Книга: «1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе
Назад: 8.1. Банковские операции
Дальше: 8.3. Планирование движений денежных средств
8.2. Учет движений денежных средств через кассу
В программе реализована возможность ведения списка касс организации, что предполагает оформление движения денежных средств в кассе. К кассовым документам относятся следующие документы: Расход из кассы, Перемещение денег, Авансовый отчет, Поступление в кассу, Авансовый отчет и Платежные ведомости.
Все кассовые документы регистрируются и хранятся в журнале документов Документы по кассе, который открывается с помощью одноименной ссылки, расположенной в группе Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
8.2.1. Отражение в учете расходных операций по кассе
Для учета расхода наличных денежных средств предназначен документ Расход из кассы (рис. 8.12). Документ регистрируется в списке документов Расход из кассы, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
Рис. 8.12. Документ Расход из кассы
В поле Организация указывается организация, для которой оформляется расход из кассы. В поле Касса выбирается название кассы организации из справочника Кассы.
В поле Статья указывается статья движения денежных средств. Значение выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.
В поле Сумма указывается сумма платежа в валюте кассы. В открывающемся списке Валюта выбирается валюта кассы. В полях Номер вх. док. и Дата вх. док. вводится номер и дата входящего документа. В поле Основание выбирается документ-основание платежа. Чтобы автоматически заполнить документ Расход из кассы данными из документа-основания, используется кнопка 
. При автоматическом заполнении проверяется тип документа-основания и устанавливается требуемый вид операции документа Расход из кассы.
. При автоматическом заполнении проверяется тип документа-основания и устанавливается требуемый вид операции документа Расход из кассы.Для корректного и правильного заполнения расходного кассового ордера заполняются поля Принято от, Основание платежа и Приложение.
В открывающемся списке Вид операции устанавливается вид операции, фиксирующей расход денежных средств из кассы:
• Покупателю – операция предназначена для оформления выдачи наличных денежных средств покупателю за возвращенные ранее позиции номенклатуры.
• Поставщику – оформляется операция выдачи денег поставщику.
• Подотчетнику – оформляется операции по выдаче денежных средств подотчетникам.
• Зарплата – оформляется расход денежных средств на выплату заработной платы.
• Налоги – выбирается в случае оплаты налогов.
• Перемещение в кассу ККМ – оформление перемещения денежных средств в кассу ККМ.
• Прочее – расход денежных средств в остальных случаях.
В зависимости от выбранного вида операции изменяется форма документа Расход из кассы. В данном разделе рассмотрим назначение элементов управления для видов операции Поставщику и Покупателю.
В поле Контрагент, в зависимости от вида операции указывается покупатель или поставщик. Значение выбирается из справочника Контрагенты.
В поля документа информация вводится построчно либо подбором. В поле Договор указывается договор с контрагентом, по которому производится расход. Значение выбирается из справочника Договоры.
В поле Документ указывается документ, по которому осуществляется расход. Флажок Аванс устанавливает признак аванса платежа. В графе Сумма расчетов указывается сумма расхода в валюте расчетов по договору с контрагентом.
В полях Ставка НДС и Сумма НДС указывается ставка и сумма НДС. Значение ставки НДС выбирается из справочника Ставки НДС. Сумма НДС рассчитывается автоматически.
В случае расхода по определенному счету заполняется графа Счет на оплату. Значение выбирается из списка документов Счета на оплату. Если расход из кассы оформляется по заказу, то заполняется поле Заказ. Значение и выбор типа документа заказа зависит от вида операции: от поставщика или от покупателя.
Для документа Расход из кассы разработана печатная форма Расходный кассовый ордер, который выводится на экран с помощью пункта Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.
Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Расход из кассы, предназначена кнопка Провести и закрыть.
8.2.2. Поступления в кассу
Для учета поступлений наличных денежных средств в кассу предназначен документ Поступление в кассу (рис. 8.13). Документ регистрируется и хранится в списке документов Поступления в кассу, который открывается с помощью одноименной ссылки в группе Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
Рис. 8.13. Документ Поступление в кассу
Так как документ во многом идентичен документу Расход из кассы, то рассмотрим лишь основные отличия документов. Первое и главное отличие – документ производит операцию прихода денег в кассу. В открывающемся списке Вид операции устанавливается вид операции, фиксирующей приход денежных средств в кассу:
• От покупателя – операция предназначена для оформления поступления наличных денежных средств от покупателя.
• От поставщика – оформляется операция получения денег от поставщика за возвращенные ранее позиции номенклатуры.
• От подотчетника – оформляется операция по возврату неизрасходованных денежных средств подотчетному лицу.
• Розничная выручка – оформление выручки, полученной из автоматизированных торговых точек.
• Розничная выручка (суммовой учет) – оформление выручки из неавтоматизированных торговых точек.
• Прочее – поступление денежных средств в остальных случаях.
Для документа Поступление в кассу разработана печатная форма Приходный кассовый ордер, который выводится на экран с помощью пункта Приходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.
8.2.3. Перемещение денег между кассами
Перемещение денежных средств оформляется документом Перемещение денег (рис. 8.14). Документ регистрируется в списке документов Перемещение денег, который открывается с помощью одноименной ссылки в панели навигации вкладки Денежные средства.
Рис. 8.14. Документ Перемещение денег
Основным назначением документа является перемещение денег между кассами, но также возможно оформление перемещения и между банковскими счетами.
В поле Организация указывается организация, для которой оформляется документ. Значение выбирается из справочника Организации и заполняется в случае ведения учета по нескольким организациям. В открывающемся списке Валюта выбирается валюта денежных средств. В поле Сумма вводится сумма перемещения в валюте денежных средств. В поле Статья движения денежных средств указывается статья денежных средств, по которой осуществляется перемещение.
В группе элементов управления Источник денежных средств указывается информация об источнике перемещения денег: тип денежных средств и источник. Если выбран наличный тип перемещения, то указывается касса, из которой перемещаются денежные средства. При выборе безналичного перемещения указывается банковский счет, с которого производится перемещение.
В группе элементов управления Получатель денежных средств указывается тип (способ) перемещения и место приема: касса или банковский счет.
Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Перемещение денег, предназначена кнопка Провести и закрыть.
8.2.4. Взаиморасчеты с подотчетными лицами
ТМЦ для организации могут приобретаться и подотчетным лицом. Расчеты с подотчетным лицом ведутся одновременно в валюте учета и в указанной пользователем валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом. Валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом устанавливается в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу и может отличаться от валюты выдачи денежных средств.
Для взаиморасчетов с подотчетным лицом характерны следующие этапы, которые будут рассмотрены в разделе: выдача денежных средств, отчет подотчетного лица об использовании средств, возврат неизрасходованных средств. Отметим, что расчеты с подотчетным лицом могут производиться как в наличной, безналичной либо смешанной формах.
8.2.4.1. Выдача денег под отчет
Выдача денежных средств под отчет может осуществляться как из кассы компании, так и с расчетного счета. В данном случае рассмотрим схему работы через кассу организации. Факт выдачи денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Расход из кассы (рис. 8.15). Документ регистрируется в списке документов Расход из кассы, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
Рис. 8.15. Документ Расход из кассы для подотчетного лица
Документ вводится с видом операции Подотчетнику. Лицо, получающее денежные средства, указывается в поле Подотчетник и выбирается из справочника Сотрудники. В случае выдачи сумм, ранее перерасходованных сотрудником по авансовому отчету, в поле Документ указывается документ Авансовый отчет. Для данного типа расхода не предусмотрено табличной части для ввода нескольких выплат.
Для вывода на экран печатной формы расходного кассового ордера предназначена команда Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.
8.2.4.2. Регистрация авансовых отчетов
Для отражения в учете операций по расходованию подотчетным лицом выданных наличных или безналичных денежных средств предназначен документ Авансовый отчет (рис. 8.16). Документ регистрируется в списке документов Авансовые отчеты, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
Рис. 8.16. Документ Авансовый отчет
Документ может быть введен на основании расхода из кассы либо расчетного счета. Документ оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче денежных средств. В табличной части вкладки Выданные авансы указываются авансы, выданные под отчет. В табличной части вкладки Запасы вводится информация о запасах, приобретенных подотчетным лицом. Для каждой позиции поступивших запасов по авансовому отчету указывается количество, цена, сумма, склад поступления, ставка и сумма НДС, номер и дата документа поступления.
В табличной части вкладки Расходы вводится информация о расходах на приобретение запасов. Для расходов на приобретение запасов указывается количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС, подразделение, направление деятельности.
Сведения о выплаченных подотчетным лицом денежных средствах поставщикам вносятся в табличную часть вкладки Оплаты.
После проведения документа Авансовый отчет можно сформировать печатную форму документа, а также ввести на основании новый документ Счет-фактура (полученный).
Для документа разработана печатная форма Авансовый отчет, которая выводится на экран одноименной командой в открывающемся списке Печать.
Документом Авансовый отчет может производиться движение запасов на складе, а также закрывается задолженность подотчетного лица перед организацией.
8.2.4.3. Получение сведений о взаиморасчетах с подотчетными лицами
С помощью отчета Расчеты с подотчетниками (рис. 8.17) отображается состояние и изменение задолженностей в течение выбранного периода времени, возникающих при расчетах с подотчетными лицами. Отчет открывается одноименной командой группы Отчеты, которая расположена на панели действий вкладки Денежные средства.
Рис. 8.17. Отчет Расчеты с подотчетниками
В отчете существует возможность группировать задолженности по сотрудникам и валютам. Отчет формируется в режимах: ведомость и остатки. В режиме Ведомость для каждого сотрудника выводится информация по остаткам и оборотам денежных средств. В режиме Остатки из отчета исключаются сведения о выдаче и возврате денежных средств и отображаются только задолженности на выбранную дату. Для данного отчета дополнительно разработаны режимы отображения ведомости и остатков в валюте. По умолчанию отчет формируется в валюте, установленной в параметрах учета.
С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по организации или сотруднику.
8.2.4.4. Возврат неизрасходованных денег в кассу
Для возврата неизрасходованных денежных средств от подотчетника оформляется документ Поступление в кассу (рис. 8.18) с видом операции От подотчетника. Документ регистрируется в списке документов Поступления в кассу, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.
При оформлении операции поступления денежных средств от подотчетника в поле Подотчетник указывается подотчетное лицо, а в поле Документ выбирается документ, которым была оформлена выдача денег: Расход из кассы либо Расход со счета. Статья движения денежных средств выбирается в соответствии с учетной политикой предприятия.
Рис. 8.18. Документ Поступление в кассу с видом операции От подотчетника
Для документа Расход из кассы разработана печатная форма Расходный кассовый ордер, которая выводится на экран с помощью пункта Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.
Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Расход из кассы, предназначена кнопка Провести и закрыть. При проведении документа списывается неизрасходованная сумма долга с подотчетного лица.
