Предположим, что это заседание не имеет повестки дня или вы не имеете возможности ознакомиться с ней до начала совещания. Такое нередко случается. В результате участники являются на него неподготовленными и вынуждены «стрелять навскидку». Такие совещания обычно бывают дезорганизованными и фокусируются главным образом на срочных и важных делах из Квадрата I, о которых участники совещания часто бывают плохо осведомлены. Подобные заседания обычно оборачиваются потерей времени и не приносят ощутимых результатов, часто они служат лишь удовлетворению начальственного самолюбия вашего босса.

В повестке дня большинства таких заседаний дела из Квадрата II относятся к категории «разное». И поскольку в соответствии с законом Паркинсона «работа заполняет все отведенное на нее время», на обсуждение «разных» вопросов времени не остается. А если и остается, присутствующие уже так измотаны и раздавлены грузом проблем из Квадрата I, что у них нет сил заниматься чем-то еще.

Итак, вы можете двинуться в Квадрат II, попытавшись для начала внедриться в повестку дня этого заседания совета директоров с докладом о том, как повысить эффективность таких заседаний. Вы можете потратить утром час-другой на подготовку к этому выступлению, даже если вам дадут всего лишь несколько минут, за которые вы должны вызвать у присутствующих желание выслушать более обстоятельное сообщение на эту тему на следующем заседании. Ваше выступление должно фокусироваться на необходимости всегда иметь четко сформулированную цель для каждого заседания и хорошо продуманную повестку дня, в которую каждый из участников совещания может внести свои предложения. Окончательная повестка дня должна составляться председателем совета директоров и концентрироваться прежде всего на вопросах Квадрата II, решение которых обычно требует более творческого мышления в отличие от вопросов Квадрата I, предполагающих в большей степени механическое решение.

Вдобавок ваше выступление должно подчеркнуть важность скорейшей рассылки участникам заседания его стенограммы с указанием заданий и сроков их выполнения. Эти вопросы затем должны будут попасть в повестки дня следующих заседаний, которые нужно будет разослать участникам заранее, чтобы у них было достаточно времени на подготовку к обсуждению.

Вот что может быть сделано всего лишь по одному пункту плана — заседанию совета директоров, назначенному на два часа дня, — если взглянуть на него с позиции парадигмы Квадрата II. Для этого требуется высокий уровень проактивности, включая мужество противостоять убеждению, что сначала необходимо распланировать все перечисленные пункты. Кроме того, требуется учет интересов других людей, чтобы избежать той кризисной атмосферы, которая часто сопутствует такого рода заседаниям.

Мышление Квадрата II можно применить почти к каждому пункту нашего списка, за исключением, пожалуй, звонка в FDA.