Хотя мои усилия при написании этой книги были направлены на то, чтобы обучить вас основным принципам, а не практике эффективности, я думаю, что вы сможете лучше понять суть и вдохновляющую природу четвертого уровня управления временем, если попробуете спланировать свою неделю на основе сфокусированного на принципах Квадрата II. Организация на основе Квадрата II включает четыре основных вида деятельности.

Определение ролей. Первая задача заключается в том, чтобы выписать ваши основные роли. Если вы до сих пор не задумывались всерьез о тех ролях, которые играете в своей жизни, просто напишите то, что первым пришло на ум. Одной из ваших ролей является роль личности. Вы можете выписать одну или несколько ролей, которые играете в качестве члена семьи — мужа или жены, матери или отца, сына или дочери. Вы можете быть дедушкой, бабушкой, тетей, дядей, двоюродным братом или сестрой. Вы также можете выделить несколько ролей, связанных с вашей работой и отражающих различные виды деятельности, на которые вы хотели бы регулярно расходовать ваше время и энергию. У вас, кроме того, могут быть определенные роли в церковных или общественных делах.

Вы не должны относиться к определению ролей так, будто делаете это на всю оставшуюся жизнь, — просто представьте себе свою неделю, прикиньте, каким сферам деятельности вы уделите свое время в течение предстоящих семи дней, и запишите это на бумаге.

Вот два примера того, как люди могут представлять себе свои роли.

1. Личность

1. Развитие личности

2. Муж/отец

2. Жена

3. Mенеджер по новым продуктам

3. Мать

4. Mенеджер по исследованиям

4. Агент по продаже недвижимости

5. Организатор работы с персоналом

5. Член местной общины

6. Административный руководитель

6. Член попечительского совета симфонического оркестра

7. Председатель общества «Общий путь».

Выбор целей. Следующий шаг заключается в том, чтобы выбрать два-три важных результата для каждой из этих ролей, которых вы бы хотели достичь в течение семи дней. Эти результаты могут быть записаны как цели. По крайней мере некоторые из них должны быть связаны с деятельностью из Квадрата II. В идеале эти краткосрочные цели должны соотноситься с более долгосрочными целями, которые вы наметите в соответствии с вашей личной миссией. Но даже если вы не записали своей личной миссии, при обдумывании ваших ролей и двух-трех целей для каждой из них у вас возникнет понимание того, что является важным.

Если вы ставите перед собой цель обрести хорошую физическую форму путем упражнений, возможно, для осуществления этой цели вам потребуется выделять по одному часу три-четыре раза в неделю, а то и ежедневно. Одни цели могут быть достигнуты вами исключительно в рабочее время, другие — только в субботу или воскресенье, когда ваши дети дома. Ну как, вы начинаете замечать некоторые преимущества планирования недели по сравнению с планированием дня?

Определив свои роли и поставив цели, вы можете связать каждую из них с определенным днем в форме конкретного задания. Кроме того, вы можете просмотреть свой месячный или годовой деловой календарь для того, чтобы оценить важность ранее запланированных вами действий, и либо сохранить их в своем расписании, если они соответствуют вашим целям, либо откорректировать их или вовсе отменить.

Изучая приведенный на следующих страницах план дел на неделю, обратите внимание, каким образом была встроена в график или преобразована в конкретный план действий каждая из 19 важнейших целей, многие из которых относятся к Квадрату II. Помимо этого обратите внимание на ячейку с заголовком «Затачивание пилы», которая предоставляет место для планирования жизненно важных действий по поддержанию каждого из четырех человеческих измерений, о которых будет рассказано в главе, посвященной навыку 7.

Даже при том, что вы отвели время для достижения 19 важных целей в течение одной недели, посмотрите, сколько еще осталось свободного места в вашем расписании! Наряду с побуждением сначала делать то, что необходимо делать сначала, метод недельного планирования наделяет вас свободой и гибкостью, необходимыми для того, чтобы справляться с непредвиденными обстоятельствами, в случае необходимости менять местами запланированные дела, получать удовлетворение от взаимоотношений и взаимодействия с другими людьми, радоваться жизни во всех ее проявлениях, сознавая при этом, что вы проактивно организовали свою неделю для достижения ключевых целей во всех сферах своей жизни.

Ежедневная адаптация. При недельной организации дел из Квадрата II ежедневное планирование предстает в виде ежедневной адаптации, приоритезации действий и целесообразной реакции на непредвиденные обстоятельства, отношения и события.

Каждое утро, уделяя несколько минут просмотру своего расписания, вы сможете учитывать как свои основанные на ценностях решения, принятые при планировании недели, так и непредвиденные обстоятельства, которые могли возникнуть за это время. Просматривая содержание своих планов на тот или иной день, вы можете увидеть, что ваши роли и цели обеспечивают естественную приоритезацию, основанную на вашем внутреннем чувстве равновесия. Это более мягкая, относящаяся к правому полушарию мозга приоритезация, которая вытекает из вашего ощущения личной миссии.

Вы можете увидеть, что метод приоритезации, используемый на третьем уровне (с помощью значков А, В, С или 1, 2, 3), обеспечивает необходимую упорядоченность дел в течение дня. Было бы неверным считать, что дела бывают только двух типов — важные и не важные. Очевидно, что по степени важности они могут быть расположены в любой точке в пределах этих границ, причем одни важные дела будут более важными, чем другие. В контексте недельного планирования приоритезация третьего уровня упорядочивает деятельность в пределах дня.

Однако попытка определить приоритетность дел еще до того, как вы поймете, каким образом они соотносятся с вашим пониманием личной миссии и как влияют на ваш жизненный баланс, не будет эффективной. Может оказаться, что вы занимаетесь приоритезацией и выполнением дел, которыми бы вам не следовало заниматься вовсе.

Начинаете ли вы улавливать разницу между организацией недели, осуществляемой менеджером, опирающимся на принципы и приверженным идее Квадрата II, и планированием дня, которым занимается человек, ориентированный на что-то иное? Начинаете ли вы ощущать, какого колоссального роста эффективности сможете добиться, концентрируясь на Квадрате II?

Испытав силу влияния организации, основанной на принципах Квадрата II, на свою собственную жизнь и став свидетелем того, как она преобразила жизни сотен других людей, я в полной мере убедился в том, что этот подход приводит к значительным позитивным изменениям. И чем в большей степени недельные цели переплетаются с системой принципов и положениями личной миссии, тем более значительным будет рост эффективности.