На организационном уровне нужно отдавать приоритеты тем или иным проектам. Ресурсы организации небезграничны, и нужны гарантии, что они будут направлены на деятельность, которая обеспечит максимальный возврат инвестиций. Поскольку реализовать все проектные идеи невозможно, их фильтруют с помощью специального процесса оценки. Для каждого проекта составляется рамочный документ, бизнес-обоснование, которое должно быть рассмотрено, согласовано и утверждено прежде, чем на проект будут выделены ресурсы. Такие оценки могут проводиться на регулярной основе на уровне старших менеджеров или высшего руководства ежемесячно, поквартально, ежегодно или раз в два года, в зависимости от масштаба организации.

У каждого человека имеется ограниченный запас времени и энергии, и нам нужно найти способ расставить приоритеты между проектной и основной работой. Избыточная нагрузка ведет к стрессам, неудовлетворенности, ошибкам и потере энтузиазма и мотивации. Поэтому в случае необходимости будьте готовы скорее отказаться от проекта, чем взяться за него и в итоге провалить и проект, и/или остальную работу. Перед тем как приступить к реализации проекта, тщательно проанализируйте свои приоритеты, а также выясните, какого вклада от вас ожидает руководитель проекта. Обсудите возможные результаты с непосредственным начальником и лидером проекта, предпочтительно и с тем и с другим. Подумайте над следующими вопросами:

• сколько дней (неделю, месяц или это единовременное участие) вам придется посвятить проекту;

• где именно вы должны находиться, чтобы выполнять работу по проекту;

• как эти требования повлияют на вашу основную работу;

• что случится, когда (если) наступит конфликт приоритетов;

• что случится, когда (если) ситуация изменится;

• какие дополнительные ресурсы вы можете выделить, если потребуется;

• можно ли отложить выполнение какой-то регулярной работы или временно отклониться от обычных стандартов;

• как часто ситуация будет нуждаться в пересмотре.

Документально зафиксируйте свое понимание проектных требований и соглашений, отправьте копии документа своему начальнику и руководителю проекта. Это будет вашим официально утвержденным мандатом на участие в проекте (даже если в процессе его реализации ситуация поменяется). Иногда приходится справляться с увеличенным объемом работы, но не выпускайте ситуацию из-под контроля. В случае возникновения конфликта приоритетов обсудите его с непосредственным начальником и руководителем проекта.

Обсудите с руководителем возможные способы корректирования некоторых аспектов основной работы или более эффективного управления временем. Например, можно:

• делегировать некоторые регулярные обязанности тем, кто будет рад воспользоваться такой возможностью;

• скорректировать рабочие графики, чтобы высвободить время для работы над проектом;

• нацелиться на «достаточно хороший» результат, где это возможно: будьте реалистом, а не перфекционистом;

• проводить посвященные проекту собрания с запланированной повесткой дня, докладами о состоянии дел и протоколированием предложений по проекту;

• не посещать собрания, не имеющие особого значения для вашего участка работы (позднее можно ознакомиться с протоколами);

• не пытаться детально изучить все бумажные документы, а быстро их просматривать по важным пунктам;

• быстро разбираться со срочными делами и планировать рассмотрение остальных дел;

• планировать выполнение самых сложных задачи в наиболее продуктивное для вас время дня;

• отсекать постоянно отвлекающие факторы: установите для себя периоды «бесперебойной» работы и «работы с перерывами».

В проекте, как правило, задействовано множество участников, включая спонсора (инициатор проекта или финансирующая сторона), руководителя и членов проектной команды. Если реализуется ряд взаимосвязанных проектов, то назначают вспомогательного программного менеджера.

Ключевые управленческие отношения в рамках проекта складываются между спонсором проекта, который отвечает за успех, поскольку это «его» проект, и руководителем/менеджером проекта, который несет ответственность за его реализацию в интересах спонсора и должен обладать необходимыми полномочиями, чтобы эффективно выполнять свои обязанности.

На спонсора проекта возлагаются следующие обязанности:

• определение приоритетных аспектов проекта;

• выбор и утверждение руководителя проекта;

• обеспечение ресурсов (например, человеческих, финансовых, производственных) и направление их на проект;

• утверждение произведенных руководителем проекта расчетов, касающихся затрат, графика и масштаба работ;

• утверждение ключевых членов проектной команды и обеспечение условий их работы;

• ограждение команды от внутриорганизационной политики и возможных упреков в экономической неэффективности со стороны влиятельных лиц;

• решение различных вопросов;

• выяснение и доклад о текущем состоянии дел в проекте;

• оказание поддержки руководителю проекта и команде.

В обязанности руководителя проекта входит:

• вести переговоры со спонсором проекта (и, если необходимо, программным менеджером) по поводу предполагаемого масштаба работы, графика работ и необходимых ресурсов;

• действовать в качестве «центрального узла» проекта;

• обеспечить приверженность проекту членов проектной команды;

• осуществлять коммуникацию со всеми участниками проекта касательно его целей и требований;

• соблюдать потребности клиента в течение реализации проекта;

• контролировать успешность реализации проекта; инициировать и корректировать действия, чтобы работа велась согласно плану;

• осуществлять коммуникацию по вопросу статуса проекта с его спонсором, участниками проектной команды и заинтересованными клиентами;

• поднимать вопросы, когда это необходимо;

• поддерживать проектную команду.

В обязанности членов проектной команды входит:

• работать под началом руководителя проекта, поддерживать позитивный настрой и энтузиазм;

• участвовать в планировании проекта, выработке проектных требований, обеспечивать поступление информации от отделов и клиентов;

• участвовать в выработке основных правил ведения проекта и придерживаться этих правил;

• вносить творческие предложения на командных совещаниях (понимая, что не все они обязательно будут приняты);

• поддерживать решения команды;

• участвовать в оказании взаимопомощи членам проектной команды;

• нести ответственность за свои действия и решения;

• контролировать собственную деятельность и укладываться в график работ;

• отчитываться перед руководителем проекта;

• заблаговременно информировать руководителя проекта о любых рисках, перерасходах и простоях.

От участия в проекте выигрывает не только работник, но и его основная работа, а также организация в целом. Однако следует хорошо понимать, в чем заключаются эти выгоды. Участие в проектах дает ценнейший опыт, это очень интенсивное обучение: в ходе проектной работы человек регулярно сталкивается с необходимостью решать новые задачи, приобретает новые умения, которые впоследствии может задействовать на основной работе. Если вам довелось участвовать в проекте, рекомендуем использовать схему непрерывного профессионального развития, ведя записи обо всех методах работы на протяжении реализации проекта.

Вы получите максимальную пользу от участия в проекте, если:

• посредством кратких регулярных отчетов будете информировать непосредственного начальника и руководителя проекта о своих успехах;

• поделитесь новыми знаниями, став наставником: это пригодится и вам, и вашим подопечным;

• подготовите презентацию для коллег с рассказом о целях и результатах проекта (тем самым вы укрепите свою репутацию);

• проявите инициативу в отношении участия и в других проектах.

• не соглашаться на то, что невозможно исполнить;

• не отдавать все силы проекту и не предлагать настойчиво делать это другим, даже если вы полны энтузиазма и энергии;

• не увлекаться проектом настолько, чтобы забывать об основной работе;

• не пытаться скрыть проблемы, возникающие в проектной или основной работе.