Глава 10. Экономия времени при чтении и письме

В «Отче наш» всего лишь 56 слов; в обращении Линкольна в Геттисберге — 268 слов; в «Декларации независимости» — 1322 слова; а в федеральном государственном своде законов о капусте, регулирующем торговлю капустой, — 26 911 слов.

Жалоба конгрессмена США

Чтение и написание отчетов, докладных записок, писем, книг, журналов, статей и других деловых документов занимает сегодня значительную часть рабочего дня среднего менеджера.

Быстрый рост бюрократических требований, государственных правил и инструкций и настоятельная необходимость привести в соответствие с требованиями времени профессиональные и деловые знания говорят о том, что в дальнейшем ситуация может только ухудшиться. Если мы ничего не предпримем, чтобы перехитрить этого последнего из семи Воров Времени, он может оказаться самым жадным из всех.

Совершенствование вашего умения читать

К счастью, совершенствование усвоенных нами в средней школе навыков чтения и письма предоставляет нам широкие возможности для экономии времени.

Исследования показывают, что при средней скорости чтения 200 слов в минуту (при возможной 1000 слов в минуту) даже хорошо образованные мужчины и женщины читают в пять раз медленнее необходимого. Если бы они читали с максимально возможной скоростью, то время на прочтение, например, книги можно было бы сократить с 5 часов до 60 минут и менее.

Вину за наши расточительные в отношении времени привычки можно честно и справедливо возложить на методику обучения чтению в средней школе. На первых уроках детей, как правило, заставляют встать и читать вслух учителю и классу. Если они пропускают слова, им велят вернуться и повторить их. В результате многие взрослые необоснованно замедляют чтение:

мысленно переводя слова в звуки;

читая каждое слово.

Эти приемы не только излишни, но и нежелательны. Напечатанное слово можно понять абсолютно точно без предварительного мысленного перевода печатных символов в звуки, а чрезмерное многословие, характерное почти для всех типов печатного материала, позволяет многое пропустить без какого-либо ущерба для понимания общего содержания.

Мифы о скорочтении

Миф: «Скорочтение трудно освоить, и у меня просто нет на это времени».

Реальность: Любой грамотный взрослый человек может удвоить или утроить скорость чтения, потратив на это немного усилий и времени.

Миф: «Скорочтение приводит к серьезному ухудшению понимания содержания».

Вуди Аллен шутит, что после курса скорочтения он прочитал «Войну и мир» за четыре минуты. «Это книга о России», — сказал он. Многие люди, читающие в большей мере для дела, чем ради удовольствия, боятся, что в этой шутке содержится довольно большая доля истины. Они полагают, что, читая быстрее, пропустят или неправильно поймут существенно важные факты, цифры, идеи и концепции. В связи с тем, что их школьная подготовка подразумевает чтение «каждого слова», они ощущают вину и беспокоятся, пропуская что-либо, каким бы несущественным это ни было.

Реальность: Исследования показывают, что взаимосвязь между скоростью чтения и пониманием — незначительна. Некоторые люди читают быстро и прекрасно понимают содержание, тогда как другие читают мучительно медленно и очень плохо понимают прочитанное.

Миф: «Для скорочтения важна тренировка глаз, так чтобы одним взглядом охватывать больший объем информации — например, целые абзацы».

Реальность: Хотя раньше некоторые курсы скорочтения обучали подобному приему, это напрасно потраченные усилия. Чтение замедляет не считывание информации глазом, а ее обработка мозгом. А теперь хорошие новости.

Скорочтение освоить несложно

В достижении скорости чтения от 800 до 1000 слов в минуту для широкого диапазона связанных с бизнесом текстов нет ничего особенного или сложного. Хотя верно, что при работе с высоко технической или сложной информацией может понадобиться снижение темпа, но подобные материалы составляют лишь незначительную часть того, что большинству менеджеров приходится читать каждую неделю. Секрет скорочтения заключается в выборе правильного подхода.

Давайте рискнем отклониться в сторону. Представьте, например, что вам необходимо провести изыскания на неисследованном пустынном острове, чтобы найти месторождение полезных ископаемых, наилучшее место для нового отеля или плантации кокосовых пальм.

Один из подходов будет состоять в том, чтобы высадиться на острове и целеустремленно отправиться в каком-нибудь направлении, прорубая дорогу сквозь заросли и отмечая все встречающиеся по пути особенности местности.

Достигнув противоположной оконечности острова, можно повторить процесс, пересекая остров до тех пор, пока не будет нанесен на карту каждый квадратный метр. Хотя этот подход и систематичен, он требует много времени и может принести больше информации, чем действительно необходимо для достижения вашей цели. Короче говоря, выбрав неправильный подход, вы будете попусту тратить свое время.

Большинство людей придерживаются подобной стратегии при чтении. Они начинают с первой страницы и читают каждое слово в каждой строке на каждой странице, пока в конце концов не доходят до последнего абзаца.

Альтернативным и намного более эффективным способом разметки острова была бы топографическая съемка с воздуха. Начать следует с достаточно большой высоты, чтобы получить общую картину местности, а затем, постепенно снижаясь, изучать более мелкие детали ландшафта.

Затем, определив районы, представляющие для вас наибольший интерес, вы можете приземлиться там и продолжить исследование непосредственно. На этот раз вы будете ограничивать свое внимание участками, наиболее подходящими для ваших целей. Эффективное чтение предполагает использование аналогичной — всеохватывающей — стратегии.

Всеобъемлющий подход к чтению

Прежде чем читать какой-либо текст, задайте себе три решающих вопроса:

с какой целью мне нужно прочитать этот материал?

какой из своих целей я достигну, прочитав этот текст?

является ли данный текст лучшим способом достижения этой цели?

Если достаточной причины для его чтения нет, сэкономьте время, отказавшись от этой задачи (см. главу 3).

Если вы решите, что материал достоин дальнейшего ознакомления, используйте то, что я называю всеобъемлющим подходом к эффективному чтению. Быстро пролистайте страницы, чтобы получить общее представление о структуре книги и содержании — названия глав, заглавия разделов в главах, схемы, иллюстрации и подписи к ним — эквивалент первой съемки на большой высоте. При этом предварительном просмотре определите, где находится материал, имеющий особое значение для достижения цели чтения.

Подобно тому, как человек, исследующий пустынный остров, искал бы совершенно иные ориентиры, если его целью была бы, скажем, разведка нефтяных месторождений, а не выбор идеального места для строительства отеля, так и цель вашего просмотра — определить, какие из представленных в книге идей, концепций, фактов и цифр для вас важнее всего.

Определив ключевые ориентиры, переходите к следующей стадии. Соберитесь с мыслями, составив в уме схему, которая будет направлять вас к более детальному изучению текста. Кроме того, вы еще раз должны продумать вопрос: нужно ли вообще читать этот материал. Теперь, когда вы лучше представляете, что именно может предложить этот «остров», уверены ли вы, что он удовлетворит цели чтения? Или более разумно было бы выбрать другой «остров», обещающий большую отдачу в ответ на затраченное время?

Чтение для удовлетворения ваших потребностей

Если вы все же решите продолжить чтение, то следующий шаг — это подготовить текст так, чтобы он соответствовал цели вашего чтения. Расположите главы или разделы в порядке, наиболее удовлетворяющем вашим конкретным потребностям.

Например, просмотрев техническую книгу, вы можете обнаружить, что чтение глав 5, 9 и 3 именно в этом порядке даст вам всю необходимую информацию. Затем эти главы можно изучить глубже, используя три способа чтения, описанные ниже.

Последняя стадия заключается в том, чтобы пометить самые важные разделы, абзацы, предложения или слова, подчеркнув их или выделив маркером. На полях можно сделать примечания. Активно работая с текстом подобным образом, вы не только глубже вникнете в материал, но и лучше запомните основную информацию.

В ходе чтения меняйте темп

При чтении постоянно меняйте скорость — точно так же, как вы переключаете скорости, управляя автомобилем, — в зависимости от требований, предъявляемых вами к какой-то части текста. Существуют три скорости чтения.

Поверхностное ознакомление — быстрое чтение. Это самый быстрый способ чтения, со скоростью свыше 800 слов в минуту. С такой скоростью вы читаете, чтобы найти краткие ответы на вопросы, начинающиеся со слов «кто», «когда» или «где»:

— что происходило?

— кто в этом участвовал?

— когда это происходило?

— где это происходило?

Скользя взглядом по тексту и мысленно задавая себе эти вопросы, вы обнаружите, что ответы сами будут бросаться вам в глаза.

Быстрое просматривание — чтение со средней скоростью. При этом предполагается более медленный темп работы с текстом, со скоростью от 400 до 800 слов в минуту. Такой просмотр позволяет искать ответы на более обширные и сложные вопросы, начинающиеся со слов «почему» и «как»:

— почему произошло какое-то событие?

— как оно произошло?

Изучение — медленное чтение. И наконец, существует разборчивое чтение — когда материал изучается детально для более глубокого осмысления. Но подобно тому, как лишь небольшой участок острова требовал непосредственного исследования, так и в этом случае — лишь ограниченная часть текста нуждается в этой форме чтения, требующей наибольших затрат времени.

При поверхностном ознакомлении или просматривании пользуйтесь карточкой, задающей темп

При поверхностном ознакомлении и быстром просматривании направляйте взгляд сверху вниз по странице, используя картонную карточку (или ладонь), чтобы установить скорость скольжения взгляда. Вот как это делается:

Положите карточку или ладонь на страницу поверх напечатанного текста. Передвигая карточку вниз по странице и закрывая при этом уже прочитанное, вы исключаете отнимающее время возвращение назад.

Передвигайте карточку (или ладонь) вниз по странице. Фокусируйте взгляд на строке непосредственно под карточкой.

Передвигая карточку вниз быстрее или медленнее, задавайте скорость чтения. Следите, чтобы ваш взгляд успевал за карточкой.

Не пытайтесь прочитать всю строку сразу. Просто опознавайте в каждой строке те слова, что удается, по мере того, как карточка/рука «толкает» ваши глаза вниз по странице.

Поупражняйтесь, передвигая свой указатель со скоростью, превышающей темп нормального чтения. Это поможет вам уменьшить напряжение при чтении с высокой скоростью. Поставьте перед собой реальные цели в отношении увеличения скорости чтения. Для этого вы вначале должны определить свою обычную скорость чтения.

Как измерить свою обычную скорость чтения

Возьмите какой-нибудь незнакомый материал, типичный для текстов, которые вы постоянно или часто читаете на работе, и определите, сколько вы прочитаете ровно за одну минуту, при необходимом вам уровне усвоения содержания.

Подсчитайте количество прочитанных слов следующим образом:

Подсчитайте общее количество слов в десяти следующих друг за другом строках. Допустим, это будет 140 слов.

Разделите сумму на 10, чтобы получить среднее количество слов в строке. В нашем случае это будет 14 слов на строку.

Подсчитайте, сколько строк вы прочитали за одну минуту.

Умножьте на среднее число слов в строке, и вы получите свою скорость чтения.

Если этот же материал имеется в вашем компьютере, воспользуйтесь для немедленного и более точного расчета программой подсчета слов.

Чтение шести самых распространенных типов бизнес-мaтериалов

Рассмотрев общие приемы увеличения скорости чтения, давайте обсудим, как эффективнее всего читать шесть самых распространенных типов бизнес-материалов. Основной подход состоит в том, чтобы определить, где искать необходимую информацию.

Это позволяет вашему взгляду устремляться непосредственно в нужное место, а не блуждать на удачу по всему тексту.

1. Как быстрее читать газеты и журналы

Работая с журналом, всегда начинайте с просмотра оглавления и определяйте нужные вам статьи. Не тратьте время на пролистывание, а непосредственно обращайтесь к нужному материалу; не поддавайтесь искушению отвлечься на интересные, но не имеющие отношения к делу статьи.

С таким типом материала удобно работать, вырезая нужные статьи и складывая их в различные папки. В зависимости от характера вашего бизнеса вы можете иметь одну папку для статей о ваших конкурентах, другую — для материалов о новинках технологии или маркетинга, третью — для методов менеджмента, а четвертую — для заметок с советами, как укрепить здоровье или самосовершенствоваться.

Собирая материал на одну и ту же тему из различных источников, вы получаете более детальную и более полную картину по этому вопросу. Носите с собой одну-две папки с вырезками и читайте их, занимая «потерянное время», например, ожидая встречи или путешествуя поездом либо самолетом. Газеты и журналы содержат три типа материала.

Обзорные статьи. Их цель — информировать и поддерживать интерес. Они предоставляют общую информацию и, как правило, иллюстрируют ключевые моменты примерами и короткими рассказами. Обычно они начинаются с примера того, о чем автор собирается рассказать.

Просмотрите статью, сосредоточивая внимание на центральной и завершающей частях текста, которые, как правило, содержат основные идеи и ключевые факты. Обычно они выделены жирным шрифтом — как это сделал я в этом и в других разделах данной книги.

Первый и последний абзацы, как правило, можно опустить без ущерба для понимания общего содержания, так как единственное, что они предлагают, — это пояснительные примеры или короткие рассказы.

Статьи, представляющие мнения. Их цель — убедить вас в чем-нибудь или побудить к какому-либо действию.

Чаще всего достаточно прочитать только первый абзац, как правило, представляющий эти идеи и действия, и последний — обычно обобщающий основные представления.

Промежуточные параграфы, как правило, предоставляющие поддерживающие соображения и примеры, могут оказаться бесполезными, в этом случае их можно спокойно проигнорировать.

Сообщения о последних новостях. Обычно в них содержится больше чистой информации и намного меньше примеров, коротких рассказов или общих сведений, чем в обзорных статьях.

Так как обычно они представляют информацию по степени важности и начинаются с самых важных, по мнению редактора, вопросов, а заканчиваются наименее существенным, прочитайте первый и последний абзацы, прежде чем просматривать остальной материал.

В информационных журналах для обобщения ключевых фактов, цифр и концепций могут использоваться диаграммы и схемы. Изучите их вначале, чтобы получить общее представление о содержании.

2. Как быстрее читать служебные записки

Изучив служебные записки своей компании, вы, вероятно, обнаружите, что они имеют стандартную структуру: в каждой из них основная информация — источник, тема и цель (то есть необходимая информация или действие) — размещена в одном и том же месте.

Экономьте время, направляя свой взгляд непосредственно в эти места служебной записки. Какая-либо необходимость читать ее целиком возникает редко.

Читая целую стопку служебных записок, рассортируйте их согласно важности. Например, самые важные записки положите слева от себя, а незначительные — справа.

3. Как быстрее читать служебные отчеты

Начните с общего просмотра, чтобы получить представление об отдельных частях и о том, как они организованы в целое.

Пролистайте страницы и ознакомьтесь со структурой отчета. Даже если есть оглавление, все равно следует пролистать отчет и пробежать глазами страницы, чтобы знать, как отчет построен, и посмотреть, какие подзаголовки не вошли в оглавление.

Теперь снова вернитесь к цели прочтения. Как вы можете использовать представленную в этом отчете информацию? Каким образом знание его содержания поможет достижению вашей цели?

Составьте на листке бумаги свое собственное оглавление. Отметьте ключевые идеи и факты, вместе с указанием страниц, на которых они изложены.

Расположите содержание в порядке важности для вас лично. Оно вполне может отличаться от представленного оглавления, отражающего приоритеты автора.

И наконец, пролистайте, просмотрите или изучите разделы, представляющие для вас интерес, — при этом никогда не забывайте о цели своего чтения.

4. Как быстрее читать технические руководства

Определите назначение руководства. Обычно оно излагается ближе к началу. К чему и при каких обстоятельствах оно применимо? Кого затрагивает представленная в нем информация? Какие из ваших потребностей удовлетворит его чтение?

Посмотрите материал и получите представление об его общей организации. Какова структура руководства? Есть ли в нем иллюстрации, диаграммы и т.п., способствующие пониманию? Насколько сложен материал?

Выясните логику, стоящую за организацией информации, то есть представлена ли она по порядку, функциям, обстоятельствам, частному группированию и т.д.

Пролистайте и просмотрите страницы, ненадолго задерживая внимание на различных частях руководства.

Обратите внимание, встречаются ли в нем специальные слова, знание значения которых необходимо для понимания текста, например аббревиатуры, технические термины, принятые в компании сокращения, определения и т.д. Если какие-либо из них вам незнакомы, запишите их на отдельном листке бумаги и выясните, что они означают, прежде чем приступать к чтению.

5. Как быстрее читать технические книги, отчеты и статьи

Этот материал требует наибольших затрат времени из всего, необходимого для прочтения, что определяется следующими семью факторами.

Высокой насыщенностью информацией и отсутствием лишнего. Это приводит к быстрой умственной перегрузке.

Обычно предполагается высокий уровень знаний по излагаемому вопросу.

Концепции могут быть сложными и требовать тщательного обдумывания.

Употребляются специальные термины, требующие точного понимания.

Стиль изложения часто многословен, а материал представлен неудачно.

Шрифт может быть мелким, а информация изложена длинными предложениями и утомительными абзацами.

Диаграммы, иллюстрации, графики и формулы часто неудачно расположены по отношению к поясняющему тексту.

Как их читать? Как и раньше, начните с определения цели чтения. Спросите себя:

«Что я хочу/должен почерпнуть из этого текста?»

«Какой уровень понимания необходим для достижения этой цели?»

«Является ли чтение этой книги/отчета наилучшим способом достижения моей цели?»

«Рассчитан ли текст на людей с моим уровнем знаний?»

«Какое значение придает отчету его автор?»

«Является ли он или она признанным авторитетом в этой конкретной области? Достаточно ли внушительны его или ее заслуги, чтобы оправдать затраты моего времени?»

«Насколько современен материал?» Не забывайте, что во многих быстро развивающихся областях сообщение в той или иной степени может оказаться устаревшим, чуть ли не с момента его опубликования.

Если вы решите, что текст следует прочесть, используйте всеобъемлющий подход.

Сначала составьте общее представление о работе. Какова ее структура? Включает ли она описания, методики, примеры, проблемы и пути их разрешения? Объясняются ли основные концепции или предполагается, что они и так ясны?

Какая помощь предлагается читателю? Есть ли, например, словарь технических терминов и аббревиатур? Есть ли оглавление и, если да, подробно оно или поверхностно? Если оно поверхностно, то может оказаться полезным составить свое собственное оглавление.

Определите ключевые слова и выражения, передающие основные идеи автора. Если какие-либо из них незнакомы вам, проясните их значение, прежде чем читать дальше. Такие ключи обычно содержатся в заранее известных частях книги или отчета: словаре, алфавитном указателе или оглавлении — особенно если оно подробное. Кроме того, такое оглавление дает общее представление об организации текста.

Обязательно прочитайте вступление или предисловие

Многие читатели пропускают их, ошибочно полагая, что это ускорит работу с книгой. Однако в связи с тем, что многие авторы формулируют главную цель своей книги или основную посылку отчета во введении, его необходимо читать всегда. Во введении часто представлено резюме текста и могут также объясняться основные концепции.

Затем прочитайте первый и последний абзацы каждой главы или раздела отчета

Не пытайтесь на этой стадии читать быстро. Вместо этого ненадолго останавливайте свое внимание в разных частях текста. После этого обдумайте прочитанное. Если после такого предварительного просмотра у вас возникли какие-либо вопросы, запишите их. Мысленно сведите каждую главу или раздел не более чем к шести кратким частям, а затем снова спросите себя: «Действительно ли я должен это читать?»

Если вашим ответом по-прежнему будет «да», начинайте читать с разделов или глав, представляющих для вас наибольший интерес. Не считайте, что вам нужно начать с главы 1 и читать по порядку до самого конца. То, что такой порядок изложения удовлетворял целям автора, не означает, что он удовлетворяет и вашим целям. Где необходимо, реорганизуйте материал в соответствии со своими приоритетами и в таком порядке читайте.

Прочитав часть отчета или главу, остановитесь и обдумайте прочитанное.

Соотнесите новые идеи и информацию с тем, что вам уже известно по этому вопросу.

Определите, какие части вероятнее всего окажутся самыми сложными, и выработайте стратегию разрешения таких проблем. Например, если вас приводят в замешательство некоторые незнакомые аббревиатуры или технические термины, выясните их значение и составьте свой собственный словарь определений, прежде чем читать дальше.

Разбейте длинные главы и разделы отчета на более короткие части. Прикиньте, сколько времени займет у вас чтение каждой из них, а затем сделайте это время конкретной целью своего чтения. При этом легче сосредоточиться на материале, чем если вы просто решаете читать до тех пор, пока у вас есть время или вам не наскучит.

Читайте гибко, используя всеохватывающий подход. Пролистывайте или просматривайте текст, чтобы получить общее представление. Затем сосредоточьтесь и изучите абзацы, требующие более обстоятельного обдумывания.

Просмотрев отчет, приступайте к активному чтению, помечая в тексте ключевые идеи, концепции и информацию. Если в самой книге или в отчете делать пометки нельзя, ксерокопируйте нужный материал. Прочитав сложные разделы, отредактируйте их, чтобы уменьшить объем и убрать ненужную для ваших целей информацию.

Подчеркните части, требующие дополнительного изучения.

Выделите ключевые слова и концепции в каждом абзаце.

Постоянно переключайтесь от общего обзора к тщательному изучению ключевых деталей, а затем обратно к обзору.

6. Как быстрее разбирать и читать почту

Каждый занимающийся бизнесом человек за свою жизнь получает, по меньшей мере, 50 000 навязанных почтовых отправлений, известных также как «макулатурная корреспонденция».

Предположим: на то, чтобы открыть и прочитать каждое из этих отправлений, вам потребуется 60 секунд. В этом случае вам придется провести 20 рабочих недель, или 5 месяцев своей жизни, занимаясь только этим и ничем другим. Имеет ли смысл тратить на это время, зависит от того, насколько чтение такой корреспонденции помогает достижению ваших целей в жизни.

В большинстве случаев маловероятно, что более чем одно из десяти таких почтовых отправлений будет представлять для вас какой-либо интерес или окажется полезным. Если вы перестанете читать все, за исключением этих 10%, то затраченное вами время снизится до двух недель. Используя описанную выше технику скорочтения, вы можете дополнительно уменьшить временные затраты на определение информационной значимости документа с 1 минуты до 15 секунд. Таким образом, общее необходимое время уменьшится до одной недели. Разбирайте письма и другую корреспонденцию следующим образом.

Открывайте их над корзиной для бумаг, чтобы можно было сразу выбросить все не представляющее для вас интереса.

Обращайтесь к каждому почтовому отправлению только один раз. Решайте, какие действия предпринять, даже если это будет просто помещение в папку предстоящих дел.

Группирование задач увеличивает продуктивность, ибо увеличивает концентрацию и сосредоточение. Таким образом, складывая корреспонденцию в папку предстоящих дел с целью разобраться со всем ее содержимым за один раз, вы тем самым значительно снизите затраты времени.

По возможности отвечайте на письма, пользуясь телефоном, факсом или электронной почтой.

В качестве альтернативы напишите на оригинале письма краткий комментарий и отошлите его факсом или же снимите для себя копию и сразу же отправьте обратно это же письмо по почте.

Как экономить время при письме

Для многих людей написание чего-либо более значительного, чем служебная записка, представляется отнимающим время кошмаром. Они медлят и сосредоточенно смотрят на чистый лист бумаги или на такой же чистый экран дисплея компьютера.

Они очень долго и отчаянно подыскивают точно соответствующие слова для выражения своих мыслей.

Они пишут несколько строк и зачеркивают. Начинают снова и снова, неудовлетворенные тем, что написали. Это продолжается, время уходит, а конечный срок становится все ближе и ближе.

Хотя ничто и никогда не сделает задачу написания отчета, доклада или какого-либо иного объемного и требующего сосредоточения документа легкой, существуют практические шаги, которые вы можете предпринять, чтобы увеличить скорость и эффективность подготовки такого текста.

1. Ясно представляйте себе, что вы хотите сказать

Чтобы писать понятно, вы должны мысленно четко определить конкретную причину для подготовки текста. Это очертит границы вашей работы и позволит сосредоточиться на теме, определяя вашу точку зрения по вопросу. Иногда тезис может быть выражен косвенно, но чем яснее он сформулирован, тем удачнее окажется речь.

Предназначен ли ваш текст для того, чтобы предоставить информацию, склонить к каким-то действиям, или его цель — и то, и другое?

Держа в уме ответ на этот вопрос, составьте и запишите основную структуру своего изложения. Установив желательное направление, определите основные моменты, которые будут развивать ваш тезис. Они должны быть организованы логическим, последовательным и выразительным образом. Например:

Профилактика и устранение.

Проблема и решение.

Причина и следствие.

2. Сделайте черновик

Без этого организация текста будет бессистемной. Черновик заставляет обдумывать свои мысли и не дает отвлечься в сторону. Один из полезных приемов заключается в обобщении основных моментов не более чем 50 словами. Такое количество слов можно прочитать вслух за 20 секунд с разумной и легко воспринимаемой скоростью.

Начните с вступления. Изложите свои цели и темы, которые собираетесь затронуть.

Далее пункт за пунктом обобщите весь свой текст.

И наконец, набросайте свои выводы, они должны быть ясными и убедительными.

Один из способов сделать это заключается в том, чтобы написать ряд заголовков, расширив каждый из них перечнем основных моментов. Это позволит одним взглядом охватить общую структуру и не даст отвлечься от темы.

Если, например, под каким-нибудь одним заголовком у вас представлено слишком много основных моментов, это может означать, что вы излишне детализируете. Возможно, этот заголовок следует разбить на два или даже больше.

Не усложняйте.

Ваши мысли должны быть ясными и хорошо обоснованными.

Не будьте многословны. (Особенно при подготовке доклада, так как его публичное представление всегда занимает больше времени, чем ожидается при написании.)

3. Начинайте работу

Большинство авторов — включая меня самого — сходятся во мнении, что самое сложное — это начать. Еще сложнее определить, с чего начать при подготовке доклада, особенно если он будет представлен перед требовательной аудиторией. Составителю выступления незнакома успокаивающая анонимность взаимоотношений автора книги и читателя! Вот десять способов, как начать:

При подготовке первого черновика не слишком сильно беспокойтесь о том, чтобы все 100% содержания были изложены как полагается. Лучше позволить своим мыслям быстро ложиться на страницу, даже ценой нескольких небрежных предложений или плохо построенных абзацев.

Не обращайте внимания, если ваш текст в первом черновике кажется несвязным или слишком длинным. Отредактировать материал легче, чем написать его.

Поддержание высокой скорости письма способствует свободному течению ваших мыслей и обеспечивает естественное звучание ваших слов при выступлении.

Никогда не прерывайте ход своих мыслей, чтобы перечитать написанное, иначе они могут иссякнуть. Если вы не знаете, с чего начать, — просто запишите на бумаге приходящие вам на ум и связанные с вашим докладом мысли. При написании варьируйте длину предложений. Но избегайте излишне длинных предложений. Как правило, чем короче предложение, тем лучше.

Вы все еще в затруднении? Вместо того, чтобы пытаться записать свои мысли, просто наговорите их на диктофон. Устное выражение мыслей часто снимает все препятствующие творчеству блоки.

Если вы готовите доклад для публичного выступления, с самого начала употребляйте слова «вы» и «ваши», так чтобы каждый из присутствующих ясно видел связь с его нуждами.

При подготовке рекламной речи или иного выступления, которое должно в чем-то убедить, избегайте прямого употребления слова «выгода».

Вместо этого опишите, что даст приобретение вашего продукта или услуг.

Составьте список таких преимуществ, употребляя только несколько ключевых слов — чем меньше, тем лучше. Теперь набросайте мини-рекламу/сообщение, основываясь на этих ключевых словах.

Хотя употребление технических выражений там, где уместно, важно, по возможности избегайте профессионального языка. Специальные термины включаются только для демонстрации своей осведомленности! По этой же причине воздерживайтесь от употребления слов, звучащих напыщенно, тяжеловесно, снисходительно или педантично.

Лучше всего мы запоминаем слова, которые услышали в начале и в конце. Труднее всего вспомнить центральную часть содержания. Психологи называют это эффектом «первого» и «последнего». Постарайтесь обрисовать основные факты, цифры, идеи и доводы в начале, а затем снова обобщите их в конце.

Избавьтесь от фраз, ничего не привносящих в ваше сообщение, вроде:

— «Нечего и говорить…» Зачем тогда говорить это?

— «Едва ли необходимо повторять…» Зачем тогда повторять?

— «Я хотел бы начать со слов…» Просто скажите!

— «Я уверен, что вы поймете…» Не будьте слишком уверены!

И наконец, не забывайте, что независимо от темы вашей работы, важнейшее значение имеют логика и структура. Необходимо, чтобы читатели могли понять ваши объяснения или доводы настолько легко и быстро, насколько это позволяет характер материала.