное выполнение незначительных заданий. Небольшие задания имеют обыкновение бесконечно множиться. Если вы попытаетесь разделаться с ними, прежде чем приступать к неотложной и важной работе, вы никогда ее не начнете. Научитесь говорить «нет» — тактично, но твердо, — когда другие пытаются убедить вас заняться такими делами.

2. Когда вы эмоционально возбуждены

Задание может быть отложено с пользой, если вы чувствуете себя слишком расстроенным, сердитым, встревоженным или угнетенным, чтобы четко думать и действовать. В таких ситуациях всегда давайте себе время успокоиться и собраться с мыслями, прежде чем предпринимать какие-то шаги. Вместо того, чтобы немедленно посылать оскорбительное письмо поставщику, который подвел вас, или отсылать гневный факс допустившему ошибку коллеге, повремените немного перед тем как что-нибудь предпринимать. Лишь восстановив эмоциональное равновесие, вы сможете разумно и объективно определить лучший образ действий.

3. Когда вам не хватает умения или информации для качественного выполнения задания

Если у вас нет всех фактов и цифр, необходимых для принятия решения, или умения, необходимого для выполнения сложного задания, отложите его до тех пор, пока не соберете всю относящуюся к делу информацию или не овладеете нужными навыками. Никогда не позволяйте себе принимать решения или действовать, если вы недостаточно подготовлены.

Например, если вам задают вопрос, ответа на который вы не знаете, то намного лучше признаться в своем неведении, пообещать выяснить то, что нужно, а затем снова связаться с человеком, обратившимся с вопросом. Так в конечном итоге вы сохраните время и сможете избежать досадной ошибки.

4. Когда ваше физическое или умственное состояние делает продуктивную работу невозможной.

Такое может быть, например, если вы чувствуете себя крайне уставшим или выбившимся из ритма времени после трансатлантического перелета. Исследования показывают, что изнуренный мозг склонен к ошибкам, просчетам и неверным суждениям, которые никогда бы не были допущены в состоянии полной собранности. В главе 13 я привожу советы, как бороться с подобным стрессом.

Переход к делу — работе

Именно в этом месте некоторые менеджеры терпят неудачу. Они знают, что задание слишком важно, чтобы от него отказаться, его невозможно перепоручить и нельзя отсрочить. К сожалению, вместо того, чтобы приступить к работе, они попадают в ловушку оттягивания.

Чтобы избежать этого и эффективно выполнять задания первоочередной важности, вы должны овладеть десятью навыками, указанными на Колесе успеха в организации времени.

Самодисциплина.

Определение основных результативных областей.

Постановка целей.

Контроль за перерывами в работе.

Планирование и определение приоритетов.

Избегание оттягивания.

Участие и/или организация полезных совещаний.

Сосредоточенность и концентрация.

Делегирование.

Налаженные методы работы.

Оценка ваших навыков в организации времени

Определите свой уровень компетенции в настоящее время (от 1 — очень низкий до 10 — очень высокий) по каждому навыку, поставив X на каждой спице колеса против соответствующей цифры, как показано на последнем рисунке. Затем соедините все X, чтобы получить графический профиль ваших достоинств и недостатков в организации времени.

Затем подсчитайте сумму и запишите ее в первой клеточке.

Представленный на последнем рисунке пример демонстрирует профиль Колеса успеха 42-летнего менеджера по сбыту по имени Джон. Он оценил себя по десяти ключевым навыкам следующим образом.

Самодисциплина — 6; Определение ключевых результативных областей — 5; Постановка целей — 7; Контроль за перерывами в работе — 3; Планирование и определение приоритетов — 3; Избегание оттягивания — 2; Посещение и/или организация полезных совещаний — 4; Сосредоточенность и концентрация — 1; Делегирование — 8; Налаженные методы работы — 6.

Совершенствование навыков организации времени

Теперь рассмотрите те навыки, по которым вы поставили себе низкий балл, и подумайте, как их можно развить, изменив ваши нынешние позиции и методы работы. На протяжении всей этой книги я буду предлагать практические приемы, которые помогут вам усовершенствовать каждый из этих навыков.

Поставьте перед собой реальную цель по совершенствованию навыков, получивших низкую оценку, и впишите во вторую клеточку результат, к которому вы стремитесь. Вот десять путей достижения желаемой цели:

1. Составьте список дел

Наверное, это наиболее широко используемый — и используемый неправильно — инструмент организации времени. Чтобы он был эффективен, нужно:

составлять список ежедневно. Сделайте это частью вашего рабочего распорядка, доведенной до автоматизма;

подходить к составлению списка избирательно. Включайте только важные, нерутинные задания. При этом перечень не будет слишком громоздким и беспорядочным. Определите приоритетность работ — в следующей главе я представлю простой способ, как это делать;

держать список на виду. Кладите его на стол рядом с собой. На полях или между строк можно делать пометки. Переписывайте и сокращайте список, если он становится неопрятным. Это увеличивает мотивацию, позволяя вам следить за продвижением к намеченным на день целям.

Список дел должен быть достаточно гибким, чтобы была возможность справиться с неожиданными перерывами: незапланированным совещанием или неожиданным визитом важного клиента и запаркой на работе в последнюю минуту. Если такие перерывы приводят к отставанию, переделайте список так, чтобы учесть задержку. Вот где оказывается полезным четкое определение приоритетов.

Перед лицом непредвиденных затрат времени определение приоритетов значительно облегчает выявление тех задач, которые можно оставить, отложить или делегировать. Деятельность стоит временных затрат, если она:

необходима. Избегайте делать что-то только потому, что это следовало сделать вчера;

соответствует вам (должны ли вы выполнять эту работу сами или ее следует перепоручить?);

эффективна (нет ли лучшего, более быстрого и более эффективного по времени способа выполнения работы?).

2. Составьте временной график

Между вами и вашей целью почти всегда существует ограничивающий шаг — определяющий, как быстро вы сможете достичь этой цели. Например, если вам предложили высокооплачиваемую работу за границей, при условии, что вначале вы научитесь свободно говорить на языке этой страны, то вашим ограничивающим шагом будет овладение языком.

Только определив и преодолев ограничивающий шаг, можно продвинуться вперед к достижению цели.

ОПМА. Один из способов успешного и своевременного завершения проектов заключается в использовании Оценки программы и методики анализа (ОПМА). Вот как это делается:

сначала составьте список всех действий, необходимых для осуществления проекта;

прикиньте время, необходимое для каждого действия;

составьте схему, отражающую взаимосвязь между действиями.

Рисунок, приведенный ниже, показывает, что дела, которые могут осуществляться параллельно, находятся на различных уровнях. ОПМА позволяет определить все существенно важные действия и время их выполнения, необходимые для своевременного завершения проекта.

Она продемонстрирует вам не только наилучший образ действий от начала до конца, но и примерную продолжительность каждого шага вашего пути. Представленный ниже пример, взятый из книги Make Every Minute Count («Веди счет каждой минуте») Харлан Лэйн и Кристиан Уэйзер, демонстрирует временнóй график подготовки доклада на конференцию:

Оценка программы

Действия, которые необходимо предпринять

Примерные затраты времени

1. Исследование

15 часов

2. Подготовка чернового наброска

10 часов

3. Проверка чернового варианта

5 часов

4. Подготовка слайдов

5 часов

5. Печать окончательного чернового варианта

10 часов

6. Корректура

3 часа

7. Печать окончательного варианта

2 часа

8. Подготовка заголовков

5 часов

9. Репетиция

15 часов

10. Представление доклада

30 минут

Спросите себя: «Какие проблемы возникнут, если я больше никогда не увижу этот листок бумаги?»

Доставая документы из ящика стола, отмечайте их место, чтобы их можно было легко и быстро вернуть обратно.

5. Сохраняйте гибкость

Исследуйте возможные пути выполнения работы. Избегайте консервативного мышления. Не оправдывайте уклонение от новых методов работы отговорками вроде: «Но мы же всегда так делали…» или «Но это же здесь не предусматривалось!» Помните: то, что представляется здравым смыслом, часто оказывается глупостью, превратившейся в привычку!

6. Используйте в своих интересах свое самое продуктивное время

Вы могли заметить, что ваша физическая и умственная работоспособность лучше всего в определенное время дня; например, рано утром или в полдень. Это — ваше лучшее биологическое время, поэтому, насколько это возможно, вы должны планировать свой график так, чтобы выполнение самых сложных задач приходилось на этот период высокой производительности.

Многие люди, к примеру, находят, что творческой работой лучше всего заниматься в утренние часы. Рутинные задания, однако, лучше отложить на послеобеденный период, так как в это время многие испытывают естественное снижение уровня активности.

Обучение и изучение зачастую наиболее продуктивно проходит в полдень, когда, как показали исследования, у многих людей наиболее эффективно функционирует долговременная память.

Энергичность и выносливость максимальны после полудня, поэтому вы можете обнаружить, что деятельность, требующая хорошей координации и быстрой реакции, в это время дня легче и приятнее.

Для Розмари Конли существенно важно рано начать: «В моем офисе мы все стараемся быть на месте и приступить к работе около восьми часов. Если по какой-либо причине я не появляюсь там до девяти, то чувствую, что сильно опоздала и пропустила значительную часть дня».

Сэру Дэнису Хендерсону, президенту компании ICI and Zeneca, также лучше всего работается по утрам: «По сути я "жаворонок", я начинаю неделю в воскресенье — когда заранее планирую работу на следующие шесть дней. Воскресенье — это мой день для серьезного чтения и стратегического обдумывания. Я начинаю день рано и стараюсь быть в офисе до 8 часов утра. Первый час занимает диктовка. Раннее начало позволяет мне потратить остаток дня на телефонные звонки, совещания, неофициальные обсуждения и в целом дает определенную свободу действий».

Так как внутренние часы каждого человека сугубо индивидуальны, то только вы сами можете определить, что для вас лучше всего.

Как отмечает Мартин Тейлор, вице-президент Hanson Trust, «я — не большой сторонник строгих правил, так как с возникновением новых вопросов наши обязанности постоянно меняются. Приходится быть гибким. Я думаю, что раннее начало не строго обязательно. Некоторые люди начинают поздно и работают дольше, им лучше работается в таком режиме».

Если ежедневно к 11 часам вы испытываете упадок сил и снижение концентрации, возможно, вы неполноценно завтракаете. Включайте в свой первый прием пищи как белки, так и углеводы; съедайте, например, яйцо, мясо, рыбу, сыр или орехи.

Как показывает представленный выше график, пища с высоким содержанием сахара приводит к быстрому высвобождению энергии.

Однако уровень глюкозы быстро снижается при усиленной выработке инсулина в ответ на внезапное повышение содержания сахара в крови. В результате может случиться «перебор» и резкое падение уровня глюкозы в крови в первой половине дня. Это состояние, известное как гипогликемия, связано со значительным снижением энергии и концентрации. Сократите употребление сладкого также и в середине дня.

Избегайте алкогольных напитков и обильной пищи за обедом. Первые оказывают угнетающее действие, а второе увеличивает приток крови к органам пищеварения и тем самым снижает умственную и физическую работоспособность.

Постарайтесь следовать старой поговорке: «Завтракайте как царь, обедайте как принц, а ужинайте как нищий».

Если вы не уверены, на какое время дня приходится ваше наилучшее время, лучше всего проверить это в течение пяти дней, используя таблицы, представленные в Приложении 2.

7. Делайте в первую очередь самую неприятную работу

Испанская пословица гласит, что нужно начинать день, съедая живую лягушку! Если вы отложите неприятную работу напоследок, то, скорее всего, будете думать и беспокоиться о ней и поэтому отвлекаться от выполняемого задания. По возможности старайтесь в первую очередь разделаться с работой, за которую вам меньше всего хочется браться (а что может быть неприятнее, чем есть живую лягушку!).

8. Боритесь с усталостью, выполняя физические упражнения за столом

Это особенно важно, если ваша деятельность требует продолжительного сидения и такого рода занятости, как работа с компьютером. Раньше считалось, что нарушения, вызванные длительной нагрузкой (НДН), болевые синдромы, обусловленные статичной позой, и другие связанные с работой недомогания затрагивают только связки, сухожилия и мышцы. Теперь же установлено, что кроме того они зачастую пагубно влияют на нервную и кровеносную системы. В результате длительного пребывания в неизменном сидячем положении могут возникнуть следующие, сказывающиеся на здоровье проблемы:

использование одних мышц чаще других;

нарушение кровотока в мышцах, задействованных в поддержании неизменной позы. Кроме того, может нарушиться кровоснабжение нервов и других структур;

постоянное соприкосновение нервов вследствие нарушения движений с различными структурами, такими как кости.

Чтобы предотвратить возникновение этих проблем, снижающих вашу производительность и подрывающих здоровье, следует:

Проследить за тем, чтобы ваш стул был подходящей высоты. Если он слишком высокий, то позвоночник поддерживается только мышцами, при этом лишь небольшая часть ягодиц принимает на себя всю тяжесть тела и опора на ноги незначительна. Если же стул слишком низок, позвоночник окажется согнутым, а угол между бедром и голенью — слишком острым.

По этой же причине важно проследить, чтобы клавиатура вашего компьютера располагалась на нужной высоте. Если стул и клавиатура правильно подогнаны, позвоночник будет выпрямлен, угол между бедром и голенью прямым, а ступни будут обеспечивать позвоночнику хорошую опору.

Голову нужно держать прямо, а не наклонять вперед, как это часто делают люди, работающие за столом.

Ваши руки должны лежать на клавиатуре ровно. Не держите их так, чтобы запястье оказалось выгнуто назад и наружу.

И наконец, чтобы избежать постоянных поворотов головы вправо или влево, монитор следует разместить прямо перед собой, но на расстоянии не меньше 70 см.

По меньшей мере дважды в час прерывайтесь на 30 секунд и выполняйте следующие упражнения.

Поднимите прямо перед собой палец или карандаш, затем медленно приближайте его к лицу, фокусируя на нем взгляд. Повторите три раза.

Прикройте глаза ладонями. Теперь посмотрите вверх, а затем снова сфокусируйте взгляд в центре. Посмотрите вниз и снова верните глаза в исходное положение. Повторите весь цикл три раза.

Несколько секунд рассматривайте какой-нибудь отдаленный предмет — лучше всего через окно.

Медленно поверните голову сначала в одну сторону и задержитесь немного в таком положении, затем в другую и снова задержитесь. Повторите три раза.

Откиньте голову назад и вытяните шею, выпрямившись во весь рост. Подбородок держите параллельно полу. Слегка опустите его. Теперь ваша голова в правильном положении, такая поза не вызывает усталости. Расслабьтесь и повторите три раза.

Один раз в час прервитесь на две минуты и выполните следующие дополнительные упражнения.

Положите правую руку на левую половину головы и с ее помощью наклоните голову в сторону. Замрите, а затем расслабьтесь. Повторите три раза.

Вытяните руки в стороны на уровне плеч. Большой палец левой руки направьте вверх, а большой палец правой — вниз. Поверните голову в сторону «направленного вниз пальца». Медленно поворачивайте голову к другой руке и одновременно меняйте положение больших пальцев на противоположное, так чтобы голова снова оказалась повернутой в сторону «направленного вниз пальца». После небольшой задержки повторите упражнение. Проделайте упражнение три раза.

Переплетите пальцы, вывернув ладони наружу. Теперь медленно поднимите руки над головой, выпрямив их в локтях. Задержитесь в этом положении, опустите руки. Повторите три раза.

Заведите руки за спину и попытайтесь коснуться пальцами сначала одной лопатки, а затем другой. Держите голову и шею прямо. Поменяйте руки. Повторите.

Вытяните руки перед собой, соединив предплечья, ладони и запястья. Удерживая запястья вместе, разведите ладони как можно дальше в стороны. Теперь выпрямите руки, удерживая локти, запястья и ладони вместе. Расслабьте руки. Повторите три раза.

Повращайте запястьями вначале по часовой стрелке, а затем против.

Наклонитесь вперед и положите ладони на бедра пальцами вовнутрь и согните руки в локтях. Перенесите тяжесть тела на руки. Немного задержитесь в этом положении, а затем выпрямите руки, толкая себя вверх. Зафиксируйте это положение, а затем согните локти. Повторите три раза.

Эти упражнения за письменным столом помогут вам бороться с нервно-мышечной усталостью, значительно снижающей умственную и физическую работоспособность. Они помогут вам сохранять сосредоточенность и внимание. Но упражнения необходимо выполнять регулярно. Для отсчета 20-минутных промежутков пользуйтесь таймером. Или же, если это возможно, введите в свою компьютерную систему программу, следящую за здоровьем, которая напоминала бы вам о регулярных запрограммированных перерывах.

9. Намечайте крайний срок выполнения каждого задания

Никогда не продолжайте работать, если задание уже выполнено в достаточном для достижения вашей цели объеме.

Не попадайтесь в ловушку перфекционизма. Часто это всего лишь предлог для проволочки. Помните закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее».

10. Научитесь концентрироваться и сосредотачиваться

Большинство людей используют только 40% своих подлинных возможностей, потому что так и не приобрели навыков продуктивной работы. Хорошие рабочие навыки требуют концентрации и сосредоточения. Вы можете достичь их, имея:

цели и задачи;

подробный план действий;

четкие приоритеты;

целеустремленное сосредоточение.

По возможности группируйте аналогичную работу так, чтобы, к примеру, все телефонные звонки можно было сделать один за другим или за один раз разобрать всю корреспонденцию. Перескакивание от одного задания к другому непроизводительно, так как мозг требует времени для перестройки с одной интеллектуальной проблемы на другую.

При группировании сходных работ используется преимущество кривой обучения. Чем больше телефонных звонков вы сможете сделать в пределах одного и того же промежутка времени, тем быстрее и эффективнее будет выполнена задача. Группировать различные работы и поочередно заниматься ими помогают папки разного цвета. Например, в синей папке вы можете хранить информацию о телефонных звонках, которые надо сделать или на которые следует ответить, в красной — держать памятные листки, в зеленой — письма и т.д.

Оттягивание, отрицательная задержка — это только один из множества барьеров, которые могут возникнуть между вами и продуктивной работой. В каждом офисе прячутся семь жадных Воров Времени, и, если их не обуздать, они будут воровать драгоценные часы. В нижеследующих главах мы будем выявлять этих Воров Времени и отыскивать способы, как решительно и бесповоротно справиться с ними.