2.2. Операционный менеджмент
Хорошо гулять по свету,
Игнорируя закон,
Что зимою или летом,
Но конец нам предрешён.
Пусть на мрачном горизонте
Туча черная видна,
Не гружу подмышку зонтик,
Несмотря прогнозы на.
Хорошо, вильнув налево,
В заповедные кусты
Быть уверенным, что дева
Ждёт того же, что и ты.
А потом столкнуться с дамой
Через дважды двадцать лет
И сказать в глаза ей прямо,
Что она, как маков цвет.
С. А., Хорошо быть оптимистом
В самом общем смысле операция является процессом,
методом или рядом действий главным образом практического характера. С точки зрения операционного менеджмента мы не просто живём, а совершаем операции. Но если серьёзно, неотъемлемые черты операции – Организованность и Продуктивность.
По определению Леса Гэлловэя, операционный менеджмент представляет собой виды деятельности, связанные с преднамеренным преобразованием (трансформацией) материалов, информации или покупателей. Это преобразование, или операционная функция, является одной из важнейших функций бизнеса.
Например, производитель телевизоров превращает готовые комплектующие части в телеприемники;
В страховой компании покупатель пострадавший от потери превращается в покупателя, получившего компенсацию.
А теперь поближе к нашей теме. В компании концессионеров, где командовал парадом Остап Бендер, трансформация ещё не совершилась, но формула её уже имеется:
Время, которое у нас есть → это деньги, которых у нас нет
Идя по стопам великого комбинатора, мы преобразуем время, которое у нас есть, в результаты деятельности, которые будут!
Операционная стратегия
Эффективность и рациональность
Как говорил Сенека, когда не знаешь, в какую гавань держишь путь, ни один ветер не будет дуть в нужном направлении. Для организации операционная стратегия заключается в точном определении своей деятельности, т. е. что является центральной частью ее бизнеса (приоритетом, фокусом), а что она может перепоручить по договору. Обычно выделяют четыре вида деятельности, которые могут считаться операциями: производство, поставки, транспортировка и сервис.
Операционная функция должна обеспечивать баланс видов деятельности. Слишком малое внимание сервису приводит к неудовлетворению покупателей, а слишком большое – делает работу неэффективной.
Баланс при управлении личным временем также достигается во многом правильным выбором цели. Можно говорить о нескольких целях в каждой области деятельности. Как ставить цели, мы рассмотрели в разделе 1.3. Постановка целей.
Эффективность определяется как способность достижения поставленных целей. В бизнесе это может быть степень соответствия системы удовлетворению потребностей покупателей. Высокая эффективность означает наиболее полное достижение целей (подробнее об эффективности – в Главе 4).
Рациональность – способность достижения целей (удовлетворение потребностей) с использованием минимума ресурсов.
Несомненно, повышение рациональности сокращает затраты, но это не должно делаться в ущерб эффективности. Так, у Анатоля Франса одна хозяйка харчевни готовила в котле для своих посетителей единственное блюдо – жаркое, причем котел никогда не чистился. Вполне рационально с точки зрения поварихи, и некоторые гости утверждали, что на дне-то и был самый смак. Однако такая эффективность могла выйти боком для гостей с недостаточно крепкими желудками.
Ресурсы и Запасы времени
К ресурсам принято относить то, что можно использовать для получения некоторых ценностей путем преобразования ресурсов, например, полезных ископаемых. Добытые ресурсы превращаются в запасы – продукцию, ожидающую вступления в процесс личного или производственного потребления.
При управлении личным временем можно говорить о его следующих запасах:
• Общий запас времени – это время на всю оставшуюся жизнь. Но лучше взять конкретный срок, определяемый, например, месячным планированием. Значит, это 24 часа, умноженные на число суток в месяце, т. е. от 672 до 744 часов.
• Активное время – (составная часть Общего времени) работа, творчество, учеба, активный отдых. Для себя я установил постоянную норму активного времени в месяц – Т = 200 ч, а именно – 8 часов в день, в месяце активных – 25 дней, суббота и воскресенье – как один день, первые два-три дня месяца – работа в щадящем режиме, больше отдыха, подведение итогов за прошлый месяц. Подробности в 5-й главе на примере месячного плана. Активное время бывает структурированное (упорядоченное) и неструктурированное. Структуризация времени – это распределение его по различным сферам деятельности.
• Пассивное время – сон, ничегонеделание, пассивный отдых, включая перерывы во время активных занятий. 16 часов в сутки.
В производстве задача управления материальными запасами возникает тогда, когда требуется снизить издержки, зависящие от роста запасов. При увеличении запасов увеличиваются складские расходы, потери, связанные со старением и порчей, страховые расходы и пр. С другой стороны, увеличение запасов ведет к уменьшению вероятности запаздывания с поставками, снижению расходов на обработку заказов.
Никаких таких забот у запасов времени не существует, и это прекрасно. Другая хорошая новость: своеобразие времени как запаса заключается в том, что его потери на переключение занятий компенсируются увеличением такого ресурса как работоспособность.
Положим, мы определили ресурсное плановое время как время, потребное для выполнения задач. В конце месяца случается обычная ситуация: самая важная задача, например, задача А не выполнена. Ресурсное время задачи и запас исчерпаны. Что делать в этом случае?
Мы можем поступить самым естественным образом: отнимаем ресурс времени у задачи В и передаем его в задачу А. Очевидно, задача В подождёт следующего месяца.
Однако при этом остается ощущение человека, который не сдержал своего слова. Не важно, что слово было дано самому себе и без свидетелей.
Поэтому я прибегаю для завершения задач А к помощи «кредитора», создавая запас.
Запасное плановое время Тзп предназначено для пополнения ресурса в случае его нехватки, это время нужно не только для компенсации неточности планирования, но для различных пустяковых дел, повседневной, рутинной работы. Мы отвечаем на служебные письма, убираем квартиру, делаем утреннюю зарядку. Этот запас проявляется в направлении Текущая работа (ТКР).
Из ТКР мы можем пополнять ресурсы времени более важной задачи, когда они исчерпаны, а задача все еще не выполнена. На ТКР выделяется запасное плановое время Тзп.
Если эти работы не будут включены в ваш общий план, они незаметно для нас перейдут в разряд ненужных, второстепенных, отвлекающих вас от ваших высоких, благородных целей. Кто-то перестает бриться, кто-то – делать массаж, кто-то запускает дом и т. д. А тут еще попросили сделать работу за кого-либо другого. Когда обстоятельства вынуждают заниматься этими делами, мы чувствуем себя обманутыми, стараемся от них отделаться. Таким образом, часть нашей жизни протекает без радости, от чего надо уберечься.
С другой стороны, если кому-то кажется спокойней выполнять эту самую рутинную работу – она ведь самая безответственная! – у него не будет времени выполнять этапы продвижения к вашим основным целям.
Следовательно, ТКР – текущая работа включается в план, но занимает небольшую часть нашего времени.
Оба зайца убиты одним выстрелом: наши дела не различаются на важные и неважные, а только на большие и маленькие. Приоритеты дел расставлены: они определены временем, которое мы выделяем на них. Маленькие дела помогают отдыхать от больших, на которых мы реализуем себя в полной мере, с настоящим энтузиазмом.
Кстати о погоне за двумя зайцами. Те, кто начал управлять своим временем, очень скоро обнаруживают, что некоторые дела можно выполнять одновременно. Не обязательно быть Цезарем или Наполеоном, чтобы
• убирать квартиру и учить урок, записанный на магнитофонную кассету;
• проводить совещание и собирать информацию у специалистов для своего доклада;
• осваивать новую компьютерную программу, используя ее для украшения очередного отчета;
• брать в командировку рабочие бумаги, до которых раньше не доходили руки и пр.
Это знает каждый занятой человек, но не все награждают себя за потогонный труд. Между тем специалисты – организаторы советуют поощрять себя, например, после трудного дела переходить на более легкое, лечь на диван и расслабиться или съесть мороженое вопреки диете.
Выполняем два дела одновременно, – записываем в актив приращение эффективного времени Те по обоим сразу. Строгие организаторы могут на вторую задачу учитывать время с понижающим коэффициентом, например, 0,5, это их дело.
Поощрение временем – на дороге не валяется. Не зря один из героев турецкого писателя Мехмета Теврика говорил:
– Вино укорачивает жизнь: если бы ты не пил, тебе было бы уже 80 лет, а не 60.
Задачи распределения и упорядочения времени
Первые 90 % работы отнимают 10 % времени,
а последние 10 % работы – 90 % времени.
«Правило сроков выполнения проекта»
Задача распределения обычно характеризуется следующими условиями:
• Существует ряд операций (дел, занятий), которые должны быть выполнены.
• Предположительно, имеется недостаточное количество ресурсов (времени) для выполнения всех операций.
• Некоторые операции допускается выполнять различными способами, используя различные комбинации ресурса времени.
При распределении обычных ресурсов задача может сводиться к такому распределению, чтобы общая стоимость выполнения операций была бы минимальна или прибыль максимальна. При распределении личного времени мы стремимся, например, к быстрейшему достижению целей.
Задача распределения времени особенно интересна тогда, когда возможностей не хватает для выполнения задуманного, и мы стоим перед решением отказываться или не отказываться от любимых занятий, стоящих в стороне от главных целей.
Пример задачи упорядочения операций во времени показана в популярном американском сериале о военном госпитале Мэш. Героям, военным хирургам, потребовалось разрядить невзорвавшуюся бомбу. Они решали эту проблему таким образом: один читал инструкцию, а другой выполнял операции. Нажать на синюю кнопку – нажали, повернуть рукоятку – повернули, отпустить кнопку – о, ужас! – кнопка-то была отпущена перед поворотом рукоятки. «Специалисты» бросились врассыпную и тем спасли свою жизнь.
Будем считать, что последовательность решения наших задач не повлияет на нашу безопасность, как у хирургов в роли сапёров. Но эта последовательность может повлиять на время выполнения задачи. Теория исследования операций (и наш здравый смысл!) показывают, что время, затраченное на совокупность нескольких операций, зависит не только от продолжительности каждой операции, но и от последовательности их чередования.
Если нам удастся оптимально стыковать отрезки времени на различные занятия, мы будем успевать больше. В этом я неоднократно убеждался, когда бывал председателем Государственной комиссии по испытаниям электрооборудования. Только изменением графика проведения испытаний, оптимального их чередования удавалось сократить время испытаний на 20–30 %.
Гастрономический подход
Допустим, мы определили, что наша норма – это 8 часов чистого рабочего времени. Рано утром, когда впереди у нас 16 часов бодрствования, эта норма не кажется столь уж не выполнимой. Но вспомним вчерашний день: мы откладывали начало очень трудного дела вплоть до вечера, потом был телесериал. И, в конце концов, мы легли спать в легкой грусти оттого, что так мало сделано, но с намерением изменить свой распорядок завтра. Намерение твердое? В таком случае начнем с общеизвестных рекомендаций, изложенных в Главе 1, раздел Искусство успевать.
Значимость и сложность работы растут прямо пропорционально времени, затраченному на ее выполнение. Допустим, мы отвели на замену электрической лампочки два часа. А если предусмотреть падение со стремянки и связанное с ним лечение поломанной ноги, значимость замены может прилично возрасти!
Если наша предусмотрительность не заходит столь далеко, мы отводим время на работу, исходя из предыдущего опыта о конечном результате. Это время и наше умение во многом определяет качество работы. На замену лампочки нам потребуется 5 минут, но мы решили заодно за полчаса почистить всю люстру, чтобы в следующий раз было бы не стыдно перед гостями.
Качество работы – прежде всего, вопрос затраты времени.
Дела, которые мы выполняем, в зависимости от нашего к ним отношения мы привыкли делить на важные и не важные. В свое время, и я полагал такое деление само собой разумеющимся. Закончить сегодня работу к сроку важнее, чем поиграть с приятелем в шахматы или ввернуть ту же лампочку.
Но посмотрим на дела наши с другой стороны, например, с гастрономической. Что важнее, овощи, молоко, мясо, или пиво? Одни предпочитают то, другие это, третьи любят разнообразную еду, полагая, возможно ошибочно, что спорт отрегулирует все как надо.
Я – третий. Для меня важно считать, что, если уж я что-то делаю, это нужно прежде всего для меня. Подобный настрой не дает место досаде оттого, что жизнь проходит мимо, пока я пишу этот дурацкий отчет или мою посуду. Исчезают сами собой дела, которые не нравятся, но делать нужно. Для меня это было открытие:
1) Все выполняемые дела необходимо включать в план.
2) Все, включенное в план, становится необходимым.
3) И тогда все необходимое становится хотя бы сносным.
Мои дела делятся на те, которыми я занимаюсь и которыми не занимаюсь: так, я исключил парусный спорт не потому, что он мне не нравился, просто он не вписался в поворот при движении к моим целям. Оставшиеся дела разделяются на:
Когда мы включаем все наши занятия в ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы, рано или поздно исчезнут те дела, которые, как мы раньше полагали, не нравятся, но делать нужно. Либо мы их перестанем делать, либо будем считать, что они разнообразят меню наших дел, и потому нужны.
