Если мы ясно понимаем, что деятельность из Квадрата II является основой эффективного персонального управления — т.е. как раз тем, что «необходимо делать сначала», то как нам организовать себя и действовать в гармонии с этим пониманием?

На первом уровне управления временем еще не существует концепции приоритетности. Он предлагает лишь записки и списки дел, «подлежащих выполнению», откуда мы можем вычеркивать сделанное, каждый раз испытывая кратковременное чувство удовлетворения. Однако никакой приоритезации дел, обозначенных в списке, первым уровнем не предусматривается. Кроме того, не существует корреляции между тем, что значится в списке, и нашими основными жизненными ценностями и целями. Мы просто реагируем на все, что проникает в наше сознание и требует каких-то действий.

Многие управляют собой, исходя из этой парадигмы первого уровня. Это путь наименьшего сопротивления. Никаких неудобств, никаких усилий, одно удовольствие: плыви себе по течению. Порядок и правила, привнесенные извне, создают у людей впечатление, будто они не отвечают за результат.

Приверженцы парадигмы первого уровня по определению не являются людьми эффективными. Они производят очень мало, и стиль их жизни не способствует развитию их ресурсов и средств (РС), необходимых для достижения более высоких результатов (Р). Находясь под воздействием внешних сил, такие люди часто проявляют себя ненадежными и безответственными. Для них характерны недостаток самоконтроля и низкая самооценка.

Приверженцы второго уровня управления временем отличаются несколько большим самоконтролем. Они составляют планы и графики на будущее и в целом выглядят более ответственными, поскольку им удается все делать своевременно.

Однако дела, которые они намечают, также не содержат приоритетов или осознанной связи с глубинными ценностями и целями. Такие люди почти не имеют значительных достижений и склонны излишне ориентироваться на графики.

Приверженцы третьего уровня делают значительный шаг вперед. Они проясняют свои ценности и устанавливают цели. Они планируют каждый свой день и определяют приоритеты.

Как я уже сказал, именно с третьим уровнем в наибольшей степени ассоциируется современный подход к управлению временем. Однако и у него есть некоторые существенные недостатки. Во-первых, он сужает видение, поскольку при ежедневном планировании высок риск того, что будут упущены важные элементы, которые можно увидеть лишь при более широком взгляде на вещи. Само выражение «ежедневное планирование» подчеркивает концентрацию на срочном — на том, что «сейчас».

Хотя третий уровень и обеспечивает с помощью приоритетов упорядоченность действий, он не принимает во внимание, насколько вообще важны и нужны эти действия, — т.е. не рассматривает действие в контексте принципов, личной миссии, ролей и целей. Предлагаемое третьим уровнем ежедневное планирование, основанное на ценностях, на самом деле приоритезирует ежедневные проблемы и кризисы Квадратов I и III.

Кроме того, третий уровень не обеспечивает баланса в управлении ролями. Ему не хватает реалистичности, он создает тенденцию к перегруженности дня планами, что приводит к разочарованию и периодически возникающему желанию отказаться от намеченного и найти убежище в Квадрате IV. А идея производительности — сама цель управления временем — имеет тенденцию скорее создавать напряженность в отношениях, чем развивать их.

Хотя каждый из трех уровней признает ценность тех или иных инструментов управления, ни один из них не создал такого инструмента, который бы побудил человека принять стиль жизни, основанный на принципах и Квадрате II. Записные книжки и списки дел, относящиеся к первому уровню, дают нам возможность всего лишь зафиксировать свои мысли, чтобы не забыть о них. Календари и ежедневники, используемые на втором уровне, дают возможность записать наши дела на будущее, чтобы мы смогли в нужное время оказаться там, где назначена встреча.

Даже третий уровень с его большим разнообразием средств планирования прежде всего сосредоточен на том, чтобы помочь людям определить приоритеты и спланировать свои дела, относящиеся к Квадратам I и III. Несмотря на то что многие специалисты и консультанты по управлению временем признают ценность деятельности, которую мы отнесли к Квадрату II, средства планирования третьего уровня не способствуют тому, чтобы эта деятельность систематически организовывалась и осуществлялась.

Каждый уровень строится на основе, созданной предыдущими уровнями. Точно так же сильные стороны и некоторые инструменты каждого из первых трех уровней управления временем обеспечивают строительный материал для четвертого уровня. Но при этом добавляется потребность в новом измерении, в новой парадигме и способе ее реализации, которые помогут нам переместиться в Квадрат II, поставить в центр своей жизни принципы и научиться делать то, что действительно является важным.